Warenwirtschaft im Unternehmen

So sichern Sie sich als Kleinunternehmer eine günstige Finanzierung bei Ihrer Bank
Aktualisiert am: 08.12.2015

Mit einer guten Warenwirtschaft haben Sie Angebotserstellung, Zahlungsverkehr und Lagerhaltung immer im Griff. Sie hilft Ihnen, Kunden schnell, sicher und effizient zu beliefern. Hier lesen Sie, welche Bereiche Ihres Unternehmens die Warenwirtschaft erfasst, welche Aufgaben sie erfüllt und warum Sie als Unternehmer immer von einer leistungsfähigen Warenwirtschaft profitieren.

Häufig sind es Kleinigkeiten, die zu großen Schwierigkeiten führen: Wie oft passiert es, dass genau der Farbton ausgegangen ist, in dem der Kunde seine Hauswand gestrichen haben möchte? Oder sogar, dass schlicht keine Rechnungsstellung erfolgt, obwohl der Auftrag längst abgeschlossen  ist? Das ist genauso ärgerlich wie unnötig, denn eine funktionierende Warenwirtschaft sorgt dafür, dass von der Angebotserstellung über die Auftragsbearbeitung und Auslieferung bis hin zur Rechnungsstellung und Lagerverwaltung alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen.

Kernbereiche der Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft umschließt mehrere Teilbereiche. Kerngebiete der Warenwirtschaft sind Einkauf, Wareneingang, Lagerverwaltung, Verkauf und Warenausgang Ihres Unternehmens. Besonders in kleinen Unternehmen sind viele dieser Aufgaben meist Chefsache. Sie als Unternehmer begleiten Ihre Artikel von der Bestellung über die Lagerung bis hin zur Auslieferung. Sie steuern und kontrollieren den Verkauf Ihrer Waren und Dienstleistungen, erstellen Angebote und kümmern sich um die Fakturierung. Dabei kommt auch der persönliche Kontakt zu den Kunden nicht zu kurz: Für Fragen und Anregungen sind Sie der erste Ansprechpartner. Da ist es hilfreich, wenn Sie sich auf ein durchgängiges System verlassen können, mit dem Sie die zentralen Arbeiten effizient ausführen können. Im Folgenden sind alle Bereiche der Warenwirtschaft aufgeführt und erläutert.

Unter dem Begriff Lagerverwaltung und Einkauf versteht man die Verwaltung des Warenangebots. Wie sehen die aktuellen Lagerbestände aus? Welche Waren werden in welcher Stückzahl wann gebraucht und müssen bestellt werden? Eine wichtige Aufgabe der Lagerverwaltung ist es also, immer die richtige Menge der benötigten Artikel vorrätig zu haben. Auf Basis der Lagerdaten erstellen Sie aber beispielsweise auch die Inventur, verwalten Teillieferungen oder generieren Bestellvorschläge.

Wie der Begriff Wareneingang vermuten lässt, geht es hierbei um die Annahme der bestellten Ware. Sobald Sie Ware geliefert bekommen, nehmen Sie diese an, prüfen sie auf Schäden und kontrollieren dabei auch die gelieferte Menge und Qualität der Ware. Auch die Rechnungen, die Ihr Lieferant stellt, werden auf Basis dieser Daten geprüft.

Im Bereich Verkauf kümmern Sie sich um die Kundendaten. Sie pflegen diese in Ihr System ein und sorgen dafür, dass Ihr Kunde auch die bestellte Ware oder Dienstleistung erhält. Auch Retouren gehören zu dem Bereich Verkauf. Bei diesem Teilbereich ist es wichtig, die Schritte genau zu dokumentieren. Denn nur so können Sie später Ihrem Kunden eine vollständige und korrekte Rechnung ausstellen.

Nachdem die Bestellung eingegangen ist und die Ware aus dem Lager geholt wurde, muss sie zum Kunden gelangen. Dies ist der Bereich Warenausgang. Sie kontrollieren noch einmal die Bestellung des Kunden, prüfen Menge, Qualität, Lieferadresse und machen die Ware anschließend versandfertig.

Ziele der Warenwirtschaft

Die Warenwirtschaft berührt also viele Prozesse in Ihrem Unternehmen. Doch bei allen Teilbereichen sollten Sie das übergeordnete Ziel nie aus den Augen verlieren: die richtige Menge, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und in guter Qualität ausliefern zu können. Dabei sollten die Kosten möglichst gering gehalten werden.

Wichtig ist, dass Sie die einzelnen Bereiche nicht getrennt voneinander behandeln. Sie müssen die Warenwirtschaft als Ganzes betrachten und den Prozess genau planen, steuern und überwachen. Gelingt Ihnen das, profitieren Sie davon, dass die Prozesse ineinandergreifen und effizient abgewickelt werden können (beispielsweise sofortige, automatische Nachbestellung eines Artikels, sobald das letzte Stück verkauft wurde). Je besser also die Warenwirtschaft in Ihrem Unternehmen funktioniert, desto reibungsloser laufen Ihre Unternehmensprozesse in den oben beschriebenen Bereichen und desto zufriedener sind letztlich Ihre Kunden.

Das leisten Warenwirtschaftssysteme

Als Unternehmer bleibt Ihnen häufig nicht viel Zeit, sich um die Warenwirtschaft ausreichend zu kümmern. Schließlich sind Sie auch für Ihre Mitarbeiter und vor allem auch für Ihre Kunden verantwortlich. Deshalb haben marktführende Unternehmen wie Lexware eigene Systeme entwickelt, die Sie in Sachen Warenwirtschaft unterstützen.

Diese Programme übernehmen alle wichtigen Aufgaben für Sie: sie verwalten Bestellungen, dokumentieren den Wareneingang von Ihren Lieferanten und prüfen, ob Ihre Rechnungen schon beglichen wurden. Außerdem sind solche Warenwirtschaftssysteme eine große Hilfe bei der Lagerverwaltung. Sie sehen immer den genauen Lagerplatz der Ware und die vorhandene Menge einzelner Artikel. Sobald ein Bestand zur Neige geht, generiert das Programm zudem Bestellvorschläge – so passiert es Ihnen nicht, dass ein Artikel plötzlich und ohne Vorwarnung nicht mehr verfügbar ist.

Leichter kann die Warenwirtschaft für Ihr Unternehmen nicht funktionieren. Nutzen Sie Lexware warenwirtschaft und Sie haben mehr Zeit, sich um Ihre Kunden zu kümmern!

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