Neben dem Zugriff über die Ordnerstruktur gibt es auch eine Volltextsuche, über die die Dokumente zu finden sind. Nach dem Hochladen werden die Dokumente indexiert. Hierbei wird aus den Dokumenten mittels OCR (der automatischen Zeichenerkennung) alle Inhalte extrahiert. Die Suchfunktion greift nun genau auf diesen Informations-Pool zu.

Hinweis: Diese Indexierung kann bis zu 24 Stunden - je nach Menge der hochgeladenen Dokumenten - dauern.

Sie als Kunde erhalten so eine komfortable Möglichkeit zum Finden bestimmter Dateiinhalte. Zusätzlich werden auch die Namen der Dateien durchsucht.

In der Tabelle sind die Dateitypen aufgeführt, deren Inhalte indiziert werden.

Hinweis:

• Rendering: Diese Dateien werden in der Vorschau angezeigt.
• Dateien, die das Rendering nicht unterstützen, müssen zur Anzeige heruntergeladen werden.

Hinweis: Bei PDF-Dateien gibt es eine bekannte Einschränkung: Die Volltextsuche funktioniert nur, wenn die Datei durchsuchbare Elemente, also Buchstaben enthält. In der PDF integrierte Grafiken werden dagegen nicht durchsucht.

Die Eingabezeile finden Sie ganz oben. Die Suche wird mit der Lupe oder ausgelöst:

An nachfolgendem Beispiel werden die Suchmöglichkeiten verdeutlicht:

„Mein Haus steht auf einem Berg. Die Aussicht ist wunderbar!“

• Term
  Der Such-Term Haus kann angegeben werden, um alle Dokumente zu finden, die das Wort Haus beinhalten. Groß/Kleinschreibung spielt keine Rolle. Berücksichtigt werden bei der Suche nur ganze Wörter. Der Begriff Hau würde daher im Beispielsatz keine Treffer liefern.
  
  Es besteht auch die Möglichkeit, nach mehreren Begriffen zu suchen. Zum Beispiel Berg Haus.
  Bei der Suche nach mehreren Termen ist die Reihenfolge der eingegebenen Begriffe egal. Die Suche nach Haus Berg würde die gleichen Ergebnisse liefern. Eine einfache Suche nach mehreren Termen wird immer mit UND verknüpft.
   
• Phrase
  Eine Phrasensuche definiert eine feste Reihenfolge von Suchbegriffen. Für eine solche Suche sind die Terme in doppelte Hochkommata ( “ ) einzuschließen. Zum Beispiel “Mein Haus“.Die Suche wird dann nur Begriffe in genau dieser Reihenfolge finden.
   
• Wildcard
  Mit Hilfe von Wildcards können einzelne Textteile überbrückt werden. Verwendet werden können das Fragezeichen für genau ein Zeichen und das Sternchen für beliebig viele (auch Null) Zeichen. Beispiel: ?under* (für „wunderbar“).
   
• AND / OR
  Ebenfalls möglich ist eine Suche mit logischen Operatoren, um die Treffermenge einzugrenzen. Die verknüpften Terme können verschachtelt werden und müssen mit den nötigen Klammern versehen werden. Zum Beispiel (haus OR berg), alternativ haus OR berg. Oder (haus AND (berg OR hügel)), was sich auch so vereinfachen ließe: haus (berg OR hügel).
   
• Fuzziness
  Mit einer 'Fuzzy-Suche' können Terme gefunden werden, die Ähnlichkeiten mit dem angegebenen Term haben. Diese Funktionalität benutzt die Levenshtein-Distanz Funktion, um passende Terme zu finden. Im Standard ist die Distanz auf 2 gesetzt, um maximal zwei Änderungen innerhalb der Begriffe zu finden. Zum Beispiel Hus~.

Allgemein: Jede Suche durchsucht immer das komplette Archiv. Auch wenn die Markierung vor der Suchanfrage in einem Ordner im Dokumenten-Archiv steht, lässt sich die Suche nicht auf diesen Bereich begrenzen.

Hinweis: Die Suche kann auch dazu genutzt werden, um die Menge der vorhandenen Dokumente zu zählen. Geben Sie hierzu einen Stern in das Suchfeld ein. Hierbei werden alle Dateien erfasst und die Suche ausgelöst:

Diese Sucheabfrage kann etwas Zeit in Anspruch nehmen.

(Infos zur Suchfunktion finden Sie auch im Webclient unter '? - Suchoptionen'.)