Checkliste Inventur: Vorbereitung - Durchführung - Abschluss

	ok?	
A. Planung	
Vorüberlegungen:	
Welches Inventurverfahren ist anzuwenden:	
•	Stichtagsinventur		
•	Vorverlegte Stichtagsinventur		
•	Nachverlegte Stichtagsinventur		
•	Permanente Inventur		
Der voraussichtliche Wert eines evtl. nur einzelnen Inventurbereichs (z. B. Lager)
ist zu ermitteln in:	
•	EUR		
•	Prozent		
Besteht eine Lagerbuchführung:		
•	Manuell geführte Lagerkartei		
•	EDV-gestützte Lagerbuchhaltung		
Nach welchen Kriterien wird die Lagerbuchhaltung geführt:	
•	Artikelbezogen		
•	Fachbezogen		
Inventur findet statt:	
•	bei laufendem Geschäftsbetrieb/Produktion		
•	bei reduziertem Geschäftsbetrieb/Produktion		
•	bei geschlossenem Geschäftsbetrieb/ruhender Produktion		
Zeitbedarf für Inventurdurchführung kalkulieren und festlegen		
Inventuranweisung erstellen: Datum/Zeitraum/Aufnahmetage		
Dritte informieren:	
•	Kunden (z. B. Bitte um Verständnis wegen Beeinträchtigung, geänderte Öffnungszeiten)		
•	Lieferanten, Spediteure (z. B. Datum der letzten Warenannahme vor Inventur)		
•	Konzessionäre		

Inventurpersonal:	
Inventurleitung für Planung und Durchführung benennen		
Personalbedarf für Inventurdurchführung feststellen		
Inventuraushilfen anwerben		
Inventurteams (Zähler bzw. Ansager und Schreiber) bilden		
Teamleitungen benennen		
Beachten: evtl. je Aufnahmeteam 1 firmeneigener Mitarbeiter		
Persönliche und fachliche Eignung des Inventurpersonals berücksichtigen		
Aufnahmeteam/Kontrolleur nicht aus Zuständigen/Verantwortlichen des Inventurbereichs bilden		
Aufnahmebereiche zu Gruppen zusammenfassen		
Gruppenaufsicht benennen		
Personal für die Aufnahme auswärtig gelagerter Artikel benennen		

Inventurbereiche:	
Lageplan erstellen und den Betrieb in Aufnahmebereiche aufteilen:	
•	Lagerräume		
•	Verkaufsräume		
•	Büroräume		
•	Werkstatträume		
•	Produktionsräume		
•	Verkehrsflächen		
•	Schaukästen		
•	Außenlager		
•	Sich an auswärtigen Stellen befindliche Güter:	
1. Baustelle		
2. Spedition		
3. Kommissionsware beim Kunden		
4. Zur Lohnveredelung verschickte Materialien		
5. Von Lieferanten abgerechnete Unterwegsware		
6. Noch nicht abgerechnete Unterwegsware an Kunden		
7. Vermietete Güter		
8. Ausgestellte Waren		
9. Verliehene Artikel		
10. Zur Probe gelieferte Artikel		
Die Aufnahmebereiche in Aufnahmefelder aufgliedern		
Nummernkreise für die Aufnahmebereiche vergeben		
Regalbelegungsplan mit Werbeplatzierungen erstellen		
Im Lageplan Aufnahmeteams und Prüfer festlegen		
Auswärtig gelagerte Artikel berücksichtigen	

B. Vorbereitung	

Inventurbereiche:	
Lager, Verkaufsflächen usw. aufräumen		
Bestände zusammenstellen, stapeln und übersichtlich ordnen		
Gleiche Artikel zusammenstellen		
Defekte oder beschädigte Waren separat stellen		
Verdorbene Waren oder solche mit (in Kürze) abgelaufenem Verfallsdatum separat stellen		
Fremde Vorräte getrennt stellen und kennzeichnen		
Überzählige und unentgeltlich erworbene Bestände getrennt stellen und kennzeichnen		
Korrekte Kennzeichnung der Artikel kontrollieren		
Aufnahmebereiche und -felder mit den zugeordneten Nummern kennzeichnen		
Aufnahmeverfahren je nach Artikel bestimmen (zählen, wiegen, messen, schätzen)		
Geeignete Materialien zur Abgrenzung (z. B. Trennung einer Regalreihe) bereitstellen		
Vorbereitungen in den auswärtigen Aufnahmebereichen berücksichtigen		

Hilfsmittel vorbereiten bzw. bereitstellen:	
Aufnahmeformulare mit den notwendigen Feldern erstellen:	
•	Artikelnummer		
•	Artikelbezeichnung		
•	Artübliche Dimension (Stück, Kilogramm, Meter usw.)		
•	Datum		
•	Zeitraum der Aufnahme		
•	Aufnahmebereich		
•	Firmenstempel		
•	Aufnahmefeld		
•	Bemerkungsfeld für z. B. Beschaffenheit des Artikels oder Fremdeigentum		
•	Fortlaufende Nummer		
•	Name des Zählers (Ansager)		
•	Name des Schreibers		
•	Name des Kontrolleurs		
•	Unterschrift		
Ausfüllanweisungen für die Aufnahmeformulare erstellen		
Formular für Inventurprotokoll mit den Feldern erstellen:	
•	Inventurdatum		
•	Firmenstempel		
•	Name des Inventurleiters		
•	Name des Inventurabnehmers		
•	Tätigkeitsfelder:		
1. Belege und Unterlagen vollständig erhalten		
2. Aufnahmeorte nummeriert und verzeichnet		
3. Personal geplant und Funktion zugeordnet		
4. Personal den Aufnahmeorten zugeordnet		
5. Personal geschult		
6. Lager geordnet und gekennzeichnet		
7. Dritte informiert		
8. Abgrenzung angewiesen		
9. Einweisung Personal bei Inventur		
10. Kontrolle, Freigabe und Belegablage		
11. Abgrenzungsprotokoll		
12. Unterschrift Inventurleiter		
13. Unterschrift Inventurabnehmer		
14. Protokolldatum		
Bestands(Artikel-)listen (evtl. aus der EDV-Buchführung) vorbereiten		
Bestandslisten auf vergessene Zu- oder Abgänge kontrollieren		
Formular für Inventurprotokoll anfertigen		
Warenzugangslisten für während der Inventur eingehende Waren erstellen		
Warenverkaufslisten für während der Inventur verkaufte Waren erstellen		
Ausgabelisten erstellen		
Rücklauflisten erstellen		
Inventuranweisungen für Personal erstellen		
Diktiergeräte bereitstellen		
Lesestifte für lesbare Etiketten/Scanner bereitstellen		
Taschenrechner, Rechenmaschinen bereitstellen		
Kugelschreiber, Filzstifte bereitlegen		
Klebezettel zur Kennzeichnung bereits gezählter Bestände bereitlegen		
Notizzettel bereitlegen		
Tesafilm bereitlegen		
Schreibunterlagen bereitlegen		
Steighilfen wie z. B. Tritthocker, Leiter bereitstellen		
Tische, Stühle bereitstellen		
Waagen bereitstellen		
Leere Kisten für ggf. separat aufzunehmende Artikel bereitstellen		

Inventurpersonal:	
Inventurpersonal schulen		
Inventuranweisungen aushändigen und erläutern		
Empfang der Inventuranweisungen quittieren lassen		
Dem Inventurpersonal nicht die Sollbestände nennen		
Die Pausenzeiten festlegen		
Das Personal von Verkauf und Warenannahme bezügl. Warenzugangs/-verkaufslisten anweisen		
Rücklaufstellen festlegen		

C. Inventurtag	

Inventurpersonal:	
Personalplan namentlich feststellen		
Anwesenheiten prüfen und schriftlich festhalten		
Krankmeldungen berücksichtigen		
Aufnahmeteams gemäß Plan den Aufnahmebereichen und -feldern zuweisen		
Aufgaben zuordnen: Schreiber, Zähler (Ansager), Kontrolleur		
Aufnahmebelege aushändigen und quittieren lassen		
In Rücklaufliste die Ausgabe der Belege, Listen, Hilfsmittel u. Ä. eintragen		
Für schwer ermittelbare Bestände (z. B. Schüttgüter, Gemische) Fachpersonal zuweisen		
Verantwortlichkeiten für die jeweiligen Aufnahmebereiche unmissverständlich abgrenzen		
Für Stichprobendurchführung Fachpersonal zuweisen		
Letzte Einweisung des Inventurpersonals geben		
Ggf. Barlöhne für Aushilfen vorbereiten		
Alle vorbereiteten Belege, Listen und Hilfsmittel bereitstellen		
Essen und Getränke bereitstellen		

Kontrollgang in den Inventurbereichen:	
Aufnahmebereiche wie im Lageplan?		
Nummerierungen korrekt?		
Artikel richtig zugeordnet?		
Keine Artikel außerhalb der Bereiche?		

Beachten während des Inventurtages:	
Fertigungsgrad von unfertigen Erzeugnissen bestimmen		
Unterwegsware berücksichtigen		
Aufnahmebereichsnummern nach Aufnahme durchstreichen		
Fremde Vorräte separat erfassen		
Artikel nach Aufnahme gegen Entnahme absichern		
Rückwaren, für die noch keine Gutschriften ausgestellt wurden, separat aufnehmen		
Erhaltene, aber noch nicht berechnete Artikel abgrenzen		
Berechnete, aber noch nicht ausgelieferte Artikel abgrenzen		
Wertpapier in Eigenverwaltung berücksichtigen		
Bargeld, Schecks und Besitzwechsel aufnehmen		
In Gegenwart des Zählers und Schreibers Vollständigkeit und Lesbarkeit kontrollieren		

Abgeben bei Schichtwechsel, Beendigung der Arbeiten, bei Dienstschluss:	
Aufnahmebelege		
Warenverkaufslisten		
Wareneingangslisten		
Verschriebene oder nicht brauchbare Blätter (entwerten)		
Ausgehändigte Hilfsmittel		

Prüfung der Rückgaben und Eintragung in Rücklaufliste:	
Wurden alle ausgehändigten Aufnahmebelege zurückgegeben?		
Verschriebene Aufnahmebelege aufbewahren		
Wurden auch die nicht beschriebenen Aufnahmebelege zurückgegeben?		
Nicht beschriebene Aufnahmebelege entwerten (Schutz vor Missbrauch)		
Sind alle Eintragungen richtig, vollständig und lesbar?		
Können nachträgliche Manipulationen auf den Aufnahmebelegen ausgeschlossen werden?		
Sind die Leerräume auf den Aufnahmebelegen durchgestrichen?		
Wurden die Namen des Inventurpersonals eingetragen und die Unterschriften geleistet?		
Wurde jeder Aufnahmebeleg mit einem Datum versehen?		

D. Abschluss	
Stichprobenweise nachzählen z. B. jeder 10. Position (Zufallsprinzip), auf Beleg notieren		
Abschluss der Prüfung an Inventurleiter melden		
Kontrollgang des Inventurleiters		
Alle Inventurbelege (Pläne, Protokolle, Aufnahmebelege, Listen u. Ä.) sammeln		
Ergebnisse der Aufnahmebelege in Inventurlisten übertragen		
Inventurbelege auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen		
Additionen vornehmen		
In EDV übertragen		
Ergebnisse mit den Sollbeständen abstimmen		
Numerisch sortiert die Inventurbelege abheften		
Inventurzusammenstellung (Seitenangabe der Bereiche) anfertigen		

E. Beurteilung	
Wurde die Inventur ordnungsgemäß durchgeführt?		
Wurde der Zeitplan eingehalten?		
Welche Gründe gab es für Verzögerungen?		
War das Personal ausreichend geschult?		
Wurden die Artikel vollständig und richtig aufgenommen?		
Waren die Aufnahmeverfahren zulässig und zweckentsprechend?		
Wurden auswärts gelagerte Artikel (z. B. bei Spediteuren) mit aufgenommen?		
Konnten Inventurdifferenzen geklärt werden?		
Gab es akzeptable Gründe für nicht aufgenommene Artikel?		
Wurden Artikel doppelt erfasst?		
Wurden fremde Vorräte separat ausgewiesen?		
Wurden die Ver- und Einkäufe in den Beständen mengenmäßig fortgeschrieben?		
Wurden Wertpapiere in Eigenverwaltung, Bargeld, Schecks und Besitzwechsel erfasst?