Wie bereite ich meinen Jahresabschluss vor?

Der Jahresabschluss im Unternehmen: Die richtige Vorbereitung
Aktualisiert am: 03.08.2015

Jedes Jahr aufs Neue müssen Unternehmer ihren Jahresabschluss erstellen. Mit den Vorbereitungen sollten Sie rechtzeitig beginnen. So können Sie die Vielzahl der nötigen Dokumente in Ruhe zusammentragen und das Ergebnis steuerlich noch optimieren. Zunächst müssen Sie entscheiden, ob Sie die Buchführung selbst übernehmen und auch den Jahresabschluss im Haus erledigen wollen. Viele Unternehmer schalten spätestens für den Jahresabschluss den Steuerberater ein. Aber auch in diesem Fall sind einige Vorbereitungen nützlich.

Jahresabschluss Unterlagen vorbereiten

Viel Arbeit bereitet die Zusammenstellung der Arbeitsunterlagen. Dazu gehören u. a.  der Gesellschaftsvertrag, ein Handelsregisterauszug, Leasingverträge, Miet- und Pachtverträge, Rechnungskopien und Spendenquittungen. Die wichtigsten Vorarbeiten für den Jahresabschluss sind:

  • Anlagevermögen erfassen: Erstellen Sie eine Übersicht aller Vermögensgegenstände (Computer, Büroausstattung usw.) und prüfen Sie, ob alle Zu- und Abgänge korrekt erfasst wurden.
  • Vorräte erfassen: Erfassen und bewerten Sie alle Vorräte durch Zählung. Unterscheiden Sie dabei zwischen halbfertigen und fertigen Vorräten sowie Handelswaren.
  • Verträge erfassen: Erstellen Sie eine Übersicht und Kopien aller Verträge (Personal, Kredite, Versicherungen etc.) Ihres Unternehmens.
  • Fahrtenbuch prüfen: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Fahrtenbuch vollständig und aktuell ist. Bei Betriebsprüfungen wird das Fahrtenbuch immer sehr häufig beanstandet.
  • Buchungsbelege erfassen und sortieren: Sorgen Sie dafür, dass alle Belege (Einnahmen, Ausgaben) vorhanden und nachvollziehbar sind. Bei Fehlern bitten Sie den Geschäftspartner (beispielsweise Ihren Lieferanten), die Rechnung zu korrigieren.
  • Abschreibungen ermitteln und verbuchen: Berücksichtigen Sie Wertminderungen des Anlagevermögens entsprechend der Nutzungsdauer der einzelnen Gegenstände.
  • Forderungen erfassen und prüfen: Prüfen Sie, ob Forderungsausfälle zu erwarten sind. Erkennbare Risiken für einen Forderungsausfall berücksichtigen Sie durch die Verbuchung von Einzel- und Pauschalwertberichtigungen.
  • Rechnungsabgrenzung durchführen: Sind Aufwendungen oder Erträge für das nächste Geschäftsjahr im Voraus bezahlt worden oder als Einnahmen bereits verbucht, wird der Wert korrigiert und ein sogenannter Rechnungsabgrenzungsposten verbucht. Damit ziehen Sie diese Aufwendungen oder Erträge auf das folgende Jahr.
  • Rückstellungen bilden: Gewinnmindernd verbuchen Sie Verbindlichkeiten, die in der Höhe und im Bestehen ungewiss, aber mit großer Wahrscheinlichkeit zu erwarten sind. Dazu gehören Pensionen, Steuern, drohende Verluste, Garantien oder Kulanz.

Jahresergebnis steuerlich optimieren

Je höher Ihr Gewinn ausfällt, umso mehr Geld überweisen Sie an das Finanzamt. Vor dem eigentlichen Jahresabschluss sollten Sie daher überlegen, wie Sie Ihr Jahresergebnis steuerlich optimieren können. Das bedeutet: Sie „rechnen“ Ihren Gewinn möglichst klein. Drei Beispiele:

  • Ziehen Sie anstehende Investitionen vor
    Wenn Sie ohnehin demnächst einen neuen Schreibtisch oder ein Hochregal brauchen, tätigen Sie die Investition noch vor Jahresende. Damit drücken Sie den Gewinn und reduzieren die Abgaben. Planen Sie einen zeitlichen Vorlauf ein (weil z. B. die Ware nicht sofort geliefert werden kann oder Sie einen Kredit brauchen).
  • Verschieben Sie Einnahmen ins nächste Jahr
    Nehmen Sie Kontakt zu Kunden auf, die Ihre Rechnung noch nicht beglichen haben – und bitten Sie diese, später zu bezahlen. Der Grund: Wenn Sie Einnahmen in das nächste Jahr verschieben, mindert das ebenfalls den Gewinn, den Sie im Jahresabschluss ausweisen.
  • Begleichen Sie Rechnungen noch in diesem Jahr
    Bezahlen Sie alle Rechnungen vor Jahresfrist. Bitten Sie gegebenenfalls Ihre Lieferanten oder Dienstleister, Ihnen kurzfristig eine Rechnung zu stellen. Ein weiteres Instrument: Vereinbaren Sie Teilzahlungen (beispielsweise wenn sich die Ausstattung des neuen Büros von Dezember bis Februar hinzieht). Wenn dafür beispielsweise ein Vertrag angepasst werden muss, sollten Sie auch hier genug Zeit einplanen, um vor Ablauf des Jahres zu einem Ergebnis zu gelangen.

Keine Buchung ohne Beleg

Das wichtigste Grundprinzip der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung lautet „Keine Buchung ohne Beleg“. Falls diese Regel nicht strikt eingehalten wurde, weil beispielsweise Belege (wie Rechnungen) oder Abrechnungen (etwa für Geschäftsreisen) fehlen, müssen diese nachgefordert oder im Notfall Eigenbelege erstellt werden. Solche Vorgänge begründen Sie am besten auf dem Beleg selbst. Dies gilt auch für Umbuchungen, Ausbuchungen, Stornierungen und Abschlussbuchungen.

Sechs-Monatsfrist beachten

Der Jahresabschluss ist nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB) grundsätzlich innerhalb der ersten 3 Monate nach Ablauf des Geschäftsjahres aufzustellen. Kleine Gesellschaften dürfen die Frist (HGB § 264) auf bis zu 6 Monate ausdehnen.

Achtung: Kaufleute müssen einen Jahresabschluss aufstellen (§§ 242 ff. HGB). Ausgenommen sind Einzelkaufleute, wenn sie an 2 aufeinander folgenden Abschlussstichtagen 500.000 EUR Umsatzerlöse und 50.000 EUR Jahresüberschuss nicht überschreiten. Das betrifft Kleingewerbetreibende, die wie die Freiberufler von der Buchführungspflicht befreit sind. Allerdings müssen sie das Betriebsergebnis mit einer Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Dafür ist eine einfache Buchführung mit Belegsammlung nötig.

Praxis-Beispiel

Der Geschäftsführer einer GmbH hat am Jahresende keine Bilanz erstellt und die Frist verstreichen lassen. Das Amtsgericht hat ihn wegen der Verletzung der Buchführungspflicht zu einer Strafe von 1.500 EUR verurteilt. Der Geschäftsführer ist damit glimpflich davongekommen, denn die Verletzung der Buchführungspflicht kann mit einer Freiheitsstrafe bis 2 Jahre oder einer Geldstrafe geahndet werden (§ 283b StGB). Hinzu kommt: Wenn ein Unternehmen vor dem Geschäftsjahresende Insolvenz anmeldet, kommt nach einem Urteil des Oberlandesgerichts Düsseldorf eine Verurteilung auch für den Fall in Betracht, dass der Geschäftsführer keine sichtbaren Vorbereitungen zur Bilanzaufstellung getroffen hat. Es handelt sich um ein „Buchdelikt“, das Verstöße gegen Buchführungs- und Bilanzierungspflichten erfasst.

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