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Tipps zum Fixkosten-Management: So halten Sie Ihre Kosten gering

Unternehmer berechnet die Fixkosten für seinen Betrieb
Von Jörgen Erichsen
Aktualisiert am: 09.05.2017

Viele Unternehmer unterschätzen die Folgen von Fixkosten. Häufig werden diese Kosten unnötig erhöht. Mit zuweilen fatalen Folgen, denn gerade bei Dienstleistern dominieren Fixkosten, die sich fast immer nur längerfristig reduzieren lassen.

Was sind Fixkosten?

Fast alle Kosten bei Dienstleistern sind Fixkosten, z.B. Gehälter, Mieten, Abschreibungen, IT, Leasing und auch Versicherungen. Diese Kosten bleiben auch erhalten, wenn die Einnahmen zurückgehen. Kommen in einer Situation rückläufiger Einnahmen weitere Geldabflüsse hinzu, z.B. für Investitionen, Tilgungen, Steuernachzahlungen, bekommen gerade kleinere Firmen und Selbstständige Schwierigkeiten, da sie Engpässe nicht vollständig mit eigenen Mitteln überbrücken können, da es oft keine nennenswerten Rücklagen gibt. Die Folge sind Liquiditätsengpässen oder im Extremfall sogar eine Insolvenz. Der Anstieg von Fixkosten ist bei Selbstständigen häufig auf wenige Kostenpositionen zurückzuführen, in unseren Tipps lesen Sie welche das sind un wie Sie diese langfristig niedrig halten zu können.

Tipp 1: Vermeiden Sie hohe Bürokosten

Viele Selbstständige beginnen ihre Tätigkeit im eigenen Haus oder einem kleinen Büro. Wenn mehr Kunden gewonnen werden, steigt i.d.R. die Anzahl der Kunden, die einen besuchen, es müssen ggf. Schulungen durchgeführt oder Produktpräsentationen vorgenommen werden. Bei der Suche nach den Büroräumen sollte man v.a. darauf achten, dass diese nicht zu groß sind. Oft wird damit geworben, dass die Miete pro Quadratmeter bei großen Objekten günstiger ist. Größere Flächen haben auch höhere Nebenkosten wie Strom, Reinigung oder Abgaben zur Folge. Und Vermieter möchten gerne Verträge mit langen Laufzeiten abschließen. Wer Verträge mit Laufzeiten von z.B. 5 Jahren eingeht, generiert schnell mehr als 30.000 Euro Fixkosten.

Praxis-Tipp: Wenn man Räume nur sporadisch benötigt, z.B. um 1-2mal im Monat Besprechungen oder Präsentationen durchzuführen, kommen Büroräume auf Zeit in Betracht. Verträge können für Stunden, Tage oder Wochen abgeschlossen werden. Die Kosten sind – bezogen auf einen Tag – zwar oft höher als eine Miete; es entstehen aber keine Fixkosten.

Tipp 2: Sparen Sie Kosten beim Geschäftswagen

Durch Leasing oder Finanzierung entstehen auch beim Geschäftswagen häufig hohe Fixkosten. Auch die Betriebskosten, wie Benzin, Versicherungen, Steuern, Reparaturen/Wartung, sind höher als bei Mittelklassewagen. Wer ein Fahrzeug für geschäftliche Zwecke benötigt, sollte sich deswegen zumindest zunächst für ein preiswertes oder gebrauchtes Mittelmodell entscheiden, auch vor dem Hintergrund der aktuellen Diskussion um Fahrverbote. Vorteile: die laufenden Kosten sind geringer. Wenn man ein Fahrzeug finanzieren muss, belasten die monatlichen Raten die Liquidität weniger. Um bei Engpässen Probleme zu vermeiden, sollte man statt Leasing mit Kredit finanzieren. Hier besteht häufig die Möglichkeit, bei Engpässen aus dem Vertrag herauszukommen, wenn auch mit Verlusten. Bei Leasing ist eine vorzeitige Auflösung selten möglich. Und man ist nach Vertragsende oft nicht Eigentümer und muss den Prozess erneut durchlaufen.

Praxis-Tipp: Statt ein Fahrzeug zu kaufen, kann man zunächst auch den Privat-PKW nutzen, und für jeden geschäftlichen Kilometer 0,30 Euro oder die tatsächlichen Kosten für Geschäftsfahrten absetzen. Voraussetzung ist, dass das Fahrzeug weiter überwiegend privat benutzt wird. Der Nachteil: man kann keine Vorsteuer, z.B. für Benzin oder Reparaturen absetzen.

Tipp 3: Stellen Sie nicht zu früh Mitarbeiter ein

Steigt das Auftragsvolumen, liegt es nahe, Mitarbeiter einzustellen. Diese Entscheidung muss gut überlegt werden, denn ein Beschäftigter verursacht Fixkosten, da man ihn oft nur unter Beachtung von Kündigungsfristen entlassen kann (Ausnahme: Bei Betrieben mit weniger als 10 Mitarbeitern besteht kein Kündigungsschutz). Und die Kosten für einen Mitarbeiter beschränken sich nicht nur auf das zu zahlende Bruttogehalt. Vielmehr fallen Kosten an, wie gesetzliche und tarifliche Sozialabgaben, Aus- und Weiterbildung und Bereitstellung der benötigten Infrastruktur (u.a. EDV, Büro). Zudem haben Mitarbeiter Anspruch auf bezahlten Urlaub und können ausfallen. Faustregel: Mitarbeiter verursachen je Sachverhalt das 1,5 bis 1,8-fache des Bruttogehalts.

Beispiel: Ein Mitarbeiter erhält ein Jahresgehalt von 30.000 Euro; die Gesamtkosten liegen bei 45.000 bis 54.000 Euro. Hinzu kommt, dass man bürokratische Auflagen erfüllen muss, z.B. in Sachen Steuern und Sozialversicherungen (u.a. Meldungen, Führung von Lohnkonten). Nicht zuletzt stehen regelmäßige Prüfungen der Sozialversicherungen an, die Arbeitszeit und Kapazitäten bindet. Und in der ersten Zeit muss ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet werden und ist nicht vollständig produktiv.

Steigt das Arbeitspensum, sollte man vor Einstellung eines Mitarbeiters prüfen, ob und welche Arbeiten sich u.U. temporär auslagern lassen. Die Honorare sind zwar höher als die Kosten, die ein Festangestellter für die gleiche Arbeit verursacht. Dafür entstehen die Aufwendungen nur, wenn es Arbeit gibt.

Eine reguläre Arbeitskraft sollte also nur eingestellt werden, wenn absehbar ist, dass das steigende Arbeitsvolumen dauerhaft anfallen wird. Das bedeutet, dass es für mehr als ein- bis anderthalb Jahre hoch bleiben wird. Das kann der Fall sein, wenn man mehrere neue Mandanten akquiriert, mit denen länger laufende Verträge abgeschlossen werden.

Tipp 4: Schließen Sie keine unnötigen Versicherungen ab

Als Unternehmer ist man ständig Risiken ausgesetzt, die beim Eintreten u.U. die Existenz kosten können. Versicherungen helfen, die Risiken zu reduzieren. Einige sind für Unternehmer Pflicht, etwa eine Betriebs- oder Vermögenshaftpflicht (die private Risiken mit absichert), eine Kranken- oder eine Berufsunfähigkeitsversicherung. Auch eine Gebäudeversicherung bei eigenem Besitz ist zwingend. Der Abschluss weiterer Policen sollte gut überlegt werden, weil den Kosten oft kein adäquater Nutzen gegenübersteht. Auch, wenn man nur wirklich notwendige Policen hat, sollte geprüft werden, ob man die richtigen Anbieter mit einem günstigen Preis-Leistungs-Verhältnis gewählt hat. Die Kosten für Versicherungen können um etwa 10-20% reduziert werden, wenn man alle Policen bei einem Anbieter abschließt. Auch beim Abschluss mehrjähriger Verträge gibt es oft Ermäßigungen. Versicherungsberater oder -makler aus dem Berufsverband bekommen oft günstigere Konditionen von den Versicherungen, weil sie eine Vielzahl potenzieller Kunden repräsentieren.

Ob man richtig und günstig versichert ist, kann man selbst oft nicht zuverlässig prüfen. Auch Vergleichsportale liefern nicht immer eindeutige Antworten, weil z.B. zu viele individuelle Aspekte berücksichtigt werden müssen. In der Praxis hat es sich bewährt, einen Versicherungsmakler oder -berater zu konsultieren. Makler arbeiten nicht für eine bestimmte Gesellschaft, sondern haben mehrere Policen im Angebot. Sie arbeiten auf Provisionsbasis, daher ist u.U. die Versuchung groß, Verträge zu vermitteln, an denen sie selbst gut verdienen (Informationen: Verband Deutscher Versicherungsmakler, www.bdvm.de). Besser ist oft, sich an Versicherungsberater zu wenden. Diese haben eine gerichtliche Zulassung und beraten wirklich unabhängig. Sie empfehlen nur Versicherungen, die man abschließen sollte, vermitteln aber keine Anbieter. Berater verlangen für ihre Tätigkeit im Gegensatz zu Maklern, ein Honorar (Informationen: Bundesverband der Versicherungsberater, www.bvv.de).

Tipp 5: Vermeiden Sie diese weiteren Fixkostenfallen

Jeder Unternehmer benötigt Telefon, Smartphone, Drucker oder Kopierer. Auch Werbeanzeigen (Online, Print, Flyer) sind sinnvoll, um neue Kunden zu gewinnen und bestehende zu halten. Die Anbieter dieser Leistungen bieten eine Fülle individuell zu gestaltender Verträge, je nachdem, welche Anforderungen bestehen. Häufig ist es so, dass man beim Abschluss etwas teurerer oder länger laufender Verträge von den Anbietern vermeintlich günstigere Leistungen zusätzlich erhält. Meist entstehen dadurch aber Fixkosten, die vermeidbar sind. Grundsätzlich sollte man Verträge mit langen Laufzeiten vermeiden. Faustregel: kein Vertrag sollte mehr als ein Jahr laufen. Ausnahmen können ggf. gemacht werden, wenn es eine Ausstiegsoption gibt oder andere Abschlüsse überproportional teuer sind. Zudem sollte kritisch hinterfragt werden, ob eine Leistung tatsächlich benötigt wird. Soll etwa ein Kopierer nach drei Jahren getauscht werden, sind Wartungen meist überflüssig. Sollte es tatsächlich zu einem Defekt nach der Gewährleistung kommen, ist die Reparatur oft günstiger.

Prüfen Sie jährlich Ihre Kostenstruktur?

Zur Pflicht jedes Unternehmers gehört es, einmal pro Jahr zu prüfen, ob man alle Leistungen (z.B. Miete, Versicherungen, Werbung, Energie, Bank) in dem Umfang, wie er aktuell vorherrscht, benötigt. Wird diese Frage bejaht, gilt es im nächsten Schritt zu prüfen, ob man die Leistungen bei gleicher oder besserer Qualität an anderer Stelle günstiger beziehen kann.

Tipp 6: Führen Sie eine Mindestumsatzberechnung durch

Ob der Umsatz reicht, um alle aktuellen Kosten sowie weitere Auszahlungen durch den Geschäftsausbau bezahlen zu können, lässt sich mit einer einfachen Mindestumsatzberechnung erheben. Der Mindestumsatz ergibt sich, indem man die aktuellen Entnahmen (wenn man selbst ein Gehalt bezieht, sollte es bei den Kosten aufgeführt werden, sonst bei den Entnahmen), Vorsorgeaufwendungen, Rücklagen, Investitionen, Tilgungszahlungen, Steuernachzahlungen sowie betriebliche Kosten und den Gewinnwunsch addiert.

Die Tabelle im Beispiel unten zeigt ein Zahlenbeispiel, in dem der Betrieb rund 190.000 Euro Umsatz generieren muss, wenn er alle Kosten und Auszahlungen aus eigenen Mitteln bestreiten möchte. Wenn man die aktuellen Zahlen erhoben oder geschätzt hat, kann man im Anschluss die gleiche Aufstellung mit den gestiegenen Werten für z.B. mehr Personal, höhere Tilgungsraten, Leasing oder höhere andere Kosten zusammenstellen. Aus der Differenz von aktuellen und künftigen Werten ergibt sich, um wie viel höher der Umsatz ausfallen muss, wenn man die Kosten bzw. Tilgungsleistungen erhöht.

Falls möglich, sollte man sich einen Liquiditätsstock aufbauen, um Umsatzrückgänge kompensieren zu können. Um das Ziel zu erreichen, kann man z.B. von jedem Auftrag einen bestimmten Wert, etwa 2%, auf ein separates Konto buchen. So entsteht im Laufe der Zeit eine Rücklage, um z.B. einen Umsatzrückgang von 10-15% aufzufangen.

Gerade Dienstleister wie Bilanzbuchhalter haben das Problem, dass ihre Kosten überwiegend fix sind. Kommt es zu einem Umsatzrückgang, etwa, weil ein großer Mandant abspringt, bleiben die Kosten zunächst erhalten und man erleidet einen Gewinneinbruch. Daher sollten Dienstleister sorgfältig prüfen, ob bestimmte, im Moment vorhandene Kosten notwendig sind. Erst wenn man sicher ist, dass man den benötigten Umsatz über längere Zeit erreichen kann, kann man in Einzelfällen ggf. höhere Fixkosten akzeptieren.

Beispiel für eine persönliche Mindestumsatzberechnung

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