Backup: Sensible Daten problemlos speichern

In jedem Unternehmen werden regelmäßig eine große Menge Daten generiert. Da diese Daten Voraussetzung für zahlreiche Geschäftsprozesse und Kundenkontakte sind, ist ein achtsamer Umgang Grundlage für die erfolgreiche Firmenführung. Durch Backups können Sie Ihre Daten schnell und effizient auf verschiedenen Speichermedien sichern. Wir zeigen Ihnen, was Backup bedeutet, wie man ein Backup durchführt und welche Methoden und Speichermedien dafür infrage kommen.

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Definition: Was ist ein Backup?

Bei einem Backup handelt es sich um eine Sicherung von Daten auf einem geeigneten Speichermedium – wie etwa einer CD, einem USB-Stick oder einer Cloud. Diese Datensicherungen können einmalig oder in unterschiedlichen Intervallen erfolgen. Dabei werden sensible Daten redundant, das heißt doppelt gespeichert. Nach dem Backup steht eine Sicherheitskopie zur Verfügung. Durch diese können Daten je nach Backup-Variante vollständig oder teilweise wiederhergestellt werden. Das sorgt für eine Datensicherheit, die für Sie als Unternehmer besonders wichtig ist.

Wann werden Backups erstellt?

Durch Backups können Daten automatisch gespeichert werden. Demnach eignen sie sich für jeden, der seine Daten regelmäßig sichern will.

Besonders Selbstständige und Unternehmen profitieren von einem regelmäßigen Backup, da sie sensible Daten verarbeiten. Der Datenverlust kann schwere bis vernichtende Auswirkungen für den Betrieb haben.

Verlieren Sie beispielsweise wichtige Kundendaten, kann dies nicht nur den Ruf Ihres Unternehmens nachhaltig schädigen, weil Geschäftskunden plötzlich keine Rückmeldung mehr auf ihre Anfragen erhalten. Es kann auch zu starken finanziellen Verlusten durch Umsatzrückgang kommen.

Ein regelmäßiges Backup sichert Ihre Daten zweifach und schützt diese damit bei einem Datencrash.

Info

Hier einige Ursachen für einen Datencrash

  • Hacker-Angriffe
  • Trojaner
  • Viren
  • Technische Defekte
  • Umstellung der IT-Sicherheit  oder Hardware

Der feine Unterschied zwischen Backup und Datensicherung

Was heißt Backup eigentlich übersetzt? Backup bedeutet auf Deutsch schlicht „Datensicherung“ oder „Sicherungskopie“. Oft werden die Begriffe Datensicherung und Backup synonym verwendet oder gehen ineinander über. Einige IT-Experten sehen jedoch feine Unterschiede in der Begrifflichkeit:

  • So ist mit der Datensicherung das einfache Sichern (Kopieren) von Daten wie Fotos, Dokumenten, Musik usw. auf einem von der Festplatte unabhängigen Datenträger gemeint (externe Festplatte, Brennen auf CD/DVD, Stick, Cloud usw.).
  • Beim Backup hingegen erfolgt die Datensicherung durch eine oft regelmäßig erstellte Sicherungskopie. Diese Sicherung kann automatisiert durch ein separates Programm erfolgen.

Was müssen Sie beachten, bevor Sie ein Backup erstellen?

Wenn Sie ein Backup auf Ihrem Server durchführen wollen, sollten Sie sich zuvor einen guten Backupplan überlegen. Dazu können Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Wo will ich die gesicherten Daten ablegen?
    Möchten Sie Ihre Daten in einer Cloud, auf einer externen Festplatte oder einem USB-Stick ablegen? Dann überlegen Sie sich, welches Speichermedium für Ihr Datenvolumen am besten geeignet ist. Wichtig ist es auch, den Speicherort genau zu kennen und diesen wiederzufinden. Oft ist gerade bei automatisierten Backups unklar, wo die Daten-Kopien abgelegt werden. Finden Sie den Speicherort heraus und notieren Sie gegebenenfalls den Datenpfad.
  • Was will ich sichern?
    Machen Sie sich vorab Gedanken, was genau Sie sichern wollen. Handelt es sich dabei um die Daten eines ganzen Laufwerkes oder möchten Sie nur einen einzelnen Ordner sichern? Das Datenvolumen und die Sensibilität der Daten entscheidet über das geeignete Speichermedium und auch über die Backup-Variante.
  • Wie oft will ich sichern?
    Backups können manuell oder automatisch erfolgen. Sie können vollständig, differenziell oder schrittweise (inkrementell) durchgeführt werden. Wenn Sie beispielsweise oft über einen langen Zeitraum hinweg umfangreiche Arbeitsdateien generieren, sollten Sie für den Ernst- und Rekonstruktionsfall auch Backups von Zwischenversionen parat haben. Das Backup-Intervall ist abhängig von der Art und Weise, wie Sie Daten generieren und welches Volumen generiert wird.

Backup-Strategie: inkrementell, differenziell und vollständig

Es gibt drei Methoden einer Backup-Strategie, die diverse Vor- und Nachteile beinhalten. Damit Sie sich für Ihr Unternehmen die passende Backup-Strategie überlegen können, sollten Sie den Unterschied zwischen den drei Methoden kennen:

  • Vollständiges Backup:
    Das vollständige Backup erfolgt täglich neu und speichert jeden Tag eine Sicherheitskopie der gewünschten Datenmenge ab. Dabei werden alte und neue Daten täglich zusammen abgelegt. Dadurch werden auch unveränderte Dateien permanent dupliziert. Dies verschlingt große Summen Speicherkapazität. Bei dieser Methode können Sie das Backup jedoch am einfachsten wiederherstellen, da es immer alle Daten umfasst. Der Datenverlust ist bei dieser Methode am niedrigsten, dafür ist der Speicher- und Zeitverlust am höchsten.
  • Differenzielles Backup:
    Beim differenziellen Backup wird einmal wöchentlich ein vollständiges Backup durchgeführt. Es werden pro weiteren Tag sämtliche Differenzen zum Referenz-Backup archiviert. Wenn Sie also am Montag ein vollständiges Backup durchführen, werden am Dienstag nur die Differenzen, die von Montag auf Dienstag entstanden sind, erfasst. Bei dieser Methode wird weniger Speicherplatz verbraucht. Wenn die Referenzsicherung jedoch bereits Schäden aufweist, nutzen auch die Differenz-Backups wenig.
  • Inkrementelles Backup:
    Das inkrementelle Backup verbraucht am wenigsten Speicherplatz. Nach einem einmal wöchentlichen Gesamtbackup werden an den folgenden Tagen nur die Änderungen und neuen Daten gespeichert. Diese Methode ist sehr schnell und belastet kaum Ihre Ressourcen. Das Wiederherstellen gestaltet sich bei diesem Backup jedoch schwieriger. Nach der Vollsicherung müssen schrittweise alle inkrementellen Backups wiederhergestellt werden. Bei der inkrementellen Methode muss besonders auf eine geordnete Archivierung geachtet werden.

Fazit

Wann ist welche Backup-Methode sinnvoll?

Haben Sie genug Speicherkapazität sowie Zeit zur Verfügung und wollen eine übersichtliche Datenmenge sichern, können Sie auf das vollständige Backup zurückgreifen.

Bei geringen täglichen Veränderungen der Daten und begrenztem Speichervolumen ist die differenzielle Methode die Passende.

Fallen regelmäßig große Datenmengen an und sind die Zeit- und Speicherressourcen begrenzt, ist die inkrementelle Sicherung vorzuziehen.  

 

Wie wird ein Backup durchgeführt?

Die Backup-Durchführung variiert von Anwendung zu Anwendung:

  • Die Durchführung eines Backups erfolgt bei Windows über die Systemsteuerung Ihres Computers. Unter dem Punkt ‚System und Sicherheit‘ können Sie ein Backup in Form eines Systemstandbildes durchführen.
  • Auf externen Speichermedien funktioniert die Drag and Drop-Methode oder das Kopieren des Dateiordners. Die Kopie können Sie dann auf dem externen Laufwerk (USB-Stick, CD, externe Festplatte) unter ‚Mein Computer‘ ablegen.
  • Bei kostenlosen Cloud-Anbietern wie Dropbox können Sie über das Internet auf die Cloud zugreifen und Kopien hochladen.

Daten aus dem Backup wiederherstellen

Die Wiederherstellung Ihrer Sicherungskopien ist abhängig vom Anbieter. Bei vielen Software-Anbietern reicht es aus, wenn Sie den Speicherort der Sicherung auswählen, das Backup aussuchen und auf Wiederherstellung drücken. Unter der Funktion ‚Einstellungen‘ finden Sie bei Smartphones oft eine Weiterführung zur Möglichkeit, Backups zu erstellen oder wiederherzustellen.

Info

Beispiel Windows 10:

Bei Windows 10 finden Sie unter ‚System und Sicherheit‘ innerhalb der Systemsteuerung die Wiederherstellungsfunktion.

  • Öffnen Sie das Startmenü und suchen Sie nach "Systemsteuerung".
  • Klicken Sie innerhalb der Systemsteuerung auf "System und Sicherheit".
  • Wählen Sie danach "Sicherheit und Wartung" aus.
  • Klicken Sie anschließend auf "Wiederherstellung".
  • Nun wählen Sie "Systemwiederherstellung öffnen" aus.
  • Jetzt müssen Sie die Administrator-Kennung eingeben. Im Normalfall stimmt diese mit den Nutzerdaten überein.
  • Bestätigen Sie in den nächsten beiden Fenstern jeweils mit "Weiter" und wählen Sie den richtigen Wiederherstellungspunkt aus. Danach klicken Sie auf "Fertigstellen".

Welches Speichermedium eignet sich: externe Festplatte oder Online-Backup?

Für die Datensicherung stehen verschiedene Speichermedien zur Verfügung. Jedes Medium hat dabei diverse Vor- und Nachteile. Welches Medium für Sie infrage kommt, hängt wiederum davon ab, welche Anforderung Sie an das Medium haben:

Optische Datenträger

Blu-Ray, CD und DVD sind sichere Speichermedien und ideal für ein sogenanntes ‚kaltes Backup‘. Dabei handelt es sich um ein Backup, bei dem Daten offline konserviert werden, das heißt, während das System nicht aktiv ist. Dies hat den Vorteil, dass Ihre Daten vor Trojanern und Hackerangriffen geschützt sind. Der Nachteil ist jedoch, dass bei hohen Datenmengen viel Zeit- und Ressourcenaufwand anfällt. Die zahlreichen Daten müssen dann auf diversen CDs gebrannt werden. Die hohe Materialnutzung ist ökologisch belastend. Außerdem zeigen sich bei längerer Aufbewahrung Abnutzungserscheinungen, sodass optische Datenträger nur für eine kurze Verwahrungszeit geeignet sind.

Externe Festplatte

Eine externe Festplatte ist günstig sowie mobil und besitzt eine hohe Speicherkapazität. Bei sogenannten RAID1-Systemen kann durch eine doppelte Festplatte in ein und demselben Gehäuse sogar eine doppelte externe Sicherung der Daten erfolgen. Bei Backups auf einer externen Festplatte sind diese jedoch nicht vollständig vor Malware geschützt. Außerdem kann die externe Festplatte zum Beispiel durch Herunterfallen beschädigt werden und zeigt eine begrenzte Lebenszeit.

Tipp

Bei der Nutzung einer externen Festplatte sollten Sie bei sensiblen Daten vor dem Backup ein Analyse-Tool anwenden. Dieses überwacht die Funktionstüchtigkeit und kontrolliert das Ausfallrisiko der Festplatte.

NAS

Ein NAS-Backup erfolgt auf einem netzgebundenen Speicher oder Netzlaufwerk. Das NAS-Gerät ist über ein Kabel mit einem Router oder einem anderen Verteiler mit dem Netzwerk verbunden. Mithilfe von Übertragungsprotokollen können Sie Daten im Netzwerk teilen.

Eine NAS-Datensicherung verläuft meist automatisiert – immer dann, wenn einer der PCs im Netzwerk angeschaltet ist. So wird sichergestellt, dass Sie alle Daten jederzeit als Backup speichern. Nachteile sind hier die langsame Datenübertragung und die Gefahr von Malware.

Cloud-Lösungen

Backup-Software können Sie als Cloud-Lösung erwerben. Backup-Cloud-Lösungen erfreuen sich immer größerer Beliebtheit, da sie einige Vorteile haben:

  • Wer seine Daten online speichert, spart eine Menge Speicherplatz ein.
  • Professionelle Software-Anbieter können Ihnen Programme zur Verfügung stellen, die Ihre Backups nach Ihren Wünschen automatisch durchführen, leicht bedienbar sind und über fast unbegrenzte Speicherkapazität verfügen.
  • Backup-Lösungen können dadurch enorme Datenmengen archivieren und die gesamte IT-Infrastruktur eines Unternehmens entlasten.
  • Sie ersparen Ihnen das manuelle Synchronisieren und überflüssigen Materialabfall.
  • Backup-Software-Lösungen sind von überall aus und von jedem Gerät zu jeder Zeit anwendbar.
  • Ein zertifizierter Cloud-Anbieter schützt Ihre sensiblen Daten vor Fremdzugriffen und handelt DSGVO-konform.

Die Bedingungen für eine funktionale Backup-Software sind lediglich eine schnelle Netzanbindung mit ausreichender Bandbreite und die notwendige technische Ausrüstung.

Tipp

Tool-Tipps

Programme wie UrBackup, Ashampoo oder Aomei Backupper können Sie auch als umfangreiche Backup-Freeware aus dem Internet runterladen. Setzen Sie eine Lexware Software ein? Dann nutzen Sie das integrierte Tool Lexware datensicherung online. Dies können Sie jederzeit direkt über Ihre Software dazubuchen.

Anwendungen, die Sie via Cloud-Backup sichern können

Welche Anwendungen mit einem Cloud-Backup gesichert werden können, ist einerseits abhängig von der Anwendung selbst und der Backup-Software. Einige Betriebssysteme haben bereits einen begrenzten eigenen Cloud-Speicher.

Generell werden beim Mac-PC genauso Backups erstellt wie beim Android-Smartphone.

Info

Zusätzliche Sicherheit durch Verschlüsselungs-Code

Windows- oder Cloud-Software-Lösungen wie Google Drive bieten für Backups auch Codes zur Verschlüsselung an. Nachdem Sie Ihr Backup erstellt haben, können Sie die Sicherheitskopie durch einen Rechtsklick mit der Maus mit einem Sicherheitscode versehen. Dadurch können Sie die Daten zusätzlich vor Fremdeingriffen schützen.

Wie lange werden die Backup-Daten aufbewahrt?

Wie lange Backup-Daten erhalten bleiben, ist abhängig von Ihrer Konfiguration und dem Speichermedium. Bei einer Backup-Software können diese unbegrenzt konserviert werden. Auch externe Speichermedien erhalten Datenkopien ohne Ihr Eingreifen bis zu ihrem Verfallszeitpunkt.

Wichtig ist, dass Sie bei der Datensicherung auf die Vorschriften zur Aufbewahrungspflicht achten. Wie lange Sie die Daten verwahren müssen, ist abhängig von Ihrem Inhalt und den entsprechenden Vorschriften.

Bei der Aufbewahrung von Daten ist grundsätzlich zwischen einer längerfristigen Archivierung und einer kurzfristigen Aufbewahrung zu unterscheiden:

  • Längerfristige Datenarchivierung:
    Bestimmte Daten unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Bei der längerfristigen Datenarchivierung müssen Sie diese Aufbewahrungsfristen berücksichtigen. Bestimmte Mitarbeiterdaten müssen – beispielsweise nach dem Arbeitszeiten- und Mutterschutzgesetz – mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Handels- und steuerrechtliche Daten sollten zehn Jahre archiviert werden. Mehr Infos dazu finden Sie in unserem Artikel:
  • Kurzfristige Aufbewahrung:
    Die kurzfristige Aufbewahrung umfasst in der Regel einen Zeitraum von wenigen Tagen bis zu drei Monaten. Sie erfolgt durch die Fertigung von Sicherungskopien (Backups) oder durch Speichern der zu sichernden Daten auf einer externen Festplatte. Speichern Sie personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die notwendigen Zwecke erforderlich ist. Sobald die Daten nicht mehr benötigt werden, sind sie – nach Angaben der DSGVO – zu löschen.