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So bleiben die Lohnzusatzleistungen für Ihre Mitarbeiter lohnsteuerfrei

Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 06.05.2020

Kleine und mittlere Betriebe können selten Spitzenlöhne zahlen. Auch Lohnerhöhungen sind nur in Maßen zu erwirtschaften. Trotzdem können Sie Ihren Mitarbeitern etwas Gutes tun - mit Lohnzusatzleistungen. Diese haben zwei große Vorteile: Sie sparen Sozialversicherungsbeiträge, Ihr Mitarbeiter auch noch Lohnsteuer. Und die Regeln für lohnsteuerfreie Extras gelten für alle, egal wie groß oder klein ein Unternehmen ist.

Lohnsteuerfrei heißt Brutto gleich Netto

Oft bleibt von einer Lohnerhöhung nach Abzug der Abgaben erstaunlich wenig übrig. Dabei kann Ihr Mitarbeiter auf seiner Lohnabrechnung aus der Lohnbuchhaltung gar nicht sehen, dass Sie zum Brutto auch noch den Arbeitgeberanteil zahlen müssen. Anders ist es bei bestimmten Lohnzusatzleistungen. Sie sind in gewissen Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei und kommen in vollem Umfang bei Ihrem Mitarbeiter an.

Großunternehmen können deshalb ein ganzes Bündel an steuerfreien und steuerbegünstigten Leistungen anbieten, aus denen sich der einzelne Mitarbeiter die für ihn passende aussuchen kann. In diesen Unternehmen gibt es oft auch spezielle Mitarbeiter, die für die korrekte Abwicklung und Dokumentation der Lohnzusatzleistungen sorgen.

Das Positive für kleinere Betriebe: Es gibt unzählige lohnsteuerfreie Leistungen – darunter auch solche mit geringem Aufwand und überschaubaren Kosten.

Mit Lohnzusatzleistungen können Sie viel erreichen

Lohnzusatzleistungen können z. B.

  • zur Bindung der Mitarbeiter an den Betrieb beitragen,
  • das Unternehmen für Bewerber interessanter machen,
  • Ihre Anerkennung gegenüber Ihren Mitarbeitern ausdrücken,
  • ein gutes Betriebsklima fördern.

Die Leistungen sind lohnsteuerfrei, solange bestimmte Vorgaben erfüllt sind. Diese Vorgaben sind sehr unterschiedlich. Sogenannte Sachbezüge dürfen z. B. höchstens 44 EUR pro Monat kosten. Bei der Erstattung von Weiterbildungskosten muss die Weiterbildung das Ziel haben, die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Betrieb zu fördern oder wie z. B. bei Sprach- oder Computerkursen der individuellen Beschäftigungsfähigkeit des Mitarbeiters dienen. Vorsicht: Eine Weiterbildung zur Belohnung Ihres Mitarbeiters wäre dagegen lohnsteuerpflichtig.

Einzelne lohnsteuerfreie Lohnzusatzleistungen

Zu den Lohnzusatzleistungen gehören die lohnsteuerfreien Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit. Sie beziehen sich auf den Grundlohn und sind je nach Uhrzeit bzw. Tag in unterschiedlicher Höhe steuerfrei, z. B. für

  • Nachtarbeit von 20 Uhr bis 6 Uhr: 25%,
  • für Nachtarbeit von 0 Uhr bis 4 Uhr sogar 40%, wenn die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde,
  • Sonntagsarbeit von 0 Uhr bis 24 Uhr: 50%.

Unterschiedliche Sätze gelten für die Arbeit an Feiertagen und z. B. an den Weihnachtstagen. Unter welchen Voraussetzungen und in welcher Höhe lohnsteuerfreie Zuschläge möglich sind, ist im Gesetz detailliert geregelt. So sind die Zuschläge beispielsweise nur lohnsteuerfrei, soweit sie sich auf einen Grundlohn von höchstens 50 EUR pro Stunde beziehen. Lohnsteuerfreie Zuschläge für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit sind grundsätzlich auch sozialversicherungsfrei. Allerdings gilt hier eine andere Grenze: Sozialversicherungsfrei ist nur der einen Grundlohn von bis zu 25 EUR nicht übersteigende Teil.

In manchen Branchen ist es üblich, dass Arbeitnehmer eigene, teure Werkzeuge bei ihrer Arbeit nutzen. Die Aufwendungen dafür dürfen Sie als Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstatten.

Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen

Sogenannte Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen sind bis zu einem Wert von 60 EUR (Incl. Umsatzsteuer) lohnsteuerfrei. Es darf sich nur um Sachzuwendungen - kein Bargeld - handeln. Das können z. B. Blumen, Genussmittel, Bücher oder CDs sein. Erlaubt ist auch ein Gutschein, der in einem Geschäft gegen Ware getauscht werden kann. Es muss sich dabei um ein Geschenk zu einem persönlichen Anlass handeln, z. B.

  • Geburtstag,
  • Heirat,
  • Geburt eines Kindes,
  • bestandene Prüfung bei Azubis.

Die Aufmerksamkeiten für besondere Anlässe sind nicht auf die allgemeine Freigrenze für steuer- und sozialversicherungsfreie Sachbezüge von 44 EUR/Monat anzurechnen. Diese Möglichkeit besteht zusätzlich. Aber: Die Freigrenzen dürfen nicht addiert werden. Sie dürfen also z. B. kein Hochzeitsgeschenk für 104 EUR kaufen. Das wäre dann in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Sachbezüge bis 44 EUR sind lohnsteuerfrei

Ihr Mitarbeiter darf zusätzlich zum vereinbarten Entgelt - ohne besonderen Anlass - Sachleistungen im Gegenwert von bis zu 44 EUR im Monat bekommen. Das können z. B. Waren- oder Benzingutscheine oder die Kosten für das Fitnesscenter sein. Warengutscheine oder Gutscheine über einen bestimmten Geldbetrag sind lohnsteuerfrei, sofern sie ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Die lohnsteuerfreie Erstattung nach Belegen des Arbeitnehmers ist 2020 nicht mehr möglich.

Auch hier gilt: Wird die Freigrenze von 44 EUR um nur 1 Cent überschritten, wird der gesamte Betrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Wenn Sie Beiträge z. B. für das Fitnessstudio übernehmen, sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren Zuschuss monatlich entrichten und das auch belegen können. Sonst könnten Sie Schwierigkeiten mit dem Finanzamt bekommen. Ein Verfahren zu diesem Thema liegt zurzeit (Januar 2020) dem Finanzgerichtshof zur Entscheidung vor - Ausgang ungewiss.

Jobtickets sind lohnsteuerfrei

Seit 2019 dürfen Sie Ihren Mitarbeitern für die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz ein lohnsteuerfreies Jobticket für öffentliche Verkehrsmittel zur Verfügung stellen. Erlaubt sind Zuschüsse, verbilligte und kostenlose Abgabe.

Alternativ können Sie das überlassene Jobticket auch mit 25% pauschal versteuern. Das hat für den Arbeitnehmer den Vorteil, dass es ihm vom Finanzamt nicht auf seine Entfernungspauschale angerechnet wird.

Leistungen zur Gesundheitsförderung

Als Arbeitgeber dürfen Sie gesundheitsfördernde Maßnahmen mit bis zu 600 EUR pro Mitarbeiter und Jahr fördern. Das ist auch durch die Bezuschussung von Maßnahmen außerhalb des Betriebs möglich. Es muss sich um ganz bestimmte, etwa von einer Krankenkasse zertifizierte Kurse z. B. zur Vorbeugung arbeitsbedingter Belastungen oder zur Stressbewältigung handeln. Mitgliedsbeiträge für Sportvereine oder Fitnessstudios zählen nicht zu diesen Maßnahmen. Für die Leistungen zur Gesundheitsförderung gilt: Ist Ihr Zuschuss höher als der Freibetrag, ist nur der die 600-EUR-Grenze übersteigende Betrag zu versteuern.

5 Lohnzusatzleistungen, die Sie schnell umsetzen können

Mit Lohnzusatzleistungen motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und binden Sie an Ihr Unternehmen. Hier finde Sie die 5 besten Optimierungsbausteine!

Lohnzusatzleistungen: Worauf Sie achten müssen

Lohnsteuerfreie Leistungen müssen grundsätzlich zusätzlich zum normalen Entgelt erbracht werden, also anstatt einer Lohnerhöhung. Das gilt z. B. für Zuschüsse zu Kinderbetreuungskosten, Gesundheitskurse und für Gutscheine. D. h. Sie dürfen den Lohn nicht kürzen und in solche Zusatzleistungen umwandeln. Manche, z. B. das Jobticket, sind auch im Rahmen einer sogenannten Entgeltumwandlung möglich. Für den Arbeitgeber fällt dann Lohnsteuer in Form einer Pauschalsteuer an.

Wenn ein Großteil Ihrer Mitarbeiter eine Lohnzusatzleistung erhält, dürfen Sie Einzelne nicht ausnehmen. Sie dürfen die Leistung aber auf bestimmte Gruppen beschränken und z. B. Zuschüsse zum Jobticket nur an diejenigen zahlen, die öffentliche Verkehrsmittel nutzen.

Vorsicht: Werden Lohnzusatzleistungen über längere Zeit wiederholt gewährt, kann ein Anspruch entstehen. Ihre Mitarbeiter können dann verlangen, dass Sie die Leistung weiter erbringen. Grund ist das juristische Konstrukt „Betriebliche Übung“. Möchten Sie, dass es bei einer freiwilligen und unverbindlichen Leistung bleibt, müssen Sie das ausdrücklich festlegen.

Das Finanzamt will Belege sehen

Denken Sie daran, dass Sie die lohnsteuerfreien Leistungen bei der nächsten Steuerprüfung belegen müssen. Sie müssen z. B. nachweisen können, dass Ihr Mitarbeiter tatsächlich ein Jobticket hatte. Bewahren Sie deshalb alle Unterlagen auf und halten Sie genau fest wer, warum, was und zu welchem Wert bekommen hat.

Auch die Sozialversicherung verlangt nachprüfbare Aufzeichnungen in den Entgeltunterlagen. Ansonsten kann die Lohnzusatzleistung nicht als steuer- und sozialversicherungsfrei anerkannt werden.

Lohnzusatzleistungen am besten schriftlich regeln

Regeln Sie teure oder möglicherweise „riskante“ Lohnzusatzleistungen schriftlich. Sie können z. B. Ihrem Mitarbeiter lohnsteuerfrei gestatten, dass er das Firmennotebook auch privat nutzt. Dann sollten Sie aber ausschließen, dass er das Notebook in den Auslandsurlaub mitnimmt, Filme herunterlädt oder Tauschbörsen nutzt.

Zahlen Sie Ihrem Mitarbeiter eine kostspielige Fortbildung z. B. zum Meister, können Sie vereinbaren, dass er einen Teil der Kosten zurückzahlen muss, wenn er frühzeitig kündigt.

Lohnsteuerfrei oder nicht – vorher klären

Die Liste über mögliche, anerkannte lohnsteuerfreie Leistungen ist quasi unendlich. Fragen Sie bei Ihrem Steuerberater oder beim Finanzamt nach, ob die Leistung, an die Sie denken, darunter ist. Vielleicht haben Sie auch eine ganz neue Idee, was Sie als lohnsteuerfreie Leistung anbieten könnten. Die sollten Sie sich aber vom zuständigen Finanzamt prüfen und absegnen lassen. Sonst drohen bei der nächsten Steuerprüfung erheblicher Ärger und teure Nachzahlungen, sollte die Behörde anderer Meinung sein.

In der Praxis vielfach bewährte und unkomplizierte steuerfreie Leistungen finden Sie in der Übersicht „Lohnzusatzleistungen“. Darin steht auch, wie Sie diese am besten umsetzen.

Vorsicht bei Minijobbern

Bei steuerfreien Arbeitgeberleistungen spielt es grundsätzlich keine Rolle, in welchem Umfang ein Mitarbeiter beschäftigt ist. Auch Minijobber dürfen davon profitieren. Bei Ihnen kann es aber problematisch werden, wenn sich herausstellen sollte, dass die Vorgaben für eine steuerfreie Leistung tatsächlich doch nicht erfüllt waren. In so einem Fall ist die Leistung dann auch nicht mehr sozialversicherungsfrei und kann zu einer Überschreitung der 450 EUR-Grenze führen.

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