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Buchungsvorlagen anlegen und verwenden (Lexware buchhaltung/plus)

Um die Buchführung zu vereinfachen, haben Sie die Möglichkeit, Standard-Buchungsvorlagen zu nutzen oder neue Buchungsvorlagen anzulegen. Für regelmäßig wiederkehrende Geschäftsfälle können Sie zusätzlich eine automatische Wiedervorlage einrichten.

Mehrwertsteuersenkung 01.07.2020: Nutzung bestehender Buchungsvorlagen

Die von der Bundesregierung am 29.06.2020 beschlossene Senkung der Mehrwertsteuer hat auch Einfluss auf die Nutzung bestehender Buchungsvorlagen ab 01.07.2020.

  • Buchungsvorlagen werden mit den Parametern gespeichert, die zum Zeitpunkt der Anlage gültig waren.
  • Für Buchungsvorlagen, die Sie vor dem 01.07.2020 angelegt haben, bedeutet dies, dass bei deren Anwendung in den meisten Fällen nicht der korrekte Steuersatz (16 % oder 5 %) hinterlegt ist.

Wir bitten Sie daher, bei der Anwendung Ihrer bisher genutzten Vorlagen stets zu prüfen, ob für den jeweiligen Sachverhalt der richtige Steuersatz hinterlegt ist und diesen ggf. beim Buchen anzupassen.

Bei intensiver Nutzung von Buchungsvorlagen empfiehlt es sich alternativ, für den Zeitraum der Mehrwertsteuersenkung einmalig neue Buchungsvorlagen anzulegen. Dies hat den Vorteil, dass Sie nicht bei jeder Buchung Anpassungen vornehmen müssen. Nutzen Sie für bestehende Buchungsvorlagen die Kopierfunktion. Ändern Sie in der kopierten Buchungsvorlage die Bezeichnung und den Steuersatz.

 


Vorteile von Buchungsvorlagen

Im Menü 'Verwaltung - Buchungsvorlagen' können Sie Angaben zu Buchungssätzen ganz oder teilweise als Vorlage erfassen. Die Vorlagen stehen in allen Buchungsmasken zur Verfügung.

Die Vorteile von Buchungsvorlagen sind:

  • Sie brauchen die Angaben nur einmal zu erfassen.
  • Sie reduzieren die Möglichkeit von Fehleingaben beim Buchen.

In den Kontenrahmen SKR-03 und SKR-04 sind bei Firmenneuanlage gängige Buchungsvorlagen angelegt:

Prüfen Sie, ob für Ihren Geschäftsfall bereits eine Buchungsvorlage vorhanden ist.
Über die Funktion 'Bearbeiten' können Sie eine bestehende Vorlage anpassen.

 


Buchungsvorlage anlegen

  1. Öffnen Sie das Menü 'Verwaltung - Buchungsvorlagen'.
  2. Klicken Sie auf 'Neu'.
  3. Im Dialog 'Buchungsvorlage Neu' tragen Sie die Angaben zum Buchungssatz ein.
  4. Beachten Sie die Hinweise zu einzelnen Eingabefeldern in der folgenden Tabelle:
    EingabefeldHinweise
    SuchnummerDie Suchnummer ermöglicht die gezielte Suche nach Buchungsvorlagen in den Buchungsmasken.
    Die Suchnummer wird vom Programm automatisch hochgezählt.
    Sie können die Suchnummer manuell ändern.
    BuchungstextDer Buchungstext ist eine Pflichtangabe.
    Der Buchungstext muss eindeutig sein, d.h. Sie können derselben Buchungstext nicht in mehreren Buchungsvorlagen verwenden.
    Belegkreis in den Eingabemasken überschreibenWenn Sie der Buchungsvorlage einen Belegnummernkreis und eine Belegnummer zuordnen wollen, setzen Sie hier den Haken.
    AutomatikDie Automatik nutzen Sie für regelmäßig wiederkehrende Buchungsfälle.
    Um die Automatik zu nutzen, muss der Buchungssatz vollständig sein.
    Einzelheiten finden Sie im Abschnitt 'Wiederkehrende Buchungsfälle mit Automatik'.
  5. Wenn Sie alle Angaben erfasst haben, klicken Sie auf 'Speichern'.

 


Mit Buchungsvorlage buchen

Voreinstellungen

  1. Öffnen Sie das Menü 'Extras - Optionen - Buchungsmaske'.
  2. Sie finden folgende Optionen zur Auswahl der Buchungsvorlagen:
    EinstellungAuswirkung in der Buchungsmaske
    Autovervollständigung im Feld Buchungstext aktivierenWenn Sie den Buchungstext eingeben, wird automatisch die zugehörige Buchungsvorlage vorgeschlagen.
    Suchnummer in Buchungsvorlagen berücksichtigenWenn Sie die Suchnummer eingeben, wird automatisch die zugehörige Buchungsvorlage vorgeschlagen.
     

    Buchungsvorlage auswählen

    In der Buchungsmaske haben Sie verschiedene Möglichkeiten, eine Buchungsvorlage auszuwählen:

    • Sie wählen die Buchungsvorlage in der Auswahlliste.
    • Sie geben im Feld 'Buchungstext' den Buchungstext oder die Suchnummer ein.

    Buchungsvorlage übernehmen

    Wenn Sie die Buchungsvorlage mit der Tastatur übernehmen, können Sie wählen, welche Angaben aus der Buchungsvorlage übernommen werden sollen:

    • Alle Angaben übernehmen: Bestätigen Sie die Auswahl mit der Enter-Taste.
    • Nur den Buchungstext übernehmen: Bestätigen Sie die Auswahl mit der Tabulator-Taste.


    Besonderheiten der Buchungsmaske 'Einnahmen/Ausgaben'

    Da in der Buchungsmaske 'Einnahmen/Ausgaben' das Finanzkonto bereits vorbelegt ist, werden nur Buchungsvorlagen angezeigt, die folgende Kriterien erfüllen:

    • In der Buchungsvorlage ist nur das Sollkonto oder nur das Habenkonto vorgegeben.
    • Wenn das Sollkonto und das Habenkonto angegeben sind, muss eines der Konten das ausgewählte Finanzkonto sein.
    • Bei Splittbuchungen muss das Konto im Basiseintrag das ausgewählte Finanzkonto sein.

     


    Wiederkehrende Buchungsfälle mit Automatik

    Für regelmäßig wiederkehrende Buchungsfälle (z. B. Miete) können Sie die Buchungsvorlage mit Automatikfunktion einrichten. Die Automatikfunktion ermöglicht die Zuordnung eines Serientyps für die Ausführung der Buchungsvorlage (z. B. monatlich). Wenn das Ausführungsdatum erreicht ist, wird die Buchung im Heute zu tun als Aufgabe angezeigt. Sie können die Automatikbuchungen wahlweise in den Stapel oder das Journal buchen.

    Buchungsvorlage mit Automatik anlegen

    1. Erfassen Sie in der Buchungsvorlage alle Angaben zum Buchungssatz.
    2. Klicken Sie auf 'Serientyp'.
    3. Wählen Sie im Dialog 'Serientyp' das Serienmuster.
    4. Legen Sie im Bereich 'Seriendauer' den Beginn und ggf. das Ende der Serie fest.
    5. Klicken Sie auf 'OK'.
    6. Speichern Sie die Buchungsvorlage.
    7. Öffnen Sie das Menü 'Verwaltung - Konfigurationsassistent'.
    8. Um die wiederkehrenden Buchungen in den Stapel zu buchen, setzen Sie den Haken bei dieser Einstellung:
    9. Klicken Sie auf 'Speichern'.

    Aufgabe ausführen

    1. Wenn das Ausführungsdatum erreicht ist, öffnen Sie auf der Startseite die Registerkarte 'Heute zu tun'.
    2. Um die Aufgabe auszuführen, klicken Sie rechts auf den Ausführen-Pfeil.
    3. Bestätigen Sie die Meldung mit 'OK'.
    4. Die Buchungsvorlage wird je nach Voreinstellung in den Stapel oder das Journal gebucht.


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