Wie kann ich als Unternehmer meine Zeit effektiv einteilen?

Zeitmanagement für Unternehmer: 6 Tipps
Aktualisiert am: 01.09.2015

Ein Tag hat 24 Stunden. Für die meisten Menschen zu wenig. Kaum hat man sich versehen, ist der Tag vorbei und die Aufgaben sind nur zur Hälfte erledigt. Das müssen Überstunden ausgleichen oder die Nacht wird eben kürzer. Doch schnell ist die eigene Balance zwischen Beruf und Freizeit ins Wanken geraten und es herrscht Unzufriedenheit und Misserfolg. Der Grund ist häufig ein schlechtes Zeitmanagement. Daher gilt: Teilen Sie Ihre Zeit effektiv ein und geben Sie sich selbst wieder mehr Lebensqualität.

6 hilfreiche Zeitmanagement-Tipps

1. Erstellen Sie eine Aufgabenliste

Nicht alles ist planbar, doch ein grober Plan ist wie ein roter Faden, der Sie durch den Monat bringt. Nehmen Sie sich ein leeres Buch, einen Notizblock, einen Kalender oder einfach ein weißes Papier zur Hand und notieren Sie darauf alle Ihre Aufgaben, die Sie zum Status quo im kommenden Monat anpacken wollen. Am besten ordnen Sie die Aufgaben bereits beim Schreiben Hauptkategorien zu, um nicht alles zu vermischen, wie z. B. in die Kategorien „Job“, „Projekt A“, „Privat“, „ Anrufe“ und „Ungeklärt/Hilfe benötigt".

2. Ordnen Sie die Aufgaben erst Wochen und dann Tagen zu

Versuchen Sie, die Aufgaben der verschiedenen Kategorien (z. B. Job) in einer sinnvollen Reihenfolge den Wochen zuzuordnen, in denen Sie die Aufgabe spätestens erledigen wollen bzw. müssen. Durchdenken Sie dabei kritisch, wie viele Aufgaben Sie tatsächlich in einer Woche bzw. an einem Tag schaffen können, ohne in Stress zu geraten. Dabei sollten Sie folgende Punkte beachten:

  • Planen Sie bei von außen gesetzten Fertigstellungsterminen einen Puffer ein.
  • Legen Sie wichtige Aufgaben, die Ihre volle Konzentration erfordern, in Ihre persönliche Hochleistungsphase.
  • Berücksichtigen Sie in Ihrer Planung auch Ihre privaten Termine. Steht z. B. der Geburtstag Ihrer Tochter an, schütten Sie sich an diesem Tag nicht gerade mit Arbeit und Terminen zu. So vermeiden Sie zusätzlich privaten Stress.
  • Fassen Sie gleichartige Aufgaben (z. B. zu erledigende Anrufe) in Blöcken zusammen. So behalten Sie einen Überblick und können einen Anruf nach dem anderen „abarbeiten“ oder zur Abwechslung zwischen zwei Aufgaben dazwischenschieben. Vorsicht: Vergessen Sie nicht, die nicht erreichten Gesprächspartner als Aufgabe auf den nächsten Tag zu übertragen.

Tipp: Lassen Sie bei der Planaufstellung mindestens jeden zweiten Tag etwas Spielraum für die nicht planbaren Aufgaben offen, wie z. B. für eine kurzfristige Anfrage eines Auftraggebers, für einen Kaffee mit einem potenziellen Neukunden, für eine ausgedehntere Mittagspause bei Sonnenschein oder einfach dafür, dass Sie mal aus irgendwelchen Gründen nicht auf der Höhe sind und nicht ganz so schnell arbeiten wie sonst. Geben Sie sich bewusst diesen Freiraum für Spontaneität. Das nimmt Ihnen ein großes Stück Stresspotenzial und macht Ihre Arbeit lebendig. Schließlich sind Sie keine Maschine!

3. Setzen Sie Ihren Plan ohne Ablenkungen um

Jeder weiß: Der beste Plan nützt nichts, wenn er nicht umgesetzt wird. Beweisen Sie daher Disziplin! Können Sie sich nicht auf Ihre Aufgabe konzentrieren, sollten Sie die Störenfriede, wenn möglich, aus der Welt schaffen.

Beispiel: Das E-Mail-Postfach sorgt häufig für Ablenkung, deshalb sollten Sie es ggf. während Ihrer Aufgabenerledigung schließen. Haben Sie Angst, dass in dieser Zeit eine wichtige E-Mail hereinkommen könnte, dürfen Sie es natürlich auch offenlassen. Doch ein Blick auf den Betreff hilft häufig schon, um die Priorität der E-Mail einzuschätzen. Nicht alle E-Mails müssen sofort gelesen oder gar beantwortet werden!

Tipp: Bauen Sie sich in Ihren Tagesplan bewusst Zeiten für die Bearbeitung Ihres E-Mail-Postfachs ein. So werden Sie nicht von jeder eingehenden E-Mail abgelenkt.

4. Belohnen Sie sich selbst

Was bei Tieren und Kindern funktioniert, funktioniert auch bei Ihnen: Belohnen Sie sich, wenn Sie eine wichtige Aufgabe erfolgreich umgesetzt haben! Die Belohnung sollte natürlich im Hinblick auf die Aufgabe angemessen sein und Ihnen nicht noch mehr Zeit stehlen. Dabei muss die Belohnung nicht immer einen materiellen Wert haben oder etwas Ess- oder Trinkbares sein. Sie können auch bewusst am Morgen einen privaten Termin mit sich selbst oder mit Freunden vereinbaren. Auch die Vorstellung, dass Sie am Abend nicht wieder Überstunden machen, sondern sich stattdessen z. B. auf dem Fahrrad in der Natur herumfahren sehen, kann Sie motivieren, Ihre Aufgaben schnell und zielsicher umzusetzen.

5. Termine einhalten und pünktlich beenden

Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Dinge und verzetteln Sie sich nicht in kleinen Nebensächlichkeiten. Das gilt im besonderen Maße für Besprechungen, in denen man sich häufig zu lange an einem Thema aufhält, diskutiert und die Zeit nach hinten immer enger wird.

6. "Nein" sagen und Ballast abwerfen

Lernen Sie auch einmal „nein“ zu sagen. Das kann sehr befreiend sein. Sagen Sie auch mal „nein“ zu einer Aufgabe, die Ihnen lästig ist und die nicht dringend erforderlich ist. Und lernen Sie auch mal zu verzichten, wenn es um eine unnötige Anschaffung geht. Das gilt im Beruflichen wie im Privaten. Halten Sie sich stets folgendes Sprichwort vor Augen: „Wenn Du loslässt, hast Du zwei Hände frei.“

Beispiel: Besprechungen richtig planen

Fall: Der Terminkalender von Unternehmer Pablo ist von zahlreichen Terminen gespickt. Jeden Freitag um 16 Uhr hat er eine turnusmäßige Besprechung mit seinen fünf Bereichsleitern, wobei sie wegen unaufschiebbarer Dinge häufig erst um 17 Uhr beginnen. Da es immer viel zu entscheiden gibt, ziehen sich die Besprechungen nahezu immer bis in die späten Abendstunden hin. Die Bereichsleiter haben oft völlig unterschiedliche Auffassungen darüber, wie und ob Themen angegangen werden. Nicht selten herrscht in den Besprechungen dicke Luft, was die Entscheidungsfindung erschwert. Die Tanzstunden, die Pablo seiner Frau versprochen hat und die jeden Freitag fast ausschließlich ohne ihn stattfinden, sorgen zudem für privaten Stress. Er möchte etwas an der Situation ändern.

Lösung: Pablo könnte den Termin turnusmäßig zunächst auf einen anderen Tag verschieben, um die private Stresskomponente aus dem Weg zu räumen. Dennoch sollte Pablo daran arbeiten, dass seine Besprechungen pünktlich beginnen und auch enden. Dazu ist es unerlässlich, dass er selbst pünktlich (mit maximal fünfminütiger Verspätung) zum Termin erscheint und die strenge Termintreue auch von seinen Mitarbeitern fordert. Genauso wichtig ist es jedoch, ein Besprechungsende festzusetzen und davon nur im Ausnahmefall abzuweichen. Dies erfordert eine strikte, effektive Vorgehensweise in Besprechungen, wobei Pablo folgende Punkte beachten sollte:

  • Besprechungsagenda: Pablo sollte sich von seiner Sekretärin eine Besprechungsagenda aufsetzen lassen; die Themen sollte sie schon während der Woche bei allen Besprechungsteilnehmern einsammeln.
  • Sorgfältige Themenauswahl: Pablo sollte die Themen vor Besprechungsbeginn prüfen; manche Themen sind eher Themen für ein Vier-Augen-Gespräch anstatt für eine große Runde.
  • Prioritäten setzen: Pablo sollte den Themen Prioritäten zuordnen und mit dem wichtigsten Thema beginnen. So ist sichergestellt, dass zumindest die wichtigsten Themen in der vorgegebenen Zeit behandelt werden.
  • Hausaufgaben geben: Kommt es in der Besprechung zu keiner Einigung, könnte Pablo seine Bereichsleiter auffordern, bis zum nächsten Termin Lösungen im Interesse aller zu erarbeiten und vorzustellen.
  • Soziale Kompetenzen stärken: Pablo könnte seine Bereichsleiter auch zu einem Führungskräfte-Entwicklungstraining schicken, damit sie sich besser kennen und schätzen lernen und konstruktiver miteinander umgehen.
  • Verhaltenskodex aufstellen: Vorstellbar wäre es auch, einen Verhaltenskodex für Besprechungen im Unternehmen aufzustellen.
  • Durchgreifen: Pablo sollte stärker von seiner Macht als Chef Gebrauch machen und rechtzeitig eingreifen, wenn Besprechungen ausufern.
  • Themen ggf. verschieben: Sind manche Themen bei Terminende noch nicht besprochen, müssen sie verschoben – aber bitte nicht vergessen! – werden.
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