Urlaubsanspruch: Welche Rechte haben meine Mitarbeiter?

Diese Regeln müssen Sie beim Urlaubsanspruch Ihrer Mitarbeiter beachten
Aktualisiert am: 10.04.2018

Auch Kleinunternehmer müssen sich häufig mit Fragen beschäftigen wie z. B.: Wie viel Urlaub hat eine Teilzeitbeschäftigte, wie viel eine Aushilfe? Darf ein neuer Mitarbeiter nach kurzer Zeit schon Urlaub verlangen? Darf er seinen ganzen Urlaub auf einmal einfordern? Oder: Was mache ich, wenn alle gleichzeitig in Urlaub möchten? Fragen über Fragen. Die Antworten finden Sie hier.

Urlaubsanspruch: Sonderregeln für bestimmte Mitarbeiter

Für bestimmte Mitarbeitergruppen gelten besondere Regeln beim Urlaubsanspruch:

  • Arbeitnehmer, die unter 18 sind, haben einen höheren Mindest-Urlaubsanspruch. Der Urlaub beträgt jährlich mindestens

    • 30 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch unter 16 Jahre alt ist;
    • 27 Werktage, wenn er zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 17 Jahre alt ist;
    • 25 Werktage, wenn er zu Beginn des Kalenderjahrs noch nicht 18 Jahre alt ist;
    • Jugendliche, die im Bergbau unter Tage beschäftigt werden, erhalten in jeder Altersgruppe einen zusätzlichen Urlaub von 3 Werktagen.

  • Schwerbehinderte Mitarbeiter haben Anspruch auf 5 Tage Zusatzurlaub pro Jahr.
  • Bei Mitarbeitern in Elternzeit dürfen Sie den Mindesturlaub für jeden vollen Kalendermonat der Elternzeit um 1/12 kürzen. Hier kommt es auf den Kalendermonat, nicht auf den Beschäftigungsmonat an. Der Arbeitgeber muss die Kürzung gegenüber seinem Mitarbeiter rechtzeitig erklären. Eine bestimmte Frist besteht nicht. Ist das Arbeitsverhältnis beendet, ist die Kürzung nicht mehr möglich. Eine Kürzung wegen langer Krankheit ist nicht erlaubt.
FAQ`s zum Urlaubsanspruch

Darf ein Mitarbeiter den ganzen Urlaub auf einmal verlangen?

Entgegen der üblichen Praxis muss der Urlaub nach dem Gesetz sogar an einem Stück gegeben werden, § 7 Abs. 2 BUrlG. Sie dürfen als Arbeitgeber den „langen“ Urlaub ablehnen, wenn dringende betriebliche Gründe bestehen. Diese können z. B. darin liegen, dass es im Kleinbetrieb nicht möglich ist, eine so lange Abwesenheit zu überbrücken, ohne den normalen Betriebsablauf zu gefährden. Ein Urlaub im Jahr muss dann aber mindestens 2 Wochen am Stück dauern. Arbeitnehmer und Arbeitgeber dürfen sich auf eine andere Aufteilung einigen.

Was mache ich, wenn alle Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub möchten?

Zu Ihren Aufgaben als Arbeitgeber gehört es, den Urlaub zu erteilen. Der Arbeitnehmer darf seinen Urlaub nicht eigenmächtig antreten. Beantragt ein Mitarbeiter Urlaub, können Sie ablehnen

  • aus dringenden betrieblichen Gründen oder
  • weil vorrangige Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter entgegenstehen.

Dringende betriebliche Gründe liegen z. B. vor, wenn ein Vertriebsmitarbeiter ausgerechnet in der Zeit Urlaub möchte, in der er auf der wichtigsten Fachmesse des Jahres gebraucht wird. Möchten mehrere Mitarbeiter gleichzeitig Urlaub, müssen Sie die Interessen gegeneinander abwägen. Sie müssen klären, welchem Mitarbeiter Sie den Vorzug geben müssen. Dabei sind vor allem das Alter, die Betriebszugehörigkeit, der Gesundheitszustand der Mitarbeiter, schulpflichtige Kinder und der Urlaub des Ehepartners zu berücksichtigen. War ein Mitarbeiter lange Zeit nicht in Urlaub, darf er zuerst.

Tipp: Gleicher Rang
Haben 2 Mitarbeiter schulpflichtige Kinder, können Sie vorschlagen, dass der eine zuerst geht, der andere anschließend und in den nächsten Sommerferien anders herum, oder immer im Wechsel in den Oster- bzw. Weihnachtsferien.

In einem Fall gibt das Gesetz die Reihenfolge vor: Möchte ein Mitarbeiter Urlaub im Anschluss an eine Kur oder eine Reha, hat der Arbeitgeber keine Wahl. Diesen Urlaub muss er erlauben.

Tipp: Urlaubsliste
Am besten erfragen Sie Anfang des Jahres die Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeiter. Dann können Sie frühzeitig gute Kompromisse anregen.

Dürfen Sie als Arbeitgeber einfach Betriebsferien festlegen?

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber Betriebsferien anordnen. Dabei sind die Interessen der Mitarbeiter zu berücksichtigen. Hat er mehrere Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern, sollte zumindest ein Teil der Betriebsferien in den Schulferien liegen. Betriebsferien immer nur im November sind nicht möglich. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt der bei den Betriebsferien mit.

Praxis-Beispiel: Urlaubsanspruch bei unterschiedlicher Arbeitszeit

Fall: Mitarbeiterin M. arbeitet montags und dienstags je 4 Stunden, donnerstags 6 Stunden. Ein Vollzeitmitarbeiter mit 5-Tage-Woche hat 20 Tage Urlaub. Welchen Urlaubsanspruch hat M.?

Lösung: Bei einem Vollzeitmitarbeiter mit 5 Arbeitstagen pro Woche beträgt der Urlaubsanspruch 20 Tage. Das entspricht bei 1 Arbeitstag pro Woche 4 Urlaubstagen. Bei M., die an 3 Tagen pro Woche arbeitet, ist der Urlaubsanspruch 3-mal so hoch. Sie hat also 12 Tage Urlaub. Dass M. an den einzelnen Tagen unterschiedlich lange arbeitet, spielt beim Urlaubsanspruch keine Rolle. Das ist dann bei der Berechnung des Urlaubsentgelts zu berücksichtigen.

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Urlaubsanspruch: Regeln für Vollzeitmitarbeiter

Jedem Arbeitnehmer und jedem Auszubildenden steht bezahlter Urlaub zu. Einen Urlaubsanspruch haben damit auch Aushilfen, Minijobber, Praktikanten und Ferienarbeiter.

Der gesetzliche Urlaub für Vollzeitmitarbeiter beträgt mindestens 24 Werktage pro Jahr bei einer 6-Tage-Woche, bei der heute verbreiteten 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage. Weniger darf nicht vereinbart werden, auch wenn der Mitarbeiter einverstanden ist. Tarifverträge enthalten häufig spezielle Urlaubsregelungen.

Viele Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern mehr als den gesetzlichen Urlaubsanspruch. Für den gesetzlichen Mindesturlaub gilt das Bundesurlaubsgesetz. Den darüber hinausgehenden Mehr-Urlaub kann der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag größtenteils frei gestalten. Er kann z. B. festlegen, dass der Mehr-Urlaub gekürzt wird, wenn die Arbeitspflicht des Mitarbeiters z. B. wegen unbezahltem Sonderurlaub ruht. Das setzt voraus, dass er klar zwischen dem gesetzlichen und dem Mehr-Urlaub unterscheidet.

Beispiel für die Formulierung von Mehr-Urlaub: „Der gesetzliche Urlaub beträgt bei einer 5-Tage-Woche 20 Arbeitstage. Darüber hinaus gewährt der Arbeitgeber einen betrieblichen Mehr-Urlaub von 5 Arbeitstagen.“

Voraussetzung für einen Urlaubsanspruch ist, dass das Arbeitsverhältnis mindestens 1 vollen Monat besteht. Das muss kein Kalendermonat sein. Dieser Monat kann z. B. auch vom 15.3. bis 14.4. dauern. Der Urlaubsanspruch beträgt dann pro vollen Monat 1/12 des Mindesturlaubs. Bruchteile von mindestens einem halben Tag sind aufzurunden. Kleinere Bruchteile sind stundenweise zu geben oder auszuzahlen.

Tipp: Neuer Mitarbeiter darf nicht gleich Urlaub verlangen
Den vollen Urlaubsanspruch hat der Mitarbeiter erst, wenn das Arbeitsverhältnis 6 Monate bestanden hat. Möchten Sie ihm vorher schon Urlaub geben, z. B. weil der seit langem begehrte Arbeitnehmer dies zur Bedingung gemacht hat, um in Ihren Betrieb zu wechseln, können Sie das tun. Sie sollten aber bedenken: Er erarbeitet sich pro vollem Monat 1/12 des Jahresurlaubsanspruchs. Geben Sie ihm mehr, als er bereits erarbeitet hat, liegt das Risiko bei Ihnen. Verlässt er den Betrieb frühzeitig wieder, können Sie den „zu viel bezahlten “ Urlaub nicht zurückverlangen.

Urlaubsanspruch: Regeln für Teilzeitmitarbeiter

Ob ein Mitarbeiter 8 Stunden oder nur 4 Stunden pro Tag arbeitet, spielt keine Rolle. Er hat bei einer 5-Tage-Woche mindestens 20 Arbeitstage Urlaub.

Beispiel: So berechnen Sie den Urlaubsanspruch bei 3-Tage-Woche
Arbeitet ein Mitarbeiter z. B. nur 3 Tage in der Woche, hat er mindestens 12 Tage Urlaub: Vollzeitanspruch 20 Arbeitstage dividiert durch 5 Arbeitstage, multipliziert mit 3 Arbeitstagen.

Ist die Anzahl der Arbeitstage von Woche zu Woche unterschiedlich, ist mit einem größeren, aussagekräftigen Zeitraum zu rechnen. Bilden Sie einen Mittelwert: Der Mitarbeiter arbeitet regelmäßig x Tage im Monat oder x Tage im Jahr. Dann können Sie diese Arbeitszeit mit der des Vollzeitmitarbeiters im gleichen Zeitraum vergleichen und daraus den anteiligen Urlaubsanspruch berechnen.

Tipp: Feste Stundenumfänge vereinbaren
Nur, wenn Sie mit Ihren Aushilfen eine bestimmte Anzahl von Arbeitstagen und Stunden pro Woche oder Monat vereinbaren, sind Sie in der Lage, den Urlaubsanspruch einfach und sicher auszurechnen. Wechselt ein Mitarbeiter z. B. von Vollzeit in eine 3-Tage-Woche, müssen Sie den Urlaub von diesem Datum an neu berechnen.


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