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Stundensatzkalkulation: Stundensatz berechnen und Gewinn erzielen

Stundensatz berechnen mit der Stundensatzkalkulation
Von Jörgen Erichsen
Aktualisiert am: 15.02.2019

Die Stundensatzkalkulation oder -rechnung ist ein branchenunabhängiges, flexibel einsetzbares Verfahren zur Berechnung des Preises für eine Arbeitsstunde. Es hilft Ihnen dabei, einen Stundensatz zu berechnen, der nicht nur alle Kosten berücksichtigt, sondern auch Rabatte und Gewinnerwartung enthält. Die Stundensatzkalkulation dient als solide Basis für Ihre Auftragskalkulation. Das ist wichtig, damit Ihr Unternehmen gewinnorientiert arbeitet.

Stundensatz berechnen: Wozu müssen Preise kalkuliert werden?

Fast alle Unternehmen befinden sich heute im Wettbewerb. Und wenn man sich ohnehin am Markt orientieren muss und den Preis nicht selbst bestimmen kann, braucht man eigentlich keine Preisberechnung. So zumindest die Überlegung vieler Unternehmer. Im ersten Moment ist diese Ansicht nachvollziehbar. Allerdings weiß man ohne einen Preis zu berechnen nicht, ob und mit welchen Leistungen, Produkten oder Aufträgen ein Gewinn oder Verlust erzielt wird. Und auch dann, wenn man auf das Jahr und über alle Produkte gesehen einen Gewinn erwirtschaftet, bedeutet das nicht, dass das Unternehmen in allen Belangen profitabel ist.

Möglicherweise gibt es Produkte oder Leistungen, mit denen man hohe Gewinne erzielt – und andere, mit denen man Verluste erwirtschaftet. Hätte man Kenntnis darüber, welche Leistungen besonders profitabel sind, könnte man versuchen, diese bevorzugt anzubieten. Gleichzeitig könnte man versuchen, sich von Verlustbringern zu trennen oder gezielt Kosten zu senken, um Verluste zu begrenzen.

Stundensatz berechnen: In 3 Schritten zum realistischen Preis

Wenn die Kosten eines Betriebs bekannt sind, lässt sich in wenigen Schritten der Stundensatz berechnen. Unternehmen, die keine aktuellen Daten vorliegen haben, können die Zahlen des Vorjahres verwenden, müssen aber ggf. Änderungen vornehmen (s. Schritt 2).

Schritt 1: Verfügbare jährliche Arbeitszeit berechnen

Als erstes sollten Sie die Arbeitszeit ermitteln, die Ihre Mitarbeiter im Schnitt pro Jahr produktiv für Ihre Kunden leisten können. Dazu werden von den jährlichen Kalendertagen Wochenenden, Feiertage, Urlaubszeiten und sonstige Fehlzeiten (etwa für Krankheit, Fortbildung) abgezogen. Die verbleibenden Tage werden mit der täglichen tariflichen Arbeitszeit einer Vollzeitarbeitskraft (z. B. 8 Stunden) multipliziert. Innerhalb dieser Zeit muss es möglich sein, alle Kosten zu decken und einen „angemessenen“ Gewinn zu erzielen, auch wenn Unternehmer oft deutlich länger arbeiten.

Die so ermittelte Arbeitszeit lässt sich aber nicht vollständig für die Erbringung von Leistungen für die Kunden nutzen. Ein Teil der Zeit wird benötigt, um interne Arbeiten zu erledigen (etwa Angebote erstellen, Reklamationen bearbeiten, Kunden betreuen, Maschinen umrüsten). In dieser Zeit kann nicht für Kunden gearbeitet werden, daher muss diese Zeit von den berechneten verfügbaren Stunden abgezogen werden. Diese „unproduktive“ Zeit kann per Aufschreibung ermittelt oder geschätzt werden, für einen ersten Ansatz genügen meist Schätzungen.

Sind im Betrieb mehrere Mitarbeiter beschäftigt, werden die produktiven Stunden mit der Anzahl der auf Vollzeitarbeitskräfte umgerechneten Mitarbeiter multipliziert. Gibt es Mitarbeiter mit stark abweichenden unproduktiven Zeiten, kann dies mit einem anderen Prozentwert berücksichtigt werden (ein Geschäftsführer oder eine Buchhalterin beispielsweise sind – zumindest im Sinne der Definition oben – häufig gar nicht produktiv tätig, daher sollten sie mit 0 % angesetzt werden). Abbildung 1 zeigt, wie man die produktive Arbeitszeit berechnen kann. Der Geschäftsführer wird vollständig unproduktiv geführt, die 3 Mitarbeiter zu 15 %.

<p>Abb. 1: Schema zur Berechnung der jährlichen Arbeitzeit </p>

Im Beispiel stehen dem Betrieb knapp 4.300 Stunden zur Verfügung, in denen für Kunden gearbeitet werden kann. Durch diese Stunden werden die Kosten dividiert und mit einem Gewinnaufschlag versehen, um den Netto-Stundensatz zu erhalten (s. Schritt 3).

Schritt 2: Jahreskosten berechnen

Um die Kosten pro Stunde zu berechnen, müssen die voraussichtlich in einem Jahr entstehenden Kosten geplant und eingerechnet werden. Allerdings ohne Material oder Waren, da diese den Kunden meist separat in Rechnung gestellt und nicht mit dem Stundensatz verrechnet werden.

<p>Abb. 2: Schema zur Erfassung der jährlichen Kosten </p>

Wer keine Planzahlen hat, kann sich die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) des letzten Jahres ansehen und diese Werte verwenden. Es sollte aber geprüft werden, ob Änderungen notwendig sind. Beispielsweise führen Personaleinstellungen, Tariflohnsteigerungen oder Investitionen (Abschreibungen) zu höheren Kosten. Es sollte jede GuV/BWA-Position auf eventuelle Änderungen überprüft werden.

Schritt 3: Den konkreten Stundensatz berechnen

Dann wird aus den erhobenen Daten der Preis für eine Arbeitsstunde berechnet. Der Kostensatz von 56,02 EUR/Stunde ergibt sich, indem die Kosten (im Beispiel oben ca. 240.000 EUR) durch die verfügbaren Stunden (s.o. 4.284 Stunden) dividiert werden. Da es das Ziel eines Unternehmers ist, mit seiner Arbeit einen Gewinn zu erzielen, muss dies ebenfalls berücksichtigt werden. Am einfachsten ist es, mit einem prozentualen Zuschlag auf die Kosten zu arbeiten. Im Beispiel werden auf den Kostensatz 10 % Gewinn aufgeschlagen. Der berechnete Stundensatz ergibt 61,62 EUR netto (s. Abb. 3).

Gewährung von Rabatten und Skonto

Sollen Kunden Rabatte und/oder Skonto gewährt werden, sind diese Positionen ebenfalls  in der Stundensatzkalkulation einzuberechnen. Ansonsten geht jeder gewährte Rabatt zu Lasten des geplanten Gewinns. Übersteigen die Nachlässe den Gewinnzuschlag, entsteht sogar ein Verlust. Außerdem muss (im Geschäft mit Endkunden/Privatverbrauchern) die aktuelle Mehrwertsteuer berücksichtigt werden.

<p>Abb. 3: Schema zur Berechnung des Stundensatzes </p>

Unternehmer im Handel- und Dienstleistungssektor können auf Basis der Stundensatzkalkulation Aufträge kalkulieren, indem sie die Zahl der voraussichtlich benötigten Stunden mit dem Stundensatz multiplizieren. Handwerks- und Produktionsbetriebe müssen die Kosten für Material und andere Teile hinzuaddieren.

Praxisfall Schreinerei: So hilft die Stundensatzkalkulation

Herbert Meier führt eine Schreinerei mit 3 Mitarbeitern und hat sich auf die Möbelherstellung spezialisiert. Er kalkuliert nicht, sondern erhebt auf Material- und Lohnkosten einen Aufschlag von 40 %. Seit längerem hat er den Eindruck, dass viele Aufträge keinen Gewinn abwerfen. Ein Anruf beim Steuerberater zeigt, dass auch die BWA einen negativen Trend aufweist; in den letzten 12 Monaten war das vorläufige Ergebnis dreimal negativ.

Der Steuerberater bietet Meier an, mit ihm eine Stundensatzkalkulation zu erstellen. Zunächst ermitteln sie die jährliche Zeit, in der Meier und die Angestellten arbeiten. Von den Kalendertagen werden Wochenenden, Feier- und Urlaubstage sowie andere Ausfallzeiten abgezogen. Es bleiben 209 Anwesenheitstage, die mit der tariflichen Arbeitszeit von 8 Stunden/Tag multipliziert werden. Demnach hat Meier je Mitarbeiter 1.672 Stunden zur Verfügung, insgesamt also 6.688 Stunden. Der Berater sagt, dass Meier so nicht rechnen kann. Denn in den 6.688 Stunden müssen er und seine Mitarbeiter auch Arbeiten erledigen, die er Kunden nicht berechnen kann, z.  B. Reklamations- und Bestellbearbeitung. Daher muss ein Anteil als „unproduktiv“ abgezogen werden. Weil Meier im Schnitt nur einen Tag die Woche für Kunden arbeitet, wird er zu 80 % unproduktiv angesetzt. Seine Mitarbeiter verrichten kaum unproduktive Arbeiten, und werden zu 90 % produktiv berücksichtigt. Die Schreinerei Meier kann also rund 4.850 Stunden/Jahr (1.672 Stunden * 20 % + 3 * 1.672 Stunden * 90 %) für Kunden arbeiten.

Dann sehen sich beide die BWA des Vorjahres an, um die jährlichen Kosten zu ermitteln. Die Materialkosten bleiben unberücksichtigt, da Meier sie den Kunden gesondert berechnet. Im vergangenen Jahr hatte Meier Kosten von 227.298 EUR. Dieses Jahr kommen Abschreibungen hinzu und Meier will zusätzliche Fortbildungen bezahlen. Die Kosten steigen auf rund 235.000 EUR. Durch Division der Kosten durch die produktiven Stunden entsteht ein Kostensatz von 48,45 EUR/Stunde. Meier möchte 10 % Gewinn erzielen, so dass der Netto-Stundensatz 53,30 EUR beträgt. Inklusive Mehrwertsteuer kommt ein Wert von 63,43 EUR zustande. Nachlässe gewährt er nicht.

Meier kann nur 59,80 EUR brutto von seinen Kunden nehmen, da dieser Preis auch von Wettbewerbern verlangt wird. Umgerechnet auf 4.850 Stunden blieben so rund 22.000 EUR Kosten ungedeckt bzw. Meier würde kaum Gewinn erzielen. Der Berater macht folgende Lösungsvorschläge: Auf den Materialeinsatz von 100.000 EUR soll Meier versuchen, 10 % aufzuschlagen, da die Kunden den Materialpreis nicht kennen. Damit reduziert sich der Fehlbetrag um fast 50 %. Außerdem soll Meier Kunden Fahrtkosten separat berechnen. Er könne bei jedem der rund 200 Aufträge jährlich im Mittel pauschal 40 EUR netto abrechnen. So lässt sich die Lücke um weitere 8.000 EUR verkleinern. Außerdem soll Meier prüfen, ob er für Spezialwerkzeuge zusätzliche Kosten ansetzen kann. Meier ist froh, die Kalkulation vorgenommen zu haben, da sie ihm gezeigt hat, dass und wo er Defizite hat. Und mit der Zahlentransparenz ist er nun auch in der Lage, individuelle Maßnahmen umzusetzen, um seinen Wunschgewinn zu erreichen.

Gewinn mit kalkulierten Stundensätzen

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Zusätzlich zur Stundensatzkalkulation kann Ihnen auch die Break-Even-Analyse helfen zu ermitteln, ab wann Sie Gewinn machen. Wie die Break-Even-Analyse mit Excel funktioniert, erfahren Sie hier.

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