Was ist eine XRechnung?
Wer zum ersten Mal eine Aufforderung bekommt, eine XRechnung zu erstellen, fragt sich unweigerlich: Was bedeutet XRechnung? Eine Antwort gibt diese einfache Definition:
Die XRechnung ist der deutsche Standard für den Austausch von Daten mit elektronischen Rechnungen.
Die XRechnung ist XML-basiert und wurde von der „Koordinierungsstelle für IT Standards“ (KoSIT) entwickelt. Deutschland setzt damit die vorgegebene europäische Norm für die Rechnungslegung EN-16931 als eigene XRechnung-Spezifikation um.
Ist die XRechnung eine E-Rechnung?
Ja, eine XRechnung ist immer eine E-Rechnung. Denn sie ist – wie oben beschrieben – der deutsche Daten-Standard bzw. das deutsche Format für elektronische Rechnungen.
Doch Achtung: Nicht jede elektronische Rechnung ist eine XRechnung.
Info
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGferd Rechnung?
Grundsätzlich ist das Profil dieser beiden Standards identisch. ZUGferd wird jedoch auch als XRechnung 2.0 bezeichnet. Im Unterschied zur XRechnung enthält sie auch einen Bildteil im PDF-Format. So können Sie als Rechnungssteller dieses Rechnungsformat auch dann versenden, wenn Ihre Rechnungsempfänger keine automatisierten Lösungen nutzen, um das XRechnung-Format zu lesen und zu verarbeiten, sondern die Dateien als Mail erhalten und manuell bearbeiten.
Wer verlangt XRechnungen
Die XRechnung müssen vor allem jene Unternehmen versenden, die mit der öffentlichen Verwaltung und mit Behörden zusammenarbeiten. Denn seit dem 27. November 2020 akzeptiert der Bund keine Papierrechnungen mehr.
Die XRechnung ist also der Standard für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Gemäß den Vorgaben der KoSIT gilt es dabei auch, die unterschiedlichen Rechnungstypen zu beachten. Für die Abrechnung von Bauleistungen gelten beispielsweise die folgenden TypeCodes:
- 875: XRechnung Abschlagsrechnung
- 876: XRechnung Teilschlussrechnung
- 877: XRechnung Schlussrechnung
Wie erstellen Sie eine XRechnung?
Sie fragen sich jetzt: Wie funktioniert die XRechnung? Was muss das XRechnung-Format enthalten? Wie kann ich eine bestehende Rechnung in eine XRechnung umwandeln? Wir geben Ihnen Antworten.
Um eine XRechnung zu erstellen, gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:
- Nutzung einer Unternehmenssoftware mit entsprechender Kompatibilität. Mit deren Hilfe können Sie XRechnungen erstellen bzw. Rechnungen ins passende XML-Format konvertieren.
- Erstellung mit einer speziellen XRechnung-Software. Oftmals ist das für Einzelrechnungen sogar kostenlos mit einer XRechnung Freeware möglich.
- Mit Online-Generatoren können Sie XRechnungen ganz ohne eigenes XRechnung-Programm erstellen. Der Nachteil: Sie werden nicht automatisch in einem Portal gespeichert, sondern müssen runtergeladen und gesondert archiviert werden.
Tipp
Lexware Software macht das Erstellen von XRechnungen ganz einfach
Dank der Funktion Lexware eRechnung in unseren Rechnungs- und Warenwirtschaftsprogrammen wandeln Sie Ihre Rechnungen mit wenigen Klicks ins XRechnung-Format um. Ein weiterer Vorteil: Alle Belege werden zentral in einer Software gespeichert, so dass Sie jederzeit und ohne langes Suchen darauf zugreifen können.
Wann ist eine Rechnung XRechnung-konform?
Wer sich ein Muster oder ein Beispiel einer XRechnung ansieht, bemerkt auf den ersten Blick als Laie nur einen unlesbaren Code. Grundsätzlich ist die Rechnung dann XRechnung-konform, wenn sie in dem vorgegebenen Standard, also als XML-Dokument gespeichert und versendet wird. Die XRechnung-Pflichtfelder sind dabei rechtlich identisch mit einer herkömmlichen Rechnung. Es dürfen jedoch ausschließlich die Datenmodelle des XRechnungs-Standards verwendet werden (dazu zählt auch der ZUGferd-Standard).
Achtung
Diese Formate sind nicht XRechnung-konform:
Eine Excel-Datei, ein PDF oder eine Word-Datei mit eingebetteten XML-Code sind nicht XRechnung-konform.
XRechnung im Unternehmen umsetzen: Was gilt es zu beachten?
Obwohl die Nutzung des Standards in Deutschland aktuell nur für B2G (Business-to-Government) verpflichtend ist, sollten Sie sich mit dem Thema auseinandersetzen, wenn Sie vorwiegend im B2B (Business-to-Business) tätig sind. Denn auch hier könnte sich die gesetzliche Lage schon bald ändern.
Um die XRechnung im Unternehmen umzusetzen, sollten zunächst einmal die Voraussetzungen in der vorhandenen Unternehmenssoftware gecheckt werden. Die zentrale Fragestellung dabei lautet: Können die Daten entsprechend exportiert und in eine XRechnung übersetzt werden? Ist das nicht der Fall, wird eine geeignete Export-Schnittstelle benötigt.
Müssen nur wenige Rechnungen an Behörden übermittelt werden, kann der Versand per E-Mail erfolgen. Für den Massenversand empfiehlt sich hingegen das von der EU entwickelte Peppol (Pan-European Public Procurement Online). Damit ist es nicht erforderlich, unterschiedliche Verbindungen zu den einzelnen Behörden aufzubauen. Es reicht ein einziger Zugang zu einem Peppol Access Point.
Da es sich bei der Erstellung von XRechnungen in der Regel um einen vollautomatisierten Prozess handelt, sollten Sie einen regelmäßigen Fehlercheck integrieren. Denn bei der Konvertierung oder Übermittlung kann es zu Fehlern kommen. Eine zuständige Person muss dazu in der Lage sein, den automatischen Prozess zu stoppen und gegebenenfalls auftretende Fehler zu beheben.
