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Urlaubsanspruch: Welche Rechte haben meine Mitarbeiter?

Diese Regeln müssen Sie beim Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter beachten
Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 03.06.2020

Auch Kleinunternehmer müssen sich häufig mit Fragen beschäftigen wie z. B.: Wie viel Urlaub hat eine Teilzeitbeschäftigte, wie viel eine Aushilfe? Darf ein neuer Mitarbeiter nach kurzer Zeit schon Urlaub verlangen? Darf er seinen ganzen Urlaub auf einmal einfordern? Oder: Was mache ich, wenn alle gleichzeitig in Urlaub möchten? Ganz neue Fragen stellen sich in der Coronakrise. Ist jetzt alles, manches oder gar nichts anders? Die Antworten finden Sie hier.

Urlaubsanspruch: Regeln für Vollzeitmitarbeiter

Jedem Arbeitnehmer und jedem Auszubildenden steht bezahlter Urlaub zu. Einen Urlaubsanspruch haben damit auch Aushilfen, Minijobber, Praktikanten und Ferienarbeiter.

Der gesetzliche Urlaub für Vollzeitmitarbeiter beträgt mindestens 24 Werktage pro Jahr bei einer 6-Tage-Woche, bei der heute verbreiteten 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage (4 Wochen). Weniger darf nicht vereinbart werden, auch wenn der Mitarbeiter einverstanden ist. Tarifverträge enthalten häufig spezielle Urlaubsregelungen.

Viele Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern mehr als den gesetzlichen Urlaubsanspruch. Für den gesetzlichen Mindesturlaub gilt das Bundesurlaubsgesetz. Den darüber hinausgehenden Mehr-Urlaub kann der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag größtenteils frei gestalten. Er kann z. B. festlegen, dass der Mehr-Urlaub gekürzt wird, wenn die Arbeitspflicht des Mitarbeiters z. B. wegen unbezahltem Sonderurlaub ruht. Das setzt voraus, dass er klar zwischen dem gesetzlichen und dem Mehr-Urlaub unterscheidet.

Beispiel für die Formulierung von Mehr-Urlaub: „Der gesetzliche Urlaub beträgt bei einer 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage. Darüber hinaus gewährt der Arbeitgeber einen betrieblichen Mehr-Urlaub von 5 Arbeitstagen.“

Voraussetzung für einen Urlaubsanspruch ist, dass das Arbeitsverhältnis mindestens einen vollen Monat besteht. Das muss kein Kalendermonat sein. Dieser Monat kann z. B. auch vom 15.3. bis 14.4. dauern. Der Urlaubsanspruch beträgt dann pro vollen Monat 1/12 des Mindesturlaubs. Bruchteile von mindestens einem halben Tag sind aufzurunden. Kleinere Bruchteile sind stundenweise zu geben oder auszuzahlen.

Tipp: Neuer Mitarbeiter darf nicht gleich Urlaub verlangen
Den vollen Urlaubsanspruch hat der Mitarbeiter erst, wenn das Arbeitsverhältnis 6 Monate bestanden hat. Möchten Sie ihm vorher schon Urlaub geben, z. B. weil der seit langem begehrte Arbeitnehmer dies zur Bedingung gemacht hat, um in Ihren Betrieb zu wechseln, können Sie das tun. Sie sollten aber bedenken: Er erarbeitet sich pro vollem Monat 1/12 des Jahresurlaubsanspruchs. Geben Sie ihm mehr, als er bereits erarbeitet hat, liegt das Risiko bei Ihnen. Verlässt er den Betrieb frühzeitig wieder, können Sie den „zu viel bezahlten“ Urlaub nicht zurückverlangen.

Urlaubsanspruch: Regeln für Teilzeitmitarbeiter

Ob ein Mitarbeiter 8 Stunden oder nur 4 Stunden pro Tag arbeitet, spielt keine Rolle. Er hat bei einer 5-Tage-Woche mindestens 20 Arbeitstage Urlaub.

Beispiel: So berechnen Sie den Urlaubsanspruch bei 3-Tage-Woche
Arbeitet ein Mitarbeiter z. B. nur 3 Tage in der Woche, hat er mindestens 12 Tage Urlaub: Vollzeitanspruch 20 Arbeitstage dividiert durch 5 Arbeitstage, multipliziert mit 3 Arbeitstagen.

Ist die Anzahl der Arbeitstage von Woche zu Woche unterschiedlich, ist mit einem größeren, aussagekräftigen Zeitraum zu rechnen. Bilden Sie einen Mittelwert: Der Mitarbeiter arbeitet regelmäßig x Tage im Monat oder x Tage im Jahr. Dann können Sie diese Arbeitszeit mit der des Vollzeitmitarbeiters im gleichen Zeitraum vergleichen und daraus den anteiligen Urlaubsanspruch berechnen.

Tipp: Fester Stundenumfang – leichte Rechnung
Nur, wenn Sie mit Ihren Aushilfen eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen und Stunden pro Woche oder Monat vereinbaren, sind Sie in der Lage, den Urlaubsanspruch einfach und sicher auszurechnen. Wechselt ein Mitarbeiter z. B. von Vollzeit in eine 3-Tage-Woche, müssen Sie den Urlaub von diesem Datum an neu berechnen.

Urlaubsanspruch: Sonderregeln für bestimmte Mitarbeiter

Für bestimmte Mitarbeitergruppen gelten besondere Regeln beim Urlaubsanspruch:

Arbeitnehmer, die unter 18 sind, haben einen höheren Mindest-Urlaubsanspruch. Der Urlaub beträgt jährlich mindestens

  • 30 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch unter 16 Jahre alt ist;
  • 27 Werktage, wenn er zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 17 Jahre alt ist;
  • 25 Werktage, wenn er zu Beginn des Kalenderjahrs noch nicht 18 Jahre alt ist;
  • Jugendliche, die im Bergbau unter Tage beschäftigt werden, erhalten in jeder Altersgruppe einen zusätzlichen Urlaub von 3 Werktagen.
  • Schwerbehinderte Mitarbeiter haben Anspruch auf 5 Tage Zusatzurlaub pro Jahr.
  • Bei Mitarbeitern in Elternzeit dürfen Sie den Mindesturlaub für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um 1/12 kürzen (§ 17 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz). Hier kommt es auf den Kalendermonat, nicht auf den Beschäftigungsmonat an. Der Arbeitgeber muss die Kürzung gegenüber seinem Mitarbeiter rechtzeitig erklären. Eine bestimmte Frist besteht nicht. Ist das Arbeitsverhältnis beendet, ist die Kürzung nicht mehr möglich.
  • Anders bei Mutterschutz: Da darf der Urlaub nicht gekürzt werden.
  • Eine Kürzung des Urlaubs wegen langer Krankheit ist ebenfalls nicht erlaubt.

FAQs zum Urlaubsanspruch

Darf ein Mitarbeiter den ganzen Urlaub auf einmal verlangen?

Entgegen der üblichen Praxis muss der Urlaub nach dem Gesetz sogar an einem Stück gegeben werden, § 7 Abs. 2 BUrlG. Sie dürfen als Arbeitgeber den „langen“ Urlaub ablehnen, wenn dringende betriebliche Gründe bestehen. Diese können z. B. darin liegen, dass es im Kleinbetrieb nicht möglich ist, eine so lange Abwesenheit zu überbrücken, ohne den normalen Betriebsablauf zu gefährden. Ein Urlaub im Jahr muss dann aber mindestens 2 Wochen am Stück dauern. Arbeitnehmer und Arbeitgeber dürfen sich auf eine andere Aufteilung einigen.

Coronakrise: Darf ein Mitarbeiter vom bereits erteilten Urlaub absehen?

Ein Arbeitnehmer darf seinen vom Arbeitgeber genehmigten Urlaubsantrag nicht eigenmächtig zurückziehen, weil z. B. der geplante Sommerurlaub im Ausland wegen der Coronakrise nicht möglich ist. Das geht nur, wenn er sich mit dem Arbeitgeber auf den Ausfall bzw. eine Verschiebung einigt.

Darf ein Mitarbeiter den Urlaub in der Coronakrise für 2021 ansparen?

Nach dem Bundesurlaubsgesetz muss der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Nur Urlaub, der aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen, z. B. langer Krankheit, nicht genommen werden kann, darf ins folgende Jahr übertragen werden. Er ist dann im ersten Quartal zu nehmen.

Achtung: Der Arbeitgeber kann nicht nur verlangen, dass sein Mitarbeiter den Urlaub vor Jahresende nimmt. Er muss den Arbeitnehmer sogar so frühzeitig auf den noch offenen Urlaubsanspruch und den drohenden Verfall hinweisen, dass er ihn noch rechtzeitig nehmen kann. Der Urlaub verfällt nur, wenn sich der Arbeitnehmer trotz Belehrung frei entscheidet, ihn nicht abzubauen. Das hat das Bundesarbeitsgericht 2019 so entschieden.

Was mache ich, wenn alle Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub möchten?

Zu Ihren Aufgaben als Arbeitgeber gehört es, den Urlaub zu erteilen. Der Arbeitnehmer darf seinen Urlaub nicht eigenmächtig antreten. Beantragt ein Mitarbeiter Urlaub, können Sie ablehnen

  • aus dringenden betrieblichen Gründen oder
  • weil vorrangige Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter entgegenstehen.

Dringende betriebliche Gründe liegen z. B. vor, wenn ein Vertriebsmitarbeiter ausgerechnet in der Zeit Urlaub möchte, in der er auf der wichtigsten Fachmesse des Jahres gebraucht wird. Möchten mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub, müssen Sie die Interessen gegeneinander abwägen. Sie müssen klären, welchem Mitarbeiter Sie den Vorzug geben müssen. Dabei sind vor allem das Alter, die Betriebszugehörigkeit, der Gesundheitszustand der Mitarbeiter, schulpflichtige Kinder und der Urlaub des Ehepartners zu berücksichtigen. War ein Mitarbeiter lange Zeit nicht in Urlaub, darf er zuerst.

Tipp: Gleicher Rang
Haben 2 Mitarbeiter schulpflichtige Kinder, können Sie vorschlagen, dass der eine zuerst geht, der andere anschließend und in den nächsten Sommerferien anders herum, oder immer im Wechsel in den Oster- bzw. Weihnachtsferien.

In einem Fall gibt das Gesetz die Reihenfolge vor: Möchte ein Mitarbeiter Urlaub im Anschluss an eine Kur oder eine Reha, hat der Arbeitgeber keine Wahl. Diesen Urlaub muss er erlauben.

Tipp: Urlaubsliste
Am besten erfragen Sie Anfang des Jahres die Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter. Dann können Sie frühzeitig gute Kompromisse anregen.

Coronakrise: Wenn alle erst am Jahresende Urlaub möchten?

Vielleicht rechnet mancher Arbeitnehmer mit sichereren Reisemöglichkeiten im 4. Quartal 2020 und möchte seinen Urlaub bis dahin ansparen. Ob er das darf, kommt darauf an. Gibt es im Unternehmen eine konkrete und genehmigte Urlaubsplanung, darf er den schon genehmigten Urlaub nicht einseitig absagen. Gibt es keine konkrete Urlaubsplanung ist das grundsätzlich möglich. Allerdings ist der Arbeitgeber verpflichtet, so rechtzeitig auf den drohenden Verfall hinzuweisen, dass der Mitarbeiter den Urlaub noch rechtzeitig vor Jahresende nehmen kann.

Tipp: Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern so früh wie möglich darüber, dass nicht alle gegen Jahresende in Urlaub gehen können. Teilen Sie Ihnen mit, dass der Urlaub auch verfallen kann und suchen Sie die Einigung mit Ihren Arbeitnehmern.

Dürfen Sie als Arbeitgeber einfach Betriebsferien festlegen?

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber Betriebsferien anordnen. Dabei sind die Interessen der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Hat er mehrere Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern, sollte zumindest ein Teil der Betriebsferien in den Schulferien liegen. Betriebsferien immer nur im November sind nicht möglich. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt der bei den Betriebsferien mit.

Coronakrise: Darf der Arbeitgeber mangels Aufträgen Betriebsferien anordnen?

Die kurzfristige Überbrückung von Auftragseinbrüchen durch Betriebsurlaub ist kaum möglich, weil der Arbeitgeber

  • die Betriebsferien mit einer gewissen Vorlaufzeit ankündigen muss, damit die Arbeitnehmer sich darauf einstellen und entsprechend planen können.
  • nicht den gesamten Urlaub seiner Arbeitnehmer als Betriebsferien verplanen darf. Die Mitarbeiter müssen über Teile ihres Urlaubs selbst entscheiden können.
  • darauf achten muss, dass die Arbeitnehmer neben bereits genehmigtem Urlaub überhaupt noch genug Urlaubstage für die Betriebsferien zur Verfügung haben.

Wirkt sich Kurzarbeit auf den Urlaubsanspruch aus?

Wird wie gewohnt an allen üblichen Tagen gearbeitet, nur an einzelnen oder allen kürzer, entsteht der Urlaubsanspruch in vollem Umfang. Er entsteht für alle Tage mit tatsächlicher, wenn auch geringerer Arbeitsleistung. Fallen ganze Tage durch Kurzarbeit weg, kann der Urlaub entsprechend gekürzt werden.

Beispiel: Ist ein Arbeitnehmer für 3 Monate auf Kurzarbeit Null, kann der Urlaub von 20 Arbeitstagen pro Jahr um 5 Tage gekürzt werden. Arbeitet er nur 4 statt 5 Tage pro Woche, berechnet sich der Urlaubsanspruch, als würde er ab diesem Zeitpunkt Teilzeit mit einer 4-Tage-Woche arbeiten.

Hat die Kurzarbeit Einfluss auf das Urlaubsentgelt?

Nein, Kurzarbeit hat keinen Einfluss auf die Höhe des Urlaubsentgelts. Das Urlaubsentgelt wird grundsätzlich aus dem Verdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn berechnet. Ein höherer Verdienst z. B. wegen Überstunden oder ein geringerer Verdienst z. B. wegen Kurzarbeit bleiben aber außer Betracht.

Darf der Arbeitgeber wegen der Coronakrise das Urlaubsgeld streichen?

Die Verpflichtung, Urlaubsgeld zu zahlen, kann sich aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung, dem Arbeitsvertrag oder ausnahmsweise aus einer sogenannten betrieblichen Übung ergeben.

Entscheidet der Arbeitgeber jedes Jahr von neuem, ob und in welcher Höhe er ein Urlaubsgeld zahlt und weist er seine Mitarbeiter z. B. in einem persönlichen Schreiben jedes Mal darauf hin, dass es freiwillig ist und bleibt, darf er 2020 von einer Zahlung absehen.

Enthält der Arbeitsvertrag einen Anspruch auf Urlaubsentgelt, kommt es darauf an, ob er mit einem eindeutigen „Freiwilligkeitsvorbehalt“ verbunden ist. Ist das der Fall, ist in der Coronakrise eine Streichung des Urlaubsgelds oder eine Kürzung für Zeiten der Kurzarbeit möglich. Ergibt sich der Anspruch aus einem Tarifvertrag, kann nur gekürzt werden, wenn dieser z. B. eine Kürzung für leistungsfreie Zeiten wie etwa Kurzarbeit vorsieht.

Praxis-Beispiel: Urlaubsanspruch bei unterschiedlicher Arbeitszeit

Fall: Mitarbeiterin M. arbeitet montags und dienstags je 4 Stunden, donnerstags 6 Stunden. Ein Vollzeitmitarbeiter mit 5-Tage-Woche hat 20 Tage Urlaub. Welchen Urlaubsanspruch hat M.?

Lösung: Bei einem Vollzeitmitarbeiter mit 5 Arbeitstagen pro Woche beträgt der Urlaubsanspruch 20 Tage. Das entspricht bei 1 Arbeitstag pro Woche 4 Urlaubstagen. Bei M., die an 3 Tagen pro Woche arbeitet, ist der Urlaubsanspruch 3-mal so hoch. Sie hat also 12 Tage Urlaub. Dass M. an den einzelnen Tagen unterschiedlich lange arbeitet, spielt beim Urlaubsanspruch keine Rolle. Das ist dann bei der Berechnung des Urlaubsentgelts zu berücksichtigen.

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