Papierloses Büro: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung des digitalen Dokumentenmanagements

Wussten Sie, dass jeder Mensch in Deutschland jährlich rund 227 Kilogramm Papier verbraucht? Angesichts dieser enormen Beanspruchung von Umweltressourcen und der unaufhaltsamen Digitalisierung von Arbeitsprozessen rückt das Konzept des papierlosen Büros immer mehr in den Vordergrund. Was es damit auf sich hat und wie auch Sie ein papierloses Unternehmen werden können, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

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Wie funktioniert das Dokumentenmanagement beim papierlosen Büro?

Die Definition des papierlosen Büros steckt in dem Begriff selbst. Unternehmen und Selbstständige, die papierlos arbeiten, verzichten weitestgehend auf die Papiernutzung bei sämtlichen Arbeitsabläufen.

 

Am Anfang der digitalen Dokumentenverwaltung steht die Digitalisierung von wichtigen Dokumenten sowie Aktenordnern. Um ein papierloses Büro zu schaffen, scannen Sie die wichtigsten Unterlagen wie Buchungsbeleg, Lieferscheine und Protokolle also erst einmal ein. Sie werden anschließend in dafür vorgesehenen digitalen Ablagen gespeichert. 

Digitalisierung: Welche Chancen und Risiken bietet das papierlose Büro?

Wie jede Umstellung im unternehmerischen Kontext ist auch der Übergang zum papierlosen Arbeiten mit Chancen und Herausforderungen verbunden.

Die Vorteile des papierlosen Büros

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

<b>Kostenreduktion</b>
Kostenreduktion Briefe verschicken, Aktenregale anlegen und Unterlagen drucken – all das kostet Geld und entfällt in großen Teilen in einem papierfreien Büro.
Zeitersparnis In einem digitalen Ablagesystem finden Sie mit der Such- und Filterfunktion schnell Dokumente. Möchten Sie sich einen alten Vertrag anschauen oder dem Finanzamt Buchungsbelege aus dem Vorjahr senden, sparen Sie bei diesem Vorgang eine Menge Zeit.
Erleichterung der Zusammenarbeit Digitale Ablagen von Unternehmen und Selbstständigen verbessern die Kooperation mit ihren Geschäftspartnern und Mitarbeitern: Kann jeder auf einen zentralen Ordner zugreifen, erleichtert das die Kommunikation und beschleunigt den Austausch.
Ortunabhängiges Arbeiten Gute Workflows sind im papierlosen Büro auch beim ortsunabhängigen Arbeiten möglich. Da Sie alle Dokumente und Informationen digital vorliegen haben, bedienen Sie sich für die Zusammenarbeit einfach digitaler Kommunikationsformen.
Umweltschonung Büros, die so gut wie kein Blatt mehr ausdrucken, leisten einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz: Der Papierverbrauch, Verpackungsmüll und Energie reduzieren sich drastisch.
Erhöhter Datenschutz Sie sorgen für erhöhte Datensicherheit, wenn Sie Freigabestufen für bestimmte Dokumente einrichten. Sensible Daten müssen Sie nicht mehr in Tresoren unterbringen und vermeiden den Zugriff für unbefugte Dritte mithilfe spezieller Sicherheitsvorkehrungen.
Risikominimierung vor höherer Gewalt Das digitale Dokumentenmanagement eines papierlosen Büros ist schließlich auch ein Schutz vor höherer Gewalt. Im Falle von Naturkatastrophen wie einer Überschwemmung oder einem Brand sind Ihre Daten in einer Cloud oder auf einer Festplatte gespeichert.

Die Nachteile des papierlosen Büros

Darstellung von Tabellen auf Desktop besser lesbar

<b>Erhöhter Kommunikationsbedarf</b>
Erhöhter Kommunikationsbedarf Besonders im Anfangsstadium sollten Sie mit einem erhöhten Kommunikationsbedarf für die Besprechung der neuen Struktur rechnen: beispielsweise müssen Sie sich verstärkt mit IT-Spezialisten und nicht zuletzt Ihren Mitarbeitern austauschen. Kommt es zu technischen Problemen bei der Umsetzung des papierlosen Büros, sollten Sie in der Lage sein, schnell zu handeln.
Notwendigkeit einer klaren Dokumentenstruktur Damit alle Beteiligten erfolgreich papierlos arbeiten können, müssen Sie eine klare und effiziente Ordnerstruktur erarbeiten, einrichten und kommunizieren. Das erfordert personelle und zeitliche Ressourcen, die zunächst von Ihrem Alltagsgeschäft abgehen.
Potenzielle Softwarekosten Je nachdem, welche Programme Sie nutzen, wie viel Speicherplatz Sie brauchen und mit wie vielen Leuten Sie kooperieren, könnten Kosten auf Sie zukommen. Software für papierlose Büros umfasst zum Beispiel Kommunikationstools wie Microsoft Teams.
Starke technische Abhängigkeit Angesichts der Digitalisierung ist das papierlose Büro stark vom Internet und der passenden technischen Ausstattung abhängig. Sind beispielsweise eine schnelle Internetgeschwindigkeit, moderne Hardwaregeräte und genügend Speicherplatz nicht gegeben, funktioniert das Konstrukt nicht bzw. es muss eingerichtet werden.

Papierlos arbeiten: Ist das für jedes Büro möglich?

An dieser Stelle stellt sich die Frage, ob papierloses Arbeiten in jedem Büro möglich ist. Ein Versicherungsvertreter kann beispielsweise fast alle Abläufe vollständig digitalisieren: Die Beratung, Vertragsabschließung und Datenverarbeitung sind auch papierlos möglich. In solchen Unternehmen können Abteilungen vom Marketing und der Kundenakquise bis hin zur Buchhaltung digitale Kommunikationskanäle und Software-Lösungen nutzen.

Gleichzeitig kann eine umfassende Digitalisierung in Werkstätten schwieriger sein. Schon weil die Werkstatt den Digitalisierungsgrad ihrer Zulieferer nicht beeinflussen kann, erschwert das den vollständigen Verzicht auf Papier bei Lieferbelegen oder Rechnungen. Kollegen- und Kundenkommunikation ist daher sehr wichtig. Dennoch können viele Geschäftsbereiche wie die Terminvergabe und Zahlungsabwicklung mit Kunden digital verwaltet werden. Das Unternehmensziel von handwerklichen Betrieben kann es sein, papierarm statt komplett papierlos zu arbeiten.

Tipp

Mit Lexware financial Office papierlos arbeiten

Mit Lexware financial Office wickeln Sie Dokumente wie Rechnungen und Lieferbestände ab. Starten Sie die Umstellung zum papierlosen Büro mit einer umfassenden Unternehmenssoftware für folgende Bereiche:

  • Buchhaltung
  • Auftragsbearbeitung
  • Warenwirtschaft
  • Lohn- und Gehaltabrechnung

Praxistipp: Büro digitalisieren in 7 Schritten

Auf die Theorie folgt bekanntlich die Praxis: Mit dieser Anleitung sind Sie nur sieben Schritte vom papierlosen Büro entfernt.

  1. Technische Endgeräte zur Verfügung stellen: Der erste Schritt zum papierlosen Büro besteht darin, alle notwendigen technischen Endgeräte zur Verfügung zu stellen. Erst, wenn Sie einen Dokumentenscanner besitzen, können Sie beispielsweise Ihre Dokumente digitalisieren. Außerdem benötigen Abteilungen, die bislang nicht mit digitalen Dateitypen gearbeitet haben, eventuell neue Laptops.
  2. Geschäftsbereiche auswählen: Um sukzessive den Weg zum papierlosen Arbeiten zu ebnen, gilt es zu analysieren, in welchem Geschäftsbereich besonders viel Zeit für Papierverkehr aufgebracht wird. Fangen Sie dort an, die Digitalisierung von Dokumenten voranzutreiben, werden sich schnell spürbare Erfolge einstellen.
  3. Passende Cloudlösung finden: Um eine digitale Ordnerstruktur in Ihrem papierlosen Büro aufzubauen, ist eine passende Cloudlösung nötig. Sie muss alle Funktionen für effiziente Arbeitsprozesse umfassen - ein hoher Sicherheitsstandard und genügend Speicherplatz gehören zu den Mindestanforderungen.
  4. Mitarbeiter schulen: Fangen Sie klein an und konzentrieren Sie sich zunächst auf einen bestimmten Geschäftsbereich, den Sie digitalisieren möchten. Damit alle an einem Strang ziehen, müssen Ihre Mitarbeiter in den digitalen Anwendungen geschult werden. Zusätzlich muss es genug Raum und Zeit zur Klärung von Fragen und Problemen geben.
  5. Papierdokumente einscannen: Jetzt ist es an der Zeit, Ihre Papierdokumente einzuscannen und sie nach Möglichkeit mit OCR zu versehen. OCR ist eine Texterkennung und steht für „Optical Character Recognition“: Anhand dieser Funktion kann Ihr Computer eingescannte Dokumente nicht nur als Bild abspeichern, sondern sie auch in ein nachträglich bearbeitbares Textdokument verwandeln.
  6. „Connect to Outlook“ einrichten: Für eine spürbare Produktivitätssteigerung im papierlosen Büro können Sie das E-Mail-Programm Microsoft Outlook mit Ihrer digitalen Ablage verbinden. So müssen Sie Ihr E-Mail-Fenster nicht jedes Mal schließen, wenn Sie ein Dokument anhängen möchten. Stattdessen gelangen Sie direkt über die integrierte Suchfunktion in das Archiv.
  7. Workflow messen und optimieren: Nach einem bestimmten Zeitintervall bietet es sich an, Ihren Workflow zu messen und zu optimieren: Ermitteln Sie beispielsweise, wie hoch die Zeit- und Kostenersparnis sowie Produktivität sind. Außerdem ist es gut zu wissen, ob Sie Ihre Ordnerstruktur überarbeiten müssen und alle Mitarbeiter gut im papierlosen Büro zurechtkommen.

Papierloses Büro und Dokumentenmanagement: Das müssen Sie beachten

Papierloses Arbeiten, der zunehmende Wunsch nach Homeoffice, mehr Flexibilität und ökologischer Nachhaltigkeit fordern immer stärker die digitale Dokumentenablage. Trotz aller Möglichkeiten eines papierlosen Büros dürfen Sie einige Einschränkungen und Besonderheiten nicht außer Acht lassen:

  • Begrenzte Akzeptanz von digitalen Dokumenten: Abhängig von ihrer Verwendung kann es passieren, dass nicht alle Dokumente in digitaler Form akzeptiert werden. Das kann beispielsweise bei notariell beglaubigten Unterlagen, Dokumenten mit Wasserzeichen oder Siegeln sowie Arbeitsverträgen der Fall sein. Informieren Sie sich vorab und bewahren Sie diese Dokumente gegebenenfalls auch in Papierform auf.
  • Zunehmende Hackerangriffe: Mit dem Ziel, sensible Daten zu veröffentlichen und Schäden anzurichten, häufen sich Hackerangriffe in den letzten Jahren. Davor schützen Sie sich am besten, indem Sie vertrauliche Dokumente und Informationen verschlüsselt ablegen.
  • Forderung von Rechnungen in Papierform: Nicht selten kommt es vor, dass Kunden eine Rechnung in Papierform wünschen. Auch auf deren spezielle Wünsche sollten Sie in der Lage sein einzugehen.

Info

Gut zu wissen: Wandel zum papierlosen Büro schafft Arbeitsplätze

Der Wandel zum papierlosen Büro eröffnet auch neue Arbeitsplätze: beispielsweise für spezialisierte Projektmanager, die die Einführung und Implementierung neuer Technologien und Arbeitsprozesse leiten sowie überwachen.