Klare Zahlungsbedingungen helfen Ihnen, schneller an Ihr Geld zu kommen

So kommen Sie schneller an Ihr Geld
Aktualisiert am: 12.07.2017

Selbstständige und Inhaber von kleinen Firmen sind häufig auf eine gute Zahlungsmoral Ihrer Kunden angewiesen. Nicht immer lassen sich Kunden von angegeben Zahlungszielen überzeugen fristgerecht zu zahlen. Durch eindeutige Absprachen in Auftragsgesprächen können Missverständnisse bereits im Vorfeld ausgeräumt werden. Klare Formulierungen in Rechnungen unterstützen eine zügige Rechnungsabwicklung.

Klare Absprachen mit Kunden über Zahlungsbedingungen

Das Wichtigste ist, dass Sie am Ende von Vertragsverhandlungen, wenn alle Bedingungen (Leistungsumfang, Liefertermine etc.) geklärt sind, mit dem Kunden nicht nur über den Preis sprechen, sondern auch darüber, wie Sie sich die Zahlungsbedingungen konkret vorstellen (z. B. Zahlung bei Abnahme, Zahlungsziel 20 Tage nach Abnahme des Auftrags, oder 10 Tage nach Abnahme unter Berücksichtigung von 2 % Skonto).

Sprechen Sie dabei auch an, wie Sie sich die Zahlung vorstellen (z. B. Überweisung, Lastschrifteinzug, Ratenzahlung usw.). Geben Sie stets die genaue Höhe der Zahlungen, möglicher Einsparungen durch Skonto und auch die genauen Zahlungstermine an.

Verwenden Sie z. B. die folgende Formulierung: Der Rechnungsbetrag in Höhe von 3.000 EUR brutto ist bis zum 28. August 2017 per Überweisung zu bezahlen. Bei Zahlung bis zum 21. Juli 2017 erhalten Sie 2 % Skonto. Damit müssen Sie nur noch 2.940 EUR bezahlen. Sie sparen 60 EUR!

Auch wenn es Ihnen unangenehm ist, Ihre Kunden direkt auf mögliche Zahlungsbedingungen hinzuweisen, wird es sich lohnen. Denn die Praxis zeigt, dass dies in der Regel unproblematisch ist, wenn Sie Ihre Kunden in den Kauf- oder Vertragsverhandlungen mit Ihrem Angebot wirklich überzeugen. Daher ist es entscheidend, dass Sie sich erst über alle anderen Punkte im Vertrag einigen und Preise sowie Konditionen zum Schluss besprechen. Falls ein Kunde hierzu früher Informationen haben möchte, versuchen Sie, ihn davon zu überzeugen, dass es besser ist, wenn Sie erst darüber sprechen, wie der Auftrag aussieht und sich dann über die Zahlungsmodalitäten unterhalten.

Auch hierzu ein Formulierungsbeispiel: Herr Meier, Sie haben Recht: es ist gut und wichtig, dass Sie den Preis und die Zahlungsbedingungen ansprechen. Darauf komme ich in wenigen Augenblicken zurück. Denn zuerst sollten wir klären, welche Anforderungen Sie konkret an das Produkt (den Auftrag o. Ä.) und dessen Leistungsmerkmale haben. Erst dann kann ich Ihnen genau sagen, welche Kosten auf Sie zukommen.

Tipp: Besteht ein Kunde auf einer frühzeitigen Auskunft zu Preisen und Konditionen, sollten Sie ihm zunächst einen Orientierungswert zum Preis geben, dabei aber betonen, dass es sich um eine erste unverbindliche Einschätzung handelt. Zu den Konditionen können Sie dann wie gewünscht am Ende der Verhandlung kommen.

Grundsätzlich gilt bei jedem Verkauf: halten Sie alle Positionen des Vertrages schriftlich fest – als Nachweis für den Auftrag und die getroffenen Verabredungen, falls es zu Unstimmigkeiten kommen sollte.

Möglichkeiten, den Zahlungseingang zu beschleunigen


Vorauszahlung

Wenn Sie Waren und Produkte verkaufen, die Sie erst bestellen müssen, sollten Sie von Ihren Kunden bei Bestellung mindestens eine Anzahlung fordern, besser noch den gesamten vereinbarten Kaufpreis. Diese Möglichkeit besteht, wenn Sie einen Kaufvertrag abschließen.

Beachten Sie: Es kann für einen potenziellen Käufer abschreckend sein, wenn er vor der Lieferung oder Leistung einen (hohen) Vorauszahlungsbetrag leisten oder gar den ganzen Preis vorab entrichten soll. Nennen Sie ihm daher schlüssige Argumente für die Vorauszahlung, z. B., dass Sie Zulieferer auch vorab bezahlen müssen. Oder Sie sprechen das Thema nicht direkt an und bieten dem Kunden die Möglichkeit, bei Vorauszahlung Kosten zu sparen, etwa in Form eines Rabatts.

Tipp: Wenn Sie Ihren Kunden einen Rabatt geben oder Skonto gewähren wollen, müssen Sie dies in der Kalkulation berücksichtigen. Tun Sie das nicht, geht der Nachlass vollständig zu Lasten Ihres Gewinns.

SEPA Lastschrift-Mandat

Kommen die bisher genannten Möglichkeiten für Sie nicht infrage, sollten Sie mit dem Kunden eine Zahlung per Lastschrifteinzug vereinbaren. Sie benötigen dazu seine schriftliche Zustimmung, das sogenannte SEPA-Lastschrift-Mandat. Falls möglich, sollten Sie mit gewerblichen Kunden ein Firmen-Mandat vereinbaren. Bei Privatkunden besteht nur die Möglichkeit, ein Basis-Mandant abzuschließen. Hier kann der Kunde allerdings ohne Angabe von Gründen innerhalb eines Zeitraums von 8 Wochen nach der Abbuchung eine Rückbuchung veranlassen. Achtung: Falls das Konto nicht gedeckt ist, wird die Lastschrift nicht eingelöst.

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Lieferung gegen Rechnung

Lässt sich ein Verkauf oder eine Lieferung gegen Rechnung nicht vermeiden, sollten Sie auf folgende Punkte achten, um das Risiko von Zahlungsverzug und -ausfall zu begrenzen.

  • Prüfen Sie den Kunden im Vorfeld auf seine Bonität, indem Sie z. B. eine Auskunft von Schufa oder Creditreform einholen.
  • Alternativ können Sie, um Kosten zu sparen, den Kunden bitten, eine Selbstauskunft von Schufa, Creditreform & Co. vorzulegen (für den Kunden kostenlos)
  • Bitten Sie (Geschäfts-)Kunden, Ihnen 2–3 Partner zu nennen, bei denen Sie sich nach dem Zahlungsverhalten Ihres potenziellen Kunden erkundigen können.
  • Prüfen Sie unter www.insolvenzbekanntmachungen.de, ob gegen einen Kunden ein Insolvenzverfahren beantragt worden ist.
  • Stellen Sie eine richtige und vollständige Rechnung unmittelbar im Anschluss an die erbrachte Leistung. Achten Sie darauf, dass der Tag der Fälligkeit bzw. der letztmögliche „Skontotag“ mit einem konkreten Datum angegeben ist. Weisen Sie den Skontobetrag in Euro auf der Rechnung aus.

Praxisbeispiel


Peter Müller ist Schreinermeister. Ein Kunde fragt an, ob Müller ihm einen Schrank nach in-dividuellen Vorstellungen fertigen kann. Müller tritt mit dem Kunden in Verhandlung, erfasst die Wünsche, erstellt das Aufmaß und formuliert ein Angebot, das er mit dem Kunden Punkt für Punkt durchgeht. Die Fertigung soll etwa 8 Wochen dauern. Erst am Ende des Gesprächs geht Müller auf den Preis und die Konditionen ein und spricht auch diese mit dem Kunden genau durch.

Müller und sein Kunde einigen sich auf einen Preis von 3.300 EUR brutto für den Schrank inklusive Montage. Müller teilt seinem Kunden im Gespräch mit, dass er bei Auftragserteilung einen Vorschuss von 800 EUR benötigt, weil er seinen Lieferanten das Material in etwa dieser Höhe bezahlen muss. Nach Eingang der Zahlung will Müller die Bestellung vornehmen und sofort mit dem Bau des Schranks beginnen. Die Begleichung des restlichen Kaufpreises soll nach erfolgter Montage und Abnahme durch den Kunden direkt vor Ort erfolgen. Müller bietet dem Kunden die Zahlung mit EC-Karte mit einem mobilen Kartenterminal an. Die Rechnung will er dem Kunden bei Lieferung mitbringen. Um dem Kunden die schnelle Zahlung „schmackhaft“ zu machen, bietet Müller an, dass er bei dieser Zahlungsweise einen Nachlass auf den Kaufpreis in Höhe von 2 % (ca.  66 EUR) erhält. Den Nachlass hat Müller, als Meister auch in betriebswirtschaftlichen Angelegenheiten versiert, vorab in der Kalkulation angesetzt.

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