Typische Fehler bei der Umsatzsteuererklärung

Aktualisiert am: 25.10.2017

Die Umsatzsteuer gehört zu den wichtigsten Einnahmequellen des Staates. Kein Wunder also, dass Ihnen, wenn Sie umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer oder Selbstständiger sind, der Fiskus besonders auf die Finger schaut. Verhältnismäßig oft gibt es dabei Ärger mit dem Finanzamt, der Sie nicht selten teuer zu stehen kommt. Besonders Existenzgründern passieren immer wieder Fehler mit der Umsatzsteuererklärung und der Umsatzsteuervoranmeldung, aber auch viele langjährig Selbstständige sind davor nicht gefeit. Die Folge: Der Prüfer des Finanzamts steht ohne Ankündigung vor der Tür und begehrt Einsicht in die Umsatzsteuer-Unterlagen. Das muss nicht sein.

Fehler bei der Umsatzsteuererklärung und Existenzgründung


  • Mängel in der Buchführung: Falsche Kontierung, Verbuchung fehlerhafter Belege und zeitliche Verzögerungen führen nicht selten dazu, dass zu wenig und/oder zu spät Umsatzsteuer gezahlt wird. Wenn dann der Vorsteuerabzug nicht anerkannt wird, verschenken Sie bares Geld.
  • Falsche Handhabung der Kleinunternehmerregelung: Es wird versäumt, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen bzw. zur Umsatzsteuer zu optieren. Folge: Auf finanzielle und organisatorische Vorteile wird ohne Not verzichtet.

Außerdem passieren auch Gründern schon zu Beginn gelegentlich Fehler:

  • Falsche Rechtsform: Viele Unternehmen starten als GmbH, obwohl sie noch gar keine Gewinne erzielen. Folge: Für das Geschäftsführergehalt fällt bereits Lohnsteuer an.
  • Fehlende Verträge mit Familienangehörigen: In Betrieben von Gründern und jungen Existenzen helfen Familienangehörige mit, ohne dass wasserdichte Arbeitsverträge Miet- oder Darlehensverträge abgeschlossen wurden. Folge: Persönliche Steuerfreibeträge werden verschenkt.

Fehlerfallen bei der Umsatzsteuererklärung

Klären Sie zunächst ab, ob Sie überhaupt Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts sind und ob von der Entgeltlichkeit Ihrer Lieferung oder Leistung auszugehen ist.

  • Versteuern Sie zeitgerecht, d.h. zahlen Sie die Umsatzsteuer, wenn die Lieferung oder Leistung ausgeführt ist, oder warten Sie erst die Rechnung und den Zahlungseingang ab?
  • Überlassen Sie Ihren Mitarbeitern ein Fahrzeug zur privaten Mitbenutzung oder Waren aus eigenem Bestand? Dann entsteht Umsatzsteuer, an die oft nicht gedacht wird.
  • Ändert sich die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer, etwa durch Gewährung von Preisnachlässen oder Forderungsausfall, so ändert sich auch die Umsatzsteuer.
  • Müssen Sie vielleicht Vorsteuer zurückzahlen, die vorher abgezogen wurde?
  • Sind – oft mit großem Aufwand – Rechnungen zu berichtigen, die falsch ausgestellt oder fehlerhaft empfangen wurden?

Fazit: Aus Unkenntnis oder unter Zeitdruck kann man im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer einiges falsch oder fehlerhaft machen, was Ihnen vielleicht nicht gleich eine überfallartige Steuerprüfung beschert, aber den Bearbeiter im Finanzamt zumindest „hellhörig“ werden lässt. Diesen Problemen entgehen Sie am geschicktesten, indem Sie sich zur Umsatzsteuer und Vorsteuer gut informieren, z.B. mit unserem eBook.

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Umsatzsteuervoranmeldungen - das müssen Sie beachten

Grundsätzlich müssen Sie die Umsatzsteuervoranmeldung (USV) elektronisch an Ihr Finanzamt übermitteln und hierfür ein Zertifikat für die authentifizierte Datenübermittlung beantragen. Das Zertifikat wird als Datei auf Ihrem PC hinterlegt und bei jeder Übertragung – über ELSTER – automatisch vom Programm eingelesen.

Von Ihrer im Vorjahr tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer hängt ab, wie oft Sie die USV abgeben müssen. Faustregel: Je mehr Umsatzsteuer Sie zahlen, desto häufiger müssen Sie melden. Beträgt die Zahllast weniger als 1.000 EUR, genügt eine Jahresumsatzsteuererklärung. Bei 1.000 – 7.500 EUR muss vierteljährlich und bei mehr als 7.500 EUR monatlich gemeldet werden.

Ist bei einer Existenzgründung kein Vorjahresumsatz vorhanden, müssen Sie im Jahr der Existenzgründung und im Folgejahr monatlich voranmelden.

Die Voranmeldung muss unabhängig vom Vormeldungszeitraum bis spätestens zum 10. Tag nach Ende jedes Erfassungszeitraums (Beispiel: Bei einer USV für März spätestens bis zum 10. April) abgegeben werden.

Tipp: Wenn Ihnen der Zeitraum zu kurz ist, sollten Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen.

Vorsteuererstattung

Wegen größerer Investitionen werden Sie in der Regel hohe Vorsteuererstattungen beantragen. Damit handeln Sie sich regelmäßig Rückfragen des Finanzamts oder gar den Besuch eines Prüfers ein. Um das zu vermeiden, sollten Sie der Umsatzsteuer-Voranmeldungsstelle im Finanzamt Kopien der betreffenden Rechnungen zusenden.

Fehlerfallen beim Erstellen der Umsatzsteuer- voranmeldung

Damit Sie möglichst nicht von einer unangenehmen Prüfung überrascht werden, sollten Sie möglichst keine Fehler bei Ihrer Umsatzsteuervoranmeldung machen. Um Fehler zu vermeiden, ziehen Sie am besten unser eBook "Umsatzsteuer & Vorsteuer" zu Rate. Im folgenden haben wir aber schon 4 typische Fehler für Sie zusammengestellt, die Sie vermeiden sollten:

  • Abweichende Beträge: Weicht die Summe der vorangemeldeten Umsätze von den Zahlen Ihrer Jahresumsatzsteuererklärung ab, etwa, wenn sich höhere Umsätze ergeben als in den Voranmeldungen, entsteht der Verdacht, dass Sie sich billigen Kredit vom Finanzamt besorgen wollten. Die Folge kann eine Nachprüfung sein. Empfehlung: Prüfen Sie Ihre Voranmeldungen akribisch.
  • Falsche Umsatzsteuersätze: Je nach Lieferung oder Leistung werden  7 % oder 19 % Umsatzsteuer erhoben. Bestimmte Leistungen (z. B. medizinische) sind ganz von der Umsatzsteuer befreit. Tauchen bei der Umsatzsteuervoranmeldung Sätze von 7 % statt  korrekt 19 % auf, werden diese Fälle nach einer elektronischen Plausibilitätsprüfung vom Computer aussortiert. Eine Prüfung vor Ort kann die Folge sein.
  • Zu späte Abgabe: Nehmen Sie die Abgabetermine Ihrer USV unbedingt ernst. Schon ein Tag Verspätung kann verhängnisvoll sein. Wenn sich leichte oder größere Verspätungen häufen, ziehen Sie „magisch“ eine Außenprüfung an.
  • Falsches Timing: Wenn Sie , weil Sie im Zeitdruck sind, für die USV eine Dauerfristverlängerung beantragen, muss Ihnen klar sein, dass in diesem Falle die Vorsteuererstattung auch entsprechend später kommt.

Weitere Tipps für den korrekten Umgang mit der Umsatzsteuer und Vorsteuer verrät Ihnen unser eBook. Jetzt herunterladen!

Hinweis: Entschärfte Risiken
Bei berichtigten oder verspäteten USV wurde bis vor einiger Zeit regelmäßig die Bußgeld- oder Steuerstrafstelle beim Finanzamt eingeschaltet. Seit Ende 2012 sind derartige fehlerhafte Umsatzsteuervoranmeldung „entkriminalisiert“ worden. Kurzfristige Terminüberschreitungen und/oder geringfügige Abweichungen sind seither unschädlich. Das gilt freilich nicht bei Verdacht auf leichtfertige Steuerverkürzung oder gar Steuerhinterziehung.

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