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Buchhaltung digitalisieren: So gehen Sie vor

Von Bernhard Köstler
Aktualisiert am: 25.08.2020

Planen Sie in naher Zukunft die Buchhaltung Ihres Unternehmens zu digitalisieren? Wenn ja, sind Sie in guter Gesellschaft. Viele Unternehmen gehen aktuell diesen Weg hin zur papierlosen Buchhaltung. Hier bekommen Sie die notwendigen Infos zur Umstellung: Welche Vorteile die Digitalisierung der Buchhaltung mit sich bringt, welche Rolle Ihr Personal und der Steuerberater spielen sollten und welche Anforderungen das Finanzamt stellt, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren.

Was bedeutet „Buchhaltung digitalisieren“?

Die Digitalisierung der Buchhaltung bedeutet vor allem, dass Sie die Geschäftsvorfälle Ihres Unternehmens künftig fast ausschließlich papierlos abwickeln: 

  • Die Ausgangsrechnungen werden digital erstellt und versandt.
  • Eingangsrechnungen und andere Dokumente des Rechnungswesens in Papierform werden finanzamtssicher eingescannt und digital archiviert.
  • Die Buchhaltungsprozesse werden mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware automatisiert angestoßen und abgewickelt.

Was sind die Vorteile der digitalen Buchhaltung?

Sie fragen sich möglicherweise, warum es Sinn machen soll, Geld zu investieren, um von einer funktionierenden Buchhaltung in Papier auf die digitale Buchhaltung umzusteigen? Vielleicht überzeugen Sie ja die folgenden acht Vorteile und Chancen, die sich bieten, wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren:

  1. Automatisierung: Durch die Automatisierung der Prozesse in der Buchhaltung haben Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf andere Aufgaben zu kümmern.
  2. Platz schaffen: Archivräume, die bis zur Decke mit Papierbelegen gefüllt sind, gehören für künftige Buchhaltungsunterlagen der Vergangenheit an. Zur Archivierung der digitalen Belege benötigen Sie lediglich einen digitalen Speicher bzw. einen Server. Beides kann auch in der Cloud betrieben werden, so dass Sie hierfür überhaupt keinen Platz benötigen.
  3. Kostensenkung: Indem Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, können Sie zum einen Fixkosten z. B. für Drucker und Räumlichkeiten senken. Zum anderen sparen Sie auch Beschaffungskosten wie beispielsweise für Papier oder Aktenordner und -schränke. 
  4. Verfügbarkeit: Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren, können Sie jederzeit und an jedem Ort auf Ihre Buchhaltungsdaten und -dokumente zugreifen. Bei Rückfragen oder Analysen verlieren Sie also keine Zeit. Ihre Mitarbeiter finden benötigte Unterlagen mit wenigen Klicks und müssen sich nicht erst umständlich auf die Suche machen.
  5. Rechtssicherheit: Anbieter von Buchhaltungssoftware bieten in aller Regel den Service an, Sie technisch und (steuer-)rechtlich stets auf dem Laufenden zu halten. Die Software wird laufend automatisch aktualisiert. Das bietet Rechtssicherheit.
  6. Vorteil gegenüber dem Wettbewerb: Durch die Digitalisierung Ihrer Buchhaltung bleiben Sie wettbewerbsfähig. Denn nichts wäre schlimmer, als wenn Ihre Geschäftspartner beispielsweise auf EDI (Electronic Data Interchange) umstellen würden und Sie mit deren Anwendungssystem nicht digital kommunizieren könnten.
  7. Analysen: Da alle Unternehmensbereiche im Rahmen der digitalen Buchhaltung vernetzt sind, bieten sich Ihnen, Ihrem Steuerberater und Ihrem Personal eine Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten. Auch die Erstellung und die Versendung der E-Bilanz sind möglich.
  8. Kommunikation: Die Digitalisierung der Buchhaltung vereinfacht auch die Kommunikation mit dem Steuerberater. Digitale Buchhaltungsdaten können über digitale Schnittstellen ausgetauscht werden. Das spart Zeit und eventuell auch Steuerberaterhonorar.
  9. Schutz: Da digitale Unterlagen gespeichert werden und zusätzlich meist eine Sicherheitsarchivierung erfolgt, kommt es zu keinem Datenverlust mehr. Dadurch wird vermieden, dass bei Jahre später stattfindenden Betriebsprüfungen Buchhaltungsunterlagen nicht mehr auffindbar sind.

Buchhaltung digitalisieren: So gehen Sie vor

Planen Sie die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen zu digitalisieren, sollte von einem Alleingang abgesehen werden. Holen Sie sich am besten technikaffines Personal an Bord und binden Sie frühzeitig Ihren Steuerberater in Ihr Vorhaben ein.

Schritt 1: Frühzeitige Einbindung des Steuerberaters

Die frühzeitige Einschaltung Ihres Steuerberaters beim Wechsel von der Papierbuchhaltung hin zur digitalen Buchhaltung ist ein enorm wichtiger Schritt. Denn schließlich verfügt Ihr Steuerberater über die notwendige Expertise, um den Umstieg erfolgreich zu gestalten. Er weiß u. a., welche Vorgaben der GoBD Sie beachten müssen und welche Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. So vermeiden Sie, dass Sie eine Software erwerben, die vielleicht nicht den steuerlichen Standards entspricht oder Ihre Anforderungen nicht abdeckt. Ein weiterer Vorteil: Ihr Berater kann das von Ihnen ausgewählte Personal bei Anwendungsproblemen mit der Buchhaltungssoftware schulen und betreuen.

Schritt 2: Auswahl von geeignetem Personal

Klar sollten Sie als Unternehmer die Zügel bei der Digitalisierung Ihrer Prozesse in der Hand halten. Doch bei der Digitalisierung der Buchhaltung sollten Sie geeignetes Personal aussuchen oder einstellen, das den Prozess weg von der Papier-Buchhaltung hin zur digitalen Buchhaltung verantwortlich betreut. Die Aufgaben sollten mindestens an zwei Mitarbeiter, bestenfalls sogar an drei verantwortliche Mitarbeiter delegiert werden. 

Schritt 3: Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter

Auf die Mitarbeiter, die sich um Ihre Buchhaltung und das Rechnungswesen kümmern, kommen einige Veränderungen zu. Holen Sie diese Mitarbeiter frühzeitig mit ins Boot und beziehen Sie sie in Ihre Pläne zur Digitalisierung der Buchhaltung mit ein. So wird es einerseits einfacher für Sie, diese Mitarbeiter von den Vorteilen der Digitalisierung zu überzeugen und Sie können eventuell vorhandene Bedenken zeitnah ausräumen. Andererseits können Sie so auch von der Expertise Ihrer Mitarbeiter für das Digitalisierungsprojekt profitieren.

Verfügen Ihre Mitarbeiter noch nicht über die benötigten Kenntnisse, sollten Sie sie entsprechend schulen lassen. Die hierfür aufzuwendenden Kosten amortisieren sich durch die zügige Umsetzung des Projekts und die Einsparungen durch die digitalisierten Buchhaltungsabläufe sehr schnell.

Schritt 4: Anschaffung der nötigen Hardware

Wenn Sie Ihre bisherige papierbasierte Buchhaltung digitalisieren möchten, benötigen Sie natürlich auch entsprechende Hardware. Neben PCs bzw. Laptops für die entsprechenden Mitarbeiter brauchen Sie vor allem auch einen Dokumentenscanner, mit dem die Papierbelege wie  Rechnungen und andere Dokumente der Buchhaltung digitalisiert werden.

Schritt 5: Auswahl der geeigneten Buchhaltungssoftware

Um Ihre Buchhaltung digitalisieren zu können, benötigen Sie eine geeignete Buchhaltungssoftware. Achten Sie auf Empfehlungen Ihres Steuerberaters oder auf Empfehlungen von Verbänden Ihrer Branche. Haken Sie noch vor dem Kauf beim Hersteller der Software nach, ob die Software GoBD-zertifiziert ist und welche Folgekosten bei Umstellung auf eine neue Buchhaltungssoftware für Wartung, Anpassungen, Schulungen oder Hotline zu erwartet sind. Nur so vermeiden Sie böse Überraschungen beim Kauf einer scheinbar kostengünstigen Software.

Schritt 6: Tax-Compliance-Prüfung durch Steuerberater

Ist die Buchhaltungssoftware installiert und sämtliche Geschäftsvorfälle werden in der digitalen Buchhaltung erfasst, ist erneut Ihr Steuerberater an der Reihe. Er sollte eine Tax-Compliance-Prüfung durchführen. Dabei checkt er, ob die Vorgaben der Finanzverwaltung zur Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung (GoBD) erfüllt sind. Falls nicht, wird er Anpassungen vornehmen.

Praxis-Tipp: Abwägung von Kosten und Nutzen

Sie werden sich beim Durchlesen dieser Schritte sicherlich gedacht haben, dass die Umstellung von der Papier-Buchhaltung hin zur digitalen Buchhaltung nicht billig sein wird. Das kann nicht bestritten werden. Setzen Sie diese Kosten allerdings ins Verhältnis zu den oben aufgeführten Vorteilen der Digitalisierung, werden Sie erkennen, dass sich diese Investitionen schnell rentieren.

Buchhaltung digitalisieren: Steuerliche Vorgaben der GoBD beachten

Sollten Sie von der Papier-Buchhaltung auf die digitale Buchhaltung umsteigen und es findet für dieses Jahr eine Betriebsprüfung statt, wird der Finanzamt-Prüfer überprüfen, ob die Buchhaltungssoftware und vor allem die vom Steuerberater oder vom Buchhaltungspersonal vorgenommenen individuellen Anpassungen an der Software den steuerlichen Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) entsprechen.

Entscheidend dafür, dass die Digitalisierung der Buchhaltung den strengen Blicken des Finanzamts standhält, ist, dass die digitalen Aufzeichnungen nicht mehr verändert werden können oder geänderte Aufzeichnungen protokolliert werden und somit für das Finanzamt transparent nachvollziehbar sind. Weiterführende Informationen darüber, wie Sie die digitalen Belege revisionssicher archivieren, erhalten Sie auf unserer Themenseite Revisionssicheres Archivieren: elektronisch & GoBD-konform.

Wichtig: Heben Sie sich unbedingt das Bedienungshandbuch für die Buchhaltungssoftware auf und erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation. Nur so ist das Finanzamt im Bilde und hat die Möglichkeit, zu überprüfen, ob im Rahmen der Digitalisierung der Buchhaltung steuerlich alles korrekt verbucht und abgebildet wird.

Tax-Compliance-Prüfung schriftlich festhalten

Die Verfahrensdokumentation im Rahmen der GoBD dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches, der Abgabenordnung für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten, Dokumenten und Belegen erfüllt sind. Ihr Steuerberater sollte die Prüfungsschritte, Ergebnisse und Anpassungen im Rahmen seiner Tax-Compliance-Prüfung schriftlich festhalten. Seine Ausführungen können direkt in die Verfahrensdokumentation einfließen, die das Finanzamt von Ihnen erwartet.

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