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Urlaubsgeld: Anspruch, Höhe und Versteuerung

Mitarbeiter macht Urlaub
Von Birgit Bohnert
Aktualisiert am: 17.05.2019

Das Urlaubsgeld ist eine gute Möglichkeit, um Ihre Mitarbeiter zu belohnen. Sei es, weil die Geschäfte besonders gut liefen oder weil Ihre Mitarbeiter einen außergewöhnlichen Einsatz gezeigt haben. Bei der Vereinbarung von Urlaubsgeld gilt es jedoch einige Dinge zu beachten. Wer Anspruch auf Urlaubsgeld hat, wie hoch es üblicherweise ist und wie die Zahlung für Sie freiwillig bleibt, erfahren Sie hier.

Urlaubsgeld: Abhängig von Betriebsgröße, Art und Branche

2018 veröffentlichte die Hans-Böckler-Stiftung (WSI-Institut) eine Untersuchung zum Thema Urlaubsgeld. Diese kam zu folgenden Ergebnissen:

  • Etwa die Hälfte aller Arbeitnehmer erhält Urlaubsgeld
  • Die meisten aufgrund eines Tarifvertrags
  • In der Industrie wird es häufiger gezahlt als in Dienstleistungsbetrieben
  • In den westlichen Bundesländern eher als in den östlichen
  • In Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern wird wesentlich häufiger Urlaubsgeld gezahlt als in solchen mit weniger als 100 Arbeitnehmern

Das Urlaubsgeld wird oft mit dem Urlaubsentgelt verwechselt

Urlaubsentgelt ist die Lohn- und Gehaltsfortzahlung, die Sie an Ihren Mitarbeiter während seines Urlaubs leisten. Dabei handelt es sich um einen gesetzlichen Anspruch, den jeder Arbeitgeber zu erfüllen hat. Wie es zu berechnen ist, ergibt sich aus § 11 Bundesurlaubsgesetz.

Urlaubsgeld ist eine zusätzliche Leistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer. Grundsätzlich ist es eine freiwillige Sonderzahlung wie z. B. Weihnachtsgeld. Auf Urlaubsgeld besteht kein gesetzlicher Anspruch. D. h. Sie entscheiden, ob, wann und wie viel Urlaubsgeld Sie zahlen möchten.

Ein Anspruch auf Urlaubsgeld ist möglich

Auch wenn es keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld gibt, kann ein Arbeitgeber aus anderen Gründen zur Zahlung verpflichtet sein. Ein Anspruch auf Urlaubsgeld kann beruhen auf

  • einem Tarifvertrag
  • einer Betriebsvereinbarung
  • dem Arbeitsvertrag
  • einer Zusage des Arbeitgebers
  • dem sogenannten Gleichbehandlungsgrundsatz

Der Tarifvertrag kann Urlaubsgeld vorschreiben

Laut der Untersuchung der Hans-Böckler-Stiftung ist für 71% der Arbeitnehmer, für die ein Tarifvertrag gilt, auch die Zahlung eines Urlaubsgeldes vorgegeben. Ist Ihr Betrieb tarifgebunden oder der Tarifvertrag für Ihre Branche und das betreffende Bundesland für allgemeinverbindlich erklärt worden, können Sie verpflichtet sein, Urlaubsgeld zu zahlen.

Die Regelung von Urlaubsgeld in einer Betriebsvereinbarung kommt in der heutigen Praxis selten vor. Häufiger ist eine freiwillige Zusage des Arbeitgebers, die er nach Bedarf ändern oder streichen kann.

Tipp: Infos zu Tarifverträgen
Auskünfte zu Tarifverträgen erhalten Sie bei der zuständigen Handwerksammer bzw. IHK.

Vorsicht bei einer Urlaubsgeld-Zusage im Arbeitsvertrag!

Die Zahlung von Urlaubsgeld kann im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Ein „freiwilliges“ Urlaubsgeld ist aber in Arbeitsverträgen kaum zu finden. Grund: Die Rechtsprechung macht es fast unmöglich, ein Urlaubsgeld im Arbeitsvertrag vorzusehen, ohne einen ständigen Anspruch zu schaffen. Selbst die mehrfache Betonung der Freiwilligkeit schützt nicht davor, sich unbeabsichtigt für alle Zeit zur Zahlung zu verpflichten. Hierzu gibt es mehrere Urteile des Bundesarbeitsgerichts, zuletzt vom 20.02.2013. Zu lesen ist das komplette Urteil mit Begründung hier.

Tipp: Urlaubsgeld nicht in den Arbeitsvertrag
Möchten Sie sich z. B. je nach Geschäftslage offen halten, ob und wie viel Urlaubsgeld Sie zahlen, sollten Sie das Urlaubsgeld nicht im Arbeitsvertrag vereinbaren.

Freiwillige Zusage: Die Zahlung ist und bleibt Ihnen überlassen

Mit einer freiwilligen Zusage können Sie jedes Jahr von Neuem entscheiden, ob und in welcher Höhe Sie ein Urlaubsgeld zahlen können bzw. möchten. Je nachdem wie die Geschäfte laufen, können Sie von einem Urlaubsgeld absehen oder eine andere Summe gewähren.

Die freiwillige Zusage erfolgt am besten durch ein persönliches Schreiben an jeden Mitarbeiter. Wichtig ist, dass Sie jedes Mal mit einem sogenannten Freiwilligkeitsvorbehalt darauf hinweisen, dass es sich um eine freiwillige Zahlung ohne zukünftigen Anspruch handelt. Nur so können Sie die sogenannte „betriebliche Übung“ ausschließen.

Betriebliche Übung kann zum Anspruch auf Urlaubsgeld führen

Zahlt der Arbeitgeber eine Sonderzahlung wie z. B. Urlaubsgeld mehrfach ohne Freiwilligkeitsvorbehalt, kann er sich ungewollt verpflichten. Es entsteht ein Anspruch aus betrieblicher Übung. D. h. der Arbeitnehmer kann und darf davon ausgehen, dass der Arbeitgeber immer zahlt. Das Problem: Eine einmal entstandene betriebliche Übung ist kaum mehr aus der Welt zu schaffen. Versehen Sie Ihre freiwillige Zusage daher jedes Mal mit einem Freiwilligkeitsvorbehalt.

Beispiel: Freiwilligkeitsvorbehalt
„Die Zahlung des Urlaubsgeldes erfolgt in jedem Fall freiwillig und auch bei Wiederholung ohne Begründung eines Rechtsanspruchs für die Zukunft.“

Für Urlaubsgeld gilt Gleichbehandlung

Nach dem Gleichbehandlungsgrundsatz darf der Arbeitgeber einzelne oder Gruppen von Arbeitnehmern nicht schlechter stellen als andere. Ausnahme: Er hat einen sachlichen Grund. Eine Zahlung nur an Vollzeitkräfte ist danach nicht erlaubt. Möglich sind z. B.

  • entsprechend der Arbeitszeit geringere Zahlungen an Teilzeitkräfte
  • Zahlung erst ab 6 Monaten Betriebszugehörigkeit

Achtung: Entgeltgrenze bei Minijobbern
Beim Minijobber kann es durch die Sonderzahlung zur Überschreitung der zulässigen Einkommensgrenze kommen.

Urlaubsgeld ist sehr unterschiedlich geregelt

Urlaubsgelder in Tarifverträgen sind je nach Branche sehr unterschiedlich bemessen. Auch bei der Berechnung sind zahlreiche Möglichkeiten verbreitet, z. B.:

  • ein pauschaler Betrag pro Jahr
  • ein fester Betrag pro Urlaubstag
  • ein prozentualer Aufschlag auf das Urlaubsentgelt

Höhe des Urlaubsgeldes

Ausweislich der 2018 veröffentlichten Untersuchung des WSI-Instituts betrug das Urlaubsgeld z. B.

  • im Hotel und Gaststättengewerbe bei 25 bis 30 Urlaubstagen 240 € (West) bzw. 189,60 € (Ost)
  • in der Chemischen Industrie bei 30 Urlaubstagen 613,50 € (West wie Ost)
  • im Kfz-Gewerbe bei 30 Urlaubstagen 1699 € (West) bzw. 1644 € (Ost)
  • im Großhandel bei 30 Urlaubstagen 643,56 € (West) bzw. 409,03 € (Ost)

Wann wird das Urlaubsgeld normalerweise ausbezahlt?

So unterschiedlich wie die Berechnung des Urlaubsgeldes ist auch dessen Auszahlung. Häufig wird das Urlaubsgeld in einer Summe mit dem Juni-Lohn ausbezahlt. In einigen Betrieben wird es aber auch mit der jeweiligen Auszahlung des Urlaubsentgelts verknüpft.

Steuer und Sozialversicherung beim Urlaubsgeld

Das Urlaubsgeld gehört in jedem Fall zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Bei einmaliger Zahlung erfolgt die Versteuerung als sogenannter „sonstiger Bezug“.

In der Sozialversicherung gilt: Da das Urlaubsgeld nicht für die Arbeit in einem einzelnen Entgeltabrechnungszeitraum gezahlt wird, ist es als „Einmalzahlung“ zu behandeln. Die Zahlung ist dem Monat zuzuordnen, in dem das Urlaubsgeld gezahlt wird. Keine Einmalzahlung liegt vor, wenn das Urlaubsgeld z. B. jeweils als Zuschlag zum Urlaubsentgelt ausgezahlt wird.

Tipp: Abgabenfreie Lohnzusatzleistungen
Mit der Erholungsbeihilfe können Sie Ihrem Mitarbeiter – durch Pauschalversteuerung für ihn abgabenfrei – bis zu 156 € im Jahr zukommen lassen. Weitere Leistungen für Ehepartner und Kinder sind möglich.

Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld und Einmalzahlungen korrekt abrechnen

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