So finden Existenzgründer die richtige kaufmännische Software

Die Auswahl geeigneter kaufmännischer Software ist für Gründer ein wichtiger Punkt.
Aktualisiert am: 12.10.2016

Sie haben sich als Gründer selbstständig gemacht oder möchten dies in Kürze tun? Konzentrieren Sie sich, um erfolgreich zu starten, vor allem auf die Umsetzung Ihrer Geschäftsidee. Erledigen Sie gleichzeitig aber auch alle anfallenden administrativen Aufgaben, vor allem im Rechnungswesen, also im Bereich Buchhaltung, Faktura, Anlagenverwaltung oder Kassenbuch. Denn ansonsten drohen Konflikte mit den Finanzbehörden und auch Ihnen selbst fehlen Zahlen und Informationen, um Ihren Betrieb erfolgreich zu entwickeln. Um Ihre Aufgaben hier mit möglichst geringem Aufwand zu erreichen, sollten Sie professionelle kaufmännische Software nutzen. Lesen Sie hier, worauf Sie bei der Auswahl geeigneter Programme achten sollten.

Warum sollten Gründer von Beginn an kaufmännische Software nutzen?

Viele Gründer sind der Auffassung, dass es zu Beginn ihrer Tätigkeit noch nicht nötig ist, auch die administrativen Aufgaben mit einer professionellen Software zu erledigen. Schließlich kümmert sich ja meist der Steuerberater um den Jahresabschluss und die Kommunikation mit dem Finanzamt. Diese Argumentation ist zwar nachvollziehbar, zumal es in der Startphase, die sich u.U. auch über mehrere Jahre hinziehen kann, oft nicht so viele Geschäftsfälle gibt, und man den Aufwand und die Kosten für professioneller Programme scheut. Wer aber von Beginn an auf eine professionelle Lösung setzt, die sorgfältig ausgewählt wurde, kann diese problemlos weiter nutzen, wenn der Betrieb wächst ohne dass nennenswerter zusätzlicher zeitlicher oder monetärer Aufwand anfällt.

Welche kaufmännische Software-Programme sind für Existenzgründer grundsätzlich sinnvoll?

Existenzgründer sollten vor allem Software anschaffen und nutzen, mit der sie die zentralen administrativen Aufgaben leicht und schnell erledigen. Hierzu gehört zunächst der Bereich Buchhaltung, aber auch Lösungen für Faktura (Rechnungsstellung), Auftrags- und Anlagenverwaltung sowie ggf. noch das Kassenbuch. Zudem sollten Sie sich überlegen, ob Sie mit der Software auch Planungen und Kalkulationen durchführen möchten. Und natürlich sollten Sie schon von Beginn an unbedingt darauf achten, dass Sie ein modulares System erwerben, das Sie im Laufe der Zeit immer weiter an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Je nach Branche und Tätigkeit bestehen Möglichkeiten, z.B. Warenwirtschafts-, Produktionsplanungs- oder Personalsysteme zu integrieren.

4 Tipps: So finden Existenzgründer die geeignete kaufmännische Software

Der Markt für kaufmännische Software ist extrem heterogen ist und es gibt eine Fülle von Anbietern. Letztlich gilt es aber die Software zu finden, die am besten zum eigenen Betrieb passt. Gründer sollten bei der Suche und Auswahl von Anbietern daher mit besonderer Sorgfalt und Systematik vorgehen. Schließlich bindet man sich durch die Auswahl der Software oft viele Jahre an einen Anbieter, da sollte das Gesamtpaket absolut stimmig sein.

1. Eigene Ziele und Anforderungen festhalten

Die meisten Gründer kennen die Ausgangslage schon aus ihrem Gründungsprojekt: Sie müssen sich zu Beginn darüber klar werden, was sie mit ihrem Vorhaben in den nächsten Jahren erreichen wollen. Genauso wie bei der Existenzgründung an sich, gilt es auch bei der Software-Auswahl vorzugehen. Das heißt Klarheit über die eigenen Ziele und Anforderungen. Dazu gehört auch, nicht nur die aktuelle Lage zu betrachten, sondern auch zu prüfen, welche Anforderungen ein Programm in einigen Jahren erfüllen sollte. In diesem Kontext müssen häufig Sachverhalte berücksichtigt werden, an die man, wenn man nur die heutige Lage betrachtet, oft nicht denkt. Z.B. ein mögliches Auslandsgeschäft, die Integration weiterer Module oder ob man das Programm auch in einigen Jahren noch selber hosten möchte.

  • Welche Aufgaben sollen von Beginn an mit einer professionellen Software gelöst werden, z.B. Buchhaltung, Kassenbuch, Fakturierung, Anlagenverwaltung?
  • Wer soll das System in den ersten Monaten / Jahren nutzen? Wer ggf. nach einer erfolgreichen Startphase?
  • Wie viele Personen sollen das System in den ersten 2-3 Jahren nutzen? Wie viele danach (Wichtig u.a., um die Kosten bestimmen zu können, da jeder zusätzliche Platz meist Lizenzgebühren zur Folge hat)?
  • Wird Mandantenfähigkeit benötigt und ist die Vergabe unterschiedlicher Zugriffsreche möglich/erforderlich?
  • Wofür werden die Daten und Zahlen in erster Linie benötigt, z.B. Überblick über die betriebliche Situation, zeitnahe Fakturierung, Überwachung von Zahlungsein- und –ausgängen, Kalkulation?
  • Wer soll ggf. noch Zugriff auf die Daten haben, z.B. Steuerberater? In welchen Abständen und zu welchen Anlässen?
  • Soll eine Branchenlösung oder eine übergreifend nutzbare Software angeschafft werden (Branchenlösungen mit Voreinstellungen gibt es u.a. für Hotellerie, Handel, soziale Einrichtungen, Handwerk)?
  • Soll das Programm mehrsprachig und mehrwährungsfähig sein, wenn es z.B. Auslandsniederlassungen gibt?
  • Soll die Software selbst gehostet oder sollen Cloud-Lösungen (SaaS = Software as a Service) genutzt werden? Wie ist es mit Anpassung von Kapazitäten, Flexibilität, Datenschutz und –sicherheit bestellt?
  • Besteht die Möglichkeit, eine u.U. zunächst selbst gehostete Software in eine Cloud-Lösung zu überführen? Zu welchen Bedingungen und Kosten?
  • Wie hoch dürfen die Kosten insgesamt sein, z.B. für Anschaffung, Installation, laufenden Betrieb, Erweiterungen?
  • Bis wann soll das Programm angeschafft werden und bis wann soll es einsatzfähig sein? Welche Ressourcen werden benötigt, z.B. Personal, Räume, Finanzmittel?

2. Aktuelle und künftige Anforderungen an Software festhalten

Wenn die Ziele schriftlich fixiert sind, geht es im nächsten Schritt darum, festzuhalten, welche grundlegenden Anforderungen die anzuschaffende Software erfüllen muss. Neben den eigentlichen fachlichen Leistungsmerkmalen, wie etwa Erledigung der Buchhaltung oder Fakturierung, sollten Programme u.a. diese Anforderungen bieten:

  • Buchhaltungssoftware: alle gesetzlichen Anforderungen müssen erfüllt sein, u. a. GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
  • Einfache Eingabe aller notwendiger Stammdaten, wie Kontodaten, Daten von Debitoren (Kunden), Kreditoren (Lieferern) und anderer Geschäftspartner sowie Produkt- oder Artikellisten. Aufbau auf vorgegebenen Datenstämmen (z.B. Standard-Kontenrahmen).
  • Schnell und einfach wichtige Dokumente zu kreieren oder zu übernehmen, z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen usw.
  • Online-Zugriff und -arbeit, z.B. von Smartphone oder Tablett. Bei Offline-Arbeit auf einfache Synchronisation achten.
  • Anbindung an Banking-Software durch Schnittstellen; häufig bietet eine eigenständige, integrierbare Banking-Lösung mehr und sicherere Leistungsmerkmale bis hin zu Authentifizierungsverfahren, z.B. EBICS, FTAM. Bei Anbindung an eine Banking-Software muss auch geprüft werden, ob das Programm Rechnungen mit Zahlungsfristen erfasst und bucht bzw. über die Schnittstelle überträgt.
  • Möglichkeit, auch zu einem späteren Zeitpunkt mit mehr Mitarbeitern als heute arbeiten zu können, inkl. Vergabe unterschiedlicher Zugriffsrechte und Berechtigungen.
  • Offene Schnittstellen zu möglichst vielen weiteren Programmen, auch wenn diese noch nicht genutzt werden, z.B. Produktionsplanung, Zeiterfassung oder Office-Produkten, etwa Outlook fallsTermine und Aufgaben verwaltet werden.
  • Schnittstellen zu Dritten, z.B. Steuerberater (inkl. funktionierendem Datenschutz und –sicherheit).
  • Regelmäßige Bereitstellung von Updates, mit der Möglichkeit, sowohl manuell als auch automatisch zu agieren.

Aufbauend auf diesen Punkten sollten Sie ein Lastenheft erstellen, indem Sie alle für Sie wichtigen Anforderungen an das Programm auflisten und genau beschreiben. Neben den Fragen sollten Sie weitere persönliche und betriebliche Anforderungen berücksichtigen, z.B. Branchenanforderungen oder individuelle organisatorische Gegebenheiten. Auf Basis des Lastenhefts sollten Sie sich 3-4 Angebote einholen. Achten Sie darauf, dass auf alle Ihre Anforderungen und Fragen eingegangen wird. Haken Sie im Zweifel nach und lassen Sie sich nicht damit vertrösten, dass bestimmte Aspekte nur vor Ort während der Programmeinführung geklärt werden können. Das ist im Zweifel schwierig, teuer und kostet Zeit.

3. Programme vor abschließender Entscheidung möglichst testen

Falls möglich, sollte man die Programme vorab testen. Fast alle Firmen bieten potenziellen Kunden diese Möglichkeit, etwa, indem man über mehrere Wochen einen kostenfreien Zugang zum Programm erhält, und so zumindest prüfen kann, wie Standardaufgaben erledigt werden. Die Erfahrungen zeigen, dass erst beim Testen viele Fragen auftreten, an die man bei den Gesprächen mit dem Anbieter nicht gedacht hat. Bei Lexware gibt es bspw. für jede Software einen kostenlosen und unverbindlichen 30-Tage-Test.

4. Markterfahrene Anbieter mit höheren Marktanteilen bevorzugen

Bevorzugen Sie möglichst einen Anbieter, der schon mehrere Jahre erfolgreich am Markt aktiv ist und nicht nur bewiesen hat, dass er sein Geschäft versteht. Da Sie die Software voraussichtlich mehrere Jahre nutzen werden, ist es ebenso wichtig, dass Sie während der gesamten Nutzungsdauer qualifizierten Support und ständige Aktualisierungen erhalten. Schließlich ändern sich die Anforderungen und gesetzlichen Regeln gerade im Bereich Rechnungswesen und Buchhaltung in meist kurzen Abständen.


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