Das sollten Sie als Unternehmer bei der Einkommensteuer berücksichtigen

Die Einkommensteuer ist die Steuer, die jede natürliche Person zahlen muss, die in Deutschland einen Wohnsitz hat und deren zu versteuerndes Einkommen (kurz: zvE) über dem Grundfreibetrag von aktuell 10.908 Euro bzw. 21.816 Euro (ledig bzw. Zusammenveranlagung) liegt.

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Zuletzt aktualisiert am:07.03.2024

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Definition: Was ist die Einkommensteuer?

Die Einkommensteuer ist eine Gemeinschaftssteuer. Das bedeutet, dass sie dem Bund und den Ländern gemeinsam zufließt. Die Einkommensteuer betrifft natürliche Personen. Sie wird unabhängig vom Alter für alle Personen mit Wohnsitz oder gewöhnlichem Aufenthalt in Deutschland fällig, wenn diese Einkünfte erzielen. Wenn Ihr zu versteuerndes Einkommen über dem Grundfreibetrag von derzeit 11.604 Euro liegt, müssen Sie Einkommensteuer zahlen.

Fünf Prinzipien der Einkommensteuer

Der Einkommensteuer liegen folgende fünf Prinzipien zugrunde:

  • Leistungsfähigkeitsprinzip
  • Grundsatz der Individualbesteuerung
  • Markteinkommensprinzip
  • Prinzip der Abschnittsbesteuerung
  • Welteinkommensprinzip

1. Leistungsfähigkeitsprinzip

Jeder Steuerzahler soll nach dem Leistungsfähigkeitsprinzip besteuert werden. Das bedeutet: Erzielen Steuerzahler in etwa ein gleich hohes Einkommen, müssen beide nach ihrer persönlichen Leistungsfähigkeit auch eine gleich hohe Steuer entrichten (sogenannte horizontale Gleichbehandlung).

2. Individualbesteuerung

Jeder Steuerzahler muss die von ihm erwirtschafteten Einkünfte versteuern. Bei Ehegatten, die sich zusammen veranlagen lassen und eine gemeinsame Steuererklärung einreichen, rechnet das Finanzamt die Einkünfte der beiden zusammen und besteuert diese.

3. Markteinkommensprinzip

Nur marktoffene Einkünfte unterliegen der Steuerpflicht. Zu diesen gehören nach § 2 Abs. 1 EStG sieben Einkunftsarten:

  • Nichtselbständige Arbeit
  • Land- und Forstwirtschaft
  • Sonstige Einkünfte wie Renten
  • Gewerbebetrieb
  • Vermietung und Verpachtung
  • Kapitalvermögen
  • Selbständige Tätigkeit

Nicht einkommensteuerpflichtig sind Erträge aus der Privatsphäre. Dazu zählen:

  • Erbschaft
  • Schenkung
  • Lottogewinn

4. Abschnittsbesteuerung

Besteuert wird bei der Einkommensteuer jeweils das in einem Kalenderjahr bezogene Einkommen. Der Einkommensteuertarif ist auch als Jahrestarif ausgerichtet.

5. Welteinkommensprinzip

In der Steuererklärung muss ein unbeschränkt einkommensteuerpflichtiger Steuerzahler alle Einkünfte angeben, egal in welchem Land auf der Welt er diese erzielt hat. Besteht mit dem jeweiligen Land ein Doppelbesteuerungsabkommen, werden die im Ausland erzielten Einkünfte von der Besteuerung freigestellt. Andernfalls rechnet das Finanzamt die im Ausland bezahlte Steuer auf die deutsche Steuer an.

Unterschied von Einkommensteuer und Lohnsteuer

Die Lohnsteuer, die ein Arbeitgeber vom Bruttogehalt eines Arbeitnehmers einbehält und ans Finanzamt abführt, ist lediglich eine Art Vorauszahlung zur Einkommensteuer. Denn setzt das Finanzamt in einem Steuerbescheid, die Einkommensteuer für den erzielten Arbeitslohn fest, wird die bereits während des Jahres ans Finanzamt abgeführte Lohnsteuer angerechnet.

Grafik zur Veranschaulichung der Unterschiede von Lohn- und Einkommensteuer

Einkommenssteuerrecht

Die rechtlichen Grundlagen zur Einkommensteuer finden sich im Einkommensteuergesetz (EstG). In diesem sind die drei wichtigsten Fragen geregelt:

  • Wer ist in Deutschland unter welchen Voraussetzungen unbeschränkt einkommensteuerpflichtig?
  • Welche Einkünfte werden besteuert?
  • Welche steuerlichen Ausgaben dürfen das zu versteuernde Einkommen mindern?

An das Einkommensteuergesetz sind die Finanzämter und die Steuerzahler gebunden.

Daneben gibt es Richtlinien und Hinweise zum Einkommensteuergesetz sowie die Einkommensteuer-Durchführungsverordnung. Diese Nebenvorschriften erläutern die Gesetzestexte.

Steuerpflicht: Wer muss Einkommensteuer zahlen?

In Deutschland unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist jede natürliche Person, die in Deutschland entweder einen Wohnsitz oder einen gewöhnlichen Aufenthalt hat. Die Einkommensteuerpflicht beginnt mit der Geburt und endet mit dem Tod eines Steuerzahlers.

Besteuerungsverfahren bei der Einkommenssteuer

Das Besteuerungsverfahren bei der Einkommensteuer erfolgt in verschiedenen Schritten. Zuerst erklärt ein Steuerzahler entweder verpflichtend oder freiwillig dem Finanzamt seine Einkünfte und Ausgaben in einer Steuererklärung. Das Finanzamt überprüft die Angaben der Einkommensteuererklärung und ermittelt die Steuerbelastung in einem Steuerbescheid. Die festgesetzte Steuer muss der Steuerzahler innerhalb einer angemessenen Zeit bezahlen. Winkt eine Steuererstattung, überweist das Finanzamt die zu viel bezahlte Steuer auf sein Konto zurück. Gegen den Steuerbescheid kann der Steuerzahler kostenlos Einspruch einlegen, wenn er der Meinung ist, dass der Einkommensteuerbescheid fehlerhaft ist.

Bemessungsgrundlage: Was zählt bei der Einkommenssteuer?

Die Bemessungsgrundlage, die bei der Festsetzung der Einkommensteuer herangezogen wird, ist das zu versteuernde Einkommen des Steuerzahlers. Dieses setzt sich aus der Summe der erzielten Einkünfte abzüglich bestimmter Ausgabenposten wie Sonderausgaben oder außergewöhnlichen Belastungen zusammen.

Info

Müssen Selbstständige Einkommensteuer zahlen?

Im Sinne des Steuergesetzes zählen Selbstständige und Freiberufler als natürliche Personen, müssen also Einkommensteuer zahlen. Vereinfacht kann man sagen, dass jeder, der ein Einkommen erzielt, dieses versteuern muss – mit einem bestimmten Einkommensteuersatz beziehungsweise Prozentsatz. Während Angestellte ihr Einkommen aus nichtselbstständiger Arbeit versteuern, machen Sie das für Einkünfte aus selbstständiger Arbeit.

Aktuelle Änderungen bei Sozialversicherung und Lohnsteuer für die Einkommenssteuer

Praktisch jedes Jahr ändern sich die Werte bei der Sozialversicherung und bei der Lohnsteuer. Hintergrund ist, dass der Gesetzgeber jedes Jahr die Inflation in den Steuertarifen berücksichtigen muss und dass bei der Sozialversicherung sozialverträgliche Beitragszahlungen erhoben werden.  

Welche Werte ändern sich bei der Sozialversicherung?

Beinahe jährlich steigen Beitragsbemessungsgrenzen, Jahresarbeitsentgeltgrenzen und Bezugsgrößen an. Das gilt für:

  • Renten- und Arbeitslosenversicherung (Unterschiede für West und Ost) 
  • Gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherung 

Ebenso wachsen die Sachbezugswerte für Unterkunft und Verpflegung. Zudem wird der Mindestlohn regelmäßig angehoben.

So funktioniert die Besteuerung bei der Einkommensteuer

Das Grundprinzip der Besteuerung bei der Einkommensteuer besteht aus den sieben Einkunftsarten, wie oben bereits aufgezählt. Für die Einkünfte aus Kapitalvermögen gibt es eine Besonderheit. Sie werden grundsätzlich isoliert mit der 25%igen Abgeltungsteuer ermittelt.

Zusätzlich dazu gibt es bestimmte Abzugsbeträge, deren Differenz das zu versteuernde Einkommen bildet. 

 

Höhe und Freibeträge der Einkommenssteuer

Die Höhe der Einkommensteuer richtet sich nach der Höhe des zu versteuernden Einkommens. Je höher das Einkommen, desto höher fällt die Einkommensteuer aus. Nach diesem Prinzip zeigen Ihnen digitale Einkommensteuerrechner genau auf, mit welchen Werten Sie zu rechnen haben. Das Finanzamt ermittelt das zu versteuernde Einkommen und wendet den Tarif der Grundtabelle bei Ledigen und den Tarif der Splittingtabelle bei zusammenveranlagten Ehegatten oder Partnern einer eingetragenen Partnerschaft an.

Tipp

Bis zum Grundfreibetrag steuerfrei

Liegt das zu versteuernde Einkommen unter dem Grundfreibetrag von 11.604 Euro bzw. 23.208 Euro (ledig bzw. Zusammenveranlagung), fallen grundsätzlich keine Steuern an.

Steuermindernde Ausgaben

Bei der Ermittlung der Einkünfte erklärt der Steuerzahler seine jeweils erzielten Einnahmen und zieht davon seine Werbungskosten ab. Werbungskosten sind alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Einkunftsart anfallen. Sie sind beim sogenannten Werbungskostenabzug in der Beweislast. Das heißt, dass Sie die Höhe der Werbungskosten nachweisen müssen. Zusätzlich müssen Sie beweisen, dass die jeweiligen Ausgaben tatsächlich mit einer Einkunftsart zusammenhängen.

Info

Sonderfall Kapitalerträge

Kapitalerträge, die grundsätzlich isoliert von den übrigen Einkünften sind, unterliegen einer Abgeltungsteuer von 25 Prozent. Sie werden nicht mit der tariflichen Einkommensteuer besteuert. Daher dürfen Sie hier keine Werbungskosten abziehen. Das Finanzamt lässt hier nur einen Sparerpauschbetrag in Höhe von 801 Euro bzw. 1.602 Euro (ledig bzw. Zusammenveranlagung) zum Abzug zu. 

Einkommensteuer für Unternehmer

Für Unternehmer, die Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft, Gewerbebetrieb oder aus selbständiger (freiberuflicher) Arbeit erzielen, gelten keine Besonderheiten. Auch Sie müssen dem Finanzamt die jeweiligen Betriebseinnahmen erklären und dürfen davon Betriebsausgaben abziehen.

Abzugsfähige Betriebsausgaben in der Einkommenssteuer

Beim Betriebsausgabenabzug im Rahmen der Ermittlung der Einkommensteuer gilt folgender Grundsatz: Der Unternehmer muss zum einen nachweisen, dass die jeweiligen Ausgaben tatsächlich mit dem Unternehmen zusammenhängen. Privatausgaben sind in der Gewinnermittlung tabu. Zum anderen muss er die Ausgabe der Höhe nachweisen. Dafür muss er Rechnungen einreichen, die er zehn Jahre lang aufbewahren muss.

Beim Betriebsausgabenabzug müssen Unternehmer zahlreiche Abzugsbeschränkungen beachten. Diese finden sich in § 4 Abs. 5 EStG. Dazu zählen etwa Bewirtungskosten. Diese dürfen sie nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehen. Bei Geschenken gilt folgendes: Abziehbar sind nur Geschenke bis zu einem Nettobetrag von 35 Euro je Jahr und Empfänger.

Lohnsteuerprüfung: Wann sind Firmen betroffen?

Eine Lohnsteuerprüfung kann jedes Unternehmen treffen, das Personal angestellt hat und vom Arbeitslohn Lohnsteuer einbehält. Dann nimmt ein Lohnsteuerprüfer des Finanzamts die Lohnabzüge unter die Lupe. Entweder passiert dies, weil es Fragen zu den Unterlagen gibt, oder auch einfach nur, weil das Finanzamt den Betrieb schon länger nicht mehr geprüft hat. 

Steuer-Vorauszahlungen für Unternehmer

Unternehmer müssen Einkommensteuer-Vorauszahlungen leisten, wenn sie in einem Jahr einen Gewinn erwarten. Die Einkommensteuer-Vorauszahlungen sind viermal im Jahr fällig:

  • am 10. März
  • am 10. Juni
  • am 10. September
  • am 10. Dezember

Hier empfiehlt es sich, den Gewinn vor Fälligkeit der vierten Einkommensteuer-Vorauszahlung zu kalkulieren. Fällt der Gewinn deutlich niedriger aus als bei Ermittlung der Einkommensteuer-Vorauszahlungen berücksichtigt, können Sie vor dem 10. Dezember einen Antrag auf Herabsetzung der Vorauszahlungen beim Finanzamt stellen.

Abzugsmöglichkeiten bei der Einkommensteuer

Bei der Ermittlung des zu versteuernden Einkommens und der Einkommensteuer gibt es weitere Abzugsmöglichkeiten. Typische Abzugsbeträge sind zum Beispiel:

  • Sonderausgaben, beispielsweise Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung
  • Geleistete Spenden
  • Studienkosten
  • Unterhaltszahlungen an den Ex-Ehegatten.

Daneben lässt das Finanzamt für Krankheitskosten oder für Unterstützungsleistungen an Eltern oder Kinder den Abzug außergewöhnlicher Belastung zu. Das zu versteuernde Einkommen kann auch noch durch Pauschbeträge gemindert werden. Typische Pauschbeträge sind u.a.:

  • der Behinderten-Pauschbetrag
  • der Pflegepauschbetrag
  • der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende
  • der Altersentlastungsbetrag für Steuerzahler, die zu Beginn des Steuerjahrs bereits ihr 64. Lebensjahr vollendet haben.

Beschränkte und unbeschränkte Steuerpflicht bei der Einkommensteuer

Bei der Einkommensteuer ist zwischen der unbeschränkten und der beschränkten Steuerpflicht zu unterscheiden. Unbeschränkt einkommensteuerpflichtig ist ein Steuerzahler, wenn er entweder seinen Wohnsitz oder seinen gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland hat. Bei der unbeschränktenEinkommensteuerpflicht gilt das Welteinkommensprinzip.  Hierzu zählen alle Einkünfte innerhalb und außerhalb Deutschlands.

Beschränkt einkommensteuerpflichtig sind natürliche Personen, die weder ihren Wohnsitz noch ihren gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland haben, aber bestimmte Einkünfte im Sinn des § 49 EStG in Deutschland bezogen haben.

Sonderfall Gewerbesteuer

Neben der Einkommensteuer müssen gewerblich tätige Unternehmer auch Gewerbesteuer bezahlen. Bei der Gewerbesteuer gibt es zwei Entlastungsfaktoren. Gewerbesteuer wird nur fällig, wenn der Gewerbeertrag in einem Jahr über 24.500 Euro liegt. Setzt die Gemeinde Gewerbesteuer fest, wird ein Teil oder die komplette Gewerbesteuer auf die festgesetzte Einkommensteuer angerechnet.

Einkommensteuererklärung

Die Einkommensteuererklärung setzt sich aus vielen verschiedenen Anlagen zusammen. Wichtig ist die Abgabe des Mantelbogens zur Einkommensteuererklärung mit den allgemeinen Angaben wie:

  • Namen
  • Anschrift
  • Familienstand
  • Kontonummer

Steuerbescheid

Bei Abgabe einer Steuererklärung erhalten Sie vom Finanzamt einen Steuerbescheid per Post. Hierbei handelt es sich um ein amtliches Dokument. Darin erkennen Sie, ob Sie Steuern erstattet bekommen oder Steuern nachzahlen müssen. Gegen diesen können Sie im Zweifel mit einem Einspruch vorgehen. Der Einspruch muss jedoch innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Bescheids ans zuständige Finanzamt übermittelt werden. 

Einkommensteuersoftware

Anstatt die Papier-Einkommensteuererklärung auszufüllen, empfiehlt es sich, eine professionelle Einkommensteuersoftware zu verwenden. Die Gründe liegen auf der Hand: In der Einkommensteuererklärung auf Papier finden Sie keinen einzigen Steuertipp und sind völlig auf sich alleine gestellt. Bei Nutzung einer professionellen Einkommensteuersoftware werden Sie Schritt für Schritt durch die Erklärung geführt, bekommen Steuerspartipps an die Hand und können so selbst als Steuerlaie und ohne die Hilfe eines Steuerberaters das steuerlich optimale Ergebnis erzielen.

Tipp

Einkommensteuererklärung mit Software selbst erledigen

Mit einer professionellen Steuersoftware können Sie Ihre Steuererklärung auch selbst erledigen und sind nicht auf die Hilfe eines Steuerberaters angewiesen. So sparen Sie Zeit und Geld und können Ihre Daten ganz einfach immer ins nächste Jahr übertragen.

Einkommensteuersoftware für Arbeitnehmer

Arbeitnehmer müssen keine Einkommensteuersoftware nutzen, sie können und sollten aber. Eine professionelle Software ist immer aktuell und zeigt Ihnen Steuersparmöglichkeiten auf. So können Sie einfach den Steuersatz in Ihrer Einkommensteuer senken.

Einkommensteuersoftware für Unternehmer

Unternehmer müssen ihre Einkommensteuererklärung zwingend in elektronischer Form ans Finanzamt übermitteln. Hierbei haben Sie mehrere Möglichkeiten:

Info

Frist zur Abgabe der Einkommensteuererklärung

Grundsätzlich müssen Sie die Einkommensteuererklärung bis zum 31.07. des Folgejahres elektronisch per ELSTER beim Finanzamt abgeben. Beauftragen Sie einen Steuerberater, verlängert sich die Frist bis zum 28./29.02. des übernächsten Jahres.

Einkommensteuererklärung: Unsere Tipps für Selbstständige

Je weniger Gewinn Sie im Geschäftsjahr vorweisen können, umso geringer wird die Einkommensteuer ausfallen. Daher lohnt es sich, in der Steuererklärung abzusetzen, was Sie absetzen können.

Folgende Ausgaben kommen dabei infrage:

  1. Private Altersvorsorge: Vorsorgeaufwendungen können Sie mit mehr als 80 % von der Steuer absetzen. Wenn Sie also eine private Altersvorsorge wie Riester- oder Rürup-Rente haben, sollten Sie den entsprechenden Bescheid Ihres Versicherers sorgfältig lesen und den Betrag in der Einkommensteuererklärung angeben.
  2. Außergewöhnliche Belastungen/Sonderausgaben: Alle Ausgaben, die zur Erhaltung Ihrer Gesundheit entstanden sind und die individuelle zumutbare Belastung überschreiten, können Sie ebenfalls steuerlich geltend machen. Dazu gehört z. B. die neue Brille, aber auch Zuzahlungen bei Ärzten und Ärztinnen oder Medikamenten. Den Sonderausgaben zuzurechnen sind die Beiträge zur Haftpflichtversicherung und Kosten, die im Rahmen einer Weiterbildung für Selbstständige entstanden sind. Wer also Ende des Jahres noch schnell seine Einkommensteuer senken möchte, könnte unter Umständen eine Online-Weiterbildung belegen.
  3. Betriebsausgaben: Dazu gehört unter anderem die Miete für das Arbeitszimmer oder den Co-Working-Space – und gerade bei der Miete kann schon einiges zusammenkommen. Das ist aber noch nicht alles. Auch berufliche Reisen oder Kosten für Berufsbekleidung können Ihr zu versteuerndes Einkommen senken und damit Ihre Steuerlast reduzieren.
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