Erstattungsantrag der Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit (U1) und Mutterschutz (U2) erstellen und versenden

Diese FAQ erläutert Ihnen, welche Eingaben für den Erstattungsantrag erforderlich sind und welche Bedeutung die vereinbarten wöchentlichen Arbeitstage haben.

Voraussetzung

Arbeitgeber, die am Umlageverfahren teilnehmen, haben Anspruch auf Ausgleich ihrer Arbeitgeberaufwendungen.
Dies ist im Gesetz über den Ausgleich der Arbeitgeberaufwendungen (AAG) geregelt.  Erstattungsfähig ist das von Ihnen nach dem Entgeltfortzahlungsgesetz weitergezahlte Entgelt. 

Beachten Sie:
Wenn Sie freiwillig oder aufgrund eines Tarifvertrages länger als 6 Wochen Entgeltfortzahlung gewähren, werden diese Beträge von den Krankenkassen nicht erstattet.
Entgeltfortzahlung wegen Erkrankung eines Kindes ist ebenfalls nicht erstattungsfähig. Aus diesem Grund wird von Lexware lohn+gehalt bei Buchung der Fehlzeit 'Pflege eines kranken Kindes, mit Entgeltfortzahlung' kein Erstattungsantrag erstellt.   

  • Umlageverfahren U1: 
    Wenn die Voraussetzungen des § 3 AAG erfüllt sind, muss der Arbeitgeber am Umlageverfahren U1 teilnehmen.
    Die Angaben zur Umlagepflicht hinterlegen Sie im Menü 'Verwaltung - Krankenkassenangaben aktuelle Firma'.
  • Umlageverfahren U2:
    Grundsätzlich ist jedesUnternehmenU2-pflichtig. Der Erstattungssatz beträgt für alle Unternehmen 100%. Sie müssen aber den Beitragssatz der Krankenkasse eingeben.

Lexware lohn+gehalt berechnet die Erstattungsbeträge, die Sie als Arbeitgebergegenüber der gesetzlichenLohnfortzahlungsversicherung (Umlagekasse) bei Krankheit bzw. MutterschaftgeltendmachenkönnenDazu müssen die unter 'Eingaben im Programm' erläuterten Angaben vorhanden sein.
 

Tipp: Nutzen Sie die Checkliste Erstattung U1/U2. 

  • Die Checkliste listet Ihnen die erforderlichen Angaben für eine korrekte Berechnung des Erstattungsbetrags U1/U2 auf. 
  • Lexware lohn+gehalt prüft Ihre Eingaben. Wenn die Daten nicht plausibel bzw. unvollständig sind, sind die Unstimmigkeiten unter 'aktueller Status' erläutert.
    Sie können dieses Dokument drucken.

Sie finden die Checkliste in den Lohnangaben des Mitarbeiters auf der Seite 'Erstattung U1/U2'.


Auf dieser Seite steht Ihnen zusätzlich eine umfangreiche Programmhilfe zur Verfügung. Klicken Sie zum Aufruf der Hilfe auf diesen Eintrag:  

Eingaben im Programm

Damit Lexware lohn+gehalt den Erstattungsbetrag berechnen kann, müssen folgende Eingaben vorhanden sein:

1. Abwesenheit - vereinbarter Arbeitstag

2. Umlagepflicht-Mitarbeiterstammdaten

3. Gewählter Erstattungssatz der Firma

4. Umrechnung auf die Fehlzeit

5. Angaben zum Erstattungsbetrag und Ansprechpartner in den Firmenstammdaten

6. Übersicht der Erstattungsanträge: 'Zusätzliche Angaben erfassen'. Organspende/Schädigung durch Dritte   

1. Abwesenheit - vereinbarter Arbeitstag

Es muss z.B. eine Fehlzeit Krankheit, Arbeitsunfall oder Kur mit Entgeltfortzahlung (Erstattung U1) oder Mutterschutz mit AG-Zuschuss erfasst sein. 

Die Abwesenheit muss auf einen 'vereinbarten' Arbeitstag des Mitarbeiters entfallen. Die Arbeitstage erfassen Sie in den Mitarbeiterstammdaten. 
 Wenn weniger als 5 Arbeitstage erfasst sind, wird z.B. bei einer Fehlzeit am Freitag kein Erstattungsantrag erstellt.
Grund: Lexware lohn+gehalt definiert die Arbeitstage immer beginnend am Montag. In unserer Abbildung wären die vereinbarten Arbeitstage demnach Montag-Mittwoch.    

 Wichtig:  AnzahlArbeitstage in den Mitarbeiterstammdaten prüfen

2. Umlagepflicht - Mitarbeiterstammdaten

Für den Mitarbeiter muss in den Stammdaten die Umlagepflicht U1 und/oder U2 angegeben sein.

  1. Setzen Sie in den Mitarbeiterstammdaten auf der Seite Kasse die Häkchen für die Umlagepflicht bei U2 und ggf. U1.
  2. Hinterlegen Sie die Umlagekasse. Die zuständige Umlagekasse ist in der Regel die gesetzliche Krankenkasse des Mitarbeiters.
    Sie können nur Krankenkassen wählen, für die Sie in den 'Krankenkassenangaben allgemein' auf der Seite 'U1-Umlagesätze Krankheit' einen Erstattungssatz erfasst haben.
  • Umlagepflicht

3. Gewählter Erstattungssatz der Firma

Wählen Sie in den Krankenkassenangaben 'aktuelle Firma' den gewünschten Erstattungssatz der Firma.

Wenn der gewünschte Erstattungssatz nicht angezeigt wird, müssen Sie den Erstattungssatz mit dem gültigen Beitragssatz zunächst in den 'Krankenkassenangaben allgemein' erfassen. Das neue Gültigkeitsdatum eines Erstattungssatzes können Sie über die Schaltfläche 'Neuer Zeitraum' auswählen.    

Hinweis: Wenn Sie 'Lexware eService personal' nutzen, werden die Beitragssätze zur U1/U2 und Zusatzbeitage tagesaktuell über das Internet geliefert.

Umrechnung auf die Fehlzeit

Die Angaben zur Umrechnung auf die Fehlzeit erfassen Sie in den Lohnangaben des Mitarbeiters auf der Seite 'Erstattung U1/2'. 
Dadurch legen Sie fest, in welcher Höhe die bebuchten Lohnarten für die Erstattung berücksichtigt werden sollen.

Umrechnung

  • Lohnarten, die von einer Erstattung ausgeschlossen sind, werden auf der Seite Erstattung U1/U2 nicht aufgeführt.  
  • Die angebotenen Auswahlmöglichkeiten für eine anteilige Umrechnung entsprechen den üblichen und gängigen Berechnungsarten.

Hinweis:
Umrechnungsmethodenichtvorgeschrieben

Der Gesetzgeber schreibt Ihnen die Art der Berechnungsmethode für das fortgezahlte Entgelt nicht vor. Sie können also den Eintrag auswählen, der der üblichen Praxis Ihres Unternehmens bei Teillohnzahlungszeiträumen entspricht.

5. Angaben zum Erstattungsbetrag und Ansprechpartner in den Firmenstammdaten 

  1. Angaben zum Erstattungsbetrag:
    Geben Sie den Firmenstammdaten auf der Seite 'Meldeverfahren' an, ob der Erstattungsbetrag gutgeschrieben oder überwiesen werden soll.
    Wählen Sie Ihr Bankkonto aus.
    71327Firmendaten.png
  2. Ansprechpartner: Hinterlegen Sie in den Firmenstammdaten auf der Seite 'Betriebsdaten' einen 'Ansprechpartner/-in Entgeltabrechnung'.

    Der Erstattungsantrag kann nur mit den vollständigen Angaben versendet werden.

6. Übersicht der Erstattungsanträge: 'Zusätzliche Angaben erfassen': Organspende/Schädigung durch Dritte  

Auf der Seite U1/U2 erhalten Sie eine Übersicht der Erstattungsanträge. Hier können Sie über die Schaltfläche zusätzliche Angaben erfassen.

Ergänzende Angaben zum Erstattungsantrag: 

  • Organspende: 
    Wenn die Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters auf eine Organspende zurückzuführen ist, wird kein Erstattungsantrag erstellt.
    Die Erstattung müssen Sie bei der Krankenkasse des Organempfängers beantragen. 
  • Schädigung durch Dritte:
    Wenn die Arbeitsunfähigkeit des Mitarbeiters aufgrund einer Schädigung durch Dritte entstanden ist , wird dies auf dem Erstattungsantrag bzw. in der Meldedatei gekennzeichnet.

Sie haben die Möglichkeit gleich den Sendeassistenten zu starten. 
 

Lohnangaben zur Berechnung des fortgezahlten Entgelts

Gehaltsempfänger

Erfassen Sie in den Lohnangaben des Mitarbeiters das ungekürzte Arbeitsentgelt z.B. Lohnart '002 Gehalt'.​ Lexware lohn+gehalt berechnet das fortgezahlte Arbeitsentgelt automatisch anhand der gebuchten Fehlzeit und der gewählten Umrechnungsart.​

Lohnempfänger:

Erfassen Sie die gearbeiteten Stunden des Mitarbeiters.

  • Bei Nutzung der Stundenerfassung:
    Achten Sie darauf, dass bei Lohnempfängern die aufgrund der Fehlzeit ausgefallenen Stunden in der Stundenerfassung eingetragen sind.


    Die auf die gebuchte Fehlzeit entfallenden Stunden werden dann automatisch in der Lohnart '0007 - Lohnfortzahlung krank' berücksichtigt.
     
  • Wenn Sie die Stundenerfassung nicht nutzen, erfassen Sie die ausgefallenen Stunden mit der Lohnart '0007 Lohnfortzahlung Krank'. Die Umrechnung auf die Fehlzeit - in voller Höhe (Krankheit)' erfolgt automatisch.

    Mit der Lohnart 0001 erfassen Sie nur die gearbeiteten Stunden.
    Auf der Seite 'Erstattung U1/U2' wählen Sie bei der Lohnart 0001 für die 'Umrechnung auf die Fehlzeit, den Eintrag 'keine'.

    Beispiel:

Eigene Lohnarten
Wenn Sie für die Ausfallzeit eine eigene Lohnart für Lohnempfänger verwenden möchten, legen Sie die Lohnart als Kopie von Lohnart '0007 Lohnfortzahlung krank' an.
Die kopierte eigene Lohnart erhält automatisch das Kennzeichen 'Vergütung für Ausfallzeiten - Krankheit'.
 

Erstattungsantrag versenden

  1. Rufen Sie die Prüfliste über das Menü 'Extras - meldecenter Sozialversicherung - Erstattungsanträge U1/U2 - Prüfliste für die aktuelle Firma' auf.
    Hier sind alle zu versendenden Erstattungsanträge aufgeführt. 
  2. Versenden Sie die Erstattungsanträge über den Sendeassistenten. (Menü Extras- meldecenter Sozialversicherung - Sendeassistent)
    Im Menü 'Berichte - Erläuterung/Umlage-Erstattungsbetrag' sind die gesendeten Erstattungsanträge dokumentiert.

Wichtig:

  • Versenden Sie die Erstattungsanträge U1/U2 erst, wenn die Abrechnung für die Mitarbeiter abgeschlossen ist. Mit dem Versand des Erstattungsantrags U1/U2 bestätigen Sie, dass Sie die Entgeltfortzahlung geleistet haben (§2 Abs. 2 AAG).
  • Wenn Sie berechnungsrelevante Eingaben verändern, wird der ursprüngliche Erstattungsantrag automatisch storniert und neu generiert.