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So bleiben die Lohnzusatzleistungen für Ihre Mitarbeiter lohnsteuerfrei

Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 24.05.2018

Kleine und mittlere Betriebe können keine Spitzenlöhne zahlen. Auch Lohnerhöhungen sind nur in Maßen zu erwirtschaften. Trotzdem können Sie Ihren Mitarbeitern etwas Gutes tun: mit Lohnzusatzleistungen. Und die bescheren Ihnen und Ihren Mitarbeitern eine Win-Win-Situation, denn Lohnzusatzleistungen sind günstig für beide Seiten. Ein weiterer Vorteil: Die Regeln für lohnsteuerfreie Extras gelten für alle, egal wie groß oder klein ein Unternehmen ist.

Lohnsteuerfrei heißt Brutto gleich Netto

Oft bleibt von einer Lohnerhöhung nach Abzug der Abgaben erstaunlich wenig übrig. Dabei kann Ihr Mitarbeiter auf seiner Lohnabrechnung aus der Lohnbuchhaltung gar nicht sehen, dass Sie zum Brutto auch noch den Arbeitgeberanteil zahlen müssen. Anders ist es bei bestimmten Lohnzusatzleistungen. Sie sind in gewissen Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei und kommen in vollem Umfang bei Ihrem Mitarbeiter an.

Großunternehmen bieten deshalb teilweise ein ganzes Bündel an steuerfreien und steuerbegünstigten Leistungen, aus denen sich der einzelne Mitarbeiter die für ihn passende aussuchen kann. In diesen Unternehmen gibt es oft auch spezielle Mitarbeiter, die für die korrekte Abwicklung und Dokumentation der Lohnzusatzleistungen sorgen.

Das Positive für kleinere Betriebe: Es gibt unzählige lohnsteuerfreie Leistungen – darunter auch solche mit geringem Aufwand und überschaubaren Kosten.

Mit Lohnzusatzleistungen können Sie viel erreichen

Lohnzusatzleistungen können z. B.

  • zur Bindung der Mitarbeiter an den Betrieb beitragen
  • das Unternehmen für Bewerber interessanter machen
  • Ihre Anerkennung gegenüber Ihren Mitarbeitern ausdrücken
  • ein gutes Betriebsklima fördern

Die Leistungen sind lohnsteuerfrei, solange bestimmte Vorgaben erfüllt sind. Diese Vorgaben sind sehr unterschiedlich. Sogenannte Sachbezüge dürfen z. B. höchstens 44 EUR pro Monat kosten. Bei der Erstattung von Weiterbildungskosten ist maßgeblich, dass die Weiterbildung das Ziel hat, die Einsatzfähigkeit des Arbeitnehmers im Betrieb zu fördern.

Einzelne lohnsteuerfreie Lohnzusatzleistungen

Zu den Lohnzusatzleistungen gehören die lohnsteuerfreien Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- oder Nachtarbeit. Sie beziehen sich auf den Grundlohn und sind je nach Uhrzeit bzw. Tag in unterschiedlicher Höhe steuerfrei, z. B. für

  • Nachtarbeit von 20 Uhr bis 6 Uhr: 25%
  • für Nachtarbeit von 0 Uhr bis 4 Uhr sogar 40%, wenn die Arbeit vor 0 Uhr aufgenommen wurde
  • Sonntagsarbeit von 0 Uhr bis 24 Uhr: 50%

Unterschiedliche Sätze gelten für die Arbeit an Feiertagen und z. B. an den Weihnachtstagen. Unter welchen Voraussetzungen und in welcher Höhe lohnsteuerfreie Zuschläge möglich sind, ist im Gesetz detailliert geregelt. So sind die Zuschläge beispielsweise nur lohnsteuerfrei, soweit sie sich auf einen Grundlohn von höchstens 25 EUR pro Stunde beziehen.

In manchen Branchen ist es üblich, dass Arbeitnehmer eigene, teure Werkzeuge bei ihrer Arbeit nutzen. Die Aufwendungen dafür dürfen Sie als Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstatten. Richtlinie ist die Grenze für sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter. 2018 liegt diese Grenze bei 800 EUR.

Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen

Geschenke sind bis zu einem Wert von 60 EUR lohnsteuerfrei. Es darf sich nur um Sachzuwendungen - kein Bargeld - handeln. Das können z. B. Blumen, Genussmittel, Bücher oder CDs sein. Erlaubt ist auch ein Gutschein, der in einem Geschäft gegen Ware getauscht werden kann. Es muss sich dabei um ein Geschenk zu einem persönlichen Anlass handeln, z. B.

  • Geburtstag
  • Heirat
  • Geburt eines Kindes
  • bestandene Prüfung bei Azubis

Die Aufmerksamkeiten für besondere Anlässe sind nicht auf die allgemeine Freigrenze für steuer- und sozialversicherungsfreie Sachbezüge von 44 EUR/Monat anzurechnen. Diese Möglichkeit besteht zusätzlich. Aber: Die Freigrenzen dürfen nicht addiert werden. Sie dürfen also z. B. kein Hochzeitsgeschenk für 104 EUR kaufen. Das wäre dann in vollem Umfang steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Sachbezüge bis 44 EUR sind lohnsteuerfrei

Ihr Mitarbeiter darf zusätzlich zum vereinbarten Entgelt Sachleistungen im Gegenwert von bis zu 44 EUR im Monat bekommen. Das können z. B. Waren- oder Benzingutscheine, ein Jobticket oder die Kosten für das Fitnesscenter sein.

Auch hier gilt: Wird die Freigrenze von 44 EUR überschritten, wird der gesamte Betrag lohnsteuerpflichtig. Für die Praxis heißt das, dass Sie ggf. nur einen Zuschuss zum Jobticket in höchstens diesem Umfang leisten dürfen.

Wenn Sie Beiträge z. B. für das Fitnessstudio übernehmen, sorgen Sie dafür, dass Sie Ihren Zuschuss monatlich entrichten und das auch belegen können. Sonst könnten Sie Schwierigkeiten mit dem Finanzamt bekommen.

Leistungen zur Gesundheitsförderung

Als Arbeitgeber dürfen Sie gesundheitsfördernde Maßnahmen mit bis zu 500 EUR pro Mitarbeiter und Jahr fördern. Das ist auch durch die Bezuschussung von Maßnahmen außerhalb des Betriebs möglich. Es muss sich um ganz bestimmte, etwa von einer Krankenkasse zertifizierte Kurse z. B. zur Vorbeugung arbeitsbedingter Belastungen oder zur Stressbewältigung handeln. Mitgliedsbeiträge für Sportvereine oder Fitnessstudios zählen nicht zu diesen Maßnahmen.

5 Lohnzusatzleistungen, die Sie schnell umsetzen können

Mit Lohnzusatzleistungen motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und binden Sie an Ihr Unternehmen. Hier finde Sie die 5 besten Optimierungsbausteine!

Lohnzusatzleistungen: Worauf Sie achten müssen

Lohnsteuerfreie Leistungen müssen grundsätzlich zusätzlich zum normalen Entgelt erbracht werden, also anstatt einer Lohnerhöhung. Sie dürfen den Lohn nicht kürzen und in Zusatzleistungen umwandeln.

Wenn ein Großteil Ihrer Mitarbeiter eine Lohnzusatzleistung erhält, dürfen Sie Einzelne nicht ausnehmen. Sie dürfen die Leistung aber auf bestimmte Gruppen beschränken und z. B. Zuschüsse zum Jobticket nur an diejenigen zahlen, die öffentliche Verkehrsmittel nutzen.

Vorsicht: Werden Lohnzusatzleistungen über längere Zeit wiederholt gewährt, kann ein Anspruch entstehen. Ihre Mitarbeiter können dann verlangen, dass Sie die Leistung weiter erbringen. Grund ist das juristische Konstrukt „Betriebliche Übung“. Möchten Sie, dass es bei einer freiwilligen und unverbindlichen Leistung bleibt, müssen Sie das ausdrücklich festlegen.

Das Finanzamt will Belege sehen

Denken Sie daran, dass Sie die lohnsteuerfreien Leistungen bei der nächsten Steuerprüfung belegen müssen. Sie müssen z. B. nachweisen können, dass Ihr Mitarbeiter tatsächlich ein Jobticket hatte. Bewahren Sie deshalb alle Unterlagen auf und halten Sie genau fest wer, warum, was und zu welchem Wert bekommen hat.

Auch die Sozialversicherung verlangt nachprüfbare Aufzeichnungen in den Entgeltunterlagen. Ansonsten kann die Lohnzusatzleistung nicht als steuer- und sozialversicherungsfrei anerkannt werden.

Lohnzusatzleistungen am besten schriftlich regeln

Regeln Sie teure oder möglicherweise „riskante“ Lohnzusatzleistungen schriftlich. Sie können z. B. Ihrem Mitarbeiter lohnsteuerfrei gestatten, dass er das Firmennotebook auch privat nutzt. Dann sollten Sie aber ausschließen, dass er das Notebook in den Auslandsurlaub mitnimmt, Filme herunterlädt oder Tauschbörsen nutzt.

Zahlen Sie Ihrem Mitarbeiter eine kostspielige Fortbildung z. B. zum Meister, können Sie vereinbaren, dass er einen Teil der Kosten zurückzahlen muss, wenn er frühzeitig kündigt.

Lohnsteuerfrei oder nicht – vorher klären

Die Liste über mögliche, anerkannte lohnsteuerfreie Leistungen ist unendlich. Fragen Sie beim Finanzamt nach, ob die Leistung, an die Sie denken, darunter ist. Vielleicht haben Sie auch eine ganz neue Idee, was Sie als lohnsteuerfreie Leistung anbieten könnten. Die sollten Sie sich aber vom zuständigen Finanzamt prüfen und absegnen lassen. Sonst drohen bei der nächsten Steuerprüfung erheblicher Ärger und teure Nachzahlungen, sollte die Behörde anderer Meinung sein.

In der Praxis vielfach bewährte und unkomplizierte steuerfreie Leistungen finden Sie in der Übersicht „Lohnzusatzleistungen“. Darin steht auch, wie Sie diese am besten umsetzen.

Vorsicht bei Minijobbern

Bei steuerfreien Arbeitgeberleistungen spielt es grundsätzlich keine Rolle, in welchem Umfang ein Mitarbeiter beschäftigt ist. Auch Minijobber dürfen davon profitieren. Bei Ihnen kann es aber problematisch werden, wenn sich herausstellen sollte, dass die Vorgaben für eine steuerfreie Leistung tatsächlich doch nicht erfüllt waren. In so einem Fall ist die Leistung dann auch nicht mehr sozialversicherungsfrei und kann zu einer Überschreitung der 450 EUR-Grenze führen.

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