Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) regeln Aufzeichnungsplichten und Aufbewahrungspflichten und stellen Unternehmer vor neue Herausforderungen in der Buchhaltung, insbesondere da heute vieles elektronisch erfasst und archiviert wird. Laut Gesetz müssen Sie handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen für eine bestimmte Zeit archivieren. Darunter fallen unter anderem Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse und sonstige Buchungsunterlagen. Je nach Art der Daten gibt es unterschiedliche Vorgaben und Fristen zur Aufbewahrung. Einige Daten müssen auch während des Jahres ans Finanzamt übermittelt werden. Welche das betrifft, lesen Sie hier. Vernichten Sie Unterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen, müssen Sie mit Strafen rechnen. Um Schätzungen und Strafen zu vermeiden, sollten Sie daher die Aufbewahrungsfristen kennen. Welche Fristen für welche Unterlagen gelten, zeigen wir Ihnen in dieser Übersicht.
Wenn Sie als Selbstständiger wissen, welche Belege Sie als Steuerzahler aufbewahren sollten, verhindern Sie außerdem, dass Ihnen Steuerrückzahlungen entgehen. Je detaillierter Ihre Steuererklärung ist, desto unwahrscheinlicher wird das Finanzamt nachhaken. Wir haben das Wichtigste hier für Sie zusammengestellt.
Für die Aufzeichnungspflichten gelten, dass Buchungen vollständig und geordnet erfasst werden. Der ursprüngliche Inhalt auch bei Änderungen Nachvollziehbar bleibt und auch elektronisch archivierte Daten jederzeit verfügbar sind. Handeln Sie mit Waren, müssen Sie Buch über Warenein- und Ausgänge führen, haben Sie eine Kasse, müssen Sie ein Kassenbuch führen und sollten Einnahmen und Ausgaben möglichst täglich erfassen. Hier finden Sie einen ausführlichen Artikel zur richtigen Kassenführung.
Befürchten Sie dennoch eine Betriebsprüfung, finden Sie hier eine Liste der benötigten Unterlagen. Halten Sie sich jedoch an die Aufzeichnungspflichten und können Prüfern und Finanzbehörden die richtigen Dokumente zur Verfügung stellen, gibt es in der Regel keine Probleme.
