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Umsatzsteuerfrei exportieren: Alternativen zur Gelangensbestätigung

Die Gelangenheitsbestätigung und alternative Nachweise für innergemeinschaftliche Lieferungen im umsatzsteuerfreien Export
Von Bernhard Köstler
Aktualisiert am: 21.08.2015

Wenn Sie Ware an Unternehmen mit Sitz im EU-Ausland exportieren, ist diese Lieferung umsatzsteuerfrei. Allerdings verlangt das Finanzamt seit dem 1. Januar 2014 einen Nachweis dafür, dass die Ware tatsächlich im EU-Ausland angekommen ist. Diesen Nachweis für innergemeinschaftliche Lieferungen können Sie am sichersten mit der sogenannten Gelangensbestätigung erbringen, einem Muster-Formular des BMF. Allerdings werden auch alternative Nachweise anerkannt – vorausgesetzt sie enthalten alle Informationen, die auch im Muster des BMF aufgeführt sind. Was Sie in Sachen Gelangensbestätigung beachten müssen und welche alternativen Nachweise für Sie eventuell infrage kommen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Die Vorschrift ist verhältnismäßig unproblematisch, wenn der Verkäufer die Ware selbst zu seinem Kunden oder Geschäftspartner im EU-Ausland transportiert. Der Abnehmer kann dann die Gelangensbestätigung einfach vor Ort unterzeichnen. In den Fällen, in denen der Transport von einer Spedition oder einem anderen Dienstleister übernommen wird, oder wenn der Kunde die Ware abholt, ist der Nachweis nicht so leicht zu erlangen. Denn die Gelangensbestätigung kann ja erst unterzeichnet werden, wenn der Abnehmer mit der Ware im EU-Bestimmungsland angekommen ist. Für die wichtigsten Szenarien haben wir die alternativen Nachweismöglichkeiten zusammengestellt.

Praxis-Tipp: Grundsätzlich gilt: Verwendet ein Unternehmer das Muster zur Gelangensbestätigung des BMF nicht, kann er den Nachweis auch durch verschiedene Belege führen. Entscheidend ist, dass die dann genutzten Belege alle Informationen wiedergeben, die in dem Muster aufgeführt sind.

Nachweismöglichkeiten bei Versand durch Spedition

Beauftragen Verkäufer oder Abnehmer eine Spedition mit der innergemeinschaftlichen Lieferung der Ware, kann der geforderte Nachweis über das Gelangen der Ware ins EU-Ausland durch folgende Unterlagen erbracht werden (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1a UStDV):

  • ein handelsrechtlicher Frachtbrief, der vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet ist und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts der Ware enthält
  • ein Konnossement (ursprünglich Schiffsfrachtbrief; Dokument, mit dem der Verfrachter bestätigt, dass er die Ware zur Beförderung übernommen hat) oder
  • deren Doppelstücke

Der Nachweis kann alternativ auch durch einen anderen handelsüblichen Beleg geführt werden, beispielsweise durch eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1b UStDV). Diese Bescheinigung muss folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmens sowie das Ausstellungsdatum
  • Den Namen und die Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers der Versendung
  • Menge und Gegenstand der Lieferung sowie dessen handelsübliche Bezeichnung
  • Den Empfänger des Gegenstands der Lieferung und den Bestimmungsort im EU-Ausland
  • Den Monat, in dem der Gegenstand der Lieferung im EU-Ausland angekommen ist
  • Eine Versicherung/Bestätigung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, dass die Angaben in dem Beleg aufgrund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind
  • Die Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers

Nachweismöglichkeit bei Versand durch Kurier

Als Alternative zur Gelangensbestätigung kann auch ein Protokoll des beauftragten Beförderers dienen, das den Warentransport transparent und nachvollziehbar bis zur Ablieferung der Ware beim Empfänger dokumentiert (sog. Tracking-and-tracing-Protokoll). In diesem Protokoll müssen der Monat und der Ort des Endes der Beförderung ersichtlich sein (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1c UStDV; Abschnitt 6a.5 Abs. 6 Satz 4 UStAE). Die Vereinfachungsvorschrift gilt übrigens nicht nur bei Einschaltung eines Kuriers, sondern für alle Beförderer, die solche Tracking-and-tracing-Protokolle führen.

Praxis-Tipp: Abweichend von einem Tracking-and-tracing-Protokoll kann der Unternehmer aus Vereinfachungsgründen beim Versand eines oder mehrerer Gegenstände, deren Wert insgesamt nicht über 500 EUR liegt, den Nachweis auch durch eine schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und den Nachweis über die Bezahlung (oder Entrichtung einer Gegenleistung) für die Lieferung der Gegenstands führen.

Nachweismöglichkeit bei Einschaltung eines Postdienstleisters

Versendet der Verkäufer die Waren per Post, kann er den Nachweis zur innergemeinschaftlichen Lieferung entweder durch ein Tracking-and-tracing-Protokoll führen oder durch eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Postsendung und den Nachweis über die Bezahlung der Ware (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1d UStDV).

Nachweismöglichkeit im gemeinschaftlichen Versandverfahren


Versendet der Verkäufer die Waren per Post, kann er den Nachweis zur innergemeinschaftlichen Lieferung entweder durch ein Tracking-and-tracing-Protokoll führen oder durch eine Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Postsendung und den Nachweis über die Bezahlung der Ware (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1d UStDV).

Wenn Sie Waren im Rahmen eines gemeinschaftlichen Versandverfahrens versenden, kann der alternative Nachweis der Gelangensbestätigung auch durch eine Bestätigung der Ausgangsstelle erbracht werden.

Ausnahmeregelung zum Autoverkauf ins EU-Ausland

Holt ein Käufer aus dem EU-Ausland ein in Deutschland gekauftes Fahrzeug selbst ab und befördert es anschließend ins EU-Ausland, reicht als Nachweis bzw. Gelangensbestätigung des Fahrzeugs an den Bestimmungsort eine Kopie der Zulassung des Fahrzeugs auf den Erwerber im Bestimmungsland.


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