ELStAM Verfahren: Ablauf und Funktionen im Programm

In dieser FAQ haben wir das ELStAM-Verfahren anhand der Funktionen im Programm für Sie erläutert. Für das ELStAM-Verfahren benötigen Sie ein gültiges ELSTER-Zertifikat.

Hintergrund

Die Elektronischen LohnSteuerAbzugsMerkmale ('ELStAM') werden dem Arbeitgeber von der Finanzverwaltung zum elektronischen Abruf bereitgestellt.

Gem. §39 e Abs. 5 Satz 1 EStG sind die ELStAM, die dem Arbeitgeber von der Finanzverwaltung bereitgestellt werden, zwingend für die Lohnabrechnung anzuwenden.

Ablauf und Programmfunktionen

Voraussetzung: ELSTER-Zertifikat 

Voraussetzung für die Teilnahme am ELStAM ist ein gültiges ELSTER-Zertifikat.
Nähere Information können Sie in diesen FAQs nachlesen:  

An- und Abmeldung

Bei Beginn und Beendigung von Beschäftigungsverhältnissen sind die Arbeitnehmer vom Arbeitgeber an- bzw. abzumelden.
Dazu benötigen Sie folgende Angaben des Mitarbeiters:

  • das Geburtsdatum,
  • die steuerliche Identifikationsnummer und
  • ob ein Hauptarbeitsverhältnis (Steuerklasse 1-5) der ein Nebenarbeitsverhältnis (Steuerklasse 6) abgerechnet werden soll.

Lexware lohn+gehalt stellt die Meldung automatisch für den Versand bereit, sobald das Eintritts-/Austrittsdatum des Mitarbeiters dem Kalenderdatum entspricht. 

Hinweis: Im Menü 'Extras-ELStAM-ELStAM Meldungen-Prüfliste für die aktuelle Firma' können Sie die zu versendenden Meldungen ansehen.
Versenden Sie die bereitgestellten Meldungen im Menü  'Extras - ELStAM - ELStAM Meldungen - ELStAM Meldungen versenden'.

Abrechnung mit selbst gebildeten Steuerabzugsmerkmalen:

Wenn die Anmeldung ohne Verschulden des Arbeitnehmers nicht möglich ist, können Sie die Abrechnung mit nach persönlichen Daten selbst gebildeten Steuerabzugsmerkmalen erstellen (§ 39c Absatz 1 und 2 EStG). 
Die Voraussetzungen und Eingaben im Programm können Sie hier nachlesen.

2. Abholung der An-Abmeldebestätigung (Änderungslisten)

Nach 1 - 15 Werktagen steht die Rückmeldung in Form einer An/Abmeldebestätigung zum Abruf bereit.
Die Anmeldebestätigung enthält die beim Lohnsteuerabzug zu berücksichtigenden ELStAM.
Holen Sie diese Änderungslisten zeitnah ab über das Menü  'Extras - ELStAM - ELStAM - Änderungslisten - ELStAM Änderungslisten abholen' zeitnah ab.

3. Antwortzentrale

Nachdem Sie erfolgreich Änderungslisten abgeholt haben, wird die An-/Abmeldebestätigung in der Antwortzentrale angezeigt. 
Rufen Sie Antwortzentrale über das Menü 'Extras - Antwortzentrale' oder auf der Startseite über den Eintrag 'Antwortzentrale' auf.

  • 'zu übernehmende Stammdaten' (ELStAM)
    Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Übernehmen', um die ELStAM in die Mitarbeiterstammdaten zu übernehmen. 
    Damit die Abrechnung nach den gültigen Lohnsteuerabzugsmerkmalen gewährleistet ist, müssen Sie die in der Antwortzentrale vorhandenen ELStAM in die Stammdaten des Mitarbeiters übernehmen.
  • 'ELStAM-Verarbeitungsprotokolle' (Verfahrenshinweise)
    Die von der Finanzverwaltung abgerufenen Änderungslisten können neben Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) auch Verfahrenshinweise enthalten.
    Ein Verfahrenshinweis kann rein informativ sein, aber auch die Abweisung einer von Ihnen gesendeten ELStAM-Meldung bedeuten.

Wenn durch den Verfahrenshinweis rückgemeldet wird, dass die Anmeldung des Mitarbeiters nicht erfolgreich war, stellt Lexware lohn+gehalt automatisch eine erneute Anmeldung zum Versand bereit.
Die für die Übermittlung bereitgestellte Anmeldung finden Sie unter 'Extras- ELStAM - ELStAM-Meldungen -Prüfliste für die aktuelle Firma'.  
 

Wichtig zu beachtenWichtigVerfahrenshinweiseprüfen
  • Abhängig vom Verfahrenshinweis sollten Sie bzw. der Arbeitnehmer die Mitarbeiterstammdaten korrigieren oder eine Klärung bei den Meldebehörden bzw. der Finanzverwaltung herbeiführen.
  • Nachdem Sie einen Verfahrenshinweis geklärt haben, können Sie den Eintrag mit dem Link „als erledigt kennzeichnen“. Der Verfahrenshinweis wird dann in der Antwortzentrale nicht mehr angezeigt.
  • Versenden Sie die Anmeldung, sobald die Daten im Programm bzw. bei der Finanzverwaltung korrigiert sind.

4. Abweichung der ELStAM

Wenn die von der Finanzverwaltung zurückgemeldeten ELStAM von den erwarteten Lohnsteuermerkmalen abweichen, ist der Arbeitgeber trotzdem an die gelieferten ELStAM gebunden. Sie müssen die ELStAM in die Mitarbeiterstammdaten übernehmen. 

Informieren Sie den Mitarbeiter über die Abweichung.
Die Richtigstellung der ELStAM kann nur der Mitarbeiter selbst bei seinem Finanzamt beantragen.

Die weitere Vorgehensweise ist in der FAQ 'ELStAM- Vorgehen bei ungeklärten Abweichungen' beschrieben.

5. Monatsliste- Abruf jeden Monat 

Veränderungen der Lohnsteuerabzugsmerkmale bekommen Sie über die Änderungs- bzw. Monatslisten mitgeteilt.
Sie sind verpflichtet, die Änderungslisten monatlich abzurufen und die ELStAM zur Durchführung der Lohnabrechnung anzuwenden.

6. Wechsel des Datenübermittlers

Wenn Meldungen zum Wechsel des Datenübermittlers benötigt werden, stellt das Programm die erforderlichen Meldungen in der Regel zum Versand bereit.

Ausnahme - neues Zertifikat: 
Wenn Sie ein neues Zertifikat beantragt haben, müssen Sie die Meldungen zum Wechsel des Datenübermittlers über das Menü: 'Extras - ELStAM - ELStAM Meldungen - Wechsel des Datenübermittlers' auswählen und versenden.

Bei einer Verlängerung eines bestehenden Zertifikats vor dem Ablaufdatum ist der Wechsel des Datenübermittlers nicht erforderlich.
Wichtiger Hinweis:Holen Sie vor der Zertifikatsverlängerung unbedingt noch ausstehende Änderungslistne und Protokolle zur Lohnsteuerbescheinigung ab.

7. Berichte

Ihnen stehen folgende Berichte zur Verfügung:

  • 'Archiv ELStAM Änderungen der aktuellen Firma':
    Alle gesendeten Meldungen und abgerufenen Änderungslisten der aktiven Firma werden in diesem Bericht mit Sendedaten dokumentiert.
    Aufruf: 'Extras - ELStAM - ELStAM Änderungslisten der aktuellen Firma'.
  • 'Aktueller Status Mitarbeiter':
    In diesem Bericht ist der "Meldestatus" der Mitarbeiter dokumentiert.Aufruf: 'Extras - ELStAM - Firmenübersicht Verfahrensteilnahme'.'
  • Zu übernehmende Stammdaten': 
    Dieser Bericht stellt die bisher verwendeten Lohnsteuerabzugsmerkmale und die aus der Antwortzentrale zu übernehmenden ELStAM gegenüber.  Aufruf:  'Extras - ELStAM - ELStAM Änderungslisten - zu übernehmende Stammdaten'.
  • 'Firmenübersicht Verfahrensteilnahme':
    In diesem Bericht sind alle am ELStAM Verfahren teilnehmenden Firmen inklusive der Steuernummer aufgeführt. Die Steuernummer der Firma ist ein wichtiges Identifikationsmerkmal im ELStAM-Verfahren.
    Aufruf: 'Extras - ELStAM - Firmenübersicht Verfahrensteilnahme'.