Durch die Corona-Krise hat die digitale Transformation in deutschen Unternehmen an Fahrt aufgenommen. Nicht nur große, sondern auch kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe beschäftigen sich verstärkt mit Digitalisierungsthemen, wie E-Rechnung, Homeoffice, papierlosem Büro, Online-Shop oder mobilen Zahlungsmöglichkeiten. Auf dieser Themenseite zeigen wir Ihnen, wie die Digitalisierung auch Ihrem Unternehmen helfen kann und geben praktische Tipps, wie Sie das Thema gewinnbringend angehen und dabei bis zu 50.000 Euro vom Staat erhalten.
2. Wie können KMU mit der Digitalisierung starten?
Papierloses Büro: Digitalisierung von Büroabläufen
Mobiles Arbeiten und Home Office: Digitalisierung der Arbeitsabläufe
Webseite und Online-Shop: Digitalisierung von Marketing und Vertrieb
3. Digitalisierung von Buchhaltung, Fakturierung und Zahlvorgängen
Elektronische Archivierung und GoBD: Digitalisierung der Buchhaltung
Die allgemeine technische Komplexität und der äußerst wichtige Diskurs über die Folgen haben dazu geführt, dass der Begriff „Digitalisierung“ oftmals eher negativ besetzt ist: Wenn es um die Digitalisierung in Unternehmen – insbesondere in KMU – geht, ist die Skepsis immer noch sehr groß. Dabei wird aber meist übersehen, dass sich hinter dem großen Begriff ganz konkrete und praktische Abläufe verbergen, die die Arbeit wesentlich erleichtern und neue Einsatzmöglichkeiten eröffnen.
Ursprünglich bezeichnete der Begriff „Digitalisierung“ nichts weiter als die Umwandlung von analogen Informationen oder Medien in digitale Daten: Aus handschriftlichen oder getippten Texten wurden Textdateien, aus Fotos oder Dias Bilddateien, aus Musik von Schallplatten wurden Musikdateien. Vom Speziellen ging es sehr schnell ins Allgemeine, sodass der zunehmende Einsatz von digitalen Inhalten und Geräten als „Digitalisierung“ bezeichnet und ganze Branchen „digitalisiert“ wurden. Allen voran die Musikindustrie und die Telekommunikation.
Im Zuge des „digitalen Wandels“ und in Verbindung mit dem Internet optimiert und automatisiert die Digitalisierung in Form unterschiedlichster Informationstechnologien (IT) nun Privathaushalte und Arbeitsplätze. Wichtige und zentrale Bestandteile sind dabei globale und lokale Computernetzwerke und Softwareprodukte, die Informationen und Informationsflüsse miteinander verbinden und auf allen digitalen Endgeräten verfügbar machen.
Alle großen technischen Entwicklungen, wie Künstliche Intelligenz (KI), Virtuelle Realität (VR), autonomes Fahren, Robotik oder das Internet der Dinge (IoT = Internet of Things), sind letztendlich Arten der Digitalisierung.
Oft sind es kleine Einzelmaßnahmen, die weitere digitale Aktivitäten nach sich ziehen:
Ein Friseurbetrieb richtet auf seiner Internetseite eine Online-Terminvergabe ein, stellt fest, dass die Besucherzahlen steigen und entscheidet sich, in einem Online-Shop Haarpflegeprodukte anzubieten. Die neuen Internetaktivitäten entlasten nicht nur Mitarbeiter, sondern bringen zusätzlichen Umsatz.
Ein Reinigungsunternehmen macht positive Erfahrungen mit digitalen Stundenzetteln und investiert schließlich in ein Personaleinsatz-Planungssystem, das die Schichtplanung, Zeiterfassung und Abrechnung automatisiert und dokumentiert. Das neue System vereinfacht nicht nur die Abrechnung, sondern sorgt auch für mehr Zuverlässigkeit und eine größere Mitarbeiterzufriedenheit, die eine wesentlich geringere Fluktuation zur Folge hat.
Bereits diese beiden Beispiele zeigen, dass die Digitalisierung in KMU kein abschließendes Ziel, sondern ein Weg ist, das Unternehmen voranzubringen und sogar neue Geschäftsfelder zu erschließen. Es wird daher auch von einer digitalen Transformation gesprochen, die eine Kombination aus Veränderungen in Strategie, Geschäftsmodell, Abläufen und Organisation durch den Einsatz von digitalen Technologien darstellt. Die Technik ist dabei ein wichtiges Werkzeug und vielleicht sogar der Treiber der Entwicklung, aber niemals nur Selbstzweck.
Erfahren Sie von einem der führenden Digitalisierungs-Experten Deutschlands, wie Sie das Beste aus der Digitalisierung machen und die passende Strategie für Ihr Unternehmen entwickeln.
Die Digitalisierung bietet Ihnen viele Vorteile, wie zum Beispiel:
Nicht zu unterschätzen ist, dass die fortschreitende Digitalisierung die Ansprüche und Erwartungen der Kunden nachhaltig verändert hat: Kunden sind vernetzt, gut informiert und digital anspruchsvoll. Sie erwarten beispielsweise:
Nur Unternehmen, die diese Ansprüche erfüllen, werden ihre Kunden auf Dauer halten. Digitalisierte Abläufe helfen Ihnen dabei.
Die digitale Transformation kann durchaus punktuell und schrittweise erfolgen. Wichtig ist jedoch, dass dabei von Anfang an eine Digitalisierungsstrategie verfolgt wird, damit die punktuellen Lösungen zusammengeführt werden können.
Was überhaupt möglich und sinnvoll ist, lässt sich oftmals am besten unter Hinzuziehung einer externen Beratung feststellen. Das Ergebnis sollte eine klare Zielformulierung sein: Welche Bereiche oder Abläufe sollen in welcher Reihenfolge digitalisiert werden?
Stehen die Zielvorgaben fest, gilt es, die Prozesse und Kompetenzen festzulegen: Welche Prozesse müssen sich ändern, welche neuen oder zusätzlichen Kompetenzen sind notwendig?
Ist auch dies geklärt, kann es an die Umsetzung gehen, die in kleinen Schritten und unter ständiger Berücksichtigung der bestehenden Datenschutzbestimmungen erfolgen sollte: Werden erste Zielvorgaben schnell erreicht, fördert dies die Motivation und das Selbstvertrauen von Organisatoren und Mitarbeitern.
Die wichtigste Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung der Digitalstrategie ist Transparenz: Mitarbeiter (und bis zu einem gewissen Grad eventuell auch Kunden) müssen umfassend informiert, vorbereitet und begleitet werden. Qualifizierung und Weiterbildung sind die Grundlagen für die digitale Transformation.
Im Folgenden zeigen wir Ihnen ein kurzes Beispiel für eine erfolgreiche Digitalisierungsstrategie.
Ausgangslage: Ein Dachdeckermeister führt und verwaltet seinen Betrieb, arbeitet aber selbst auch noch produktiv mit. Die Zeit, die er mit der Erstellung von Angeboten, Rechnungen, Abrechnungen und der Kontrolle von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen verbringt, fehlt ihm aber auf der Baustelle. Um ihm mehr Zeit zu verschaffen, sollen so viele Tätigkeiten wie möglich digitalisiert werden.
Gewünschtes Resultat: Die Digitalisierungsstrategie sieht vor, dass am Ende die Auftragsabwicklung, sämtliche Abrechnungen und auch die gesamte Lohnbuchhaltung digital erfolgen.
Vorgehen:
Ergebnis: Nach der Umsetzung dieser Schritte lässt sich alles zentral auch von unterwegs abrufen. Sowohl die Auftragsabwicklung als auch die Buchhaltung konnte deutlich vereinfacht und beschleunigt werden. Der Dachdeckermeister kann schon jetzt deutlich mehr Zeit auf der Baustelle verbringen.
Die digitale Transformation greift unweigerlich in bestehende Abläufe ein und macht grundlegende Änderungen erforderlich, vor denen viele Unternehmen zurückschrecken. Die alte IT-Weisheit „Never change a running system“ gilt aber in Verbindung mit der Digitalisierung schon längst nicht mehr. Unternehmen, die zu lange zögern, sich zu digitalisieren, werden den Wettbewerbsnachteil gegenüber der digitalisierten Konkurrenz kaum noch aufholen können. Folgerichtig sehen viele Fachleute das größte Risiko der Digitalisierung darin, dass Unternehmen zu spät mit der Umsetzung beginnen. Sinnvoll ist es, dabei in kleinen Schritten vorzugehen und die Digitalisierung mit punktuellen Maßnahmen nach und nach voranzutreiben.
Für KMU ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um eigene Digitalisierungsprojekte umzusetzen. Denn das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) fördert diese im Rahmen des Förderprogramms "Digital Jetzt" aktuell mit bis zu 50.000 Euro. Zuschüsse gibt es für Investitionen in digitale Technologien und Investitionen in die Qualifizierung der Mitarbeiter zu Digitalthemen.
Voraussetzungen für die Förderung:
Höhe der Förderung:
Die maximale Fördersumme beträgt 50.000 Euro.
Anträge können zwischen dem 7. September 2020 und dem 31. Dezember 2023 gestellt werden.
Das Antragsportal und weitere Informationen zum Förderprogramm „Digital Jetzt“ finden Sie auf der Website des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.
Die Umsetzung eines papierlosen oder zumindest papierarmen Büros ist für viele Unternehmen ein sehr guter Startpunkt für die digitale Transformation. Die Vorteile liegen auf der Hand: Wenn alle unternehmensrelevanten Dokumente und Informationen digital zur Verfügung stehen, können sie zentral verwaltet und allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden.Die Digitalisierung spart Druckkosten, Zeit bei der Informationssuche und sorgt für einen aktuellen Informationsstand.
Damit dies alles reibungslos funktionieren kann, müssen allerdings entsprechende hard- und softwaretechnische Voraussetzungen geschaffen werden. So müssen z. B. Scanner und Softwaresysteme angeschafft, Ordnerstrukturen eingerichtet und Zugriffsrechte geklärt werden. Im Idealfall lassen sich bestimmte Arbeitsabläufe dabei sogar automatisieren, sodass z. B. Rechnungen, die per E-Mail eingehen, automatisch beim zuständigen Sachbearbeiter landen und nach dessen Zahlungsfreigabe an einem bestimmten Zahltag per Online-Banking überwiesen werden.
Tipps dazu, wie Sie hierbei am besten vorgehen, erhalten Sie in dem folgendenkostenlosen Schulungsvideo:
Referentin: Michaela Kraul, Unternehmensberaterin
In diesem kostenlosen Online-Schulungsvideozeigt Ihnen die Referentin Michaela Kraul, wie Sie Ihr Büro papierlos gestalten. Sie erhalten Einblicke in die effektive Zusammenarbeit von Microsoft Outlook und dem Notizbuch-Tool OneNote. Erfahren Sie außerdem, wie Sie mit Microsoft Teams Ihre Kommunikation ganz einfach digitalisieren und so an Effektivität gewinnen
Wenn es eine positive Folge der Corona-Pandemie gibt, ist es die Erkenntnis, dass Mitarbeiter von zuhause aus nicht nur effektiv, sondern unter Umständen sogar effektiver arbeiten können als von ihren eigentlichen Arbeitsplätzen aus. Zumindest dann, wenn die Voraussetzungen stimmen und die Arbeitsabläufe bereits soweit digitalisiert sind, dass ein zentraler Informationszugriff und virtuelle Teambesprechungen möglich sind.
Zudem hat das Arbeiten im Homeoffice augrund der Corona-Krise gezeigt, wie flexibel viele Unternehmen sein können, wenn sie aus einer aufgezwungenen Digitalisierungsmaßnahme von der Improvisation zu einer Lösung kommen müssen, die produktives mobiles Arbeiten ermöglicht. In vielen Unternehmen war und ist das Arbeiten im Homeoffice der Einstieg in eine weiter reichende digitale Transformation.
Wie Sie für Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, einrichten und worauf Sie dabei achten müssen, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema "Homeoffice einrichten".
Immer mehr Kunden informieren sich über Produkte und Dienstleistungsangebote über das Internet und kaufen online ein. Um diesem Trend Rechnung zu tragen, ist die Nutzung des Internets als Marketing- und Vertriebskanal geradezu zwingend notwendig.
Die Zeiten, in denen die Internetpräsenz ein notwendiges Übel in Form einer statischen Web-Visitenkarte war, sind schon lange vorbei.
Für den gezielten Ausbau der Webseite und die Einrichtung eines Online-Shops stehen Kleinunternehmen viele einfache und kostengünstige Möglichkeiten zur Verfügung: Mit Webbaukastensystemen, wie beispielsweise Jimdo, kann schnell ein ansprechendes Internetangebot erstellt und aktuell gehalten werden. Oft ist dort bereits ein Online-Shopsystem integriert, das einfach mit Angeboten gefüllt werden kann und bereits mit unterschiedlichen Zahlungssystemen (wie Kreditkarte, PayPal und ApplePay) gekoppelt ist.
Alternativ bieten sich auch Amazon und eBay als Vertriebsplattformen an, die entweder direkt oder in Verbindung mit anderen Programmen (wie Warenwirtschafts- oder ERP-Systemen) genutzt werden können.
Wie Sie beim Aufbau Ihrer eigenen Webseite am besten vorgehen und welche rechtlichen Rahmenbedingungen Sie bei Ihrem Online-Shop beachten müssen, erfahren Sie in den folgenden kostenlosen Schulungsvideos:
Referent: Marc Oliver Thoma
Was macht eine gute Webseite aus? Wie erhöhe ich die Sichtbarkeit? Und wie stelle ich mein Unternehmen am besten dar? Die Antworten geben wir Ihnen in diesem Schulungsvideo.
Referent: Michael Rohrlich
Als Webshop-Betreiber müssen Sie auch die rechtlichen Aspekte auf dem Schirm haben. Sonst drohen Abmahnungen. Worauf Sie achten müssen, zeigt Ihnen unser Experte.
Neben der eigentlichen Internetpräsenz gewinnt auch die Kundenkommunikation und der Vertrieb über Social Media, wie Facebook, Twitter oder Instagram immer mehr an Bedeutung. Das Posten aktueller Informationen über das Unternehmen und seine Produkte oder Dienstleistungen kann daher auch Teil einer umfassenden Digital Media Strategie sein, die im Unternehmen umgesetzt wird, indem es verantwortliche Mitarbeiter dafür gibt.
Tipps zur effektiven Nutzung von Social Media für Ihr Unternehmen erhalten Sie im kostenlosen Schulungsvideo: Social Media: Chancen für kleine und mittlere Unternehmen
Auch im Bereich der Unternehmensfinanzen können KMU von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren. Neben der Buchhaltung lassen sich auch die Fakturierung und Bezahlvorgänge digital gestalten und auf diese Weise optimieren. Die Kosten hierfür amortisieren sich innerhalb kurzer Zeit durch Einsparungen und Prozessoptimierungen, die die Digitalisierung mit sich bringt. Nur wer hier rechtzeitig aktiv wird, kann sich am Ende im Wettbewerb mit größeren Unternehmen behaupten.
Immer mehr KMU haben sich dafür entschieden, ihre Buchhaltung zu digitalisieren. Dies ist auch kaum verwunderlich, lassen sich doch Abläufe im Rechnungswesen dadurch kosteneffizienter und zeitsparender gestalten. So haben Ihre Mitarbeiter dank automatisierter Prozesse beispielsweise mehr Zeit, sich um andere Aufgaben zu kümmern. Durch die Umstellung auf digitale Belege wird Platz geschaffen und die Fixkosten sinken.
Der Umstieg auf eine digitale Buchhaltung ist kein Hexenwerk. Er sollte aber mit Sorgfalt und in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater geschehen. Bei der Auswahl der richtigen Buchhaltungssoftware gilt es, darauf zu achten, dass sie zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt. Wichtig ist es außerdem, dass Sie sich mit den Vorgaben der GoBD auseinandersetzen und Ihre digitalen Belege revisionssicher archivieren. Wie Sie Ihre Buchhaltung GoBD-konform gestalten, erfahren Sie auf unserer Themenseite zur GoBD.
Wie Sie Ihre Buchhaltung Schritt für Schritt digitalisieren und was Sie dabei beachten müssen, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema "Digitalisierung der Buchhaltung".
Wir bieten für jeden Bedarf die passende Buchhaltungssoftware:
Sind Sie zur doppelten Buchführung verpflichtet und möchten diese Aufgabe hauptsächlich im Büro erledigen? Dann ist unsere Desktop-Lösung Lexware buchhaltung ideal für Sie. Damit können Sie nicht nur alle Geschäftsvorfälle effizient selbst buchen, sondern auch den kompletten Jahresabschluss erstellen – inklusive Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung.
Müssen Sie lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen, um Ihren Jahresgewinn zu ermitteln? Ist es Ihnen wichtig, dass Sie auch von unterwegs mit Ihrer Software arbeiten können? Sind Sie Einsteiger und möchten mit dem Thema Buchführung möglichst wenig zu tun haben? Dann ist unsere Cloud-Lösung lexoffice genau das Richtige für Sie. Damit erstellen Sie alle nötigen Belege, wie Angebote und Rechnungen, ganz einfach selbst. Das Verbuchen der Belege erfolgt automatisch im Hintergrund.
Beide Software-Lösungen können Sie 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen.
2020 ist ein Meilenstein für die Digitalisierung der Fakturierung in Deutschland. Denn ab dem 27. November dürfen Bundesbehörden Rechnungen nur noch in elektronischer Form annehmen. Behörden von Land und Kommunen dürften diesem Beispiel in absehbarer Zeit folgen. Das bedeutet für alle KMU, die mit öffentlichen Auftraggebern Geschäfte machen, dass sie bis Ende November zwingend in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) zu stellen.
Aber der Umstieg auf die elektronische bzw. digitale Rechnung rentiert sich für alle KMU u. a. aus diesen Gründen:
Was Sie zur E-Rechnung und zu den unterschiedlichen Formaten wissen müssen, erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema "E-Rechnungen".
Der Trend ist eindeutig und hat durch die Einführung von Apple Pay auf dem deutschen Markt und die Corona-Krise noch einen deutlichen Schub erhalten: Immer mehr Kunden möchten bargeldlos und kontaktlos mit Karte oder ihrem Smartphone zahlen. Das ist praktischer und auch hygienischer als das Hantieren mit Bargeld.
Dieser Wunsch lässt sich auch in Kleinunternehmen, Handwerksbetrieben und Lieferdiensten einfach erfüllen. Banken, Sparkassen und spezielle Finanzdienstleister bieten mobile Karten- und Smartphone-Lesegeräte an. Diese können als eigenständige Lösungen oder als Erweiterung bereits vorhandener Kassensysteme GoBD-konform eingesetzt werden.
Normalerweise werden die Systeme nicht gekauft, sondern gegen eine Monatsgebühr gemietet, deren Höhe von der Anzahl der Transaktionen abhängig ist. Je nach Anbieter und eigenen Vorgaben können Sie Ihren Kunden damit Zahlungen per EC-Karte, Kreditkarte, PayPal, Google Pay oder Apple Pay ermöglichen.
