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Rückstellungen in der GmbH: Das müssen Sie wissen

Jahresabschluss in der GmbH: Müssen Rückstellungen gebildet werden?
Von Dr. Ingeborg Haas
Aktualisiert am: 07.08.2017

Bei der Erstellung des Jahresabschlusses stellt sich jedes Jahr wieder die Frage, ob und in welchem Umfang Rückstellungen gebildet werden. Die Entscheidung für eine Rückstellung und die Ermittlung der jeweiligen Höhe sind wichtige Aspekte und liegen in der Verantwortung des Geschäftsführers. Achtung: Hier kommt es immer wieder zu Konflikten mit den Gesellschaftern. Informieren Sie sich, wir liefern Argumentationshilfen!

Rückstellungen in der GmbH: Argumentationshilfen für Geschäftsführer


Rückstellungen führen dazu, dass vom erwirtschafteten Gewinn des betreffenden Jahres ein Teil einbehalten wird und damit nicht für die Ausschüttung an die Gesellschafter zur Verfügung steht. Daher sind die Gesellschafter möglicherweise mit der Bildung der Rückstellung bzw. mit der Höhe nicht einverstanden und versuchen, den Geschäftsführer dazu zu bewegen, Zugeständnisse zu machen.

In der Diskussion mit den Gesellschaftern können Sie als Geschäftsführer auf folgende Aspekte hinweisen:

  • Es besteht eine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung, Rückstellungen zu bilden. Verletzungen dieser Verpflichtung können zu Schadenersatzansprüchen gegen Sie persönlich, aber auch zu einer strafrechtlichen Verfolgung führen.

  • Aber auch die Gesellschafter würden sich gegebenenfalls schadenersatzpflichtig machen und möglicherweise wegen Eingehungsbetrug verfolgt werden, wenn sie im Zusammenhang mit der Veräußerung des Gesellschaftsanteils bilanziell ausgewiesene Werte des Unternehmens zugrunde legen, die wegen einer unterlassenen oder zu niedrigen Rückstellungsbildung zu hoch ausgewiesen sind. Ein Käufer eines Gesellschaftsanteils wird nämlich argumentieren können, dass er einen niedrigeren Preis gezahlt hätte, hätte er aufgrund der zutreffenden Rückstellungsbildung erkennen können, dass im Unternehmen ein Risiko liegt, das sich später tatsächlich in einer Verbindlichkeit konkretisiert hat.

  • Auch zwischen den Gesellschaftern sorgt zutreffende Rückstellungsbildung für Sicherheit. Wird nämlich Gewinn an die Gesellschafter ausgeschüttet, der bei zutreffender Rückstellungsbildung nicht zur Ausschüttung zur Verfügung gestanden hätte, führt dies zu einem Rückforderungsanspruch der GmbH gegen die Gesellschafter. Wenn einzelne Gesellschafter dann diesen Gewinn nicht mehr zurückführen können, steht die Mithaftung der anderen Gesellschafter gegenüber der Gesellschaft im Raum. Dieser Anspruch steht spätestens dann zur Diskussion, wenn die Gesellschaft in Insolvenz gerät und der Insolvenzverwalter versucht, Vermögen in die Gesellschaft zurückzuholen.

Achtung: Alle Risiken, die sich nicht wertmäßig fassen lassen, können nicht in die Rückstellungsbildung aufgenommen werden. Dies gilt für das Risiko, dass sich aus dem Weggang des Geschäftsführers oder einzelner Mitarbeiter Umsatz- und Gewinneinbrüche ergeben, dass die Löhne sich verteuern, dass das Material sich verteuert oder dass es zu Absatzeinbrüchen kommt. Für diese Risiken können und dürfen Rückstellungen nicht gebildet werden.

Tipp: Vertiefte Infos zum Thema Rückstellungen in der GmbH finden Sie im Lexware gmbh wissen.

Rückstellungen in der GmbH bilden

Lesen Sie dazu auch unseren Grundlagenbeitrag Rückstellungen: So nutzen Sie den steuerlichen Gestaltungsspielraum.

Sie sollten sich jedoch nicht darauf beschränken, nur für die errechnete Steuerlast im jeweiligen Geschäftsjahr eine Rückstellung zu bilden. Prüfen Sie sehr sorgfältig, ob in der GmbH weitere Gefahren schlummern, die in Form einer Rückstellung in die Bilanz aufzunehmen sind. Das Wissen über solche Fälle haben oft nur Sie, nicht aber Ihr Steuerberater. Daher ist es besonders wichtig, dass Sie als GmbH-Geschäftsführer die Rückstellungsmöglichkeiten kennen, um Ihrem Steuerberater die erforderlichen Informationen zukommen zu lassen.

Achtung: Die Notwendigkeit, eine Rückstellung zu bilden, ist in der Regel nicht aus der Buchführung zu erkennen. Wenn die GmbH wegen eines Gewährleistungsfalles in Anspruch genommen wird, kann dies der Steuerberater nur dann berücksichtigen, wenn er ausdrücklich darüber informiert wird. Erhält er diese Information nicht, kann er die erforderliche Rückstellung nicht bilden.

Achten Sie darauf, dass Rückstellungen in der richtigen Höhe gebildet werden

Rückstellungen müssen mit dem künftigen Erfüllungswert gebucht werden. Daher ist es erforderlich, auch künftige Preissteigerungen einzukalkulieren. Bei den Rückstellungen für Pensionszusagen muss zusätzlich die Änderungen in der statistischen Lebenserwartung einkalkuliert werden. Unterbleibt das, kann es in den Folgejahren zu erheblichen Nachbuchungen kommen, die dann kumuliert im Extremfall überraschend zur Überschuldung führen


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