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Welche Rahmenbedingungen muss ich bei der Abmahnung eines Mitarbeiters beachten?

Abmahnung Mitarbeiter
Von Birgit Gaiser
Aktualisiert am: 03.09.2018

Eine Abmahnung muss hieb- und stichfest sein, jeder Vorwurf konkret benannt werden. Sonst kann der Mitarbeiter verlangen, dass die Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. Und schlimmer noch: Sie kann nicht Grundlage einer späteren Kündigung sein. Mit einer guten Vorbereitung sind Sie auf der sicheren Seite und können einer Überprüfung der Abmahnung durch das Gericht gelassen entgegensehen.

Vorgaben für eine Abmahnung

Ihr Mitarbeiter hat sich falsch verhalten, er ist z. B. mehrfach zu spät zur Arbeit gekommen. Sie wollen das nicht durchgehen lassen, möchten aber auch nicht gleich kündigen. Dann könnte eine Abmahnung helfen. Damit beanstanden Sie das falsche Verhalten. Gleichzeitig drohen Sie mit der Kündigung, wenn sich der Mitarbeiter nicht bessert.

In Kleinbetrieben mit 10 oder weniger Mitarbeitern gilt nur im Ausnahmefall die Pflicht, vor der Kündigung abzumahnen. Dennoch dürfen Sie z. B. einem langjährigen Mitarbeiter, der bisher tadellos gearbeitet hat, nicht gleich kündigen, wenn er sich mal falsch verhält. Sie müssen ihn vorher abmahnen.

Eine Abmahnung muss bestimmten Vorgaben entsprechen. Am besten gehen Sie so vor:

1. Stellen Sie fest, was vorgefallen ist

Stellen Sie genau fest, was im Einzelnen wann und wo geschehen ist, z. B.:

  • an welchen Tagen Ihr Mitarbeiter zu spät gekommen ist,
  • wann er hätte da sein müssen,
  • wann er tatsächlich gekommen ist.

Klären Sie, ob es Unterlagen oder Zeugen gibt, die den Vorfall belegen können.

2. Prüfen Sie, ob eine Abmahnung möglich ist

Nicht jedes Verhalten eines Mitarbeiters kann abgemahnt werden. Abmahnen dürfen Sie z. B.

  • mehrfaches Zuspätkommen,
  • den Verstoß gegen das Rauchverbot im Betrieb,
  • den Diebstahl von Firmeneigentum.

Nicht abmahnen dürfen Sie z. B.

  • den alkoholabhängigen Mitarbeiter, der gegen das betriebliche Alkoholverbot verstößt,
  • ein ganz geringfügiges Fehlverhalten, z. B. wenn Ihr Mitarbeiter nach Jahren zum ersten Mal 10 Minuten zu spät kommt,
  • das Verhalten Ihres Mitarbeiters in seiner Freizeit.

3. Formulieren Sie die Abmahnung

  • Beschreiben Sie den Vorwurf genau Der Mitarbeiter muss im Einzelnen erfahren, wann und wo er was falsch gemacht hat. Pauschale Vorwürfe wie „Sie kommen ständig zu spät“ oder „Ihre Leistung ist mangelhaft“ reichen nicht aus.

    Beispiel: "Obwohl Ihre Arbeitszeit nach der geltenden Arbeitszeitvereinbarung um 8 Uhr beginnt, sind Sie am 18.3.2011 erst um 8.17 Uhr an Ihrem Arbeitsplatz erschienen. Am 24.3. kamen Sie erst um 8.21 Uhr und am 27.3. um 8.12 Uhr.

  • Warnen Sie unmissverständlich Die Abmahnung kann die spätere Kündigung nur vorbereiten, wenn Sie diese Konsequenzen androhen. Der Mitarbeiter muss wissen, dass Sie ihm im Wiederholungsfall kündigen.
  • Nennen Sie Beweismittel bzw. Zeugen Nur so können Sie Ihre Vorhaltung in einem möglichen Streit vor dem Arbeitsgericht beweisen.

    Beispiel: Am 22.11.2011 haben Sie Ihren Vorgesetzten A. im Beisein der Kollegen B. und C. einen Volltrottel genannt und ihm mit einer Ohrfeige gedroht.“

Tipp: Halten Sie außerdem diese Regeln ein, damit Ihre Abmahnung hieb- und stichfest ist:

  • Mahnen Sie schriftlich ab. Nur so können Sie beweisen, wann und was Sie abgemahnt haben. Erlaubt ist aber auch die mündliche Abmahnung.
  • Mahnen Sie verschiedene Vorkommnisse einzeln ab. Sonst ist die ganze Abmahnung hinfällig, wenn sich später eine einzelne Vorhaltung als falsch erweist.
    Beispiel: 
    Sie möchten den Mitarbeiter abmahnen, weil er mehrfach zu spät gekommen ist und weil er einen Kollegen übel beleidigt hat. Schreiben Sie eine Abmahnung wegen des Zuspätkommens und eine weitere Abmahnung wegen Beleidigung.
  • Mahnen Sie zügig ab. Die Abmahnung kann ihre Wirkung verlieren, wenn Sie sich zu viel Zeit lassen. Der Mitarbeiter darf dann darauf vertrauen, dass er nicht mehr abgemahnt wird. Es gibt keine feste Frist. In einem Einzelfall hat das Gericht 6 Monate für zu lang befunden.
  • Lassen Sie sich den Erhalt der Abmahnung schriftlich bestätigen, oder übergeben Sie die Abmahnung in Gegenwart eines Zeugen.

Abmahnung: Mögliche Reaktionen Ihres Mitarbeiters

Der Mitarbeiter hat verschiedene Möglichkeiten, gegen die Abmahnung vorzugehen.

  • Er kann eine Gegendarstellung formulieren. Die müssen Sie dann zur Personalakte nehmen.
  • Er kann vors Arbeitsgericht ziehen.
  • Er kann abwarten, ob es tatsächlich noch zu einer Kündigung kommt.

Fallbeispiele zur Abmahnung

1. Diese Abmahnung fiel durch

Fall: Ein Altenheim hatte wirtschaftliche Schwierigkeiten. Der Leiter wollte deshalb mit seinen Mitarbeitern eine Kürzung des 13. Gehalts vereinbaren. Das gelang ihm in einem ersten Gespräch mit allen Mitarbeitern nicht. Daraufhin lud er zu Einzelgesprächen ein. Eine Mitarbeiterin erschien zwar, erklärte aber, sie sei nur zu einem Gespräch mit allen Mitarbeitern bereit. Das lehnte der Leiter ab. Er erteilte ihr eine Abmahnung wegen Arbeitsverweigerung (des Einzelgesprächs).

Lösung: Das Gericht verurteilte den Arbeitgeber dazu, die Abmahnung aus der Personalakte zu nehmen. Der Grund: Die Mitarbeiterin hätte nicht abgemahnt werden dürfen. Sie hatte ihre Pflichten aus dem Arbeitsvertrag nicht verletzt. Das Einzelgespräch sollte nur dazu dienen, den Arbeitsvertrag zu ändern. An diesem Gespräch teilzunehmen, gehörte nicht zur vereinbarten Arbeitsleistung (BAG, Urteil v. 23.6.2009, 2 AZR 606/08).

2. Mehrere Vorwürfe in einer Abmahnung

Fall: Unternehmer U. fällt auf, dass M. mehrfach zu spät zur Arbeit kommt. Als M. in der Woche darauf seine Krankmeldung nicht rechtzeitig einreicht, stellt U. seinen Mitarbeiter zur Rede. M. erklärt, er habe die ärztliche Bescheinigung bereits am zweiten Krankheitstag in den Briefkasten des Unternehmens einwerfen lassen. U. mahnt M. wegen des Zuspätkommens und der fehlenden Krankmeldung ab. Tage später findet eine Sekretärin die Krankmeldung zufällig zwischen anderen Papieren.

Lösung: Gegen diese Abmahnung wird sich M. erfolgreich wehren können. Da er sich rechtzeitig krankgemeldet hatte, enthält die Abmahnung einen ungerechtfertigten Vorwurf. Die Abmahnung muss vollständig aus der Personalakte entfernt werden. Auch das Zuspätkommen ist damit nicht abgemahnt, weil beide Gründe in einer Abmahnung zusammengefasst waren.

Wann darf ich einen Mitarbeiter abmahnen?

Den Überblick liefert unsere Checkliste


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