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Meldung der Änderung von Betriebsdaten

Betriebsdaten sind Daten, die dem Betriebsnummern-Service (BNS) zur Zuteilung einer Betriebsnummer mitzuteilen sind. Seit dem 01.07.2019 nimmt der BNS die Änderungsmitteilungen nicht mehr telefonisch oder schriftlich entgegen, sondern nur noch im automatisierten Meldeverfahren.

Hintergrund:

Gemäß § 18i Abs. 4 SGB IV sind Änderungen der Betriebsdaten von Firmen und Betriebsstätten unverzüglich an den Betriebsnummern-Service (BNS) der Bundesagentur für Arbeit in Saarbrücken zu meldenBetriebsdaten müssen ab dem 01.07.2019 den definierten Anforderungen der BA genügen.
Hinweise hierzu erhalten Sie im Handbuch zu elektronischen Änderungsmitteilungen.

Nach Verarbeitung der Mitteilungen werden Ihre Betriebsdaten von dem BNS an die Sozialversicherungsträger weitergeleitet. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle an dem Verfahren beteiligten Parteien über den gleichen Datenbestand verfügen.

Hinweise:

  • Die erstmalige Erfassung der Daten im ersten Abrechnungsmonat führt nicht zur Meldungserstellung. Die Daten sind bei Beantragung der Betriebsnummer bereits erfasst worden.
  • Wenn Sie mit einem Lexware Programmpaket (z. B. Lexware financial office) arbeiten, öffnen Sie zunächst das Programm Lexware lohn+gehalt .
  • Die bisherigen Meldegründe (z. B. Meldegrund '11: Änderung der Betriebsbezeichnung' oder Meldegrund '12: Änderung der Anschrift' etc.) entfallen.

Vorgehen:

  1. Erfassen Sie die geänderten Firmenstammdaten. 
    Lexware lohn+gehalt stellt automatisch die Meldung der geänderten Betriebsdaten (Datensatz DSBD) für den Versand bereit.


    Der Dialog 'Betriebsdaten (Gültigkeitsdatum und Namen)' wird bei geöffnetem Lexware lohn+gehalt automatisch geöffnet.
  2. Ergänzen Sie die Datumsangabe "Gültig ab".
  3. Der Aufbau der in Lexware gespeicherten Namensfelder "Name der Firma" und "Name in der abweichenden Postanschrift" weichen von den Anforderungen des BNS ab. Daher haben Sie die Möglichkeit, den Firmennamen in dem Dialog 'Betriebsdaten (Gültigkeitsdatum und Namen)' entsprechend der BNS-Anforderungen zu ändern und zu übermitteln. Die im Dialog erfassten Daten dienen der korrekten Meldung an den BNS, die Änderungen werden nicht ins Programm zurückgeschrieben.
  4. Alle weiteren Betriebsdatenänderungen (z. B. Anschrift, Ansprechpartner usw.) können ohne weitere Änderung an den BNS übermittelt werden. Über die Meldeprüfliste ('Extras-dakota/meldecenter-Sozialversicherungsmeldungen-Meldeprüfliste für die aktuelle Firma') haben Sie die Möglichkeit, die eingegebenen Änderungen zu prüfen.
  5. Lexware lohn+gehalt stellt automatisch die Meldung der geänderten Betriebsdaten (Datensatz DSBD) für den Versand bereit.
  6. Senden Sie die Meldungen über den Sendeassistenten.
  7. Holen Sie die Verarbeitungsprotokolle ab.

Hinweis: Sie erhalten am Ende des Monats eine postalische Speicherbestätigung, aus welcher der aktuelle Datenbestand ersichtlich ist. So können Sie den gespeicherten Datenbestand zu Ihrem Beschäftigungsbetrieb prüfen. Ändern Sie ggf. die Firmenstammdaten in Lexware lohn+gehalt, um eine Meldung zu erzeugen und so eine Anpassung der beim BNS hinterlegten Stammdaten zu bewirken.


Beispiele für erforderliche Korrekturen:

Fall 1: Aufforderung zur Prüfung der Firmendaten durch den Betriebsnummernservice

Wenn Sie vom BNS eine Mitteilung zur Prüfung ihrer Firmendaten erhalten und eine Datenabweichung im Firmennamen feststellen, können Sie die Änderung direkt im Menü 'Extras-Betriebsdaten (Gültigkeitsdatum und Namen)' berichtigen. 
Beispiel: In einem Schreiben des Betriebsnummer-Service wird Ihnen als gespeicherter Firmenname "Muster UG (haftungsbeschränkt)" angezeigt. Tatsächlich lautet Ihr Firmenname 'Muster GmbH' und ist auch so in den Firmenstammdaten gespeichert.

  1. Rufen Sie das Menü 'Extras- Betriebsdaten (Gültigkeitsdatum und Namen)' und ändern Sie den Namen (Muster GmbH) entsprechend ab.
  2. Erfassen Sie im 'Gültig ab' das Datum der Handelsregistereintragung oder der offiziellen Änderung.
  3. Versenden Sie die Betriebsdatenmeldung.


Fall 2: Neu ab Version 24.03/ 20.03 (Update April 2020):  Zuletzt gesendete Betriebsdatenmeldung korrigieren - Meldedatei neu erzeugen

Wenn Sie fehlerhafte Daten an den BNS versandt haben, können Sie die zuletzt versandte Meldung jetzt ganz einfach korrigieren.
Voraussetzung: Sie haben in der Zwischenzeit keine weiteren Betriebsdatenänderungen vorgenommen.

Diese Möglichkeit ist in den Fällen sinnvoll, in denen ein falsches Gültigkeitsdatum angegeben wurde.  
Beispiel: Der Wechsel des Namens "Muster UG (haftungsbeschränkt)" zu "Muster GmbH" wurde am 05.01.2020 ins Handelsregister eingetragen, die Meldung zum BNS erfolgte irrtümlich mit 'Gültig ab' 01.01.2020.

Vorgehen:

  1. Rufen Sie das Menü 'Extras - Betriebsdaten (Gültigkeitsdatum und Namen)' auf.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Korrektur'.
    Die zuletzt versandte Betriebsdatenmeldung wird Ihnen angezeigt.
  3. Ändern Sie die zu korrigierenden Daten (in unserem Beispiel das Gültigkeitsdatum).
  4. Versenden Sie die neu erstellte Betriebsdatenmeldung.

Hinweise:

  • Bei der Meldung geänderter Betriebsdaten ist keine Stornomeldung vorgesehen. 
  • Nach Übermittlung der Meldung erhalten Sie von dem Betriebsnummerservice eine postalische Mitteilung über die vorgenommenen Änderungen.
  • Wenn Sie fehlerhaften Daten noch nicht an den BNS gesendet haben, können Sie diese durch Änderung in den Firmendaten berichtigen. Ein neuer Datensatz wird erzeugt, der Ursprüngliche wird verworfen.

Melderelevante Daten:

Datum 'Gültig ab'
In diesem Feld erfassen Sie das Datum, zu welchem die Änderung beim Betriebsnummern-Service gültig werden. Auch ein zukünftiges Datum ist möglich.

Seite 'Allgemeines'
Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort

Seite 'Betriebsdaten - Ansprechpartner'
Anrede, Name, Vorname, Telefon, Telefax, E-Mail.
Wird die Abrechnung durch einen externen Dienstleister (Steuerberater, Lohnabrechnungsbüro etc.) erbracht, können hier die Kontaktdaten hinterlegt werden.

Seite 'Betriebsdaten - Abweichende Postanschrift'
Wenn Sie Daten für eine weitere abweichende Anschrift der Firma erfassen möchten, aktivieren Sie die Checkbox bei 'Abweichende Postanschrift der Firma'.

Seite 'Betriebsdaten - Betriebstätigkeit'
Wird die Betriebstätigkeit dauerhaft eingestellt, ist dies an die Bundesagentur für Arbeit zu melden.
Aktivieren Sie in diesem Fall die Checkbox.

Hinweise:

  • Bei eingestellter Betriebstätigkeit erzeugt Lexware lohn+gehalt automatisch einen 'Teillohnnachweis'. Besonderheit: Dieser spezielle Lohnnachweis wird nicht erst im Januar des Folgejahres erstellt, sondern im aktuellen Abrechnungsmonat.
  • Voraussetzung hierfür ist die Abfrage der BG-Stammdaten für das aktuelle Abrechnungsjahr. 


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