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GuV-Vorlage: mit Excel schnell erstellt

Ein Unternehmen ohne Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) zu betreiben ist wie Autofahren ohne Spiegel und Assistenzsysteme: Vielleicht kann man noch so gerade sehen, wie es kurzfristig nach vorne weitergeht – aber es fehlen Rundum-Blick, Navi und Stauprognose. Die GuV liefert wertvolle Kennzahlen und hilft Ihnen bei der Einschätzung, wie es um das Unternehmen steht.

  • Für zahlreiche Unternehmen ist es Pflicht, im Rahmen des Jahresabschlusses eine Gewinn- und Verlustrechnung aufzustellen. Viele Unternehmen erstellen jedoch sogar monatlich eine GuV, um ihre wichtigsten Kennzahlen immer im Blick zu behalten.
  • Das ist keine schlechte Idee, da sich aus der GuV auch wichtige strategische Rückschlüsse für die Unternehmensführung ableiten lassen.
  • Und wenn Sie die GuV mit einer passenden Gewinn- und Verlustrechnung-Vorlage in Excel (z. B. mit excel im unternehmen) erstellen, ist sie ohnehin schnell erledigt Wir erklären, wie es geht.

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GuV einfach: Gewinn- und Verlustrechnungs-Vorlage in Excel

Gewinn- und Verlustrechnung: Vorlage in Excel

Die Gewinn- und Verslustrechnung (Vorlage in Excel) bedeutet, dass die Erträge und Kosten eines Unternehmens einander gegenübergestellt werden. Als Ergebnis kommen dann entweder Gewinne oder Verluste heraus. Die Aufstellung lässt sich hervorragend in einem Tabellenkalkulations-Programm wie Excel erledigen. Denn bei Excel können Sie direkt die Rechen-Funktionen des Programms nutzen und haben wenig Aufwand in der Tabellenformatierung. Unser Produkt excel im unternehmen bietet eine komfortable, leicht verständliche Gewinn- und Verlustrechnungs-Vorlage in Excel. Das Muster enthält schon die passenden Formeln für die Gewinn- und Verlustrechnung. So müssen Sie nur noch Ihre Zahlen eintragen und brauchen sich keine Gedanken über den Aufbau der GuV zu machen.

Hier sehen Sie das fertige Beispiel einer befüllten Gewinn- und Verlustrechnung-Vorlage aus excel im unternehmen erstellt wurde. Welche Bedeutung die einzelnen Punkte haben, erklären wir im Folgenden.

Punkt 1 der GuV-Vorlage in Excel: Erträge

Gewinn- und Verlustrechnung: Vorlage für GuV befüllen

Erlöse: Bei den Erlösen tragen Sie die Umsätze Ihres Unternehmens ein. In dieser Gewinn- und Verlustrechnungs-Vorlage in Excel sind sie aufgeteilt in Erlöse aus Handwerk und Erlöse aus Handel bzw. Dienstleistungen. Trifft auf Ihr Unternehmen nur eine der beiden Kategorien zu, können Sie darauf verzichten, in der anderen Zeile der GuV-Vorlage etwas einzutragen. Die Unterscheidung der Erlöse ist für Unternehmen gedacht, die Handwerks-Dienste anbieten und gleichzeitig mit Waren handeln.

Bestandsveränderungen: Bestandsveränderungen entstehen, wenn man am Ende eines Geschäftsjahres mehr oder weniger Produkte im Bestand hat als zuvor. Bei Handwerksunternehmen kann eine Bestandsveränderung eintreten, wenn Sie eine Leistung bereits erbracht haben, aber noch keine Verrechnung erfolgt ist.

Sonstige betriebliche Erlöse: Haben Sie Erlöse erhalten, die nicht aus dem typischen Geschäftsbereich Ihres Unternehmens stammen (z. B. außergewöhnliche Provisionen oder die private Nutzung Ihres Firmenwagens)? Dann können Sie diese Umsätze in der Gewinn- und Verlustrechnungs-Vorlage unter „Sonstige betriebliche Erlöse“ eintragen. 

Punkt 2 der GuV-Vorlage in Excel: Kosten

Gewinn- und Verlustrechnung: Vorlage mit Kostenpunkten

Material-/Wareneinsatz: Ein wesentlicher Kostenfaktor für Ihr Unternehmen sind die Aufwände, die Sie für den Kauf von Materialien oder Waren haben. Ähnlich wie bei den Erlösen können Sie in Ihrer Gewinn- und Verlustrechnungs-Vorlage zwischen dem Material-/Wareneinsatz für das Handwerk und für Handel/Dienstleistungen unterscheiden.

Fremdleistungen: Unter Fremdleistung werden in der Excel-Vorlage für Ihre GuV diejenigen Leistungen verstanden, die andere Unternehmen für Sie erbracht haben (z. B. Dienstleister, Sub-Unternehmer, Zeitarbeitsfirmen, etc.).

Rohertrag: Jetzt, nachdem Sie von Ihrem Gesamtertrag den Material- und Wareneinsatz sowie Fremdleistungen und etwaige sonstige Kosten abgezogen haben, sind Sie in Ihrer GuV endlich bei Ihrem Rohertrag gelandet.

Betriebskosten: Die Betriebskosten setzen sich aus den gesammelten Kosten zusammen, die in der Summen- und Saldenliste Ihrer betriebswirtschaftlichen Auswertung aufgelistet sind. Denken Sie an Personalkosten, Raummiete, Versicherungskosten, Kfz-Kosten, Werbe-/Reisekosten, Kosten der Warenabgabe, Aufwände für Reparaturen und Instandhaltungen, besondere Kosten und sonstige Kosten. Alle Daten (soweit vorhanden) in die Gewinn- und Verlustrechnungs-Vorlage eintragen. 

Abschreibungen: Abschreibungen sind in der GuV ebenfalls als Kostenpunkt aufzunehmen. Unter die Abschreibungen fallen nicht nur die Abschreibungen auf Sachanlagen, sondern auch Sofortabschreibungen auf geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG).

Rückstellungen: Man bildet Rückstellungen, wenn man weiß, dass in Zukunft Aufwände auf das Unternehmen zukommen werden, die im Geschäftsjahr der GuV jedoch noch nicht fällig geworden sind und deren genaue Höhe noch nicht bekannt ist. Zu den Rückstellungen gehören beispielsweise Pensionen und ähnliche Verpflichtungen, Steuerrückstellungen oder auch sogenannte Sonderposten mit Rücklageanteil (SOPORA). Diese können etwa durch Sonderabschreibungen, erhöhte Absetzungen oder die Übertragung stiller Reserven bedingt sein. Weitere Rückstellungen können entstehen, wenn Unternehmer mit Straf- oder Schadenersatzzahlungen rechnen. In solchen Fällen sind in der Regel die Höhe und Fälligkeit der Zahlungen im Voraus noch unbekannt.

Punkt 3 der GuV-Vorlage in Excel: Ergebnisse
Gewinn- und Verlustrechnung: Vorlage zeigt GuV-Ergebnisse

Ihre Gewinn- und Verlustrechnungs-Vorlage in Excel unterscheidet zwischen diesen Ergebnissen: 

Das Betriebsergebnis: In Ihrer GuV kommen Sie zum Betriebsergebnis, wenn Sie vom Rohertrag die Betriebskosten, Abschreibungen und Steuern abziehen. Das Betriebsergebnis ist vom Finanzergebnis und dem außerordentlichen Ergebnis zu unterscheiden. Beim Betriebsergebnis bleiben Zins- und sonstige Erträge oder auch Forderungsverluste außen vor. Auf diese Weise bleibt das Ergebnis des eigentlichen Unternehmenszwecks noch sichtbar und wird nicht von den Zinserträgen oder Forderungsverlusten verstellt.

Das Finanzergebnis: In das Finanzergebnis fließen nach dem Betriebsergebnis noch die Zinserträge und die Erträge aus Beteiligungen sowie die Aufwände für den Geldverkehr, die Kosten für kurzfristige Zinsen (Kontokorrentzinsen) sowie für langfristige Zinsen (Darlehenszinsen) ein. Mit den Kosten für den Geldverkehr sind in der GuV normalerweise Kontoführungsgebühren oder etwa Avalprovisionen gemeint. (Avalprovisionen kommen zustande, wenn Gewährleistungsbürgschaften übernommen werden, z. B. in einem Handwerksbetrieb anstatt des Sicherheitseinbehalts.)

Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit: Dieses Ergebnis erhält man, wenn man in der Gewinn- und Verlustrechnung das Betriebsergebnis und das Finanzergebnis zusammenrechnet.

Das außerordentliche Ergebnis: Man kommt in seiner GuV zum außerordentlichen Ergebnis, wenn man von den außerordentlichen Erträgen die außerordentlichen Aufwendungen und die Forderungsverluste/Pauschale Wertberichtigung (PWB) abzieht. Die außerordentlichen Erträge setzen sich aus Nebenerlösen zusammen, die nicht direkt aus der betrieblichen Leistung entstehen (z. B. Veräußerungen, Steuererstattungen oder Zuschüsse). Ebenso stammen auch die außerordentlichen Aufwendungen nicht direkt aus der betrieblichen Leistung, sondern werden z. B. durch Sanierungen, Schadensfälle, etc. verursacht. Daher steht das außerordentliche Ergebnis für Vorgänge, die nicht in der typischen Geschäftstätigkeit liegen.

Steuern vom Einkommen und Ertrag: Unter die Steuern vom Einkommen und Ertrag fallen in der GuV die Körperschaftsteuer, Kapitalertragsteuer oder Gewerbesteuer. Es handelt sich dabei um ereignisabhängige Steuern, weil ihre Höhe sich nach dem Ergebnis Ihrer Geschäftstätigkeit richtet (anders als die ereignisunabhängigen Steuern wie etwa die Kfz-Steuer).

Der Jahresüberschuss: Am Ende verrechnet man bei der GuV noch das Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit mit dem außerordentlichen Ergebnis und den Steuern vom Einkommen und Ertrag. Dann gibt Ihre Gewinn- und Verlustrechnungs-Vorlage den Jahresüberschuss aus. 

Punkt 4 der GuV-Vorlage in Excel: Kapitaldienstgrenze/Liquidität
Gewinn- und Verlustrechnung: Vorlage für Liquiditäts-Bestimmung

Die Kapitaldienstgrenze ist eine relevante Kennzahl in der Gewinn- und Verlustrechnungs-Vorlage. Aus ihr kann man ersehen, ob das Unternehmen seine Verpflichtungen aus Langfrist-Darlehen inklusive deren Zinsen noch tragen kann. An der Kapitaldienstgrenze aus der GuV wird gerne entschieden, ob zusätzliche Darlehen gewährt werden.

Für die Berechnung der Kapitaldienstgrenze nimmt man den Jahresüberschuss aus der GuV und rechnet jetzt aber noch mal die Abschreibungen und die langfristigen Zinsen hinzu. Auf diese Weise erhält man in seiner Gewinn- und Verlustrechnung den Cashflow. Er sagt sehr viel darüber aus, wie liquide ein Unternehmen ist. Für die genaue Kapitaldienstgrenze werden in der GuV allerdings noch die Entnahmen vom Cashflow abgezogen und Einlagen addiert. Wenn man die Kapitaldienstgrenze ermittelt hat, kann man in der GuV noch die Liquiditätsreserve berechnen, wenn man die Darlehenstilgungen und die langfristigen Zinsen wieder abzieht.

excel im unternehmen: ideale GuV-Vorlage!

Mit all diesen Kennzahlen geht die Gewinn- und Verlustrechnungs-Vorlage über eine einfache Summe, die man mit dem Taschenrechner, Zettel und Stift machen kann, weit hinaus. Damit Sie sich den Aufwand für den Aufbau eines GuV-Dokuments (mitsamt Berechnungs-Formeln) sparen können, bieten wir Ihnen die optimale Excel-Vorlage für Ihre GuV in unserem Produkt excel im unternehmen. Mit unserer GuV-Vorlage sind die ganzen erläuterten Kennzahlen im Nu berechnet. Probieren Sie es aus und lassen Sie sich überraschen, wie schnell Sie die Gewinn- und Verlustrechnung mit diesem Tool erstellt haben. Auf diese Weise haben Sie dann mehr Zeit für Ihre eigentlich Aufgabe: die richtigen Schlüsse aus den Ergebnissen der GuV ziehen.

Gewinn- und Verlustrechnungs-Vorlage macht GuV leicht