Kassenbuch führen: Darauf müssen Sie achten

In den letzten Jahren hat sich das Thema Kassenbuchführung rasant weiterentwickelt. So hat immer mehr Elektronik Einzug gehalten und die steuerlichen Rahmenbedingungen wurden neu gefasst. Ab 2020 gelten darüber hinaus schärfere Anforderungen an Kassensysteme. Auf dieser Themenseite erfahren Sie, wie Sie Ihr Kassenbuch unter den neuen rechtlichen und technischen Umständen richtig führen, welche Fehler Sie vermeiden sollten und was Sie über die kommenden Verschärfungen wissen müssen.

Das 1x1 der Kassenbuchführung

Damit das Finanzamt keine Hinzuschätzungen zum Gewinn vornimmt, müssen auch bei der Kassenbuchführung Buchführungs- und Aufzeichnungsvorschriften eingehalten werden. Dies betrifft vor allem die Ordnungsmäßigkeit und die Beweiskraft der Buchführung. Nur wenn die Kasse „ordnungsgemäß“ geführt wird, ist das Finanzamt dazu verpflichtet, den vom Unternehmen erklärten Gewinn zur Besteuerung zu veranlagen. Andernfalls kann das Finanzamt den Gewinn schätzen – was meistens nicht zugunsten des Unternehmens ausfällt.

Was ist ein Kassenbuch?

Im Kassenbuch werden diejenigen Geschäftsvorfälle im Unternehmen erfasst, die mit einer Barzahlung verbunden sind. Das Kassenbuch gibt damit einen Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben sowie über den Bargeldbestand, der sich in der Kasse befindet.

Was ist der Unterschied zum Kassenbericht?

Während das Kassenbuch jeden Geschäftsvorfall dokumentiert, stellt der Kassenbericht die Ermittlung der baren Kasseneinnahmen eines betreffenden Tages dar (auch Tageslosung genannt). Dabei geht man nach folgendem Schema vor:

**Kassenbericht vom 04.11.2019 Nr. 204**
Kassenbericht vom 04.11.2019 Nr. 204
EUR EUR
Kassenbestand bei Geschäftsschluss (z. B. lt. Zählprotokoll) 1.230,50
Ausgaben des lfd. Tages
Wareneinkauf 120,00
Betriebsausgaben (Briefmarken) 15,50
Privatentnahme (lt. Eigenbeleg) 100,00
Einzahlung auf Bankkonto 500,00
...
Summe 735,50 735,50
Sonstige Kassenzugänge
Abhebung Bank 80,00
Bareinlage (Briefmarken) (lt. Eigenbeleg) 15,50
...
95,50 -95,50
Kassenbestand des Vortages -1.157,30
Bareinnahmen (Tageslosung) 713,20

Das Kassenbuch ist dagegen weiter gefasst. Hier werden die Einnahmen und Ausgaben fortlaufend verbucht. Die Begriffe Kassenbuch und Kassenbericht sind also keine Synonyme.

Ausnahme: Führt das Unternehmen eine offene Ladenkasse, bilden die aneinander gereihten Kassenberichte das Kassenbuch.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Die Pflicht, ein Kassenbuch zu führen, gilt für alle Unternehmen,

  • die aufgrund ihrer Größe oder Rechtsform zur Aufstellung einer Bilanz verpflichtet sind oder freiwillig bilanzieren,
  • die im Handelsregister stehen (auch wenn der Eintrag auf freiwilliger Basis erfolgte),
  • deren Geschäftsbetrieb aufgrund ihrer Art oder ihres Umfangs in kaufmännischer Weise eingerichtet sein muss. Das ist z. B. dann der Fall, wenn der Betrieb so groß ist, dass eine kaufmännische Buchführung nötig ist, um sich einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die wirtschaftliche Situation des Unternehmens machen zu können.

Liegt der Umsatz nicht über 600.000 EUR und der Gewinn nicht über 60.000 EUR, ist man dagegen „Kleingewerbetreibender“ und muss kein Kassenbuch führen. Stattdessen reicht es aus, eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zu erstellen.



Weshalb ist es auch für Einnahmenüberschussrechner ratsam, ein Kassenbuch zu führen?

Auch Kleingewerbetreibende sind dazu verpflichtet, Kassenbewegungen geordnet, vollständig und richtig aufzuzeichnen. Daraus ergibt sich ebenfalls eine gewisse Kassenaufzeichnungspflicht.

Vor allem für Betriebe in bargeldintensiven Branchen (z. B. dem Einzelhandel) kann es sich rentieren, freiwillig ein Kassenbuch zu führen. Denn mit einem Kassenbuch behalten Sie immer den Überblick über Ihre Einnahmen, Ausgaben und Kassenbestände.

Nicht zu vergessen ist auch der beschränkte Schuldzinsenabzug gem. § 4 Abs. 4a EStG. Hier müssen ebenfalls Entnahmen und Einlagen aufgezeichnet werden.

Begriffsbestimmungen

Kassenführung

Der Begriff der Kassenführung umfasst unterschiedliche Aspekte. Darunter fallen konkret:

  • die „praktische“ Führung der Kasse (Umgang mit Bargeld der Geschäftskasse),
  • die buchmäßige Erfassung bzw. die Aufzeichnungen im Kassenbuch bzw. Kassenbericht,
  • die Erstellung von Eigenbelegen (z. B. bei Entnahmen oder Einlagen),
  • die Führung sonstiger Kassenunterlagen (z. B. Kellnerprogrammierungen, Programmierprotokolle und Bedienungsanleitung).

Kassenbuchführung

Die Kassenbuchführung wird oft synonym mit der Kassenführung verwendet. Allerdings bezieht sich der Begriff eher auf die konkrete Führung des Kassenbuchs. Zum Teil fallen auch noch die Erstellung von Eigenbelegen und die Führung der Kassenunterlagen darunter. Der Umgang mit Bargeld fällt nicht unter diesen Begriff.

Offene Ladenkasse

Wird eine Barkasse ohne Einsatz elektronischer Hilfsmittel geführt, liegt eine offene Ladenkasse vor. Ein Beispiel hierfür sind Geldkassetten.

Registrierkasse

Von einer Registrierkasse oder einem Kassenterminal redet man, wenn bei einer Kasse die Kassenvorgänge technisch erfasst und zusammengezählt werden. Die Dateneingabe erfolgt entweder manuell per Tastatur oder mittels eines Barcode-Scanners. Die Ausgabemöglichkeiten sind i. d. R. auf Quittungen (Kassenbon), Z-Bons oder Tagesendsummenbons beschränkt. Seit dem 1.1.2017 dürfen nur noch Registrierkassen eingesetzt werden, deren Daten maschinell auswertbar sind.

PC-Kasse

Bei PC-Kassen werden Kassenbewegungen elektronisch gespeichert. Dabei sind Programmierungen (z. B.: Erfassen von Tischumsätzen) und das Einbinden in die Software des Betriebes (z. B.: Hinterlegung eines Umsatzsteuerschlüssels von 7 % bzw. 19 %; Bestandsfortschreibung im Warenwirtschaftssystem) möglich. Um die Ordnungsmäßigkeit zu gewährleisten, müssen alle PC-Kassendaten der Finanzverwaltung zur Verfügung gestellt werden und maschinell auswertbar sein. Welche neuen Regelungen ab 2020 für Kassensysteme gelten, erfahren Sie hier.

Online-Schulung: Das müssen Sie zu den Neuregelungen ab 2020 und zur Kassen-Nachschau wissen

Dauer: ca. 80 Minuten
Referent: Joachim Kuhni

In dieser Online-Schulung lernen Sie praxisnah, wie Sie Ihre Kasse rechtssicher führen und Fehler vermeiden. Unser Referent schildert Ihnen, welche neuen Anforderungen zum 1. Januar 2020 auf Sie zukommen und wie Sie sich optimal darauf vorbereiten. Außerdem lernen Sie, auf was Sie sich bei einer Kassen-Nachschau einstellen müssen, aber auch was der Finanzbeamte darf und was nicht.

 

So führen Sie das Kassenbuch ordnungsgemäß

Damit das Finanzamt keine Hinzuschätzungen zum Gewinn vornimmt, muss das Kassenbuch ordnungsgemäß und GoBD-konform geführt werden. Welche Anforderungen das Finanzamt an die Kassenführung stellt, erfahren Sie im Folgenden.

Welche Form sollte das Kassenbuch haben?

Das Kassenbuch kann sowohl klassisch in Papierform als auch elektronisch geführt werden. Allerdings akzeptiert das Finanzamt nur solche Formen, die die gesetzlichen Vorgaben vollständig erfüllen.

Handschriftliches Kassenbuch auf Papier

Gerade in kleineren Unternehmen wird das Kassenbuch immer noch häufig in Papierform geführt. Dies ist grundsätzlich legitim, allerdings gilt es dabei verschiedene Dinge zu beachten: So müssen die Eintragungen „unveränderbar“ vorgenommen werden (z. B. mit einem Kugelschreiber); Bleistifteinträge sind nicht gestattet. Außerdem dürfen fehlerhafte Einträge nicht gelöscht oder geschwärzt werden. Stattdessen sollte ein solcher Eintrag markiert und ein korrekter Eintrag vorgenommen werden.

Kassenbuch in Excel

Die Kassenbuchführung mittels Excel ist nicht zulässig. Der Grund hierfür ist, dass Änderungen jederzeit vorgenommen werden können und nicht nachvollziehbar sind. Es gibt aber Excel-Vorlagen für ein Kassenbuch, die Sie ausdrucken und handschriftlich befüllen können.

Kassenbuch-Software

Die zweifellos komfortabelste Art, ein Kassenbuch zu führen, ist mit Hilfe einer modernen Kassenbuch-Software. Gegenüber einem Kassenbuch in Papierform bietet diese Variante zahlreiche Vorteile:

  • keine losen Blätter
  • alle Geschäftsvorfälle werden erfasst
  • alle Stornierungen sind nachvollziehbar
  • das Kassensystem kann in weitere betriebliche Systeme (Warenwirtschaft, Banksoftware, Buchführung) eingebunden werden
  • Übertragungsarbeiten und -fehler entfallen
  • die Buchungen können sofort für statistische Zwecke oder Planungen ausgewertet werden

Achtung: Bei der Wahl der richtigen Kassenbuch-Software müssen Sie aber darauf achten, dass diese auch wirklich alle Anforderungen erfüllt. Eine GoBD-konforme Kassenbuch-Software speichert alle Daten unveränderbar, kennzeichnet Änderungen und ermöglicht es auf unkomplizierte Art und Weise, die Daten auszulesen und maschinell auszuwerten.

Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es?

Damit das Kassenbuch vom Finanzamt als ordnungsgemäß akzeptiert wird, muss es bestimmte Vorgaben erfüllen. Die wichtigsten Vorschriften finden sich in der Abgabenordnung (AO) und im Handelsgesetzbuch (HGB).

  • Vollständigkeit, Richtigkeit
    Sie müssen im Kassenbuch alle Kassenbewegungen erfassen (alle Verkäufe, Einkäufe, Privatentnahmen, Einlagen, Bankbewegungen von und in die Kasse). Der Buchungstext muss den Geschäftsvorfall beschreiben.
  • Einzelaufzeichnungspflicht
    Grundsätzlich sind alle Kasseneingaben einzeln aufzuzeichnen. Bei Verkauf oder Dienstleistung an eine Vielzahl nicht bekannter Personen (z. B. Markt) kann bei Barzahlungen auf die Einzelaufzeichnung verzichtet werden. Sofern jedoch ein elektronisches Aufzeichnungssystem (PC-Kasse) verwendet wird, gilt diese Erleichterung nicht.
  • Unveränderbarkeit
    Aufzeichnungen müssen so erfasst werden, dass sie im Nachhinein nicht mehr verändert werden können. Aus diesem Grund werden auch keine Excel-Kassenbücher vom Finanzamt akzeptiert. Wird das Kassenbuch in Papierform geführt, müssen Sie darauf achten, dass keine Leerzeilen zwischen den einzelnen Aufzeichnungen entstehen und dass Sie einen Stift verwenden, dessen Schrift nicht gelöscht werden kann.
  • Zeitnahe Bearbeitung
    Die Kassenaufzeichnungen sind täglich zu führen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
  • Chronologie
    Buchungen und Aufzeichnungen sind zeitgerecht (nach Datum) geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO).
  • Verständlichkeit
    Ein sachverständiger Dritter (z.B. Steuerprüfer) muss die Aufzeichnungen in angemessener Zeit nachvollziehen können (§ 145 AO).
  • Aufbewahrungspflicht
    Sowohl die Kassenbücher als auch alle Belege müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden (§ 257 Abs. 1 und 4 HGB).
  • Keine Buchung ohne Beleg!
    Auch beim Kassenbuch gilt natürlich dieser eiserne Grundsatz ordnungsmäßiger Buchführung. Für jede Buchung muss eine Rechnung, eine Quittung oder ein Kassenzettel vorliegen (§ 238 Abs. 2 HGB).

Wie erfasst man Geschäftsvorfälle korrekt im Kassenbuch?

Wenn Sie einen Geschäftsvorfall im Kassenbuch erfassen, müssen Sie darauf achten, dass Sie keine der benötigten Angaben vergessen.

Der korrekte Aufbau einer Buchung

Bei einer Buchung muss jede Buchungszeile folgende Angaben enthalten:

  • Datum
  • Art des Geschäfts (Einnahme, Ausgabe für Schreibmaterial etc.)
  • Belegnummer
  • Betrag
  • Bestand
  • Kennzeichnung als Einnahme oder Ausgabe

Zum Tagesabschluss muss der rechnerische Kassenbuchbestand mit dem tatsächlichen – durch Zählen ermittelten – Kassenbestand abgeglichen werden. Am Ende der Eintragungen vermerkt der Eintragende seinen Namen und bestätigt die Richtigkeit mit seiner Unterschrift. Dies ist täglich zu erledigen.

Nachweis des Kassenbestands durch Zählen

Der Nachweis darüber, dass der Kassenendbestand tatsächlich durch Zählen ermittelt worden ist, lässt sich z. B. durch ein Zählprotokoll führen:

**Zählprotokoll** **vom 04.11.2019**
Zählprotokoll vom 04.11.2019
Wert Anzahl Gesamtwert EUR
Scheine 500,00 €
200,00 € 4 800,00
100,00 €
50,00 € 3 150,00
20,00 € 8 160,00
10,00 € 4 40,00
5,00 € 9 45,00
Münzen 2,00 € 10 20,00
1,00 € 10 10,00
0,50 € 5 2,50
0,20 € 6 1,20
0,10 € 8 0,80
0,05 € 20 1,00
0,02 €
0,01 €
Summe 1.230,50
Datum Unterschrift

Beispiel für einen korrekten Kassenbucheintrag

In diesem Beispiel sehen Sie, wie die Buchungen eines Tages im Kassenbuch aussehen können:

**Kassenbuch**
Kassenbuch von bis BlattNr
Datum Text BelNr Einnahmen Ausgaben Bestand Buch.Verm.
EUR EUR EUR
04.11. Bestand 1.157,30
04.11. Abhebung Bank 1 1 80,00 1.237,30
04.11. Wareneinkauf 2 120,00 1.117,30
04.11. Briefmarken 3 15,50 1.101,80
04.11. Einlage Bargeld 4 15,50 1.117,30
04.11. Privatentnahme 5 100,00 1.017,30
04.11. Einzahlung Bank 2 6 500,00 517,30
04.11. Tageseinnahmen lt. Kassenbeleg 7 713,20 1.230,50
Unterschrift

Selbstverständlich können bei Bedarf weitere Spalten angefügt werden, z. B. der Umsatzsteuersatz von 7 % bzw. 19 %.

Wie geht man mit Privatentnahmen um?

**Entnahmebeleg vom 04.11.2019**
Entnahmebeleg vom 04.11.2019
Belegnummer 0815
Zweck Barentnahme
Betrag bar 100,00 €
durch Hans Meyer
Unterschrift Hans Meyer

Auch bei Privatentnahmen oder -einlagen gilt der Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg! Da man in diesem Fall keinen externen Beleg erhält, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. Dieser kann beispielsweise so aussehen:

Wie geht man bei Korrekturen vor?

Alle Korrekturen oder Änderungen müssen nachvollziehbar sein. Radierungen oder sonstiges Unkenntlichmachen sind nicht gestattet. Am besten stornieren Sie alte Buchungen (= umgekehrt buchen) und tragen Sie diese neu ein.

Beispiel für eine korrekte Stornierung im Kassenbuch

BelNr Betrag Bestand
1.234,56 €
3.11. Einnahmen 4 556,30 € 1.790,86 €
4.11. Einnahmen 5 60.023,00 €
4.11. Storno Eingabefehler 6 -60.023,00 €
4.11. Einnahmen 7 600,23 € 2.391,09 €

Die tatsächlichen Einnahmen belaufen sich auf 600,23 EUR. Versehentlich wurden 60.023,00 EUR eingetragen.

Strafen vermeiden: Fallen und Gesetzesänderungen

Die Einhaltung der gesetzlichen Kassenvorschriften wird immer wichtiger. Seit Einführung der „Kassen-Nachschau“ 2018 ist es dem Finanzamt möglich, ohne Voranmeldung die Kasse auszulesen und einen Kassensturz zu machen. Ist das Kassenbuch fehlerhaft, kann dies zu Hinzuschätzungen und Strafen führen. Ab 2020 kommen zudem weitere Verschärfungen bei der Kassenführung auf die Unternehmen zu.

Diese Fehler sollten Sie vermeiden

Beim Führen des Kassenbuchs können Unternehmer ganz unterschiedliche Fehler machen. Häufig sind vor allem diese:

  • das Kassenbuch wird nicht täglich geführt,
  • Belegdatum und Eintragsdatum im Kassenbuch stimmen nicht überein,
  • es werden nicht alle Belege ins Kassenbuch eingetragen,
  • der gezählte Kassenbestand weicht vom Buchbestand ab,
  • es ergibt sich rechnerisch ein negativer Kassenbestand (= Kassenfehlbetrag),
  • das Kassenbuch wird in Excel und nicht mit einer zertifizierten Kassenbuch-Software geführt,
  • die Beträge laut Beleg (z. B. PC-Kasse) bzw. Kassenauslesung weichen von den Eintragungen im Kassenbuch ab.

Auch bei der Kassen-Nachschau gilt es, Fehler zu vermeiden. Hier müssen beim Auslesen sämtliche Einzeldaten (d. h. alle Eingaben in die Kasse) vorhanden sein, Storni müssen nachvollziehbar sein. Programmierunterlagen und Bedienungsanleitung elektronischer Kassen müssen vorgelegt werden. Beim Kassensturz wird der tatsächliche Kassenbestand gezählt und mit dem Buchbestand laut Kassenbuch bzw. PC-Bestand abgeglichen. Diese müssen übereinstimmen.

Außerdem müssen Sie bei einer Kassennachschau folgende Unterlagen bereithalten:

  • Bedienungsanleitung der Kasse
  • sämtliche Programmierprotokolle
  • sämtliche vom System generierten Eintragungen (z. B.: Aufzeichnungen des Trainingsspeichers)

Folgen der fehlerhaften Führung eines Kassenbuchs

Machen Sie als Unternehmer einen der oben genannten Fehler, kann dies teuer werden. So wird bei Kassenfehlbeträgen (negativer Kassenbestand) mindestens der Negativbetrag zugeschätzt. Liegen weitere Fehler vor, kann es zu Hinzuschätzungen kommen. Dabei wird der erklärte Gewinn um einen Prozentsatz oder einen bestimmten Betrag erhöht.

Im Extremfall kann es zur Vollschätzung kommen. Dies bedeutet, dass die Buchführung bzw. die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen „verworfen“ werden. Das erklärte Ergebnis (Gewinn) wird durch eine Kalkulation des Finanzamts ersetzt.

Zusätzlich kann je nach Schwere der Fehler und Höhe der steuerlichen Auswirkungen ein Bußgeld festgesetzt werden. Bei Steuerhinterziehung wird eine Geldstrafe (360 Tagessätze) oder Freiheitsstrafe verhängt (bis zu fünf Jahre).

Verschärfungen bei der Kassenführung ab 2020

Ab 2020 gelten durch das sogenannte Kassengesetz verschiedene Neuregelungen. Sie betreffen vor allem die eingesetzten Kassensysteme. Unternehmer sollten diese unbedingt auf dem Schirm haben und rechtzeitig tätig werden.

Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Ab dem 1. Oktober 2020 müssen alle Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein. Ursprünglich sollte diese Vorschrift bereits zum 1. Januar 2020 gelten. Allerdings wurde eine Übergangsfrist bis Oktober festgesetzt, da es bis November 2019 nur erste Prototypen der technischen Sicherheitseinrichtung gab und eine flächendeckende Umsetzung für die Unternehmen bis zum Jahresende somit nicht möglich war.

Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung besteht aus drei Bestandteilen und umfasst:

  • ein Sicherheitsmodul
  • ein Speichermedium
  • eine digitale Schnittstelle für das Auslesen der Kassendaten durch das Finanzamt


Wichtig: Neu erworbene Kassen müssen diese Einrichtung ab dem 1. Oktober 2020 von Haus aus haben. Alte Kassen müssen bis zum 31. Dezember 2022 nachgerüstet werden. Ist eine Nachrüstung nicht möglich, dürfen sie ab dem Ende der Übergangsfrist nicht mehr verwendet werden.

Fristverlängerung aufgrund von Corona

Obwohl das Bundesfinanzministerium (BMF) klargestellt hat, dass es eine Verlängerung der Übergangsfrist ablehnt, wurde diese Frist in verschiedenen Bundesländern trotzdem verlängert. Die Bundesländer begründen die Verlängerung der Übergangsfrist damit, dass sie den ohnehin von der Corona-Krise stark betroffenen Handel nicht noch zusätzlich belasten wollen.

Diese Bundesländer haben die Frist bis zum 31.3.2021 bereits verlängert:

Die Regelungen bzw. Voraussetzungen der Übergangsfrist zur Umrüstung auf die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) variieren jedoch zum Teil. Die jeweilige Regelung finden Sie bei Klick auf das entsprechende Bundesland.

Belegausgabepflicht

Ab dem 1. Januar 2020 besteht eine Belegausgabepflicht. D.h. sofern Sie mit einem PC-Kassensystem arbeiten, muss der Kunde über seinen Einkauf bzw. die erhaltene Dienstleistung einen Beleg erhalten.

Der Beleg muss mindestens folgende Angaben enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • das Datum der Belegausstellung
  • die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • den Einnahmebetrag
  • das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag sowie den Umsatzsteuersatz

Ab dem 1. Oktober 2020 muss die Liste zusätzlich um folgende Zertifizierungsangaben erweitert werden:

  • die Transaktionsnummer
  • die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder Seriennummer des Sicherheitsmoduls
  • die Seriennummer des TSE Systems
  • Signaturzähler
  • Prüfwert

Mitteilungspflicht

Erwerben Sie als Unternehmer eine neue Kasse, müssen Sie ab dem 1. Oktober 2020 dem Finanzamt innerhalb eines Monats mitteilen, welches Kassensystem Sie benutzen.

Für alte Kassen sollte diese Mitteilung bis zum 31. Januar 2020 erfolgen, diese ist nun aber ebenfalls auf den 1. Oktober 2020 verschoben worden.



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