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Datenverlust: Wie sichere ich meine Daten?

Kennen Sie das Gefühl, wenn die Festplatte wichtige Auftrags- und Kundendaten plötzlich nicht mehr herausrückt? Die Verfügbarkeit von Daten ist für viele Unternehmen heute so wichtig wie Wasser und Strom. Gehen Daten verloren, kann dies schnell existenzgefährdend werden. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie sich vor Datenverlust schützen können.

So schützen Sie sich vor Datenverlust

Ein Datenverlust kann für Unternehmen existenzbedrohend sein

der untersuchten deutschen Unternehmen verloren während der vergangenen 12 Monate wenigstens einmal wichtige Geschäftsdaten*

kostet ein Fall von Datenverlust in Deutschland im Durchschnitt*

*Quelle: Studie "Global Data Protection Index 2016", Vanson Bourne im Auftrag von Dell EMC

Datenverlust: Risiken kennen und Daten wirksam schützen

Um im Fall der Fälle angemessen reagieren zu können, sollten Sie schon vorab die Risiken eines Datenverlusts für Ihr Unternehmen einschätzen können. Fragen Sie sich zum Beispiel:

  • Einschätzung der Schadenshöhe: Wie viele Aufträge würden Sie verlieren, wenn jemand Ihre Bestell-, Kunden- oder Vertragsdaten löscht oder manipuliert?
  • Aussicht auf Datenrettung: Könnten Sie Ihre Daten mithilfe von Backups oder durch manuelle Eingabe wiederherstellen? Wie teuer wäre das?
  • Auswahl der richtigen Lösung: Wo sind Ihre Daten gespeichert? Sind sie dort z. B. auch vor Einbruch oder Brandschäden sicher?

Nachdem Sie die Konsequenzen eines Datenverlusts für Ihr Unternehmen eingeschätzt haben, können Sie angemessene Datensicherheitsrichtlinien ableiten. Damit auch Ihre Mitarbeiter informiert sind und festgelegte Maßnahmen befolgen können, sollten Sie die Einhaltung der Richtlinien zum Bestandteil jedes Arbeitsvertrags machen.

Die 7 häufigsten Ursachen für Datenverlust

Die Verfügbarkeit wichtiger Daten kann auf vielerlei Weise gefährdet sein. Die gute Nachricht ist: Wenn Sie die Gefahren kennen, können Sie sich und Ihr Unternehmen effektiv dagegen absichern und Datenverlust vermeiden! Das schont nicht nur Ihre Nerven. Sie sparen sich auch die teure und aufwendige Datenwiederherstellung.

1. Hardware- / Systemfehler

Der bekannteste Hardwarefehler ist eine defekte Festplatte. Festplatten gehören immer noch zu den fehleranfälligsten Komponenten in einem PC. Niemand ist vor einem plötzlichen Festplattendefekt gefeit, und dieser kündigt sich in der Regel auch nicht an. Hardware kann aber auch durch Unachtsamkeit kaputt gehen, zum Beispiel indem man sein Notebook fallen lässt.

So verteilen sich die Ursachen für Datenverlust:

2. Fehlbedienung durch Benutzer

Eine häufige Ursache für Datenverlust ist schlicht die falsche Bedienung von Software. Ein falscher Mausklick und schon hat man einen Datensatz oder eine Datei gelöscht, die man eigentlich behalten wollte. Wie gerne würde man da die Zeit um ein paar Minuten zurückdrehen! Hiergegen hilft ein wirkungsvolles Datensicherungskonzept.

3. Softwarefehler

Es ist nie auszuschließen, dass ein Softwarefehler Ihre wertvollen Daten zerstört. Oft lassen sich die Daten mit Hilfe des Herstellers wieder rekonstruieren, aber nicht alle Software-Hersteller bieten diesen Service bei Datenverlust an. Wählen Sie Ihre Software daher mit Bedacht aus!

4. Sabotage von außen

Hiermit sind Angriffe auf Ihre Daten durch Externe gemeint. Ein Beispiel ist eine Kategorie von Computerviren, die „Verschlüsselungstrojaner“ genannt werden. Diese Schadprogramme verschlüsseln alle Daten auf einem PC und anderen Systemen im Netzwerk. Zur Entschlüsselung der Daten verlangen die Angreifer dann einen hohen Geldbetrag. Weitere Informationen zum missbräuchlichen Zugriff auf Ihre Daten finden Sie auf unserer Themenseite Datenmissbrauch.

5. Sabotage von innen

Auch wenn man es sich eigentlich nicht vorstellen kann: Ein Mitarbeiter, der im Streit das Unternehmen verlässt, möchte sich vielleicht am letzten Arbeitstag rächen und löscht die Daten. Oder ein Unbefugter macht sich an Ihrem PC zu schaffen und manipuliert oder beschädigt Ihre Firmensoftware. Wie groß diese Gefahr für Ihr Unternehmen ist, können allerdings nur Sie einschätzen.

6. Diebstahl des PC

Besonders Notebooks sind als Diebesgut beliebt. Lag es z. B. auf dem Rücksitz Ihres Firmenwagens, dann ist die eingeschlagene Scheibe noch der kleinere Schaden. Denn sollte dadurch das Notebook samt Geschäftsdaten abhanden gekommen sein, ist das weitaus schlimmer.

7. Schadensereignis, z. B. Brand oder Wasserschaden

Wo immer Sie Ihre Daten sichern, vergewissern Sie sich, dass sie nicht durch Feuer, Wasserschaden oder Ähnliches verloren gehen können. Eine Datensicherung, die man gewissenhaft in der Schreibtischschublade einschließt, nützt nichts, wenn der PC samt Schreibtisch den Flammen zum Opfer fällt. So unwahrscheinlich das sein mag: Wenn der Fall wirklich eintritt, dann werden Sie genug mit der Behebung des Schadens zu tun haben und froh sein, wenn Sie danach noch wissen, wer Ihre Kunden und Lieferanten sind.

Experten-Chat:
Fragen & Antworten zum Thema Datensicherheit

Experte: Thomas Schirmer, IT-Fachjournalist und Buchautor

Im Live-Chat am 20. März 2019 konnten Sie Ihre Fragen zu den Themen Datensicherheit, Datenverlust und Datenmissbrauch an unseren Experten Thomas Schirmer richten.

Alle Fragen und die Antworten unseres Experten finden Sie in diesem PDF:

Maßnahmen gegen Datenverlust:

Mit dem passenden Datensicherungskonzept sind Ihre Geschäftsdaten immer verfügbar

Gegen Datenverlust gibt es verschiedene Maßnahmen. Welche davon für Ihr Unternehmen die richtigen sind, hängt von Ihrer Situation und Ihrer individuellen Risikoeinschätzung ab. Beachten Sie bitte: Nicht alle Lösungen schützen gegen alle Ursachen von Datenverlust! Hier sehen Sie, welche Maßnahmen gegen welche Ursachen schützen:

Ursache für Datenverlust
Ursache für
Datenverlust
Backup auf der
Festplatte des Rechners
(gleiches Medium)
Backup auf
externer Festplatte
(anderes Medium)
Backup in der
Cloud
Backup auf externer
Festplatte
n sicherem Ort
(z. B. in Tresor)
Festplatten-
reparatur
Sabotage von außen Image Image Image Image Image
Sabotage von innen Image Image Image Image Image
Hardware- /Systemfehler Image Image Image Image Image
Softwarefehler Image Image Image Image Image
Fehlbedienung Image Image Image Image Image
Brand / Wasserschaden Image Image Image Image Image
Diebstahl des PC Image Image Image Image Image


Datensicherung auf der Festplatte des Rechners (gleiches Medium)

Hierbei speichern Sie die Daten auf die gleiche Festplatte, auf der sich die produktiven Daten befinden. In der Regel ist dies keine gute Idee, denn damit sind Ihre Daten ausschließlich gegen Fehlbedienung geschützt, z. B. wenn Sie aus Versehen einen Kundendatensatz gelöscht haben und ihn wiederherstellen möchten.

Geht die Festplatte kaputt, dann sind sowohl die produktiven Daten als auch Ihr Backup verloren.

Einsatz von SSD-Speichern

Viele Benutzer vertrauen auf moderne SSD-Festplatten. Diese kommen im Gegensatz zu klassischen Festplatten (HDD) ohne mechanische Komponenten aus.

Wo keine Mechanik ist, kann nichts kaputt gehen, denkt so mancher. Doch der Zuwachs an Sicherheit ist nur relativ: SSDs sind elektronische Bauteile, die ebenfalls ohne Vorwarnung kaputt gehen können. Zudem haben SSDs Bauart-bedingt eine begrenzte Lebensdauer. Obwohl angenommen wird, dass sie viele Jahre halten, fehlen noch stichhaltige Erfahrungswerte.

SSDs sind daher kein Ersatz für ein Datensicherungskonzept. Ihr Vorteil liegt eher in der sehr viel höheren Geschwindigkeit.

Datensicherung auf externer Festplatte (anderes Medium)

Beliebt ist die Datensicherung auf ein anderes Medium, z. B. auf eine externe Festplatte oder einen USB-Stick. Dies schützt gegen einen Defekt der Haupt-Festplatte. Sie können das zweite Medium nach der Sicherung auch entfernen und an einem sicheren Ort verwahren, beispielsweise in einem abschließbaren Schrank oder einem Tresor. Damit sind Ihre Daten auch geschützt, wenn der PC abhanden kommt – sei es durch Diebstahl, Wasserschaden, Feuer etc.

USB-Sticks und externe Festplatten sind sehr preisgünstige Sicherungsmedien. Sie sollten jedoch beachten, dass eine Datensicherung nicht automatisch die buchhalterischen Anforderungen an die revisionssichere Archivierung (Stichwort GoBD) erfüllt.

 

KURZÜBERSICHT:

Vor- und Nachteile bestimmter Datensicherungskonzepte

Die Tabelle gibt Ihnen eine Übersicht aller hier vorgestellten Verfahren und zeigt, gegen welche Arten von Datenverlust sie schützen.

Festplattenreparatur

Wer die Datensicherung vernachlässigt hat und mit einer defekten Festplatte konfrontiert ist, dem bleibt nur noch das Mittel der Festplattenreparatur. Hierbei senden Sie Ihre Festplatte an ein spezialisiertes Unternehmen, das dann innerhalb einiger Tage die Daten von der Festplatte rekonstruiert.

Sie müssen bei einer Festplattenreparatur mit Kosten von ca. 1.000 Euro rechnen, denn die Festplatte wird dabei aufwändig demontiert und repariert, um die Daten zu retten. Trotzdem liegt die Erfolgsquote dabei nicht bei 100 Prozent.

Datensicherung in der Cloud

Wenn Sie keinen eigenen Server zur Datensicherung einrichten möchten, können Sie die vielfältigen Angebote zur Datensicherung im Internet (Cloud) nutzen. Die Cloud-Anbieter betreiben einen hohen Aufwand, um Ihre Daten sicher zu speichern. Zu den wirkungsvollen Maßnahmen gehören u. a. mehrfach geschützte Rechenzentren und spezielle Speichersysteme, die gegen Beschädigung abgesichert sind.

Für die Speicherung in der Cloud verlangen die Provider eine monatliche Gebühr, die in der Regel von der Speicherkapazität abhängt, die Sie benötigen.

Praxistipp: Wer eine langsame Internetverbindung hat, kann die Datensicherung in die Cloud nach Feierabend starten und über Nacht laufen lassen. Für Ihre Buchhaltungs-Daten gibt es den Service Datensicherung online.

Lexware datensicherung online

Die Lexware Lösungen der Basis-, Professional- und Premium-Line bieten die komfortable Möglichkeit, Daten direkt aus dem Programm heraus in die Cloud zu sichern. Diesen Dienst können Sie einfach per Mausklick aktivieren. So geht's:



Datensicherung in einem Netzlaufwerk

Ist es Ihnen zu viel Aufwand, USB-Sticks oder externe Festplatten hin- und herzutragen? Dann bietet sich die Datensicherung auf einem Server an. Wenn in Ihrem Unternehmen ohnehin eine Netzwerkinstallation vorhanden ist, können Sie ein Backup auf ein Netzlaufwerk einrichten. Aber achten Sie darauf, dass es sich dabei nicht um die gleiche Festplatte handelt, auf der Ihre produktiven Daten liegen. Holen Sie sich im Zweifelsfall den Rat eines Experten ein.

Sehr beliebt sind auch sogenannte NAS-Server. Hierbei handelt es sich um kleine, netzwerkfähige Geräte, die speziell zur Datenspeicherung verwendet werden. NAS-Server mit zwei und mehr Festplatten können sehr leicht als RAID-System konfiguriert werden (siehe Info unten), so dass die Daten redundant auf mehreren Platten gespeichert werden.

Auf einem NAS-Server mit gespiegelten Platten können Sie auch Originale von „losen“ Dateien speichern (Word-Dateien, Excel-Dateien, PDFs etc.), denn dort sind sie vor einem Festplattencrash geschützt, ohne dass Sie ein bestimmtes Datensicherungsprogramm benötigen.

NAS-Server sind ab 100 Euro erhältlich und können ohne Fachkenntnisse in Betrieb genommen werden.

PRAXISBEISPIEL:

Datensicherung in Kleinunternehmen

Diese beiden Beispiele zeigen Ihnen, auf welche Arten Lexware Anwender ihre Daten vor Verlust schützen können.

Einsatz von gespiegelten Festplatten (RAID)

Sogenannte RAID-Systeme helfen wirkungsvoll gegen die Folgen eines Festplattencrashs. In einem RAID-System arbeiten mehrere Festplatten so zusammen, dass die Daten redundant gespeichert werden. Dadurch kann eine Festplatte ausfallen, ohne dass es zu Datenverlust kommt.

In Arbeitsplatz-PCs sind RAID-Systeme eher unüblich. Dort schützen Sie auch nicht gegen Datenverlust durch Diebstahl des PCs, Brand etc. In Server-Systemen erhöhen sie die Datensicherheit aber enorm. Entscheiden Sie sich für einen Server mit RAID-System, können Sie auf zusätzliche Sicherungsverfahren ganz verzichten. Es sei denn, Sie möchten sich gegen Fehlbedienung oder Softwarefehler schützen. Dann empfiehlt es sich, regelmäßig eine zusätzliche Datensicherung vorzunehmen. Diese können Sie dann durchaus auf das gleiche RAID-Laufwerk speichern.

Wenn Sie Ihre Daten einem Server anvertrauen möchten, dann achten Sie darauf, dass er an einem Ort steht, wo er gegen Sabotage, Havarie oder Diebstahl geschützt ist. Für kleinere Server bietet es sich auch an, ein Computer-Schloss zu verwenden, das einem Kabel-Fahrradschloss ähnelt.

Fazit – So schützen Sie sich vor Datenverlust

Einen 100-prozentigen Schutz vor Datenverlust gibt es nie. Mit den Methoden, die auf dieser Seite vorgestellt wurden, können Sie das Risiko jedoch sehr stark verringern.

Unsere Tipps auf einen Blick

  • Schätzen Sie Ihr eigenes Datenverlust-Risiko und den damit verbundenen Schaden ein.
  • Wählen Sie die richtige Lösung für Ihre Datensicherheit.
  • Kombinieren Sie in Ihrer Datensicherungsstrategie unterschiedliche Methoden.

Mit der Kombination unterschiedlicher Methoden sind Sie gut gegen unterschiedliche Ursachen für Datenverlust abgesichert. Liegen Ihre Daten nicht nur auf einer zusätzlichen Festplatte in Ihrer Firma, sondern auch noch in einem gesicherten Rechenzentrum, sind Sie in Sachen Datensicherheit schon sehr gut aufgestellt. Viele Software-Programme unterstützen Sie beim Schutz vor Datenverlust durch regelmäßige Sicherungs-Erinnerungen oder eine Online-Datensicherung.

Auf den folgenden Themenseiten erfahren Sie, wie Sie Ihre Datensicherheit erhöhen, Ihre Daten vor Missbrauch schützen und sie im schlimmsten Fall wiederherstellen können:

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