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Welche Rahmenbedingungen muss ich bei der Abmahnung eines Mitarbeiters beachten?

Abmahnung Mitarbeiter
Von Birgit Gaiser
Aktualisiert am: 20.08.2020

Eine Abmahnung kann nur Wirkung zeigen, wenn sie hieb- und stichfest ist. Dazu muss sie jeden einzelnen Vorwurf konkret benennen und allen rechtlichen Vorgaben entsprechen. Sonst kann der Mitarbeiter verlangen, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. Und noch schlimmer: Sie kann bei Wiederholung der Pflichtverletzung nicht Grundlage einer späteren Kündigung sein. Das Beste für eine wirksame Abmahnung ist eine gute Vorbereitung. Dann sind Sie auf der sicheren Seite und können einer möglichen Überprüfung der Abmahnung durch das Gericht gelassen entgegensehen.

Vorgaben für eine Abmahnung

Angenommen, Ihr Mitarbeiter hat sich falsch verhalten, er ist z. B. mehrfach zu spät zur Arbeit gekommen. Sie wollen das nicht durchgehen lassen, möchten oder können aber nicht gleich kündigen. Dann könnte eine Abmahnung helfen. Damit beanstanden Sie das falsche Verhalten.  Gleichzeitig drohen Sie mit der Kündigung, wenn sich der Mitarbeiter nicht bessert.

Eine verhaltensbedingte Kündigung setzt in der Regel voraus, dass der Arbeitnehmer vorher mindestens einmal abgemahnt wurde. In Kleinbetrieben mit 10 oder weniger Mitarbeitern gilt das nur im Ausnahmefall. Auch ein Kleinunternehmer darf z. B. einem langjährigen Mitarbeiter, der bisher tadellos gearbeitet hat, nicht gleich kündigen, wenn er sich mal falsch verhält. Er muss ihn vorher abmahnen und auf sein unhaltbares Fehlverhalten und die bei Wiederholung drohende Konsequenz einer verhaltensbedingten Kündigung aufmerksam machen.

Eine Abmahnung muss bestimmten Vorgaben entsprechen. Am besten gehen Sie so vor:

1. Stellen Sie fest, was genau vorgefallen ist

Klären Sie im Einzelnen, was, wann und wo geschehen ist, z. B.

  • an welchen Tagen Ihr Mitarbeiter zu spät gekommen ist,
  • wann er hätte da sein müssen,
  • wann er tatsächlich gekommen ist.

Klären Sie, ob es Unterlagen, z. B. aus dem Zeiterfassungssystem, oder Zeugen gibt, die den Vorfall belegen können.

2. Prüfen Sie, ob eine Abmahnung möglich ist

Nicht jedes Verhalten eines Mitarbeiters kann abgemahnt werden. Abmahnen dürfen Sie z. B.

  • mehrfaches Zuspätkommen,
  • den Verstoß gegen das Rauchverbot im Betrieb,
  • den Diebstahl von Firmeneigentum.

Nicht abmahnen dürfen Sie z. B.

  • den alkoholabhängigen Mitarbeiter, der gegen das betriebliche Alkoholverbot verstößt,
  • ein ganz geringfügiges Fehlverhalten, z. B. wenn Ihr Mitarbeiter nach Jahren zum ersten Mal 10 Minuten zu spät kommt,
  • das Verhalten Ihres Mitarbeiters in seiner Freizeit.

3. Formulieren Sie die Abmahnung richtig

  • Beschreiben Sie den Vorwurf genau: Der Mitarbeiter muss im Einzelnen erfahren, wann und wo er was falsch gemacht hat. Pauschale Vorwürfe wie „Sie kommen ständig zu spät“ oder „Ihr Verhalten ist inakzeptabel“ reichen nicht aus.

    Beispiel: "Obwohl Ihre Arbeitszeit nach der geltenden Arbeitszeitvereinbarung um 8 Uhr beginnt, sind Sie am 18.3.2011 erst um 8.17 Uhr an Ihrem Arbeitsplatz erschienen. Am 24.3. kamen Sie erst um 8.21 Uhr und am 27.3. um 8.12 Uhr.

  • Warnen Sie unmissverständlich Die Abmahnung kann eine spätere verhaltensbedingte Kündigung nur vorbereiten, wenn Sie diese Konsequenzen androhen. Der Mitarbeiter muss wissen, dass Sie ihm im Wiederholungsfall kündigen.
  • Nennen Sie Beweismittel bzw. Zeugen Nur so können Sie Ihre Vorhaltung in einem möglichen Streit vor dem Arbeitsgericht beweisen.

    Beispiel: Am 22.11.2011 haben Sie Ihren Vorgesetzten A. im Beisein der Kollegen B. und C. einen Volltrottel genannt und ihm mit einer Ohrfeige gedroht.“

4. Halten Sie diese Abmahnungsregeln ein

  • Mahnen Sie schriftlich ab. Erlaubt ist zwar auch die mündliche Abmahnung, aber nur mit der schriftlichen können Sie, wenn nötig, beweisen, wann und was Sie abgemahnt haben.
  • Mahnen Sie verschiedene Vorkommnisse einzeln ab. Sonst ist die ganze Abmahnung hinfällig, wenn sich später eine einzelne Vorhaltung als falsch erweist.
    Beispiel: 
    Sie möchten den Mitarbeiter abmahnen, weil er mehrfach zu spät gekommen ist und weil er einen Kollegen übel beleidigt hat. Schreiben Sie eine Abmahnung wegen des Zuspätkommens und eine weitere Abmahnung wegen Beleidigung.
  • Mahnen Sie zügig ab. Die Abmahnung kann ihre Wirkung verlieren, wenn Sie sich zu viel Zeit lassen. Der Mitarbeiter darf dann darauf vertrauen, dass sein Fehlverhalten nicht mehr abgemahnt wird. Eine feste Frist gibt es nicht. Am besten mahnen Sie ab, sobald Sie alle notwendigen Informationen zusammen haben.
  • Lassen Sie sich den Erhalt der Abmahnung schriftlich bestätigen, oder übergeben Sie die Abmahnung in Gegenwart eines Zeugen.

Abmahnung: Mögliche Reaktionen Ihres Mitarbeiters

Der Arbeitnehmerhat verschiedene Möglichkeiten, gegen eine Abmahnung vorzugehen.

  • Er kann eine Gegendarstellung formulieren. Die müssen Sie dann zur Personalakte nehmen.
  • Er kann vors Arbeitsgericht ziehen und die Abmahnung überprüfen lassen.
  • Er kann abwarten, ob es tatsächlich noch zu einer Kündigung kommt und dann ggf. gegen die Kündigung vorgehen.

Fallbeispiele zur Abmahnung

1. Diese Abmahnung fiel durch

Sachverhalt: Ein Unternehmer forderte seinen seit längerem arbeitsunfähig erkrankten Mitarbeiter mehrfach zu einem Personalgespräch auf, um zu klären, wie er weiter beschäftigt werden könnte. Zuletzt verlangte er ein spezielles ärztliches Attest, das belegen sollte, warum der Mitarbeiter nicht zum Gespräch erscheinen könne. Als der Mitarbeiter das Gespräch wieder nur mit Hinweis auf seine Erkrankung ablehnte, erhielt er eine Abmahnung.

Ergebnis: Das Gericht verurteilte den Arbeitgeber, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen. Nach den Ausführungen des Gerichts ist der Arbeitnehmer verpflichtet, während seiner Arbeitszeit an einem Personalgespräch teilzunehmen, bei dem es um Inhalt, Ort oder Zeit der vereinbarten Arbeitsleistung geht. Aber nur, wenn diese Bedingungen nicht bereits feststehen. Weil der Arbeitnehmer wegen seiner Arbeitsunfähigkeit seiner Hauptpflicht „arbeiten“ nicht nachkommen muss, muss er grundsätzlich auch nicht erscheinen, um einer Nebenpflicht zu erfüllen (BAG, Urteil vom 2.11.2016, 10 AZR 596/15).

2. Mehrere Vorwürfe in einer Abmahnung

Sachverhalt: Unternehmer U. fällt auf, dass M. mehrfach zu spät zur Arbeit kommt. Als M. in der Woche darauf seine Krankmeldung nicht rechtzeitig einreicht, stellt U. seinen Mitarbeiter zur Rede. M. erklärt, er habe die ärztliche Bescheinigung bereits am zweiten Krankheitstag in den Briefkasten des Unternehmens einwerfen lassen. U. mahnt M. in einem Schreiben wegen des Zuspätkommens und der fehlenden Krankmeldung ab. Tage später findet seine Mitarbeiterin die Krankmeldung zufällig zwischen anderen Papieren.

Ergebnis: Gegen diese Abmahnung wird sich M. erfolgreich wehren können. Da er sich rechtzeitig krankgemeldet hatte, enthält die Abmahnung einen ungerechtfertigten Vorwurf. Die Abmahnung muss vollständig aus der Personalakte entfernt werden. Auch das Zuspätkommen ist damit nicht abgemahnt, weil beide Gründe in einer Abmahnung zusammengefasst waren.

Wann darf ich einen Mitarbeiter abmahnen?

Den Überblick liefert unsere Checkliste

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