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Steuertipps: So gestalten Sie Verträge mit Familienangehörigen wasserdicht

Steuertipp: So können Sie Zahlungen an Verwandte als Betriebsausgaben absetzen
Von Ottfried Weiss
Aktualisiert am: 02.05.2017

Verträge zwischen Selbstständigen und ihren Familienangehörigen sind beim Finanzamt unbeliebt. Der Grund: Sämtliche Gehalts-, Miet- oder Zinszahlungen an Verwandte sind als gewinnmindernde Betriebsausgaben abziehbar. Ein guter Steuertipp also? Nur wenn die Verträge richtig gestaltet sind. Denn damit das Finanzamt die Zahlungen als Betriebsausgaben akzeptiert, müssen vor allem Arbeitsverträge einige Voraussetzungen erfüllen.

Wie das Finanzamt die Verträge prüft

Die Prüfer des Finanzamts nehmen Zahlungen eines Selbstständigen an seine Frau, seine Kinder, Eltern oder andere Verwandte sehr kritisch unter die Lupe. Dabei wird insgeheim unterstellt, dass das Vertragsverhältnis nur auf dem Papier besteht und die Verträge allein wegen der Steuerersparnis abgeschlossen wurden – es ist ein schmaler Grat zwischen guten Steuertipps und Steuertricks. Bei Prüfungen müssen Selbstständige die folgenden drei Hürden nehmen, bevor das Finanzamt das Vertragsverhältnis als steuerlich wirksame Betriebsausgabe einstuft:

  • Hürde 1: Das Vertragsverhältnis muss ernsthaft vereinbart und gewollt sein.
  • Hürde 2: Beide Vertragsparteien – der Selbstständige und sein Familienangehöriger – müssen die Vereinbarungen einhalten.
  • Hürde 3: Die getroffenen Vereinbarungen müssen auch bei Verträgen mit Nichtfamilienmitgliedern üblich sein (der sogenannte Fremdvergleich, besonders beim Arbeitsvertrag wichtig).

Der Vertrag muss ernsthaft vereinbart sein

Hürde 1: Zuerst prüft das Finanzamt, ob das Vertragsverhältnis ernsthaft vereinbart und gewollt ist. Um hier zu überzeugen, helfen Ihnen folgende Steuertipps und Nachweise:

  • Halten Sie schriftlich fest, welche Tätigkeiten Ihr Familienmitglied im Betrieb erbringen muss (bei Arbeitsverträgen), warum Sie sich das Geld nicht bei der Bank geliehen haben (bei Kreditverträgen) oder warum Sie gerade von Ihrem Familienmitglied eine Immobilie angemietet haben (bei Mietverträgen).

  • Bewahren Sie schriftliche Notizen zu Planspielen auf, welcher Mitarbeiter – inklusive Ihres Familienmitglieds – auf welcher Position eingesetzt werden soll. Auch Ablehnungsschreiben der Bank für einen Kredit sollten Sie aufbewahren, um das Finanzamt davon zu überzeugen, dass Sie das Vertragsverhältnis nicht nur aufgrund eines Steuertipps eingegangen sind, sondern dass es aus wirtschaftlichen oder betrieblichen Gründen tatsächlich sinnvoll ist. Nur dann wird die Position als Betriebsausgabe anerkannt.

  • Zahlen Sie das Gehalt, die Zinsen oder die Miete auf ein Konto des Familienmitglieds ein, über das Sie keine Verfügungsmacht haben, und verwenden Sie das Geld nicht postwendend für betriebliche Einlagen.

Steuertipp: Schriftliche Verträge empfehlenswert
Schriftliche Verträge bei Darlehens-, Arbeits- und Mietverträgen sind zwar kein Muss, sie sind jedoch absolut empfehlenswert. Nur so kann der Prüfer feststellen, ob ein Vertrag ernsthaft gewollt und vereinbart ist. Auf Nummer sicher gehen Sie als Unternehmer, wenn Sie einen Standardvertrag verwenden.

Die Verträge müssen erfüllt werden

Hürde 2: Die Vereinbarungen, die ein Selbstständiger mit seinen Familienangehörigen in Arbeits-, Darlehens- oder Mietverträgen trifft, müssen beide Vertragsparteien einhalten. Hier einige typische Fälle aus der Praxis, bei denen das Finanzamt von der steuerlichen Unwirksamkeit des Vertragsverhältnisses ausgeht und den Abzug als Betriebsausgabe verweigert:

Sporadische oder unpünktliche Zahlungen
Zahlen Sie trotz vertraglich festgelegten Zahlungszeitpunkten die Zinsen, die Miete oder das Gehalt nicht pünktlich oder nur sporadisch aus, ist dies für das Finanzamt ein Indiz, dass das Vertragsverhältnis nur aus Steuersparzwecken auf dem Papier besteht. Dasselbe gilt, wenn Sie die Zahlungen in bar leisten, obwohl die Überweisung vereinbart ist.

Steuertipp: Auf der sicheren Seite stehen Sie steuerlich nur, wenn Sie sich bei der Auszahlung genau an die vertraglichen Vereinbarungen halten.

Familienmitglied muss mitarbeiten
Bei Arbeitsverträgen prüft das Finanzamt, ob die angestellte Ehefrau im Unternehmen tatsächlich die vereinbarten Arbeiten erledigt. Dazu fühlt der Prüfer ihr mit gezielten Fragen und Anforderungen von Unterlagen auf den Zahn. Hat sie keinen Bezug zu den Mitarbeitern und weiß nicht, wo die für ihre Tätigkeit notwendigen Unterlagen archiviert sind, wertet das der Prüfer als Indiz, dass etwas nicht stimmt - und verweigert die Anerkennung als Betriebsausgabe.

Der Fremdvergleich muss stimmen

Hürde 3: Haben Sie das Finanzamt davon überzeugt, dass der Vertrag mit Ihrem Familienangehörigen ernsthaft vereinbart ist und dass Sie die vertraglichen Vereinbarungen umsetzen, ist das erst die halbe Miete für die steuerliche Wirksamkeit als Betriebsausgabe. Denn entscheidend ist, ob die Vereinbarungen unter gleichen Bedingungen auch mit einem Fremden getroffen worden wären.

Steuertipp: Nachweis der Angemessenheit bei der Gehaltszahlung
Orientieren Sie sich bei der Gehaltshöhe für Familienangehörige an den Gehaltszahlungen für andere Mitarbeiter, die ähnliche Aufgaben im Unternehmen erledigen. Ist kein weiterer Mitarbeiter angestellt, orientieren Sie sich an den Durchschnittsgehältern, die Unternehmensberater oder Tageszeitungen für Ihre Branche von Zeit zu Zeit veröffentlichen.

Achtung:  Stuft das Finanzamt das Gehalt an den angestellten Ehegatten als zu hoch ein, sollten Sie niemals argumentieren, dass Ihr Ehegatte schließlich auch unternehmerische Entscheidungen treffen muss. In diesem Fall würde das Finanzamt eine Mitunternehmerschaft im Rahmen einer Personengesellschaft unterstellen. Das Gehalt wäre dann mit keinem Cent als Betriebsausgabe abziehbar (sogenannte Vorwegvergütung).

Steuertipp: Nachweis der Angemessenheit bei Zins- und Mietzahlungen
Um die Angemessenheit vereinbarter Zinszahlungen nachzuweisen, sollten Sie bei mehreren Banken Kreditangebote einholen. Bewahren Sie diese Angebote auf und orientieren Sie sich bei der Vereinbarung der Zinsen an dem Angebot der Bank mit den höchsten Zinsen. Bei Mietzahlungen an Angehörige sollten Sie ein Gutachten eines Haus- und Grundbesitzervereins oder Mietangebote von Fremden für Immobilien in gleicher Lage mit gleicher Ausstattung aus einer Tageszeitung aufbewahren und die Miete basierend auf diesen Informationen festsetzen.

Die Entscheidungen des Finanzamts

Bei Arbeits-, Miet- oder Darlehensverträgen zwischen einem Selbstständigen und seinen Angehörigen sind 3 steuerliche Konsequenzen denkbar:

  • Das Finanzamt stuft das Vertragsverhältnis als steuerlich wirksam ein. Die Zahlungen an den Familienangehörigen sind als Betriebsausgaben abziehbar.
  • Das Finanzamt stuft das Vertragsverhältnis wegen offensichtlicher und schwerwiegender Mängel insgesamt als unzulässig ein. In diesem Fall wirkt sich kein Cent der Zahlungen an das Familienmitglied auf den Gewinn aus. 
  • Das Finanzamt ist der Meinung, die Zahlungen an das Familienmitglied seien zu hoch. Hier gilt nur der angemessene Teil der Zahlung als Betriebsausgabe.

Steuertipp: Kleine Mängel muss das Finanzamt akzeptieren
Bei nur kleinen Verfehlungen darf das Finanzamt das Vertragsverhältnis nicht einfach als steuerlich unwirksam einstufen. Es bedarf schon mehrerer offensichtlicher und schwerwiegender Fehler.

Beispiele aus der Praxis

Steuertipp: Minijob mit besonderem Spareffekt
Zahlen Sie im Betrieb mitarbeitenden Familienangehörigen im Rahmen eines Minijobs 400 EUR im Monat aus, müssen diese das Gehalt nicht mehr versteuern. Bei Ihnen stellen die Zahlungen inklusive der Pauschalabgaben bei Minijobs gewinnmindernde Betriebsausgaben dar. Sind Sie Gewerbetreibender, sinkt auch Ihre Gewerbesteuerbelastung.

Neues Sparpotenzial bei volljährigen Kindern seit 2012
Befinden sich Ihre volljährigen Kinder noch in Ausbildung oder studieren diese noch, erhalten Sie bis zu deren 25. Lebensjahr noch Kindergeld. Im Rahmen einer Erstausbildung bzw. eines Erststudiums ist es seit 2012 außerdem egal, wie viel Ihr volljähriges Kind nebenbei verdient. Die kinderschädliche Einkünfte- und Bezügegrenze von 8.004 EUR gibt es seit 1. Januar 2012 nicht mehr. Ein Beispiel: Ihre Tochter, 22 Jahre alt, studiert Maschinenbau. Sie stellen sie 2012 in Ihrer Firma an und zahlen ihr ein jährliches Gehalt von 15.000 EUR. Ist das Gehalt angemessen, liegen abziehbare Betriebsausgaben vor. Unabhängig von der Höhe der Einkünfte des Kindes bekommen Sie zusätzlich von der Familienkasse monatlich 184 EUR Kindergeld ausgezahlt. Doch aufgepasst: Wie bei vielen Steuertipps gibt es auch hier einen Haken: Das Kind fällt bei zu hohen Einkünften meist aus der Familienversicherung bei der Krankenversicherung und muss eine eigene Krankenversicherung abschließen.

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