Voraussetzungen:

Ein Entschädigungsanspruch aus dem Infektionsschutzgesetz ergibt sich nur, wenn der Arbeitnehmer keinen anderweitigen Anspruch auf Entgeltfortzahlung hat. 

Dieser Entgeltfortzahlungsanspruch könnte sich aus § 616 BGB ergeben. In den meisten Fällen dürfte die Weiterzahlung der Vergütung im Arbeitsvertrag jedoch ausgeschlossen sein bzw. das Erfordernis der nur "vorübergehenden Verhinderung" des § 616 BGB nicht erfüllt sein.
Fragen Sie im Zweifel Ihren steuerlichen Berater oder Rechtsbeistand. 

Bedingungen des § 56 Abs.1 a, die erfüllt sein müssen: 

• Das Kind muss in der Zeit der Schließung von dem/der Arbeitnehmer*in selbst zu Hause beaufsichtigt, betreut oder gepflegt werden. Der Anspruch auf Entschädigung gilt auch für die Betreuung eines pflegebedürftigen Kindes mit Behinderung, wenn der Arbeitnehmer aufgrund der Schließung einer Einrichtung für Menschen mit Behinderungen seiner Arbeitsleistung nicht nachkommen kann.
• Eine anderweitige zumutbare Betreuung steht nicht zur Verfügung.
• Das Kind darf das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, es sei denn das Kind ist aufgrund einer Behinderung auf Hilfe angewiesen.
• Das Gleitzeit- bzw. Überstundenguthaben des Mitarbeiters muss abgebaut sein.

Quelle: Bundesministerium für Familien, Frauen, Senioren und Jugend

Regelungen des § 56 IfSG:

• Die Entschädigung beträgt 67 Prozent des Nettoeinkommens und wird für bis zu zehn Wochen gewährt bzw. zwanzig Wochen für eine erwerbstätige Person, die ihr Kind allein betreut oder pflegt.
• Die Entschädigung ist auf einen monatlichen Höchstbetrag von 2.016 Euro begrenzt.
• Für die ersten sechs Wochen muss der Arbeitgeber den Verdienstausfall für die Behörde an den Arbeitnehmer auszahlen (§ 56 Absatz 5 Satz 1 IfSG). Diese Entschädigung bekommt der Arbeitgeber auf Antrag von der zuständigen Behörde erstattet (§ 56 Abs. 5 IfSG).
• Nach Ablauf der 6 Wochen muss der Arbeitnehmer selbst (bis längstens zehn Wochen für jeden erwerbstätigen Elternteil bzw. zwanzig Wochen, bei Alleinerziehenden) einen Antrag bei der örtlich zuständigen Behörde stellen.
   
• "Die Anträge sind innerhalb einer Frist von zwölf Monaten nach Einstellung der verbotenen Tätigkeit, dem Ende der Absonderung oder nach dem Ende der vorübergehenden Schließung oder der Untersagung des Betretens nach Absatz 1a Satz 1 bei der zuständigen Behörde zu stellen.".
  (Auszug aus § 56 IfSG Absatz 11)
  Weitere Informationen rund um den Erstattungsantrag finden Sie im 'Infoportal IfSG'.

Das Bundesministerium für Gesundheit hat eine Zusammenstellung der 'Fragen und Antworten zu den Entschädigungsansprüchen nach § 56 des Infektionsschutzgesetzes (IfSG)' veröffentlicht.

Zuständige Behörde:

In der Regel ist das Gesundheitsamt oder die Landessozialbehörde zuständig. Auf deren Seiten finden Sie auch die Anträge. 
Tipp: 
Die Minijobzentrale hat eine Übersicht der zuständigen Behörden bei Verdienstausfall aufgrund Kinderbetreuung veröffentlicht: https://blog.minijob-zentrale.de/corona-verdienstausfall-wegen-kinderbetreuung-finanzielle-hilfe-auch-fuer-minijobber/ 
Diese Zuständigkeiten gelten selbstverständlich nicht nur für Minijobber, sondern auch für alle anderen Arbeitnehmer. 

Übersicht der Neuerungen:

Damit Sie die Betreuung eines Kindes im Programm abrechnen können, wurden folgende Neuerungen umgesetzt:

• Neue Fehlzeit Betreuung Kind (IfSG) - Hinweis: für diese Fehlzeit sind immer Lohnarten zu verwenden, bei denen eine Kürzung hinterlegt ist. Die Fehlzeit kürzt immer nach Arbeitstagen, auch wenn in der verwendeten Lohnart Dreißigstel oder Kalendertage als Kürzung eingestellt sind.
• Assistent Infektionsschutzgesetz
• Neue Lohnarten:
  -'843 Entschädigung Kinderbetreuung Infektionsschutzgesetz' 
  - '846 Fiktives Entgelt Betreuung Kind (IfSG)': = 80% der Differenz aus Sollentgelt: 3.000 EUR und Istentgelt 1.695,65 EUR.
• 
• Beitragsabrechnung: Die vom Arbeitgeber zu zahlenden Beiträge werden in einem separaten Block unter: 'Beiträge aus Ausfallentgelt IfSG Kinderbetreuung' ausgewiesen. 
  - 'Arbeitsentgelt': 80% der (Brutto-) Differenz zwischen Soll- und Istentgelt. (In unserem Beispiel 1.043.048 EUR) 
  - 'Entschädigung': Durch die Kinderbetreuung ausgefallenes Nettoentgelt i.H.v. 67%. (In unserem Beispiel 486,07 EUR) 
  
• Lohnsteuerbescheinigung: Die Lohnart '843 - Entschädigung Kinderbetreuung Infektionsschutzgesetz' wird in der Zeile 15 der LStB ausgewiesen. 
  Beachten Sie:
  Bei ausgetretenen Mitarbeitern müssen Sie ggf. eine 'korrigierte Lohnsteuersteuerbescheinigung senden und dem Mitarbeiter aushändigen.
• Sozialversicherung: SV-Meldungen: Mit dem 43. Tag der Fehlzeit wird eine Abmeldung mit Meldegrund 30 erstellt.
  Nach Ende der Fehlzeit wird der Mitarbeiter wieder mit Meldegrund 10 angemeldet.
  
  Hinweis: 
  Durch die Abmeldungen wird sozialversicherungsrechtlich das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beendet, da alle Beiträge von der Behörde übernommen werden. Die SV-Meldung stellt das Ende der sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung dar. Das Arbeitsverhältnis besteht in diesen Fällen fort.
• Lohnkonto: Die Berechnungsgrundlagen der Entschädigungsleistungen sind auf einer separaten Seite dargestellt.
• Neuer Bericht: 'Entschädigung bei Schul- und Kitaschließungen'.

Vorgehen im Programm

Die Vorgehensweise im Programm haben wir anhand dieses Beispiels beschrieben: 

• Gehalt: 3.000 EUR
• Arbeitzeit: 40 Stunden/ Woche und 5 Arbeitstage
• Ausfallzeit: 06.07.2020 bis 19.07.2020 Schul- und Kitaschließung
• Schulferien/Kitaferien: 20.07.2020 bis 31.07.2020

Schritt 1: Angaben zur Arbeitszeit prüfen und neue Fehlzeit 'Betreuung Kind (IfSG)' buchen

1. Öffnen Sie die 'Lohndaten' des Mitarbeiters über die 'Jahresübersicht'.
2. Erfassen Sie in den 'Stammdaten' unter 'Arbeitszeit', die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit/Arbeitstage.
3. Rufen Sie den Bereich 'Fehlzeiten' auf.
4. Klicken Sie auf 'Neue Fehlzeit erfassen'.
5. Geben Sie zuerst eine eventuelle Fehlzeit für die Schul- oder Kitaferien ein (z.B. Urlaub).
6. Filtern Sie die Fehlzeiten, indem Sie den Eintrag '14.Arbeitsverhinderung/Freistellung' auswählen.
   
7. Erfassen Sie die gesamte Dauer der Fehlzeit 'Betreuung Kind (IfSG)' - auch über den 42. Tag hinaus.
8. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit 'OK'.  
   Anschließend wird Ihnen der 'Assistent Infektionsschutzgesetz (IfSG)' angezeigt. 

Schritt 2: Angaben im 'Assistent Infektionsschutzgesetz (IfSG)' erfassen

Damit Lexware lohn+gehalt das 'ausgefallene pauschalierte Nettoentgelt' und die 'Entschädigung' berechnen kann, sind folgenden Angaben erfoderlich:

• Feiertage des Monats
• Sollentgelt
• Istentgelt

1. Kennzeichnen Sie die 'Feiertage des Monats', wenn der Mitarbeiter ohne Kinderbetreuung an diesen Tagen tatsächlich gearbeitet hätte.
   Hinweis: Diese Feiertage werden als Arbeitstage bei der Entgeltkürzung berücksichtigt. 
   
2. Erfassen Sie das Sollentgelt des Mitarbeiters.
3. Erfassen Sie das Istentgelt des Mitarbeiters.
   Ergebnis:  Lexware lohn+gehalt berechnet das 'ausgefallene pauschalierte Nettoentgelt' und die zu zahlende 'Entschädiung'.
   Hinweis: Die Entschädigung beträgt bei der Fehlzeit 'Betreuung Kind' 67% des 'ausgefallenen pauschalierten Nettoentgelt'.
   
4. Schließen Sie den Assistenten mit 'Fertigstellen'.

Hinweise und Tipps zur Ermittlung des Istentgelts:

• Das Istentgelt (gekürztes Entgelt) des Mitarbeiters können Sie in den Lohnangaben des Mitarbeiters einsehen. (siehe Vorgehensweise unter 'Zwischenschritt')
• Lexware lohn+gehalt errechnet das anteilige Entgelt anhand der erfassten Arbeitzeit/Arbeitstage und der gebuchten Fehlzeit. 
• Das anteilige Entgelt ist bei Zahlung von Entschädigungsleistungen nach Arbeitstagen zu berechnen.
  In unserem Beispiel:
  3.000 EUR / 23 Arbeitstage des Monats (Juli 2020) x 13 Arbeitstage (anwesend) = 1.695,65 EUR. 
• Berücksichtigen Sie bei der Ermittlung des Istentgelts auch die Entgeltbestandteile, die aufgrund vertraglicher Vereinbarungen nicht zu kürzen sind z.B. VWL. 

Zwischenschritt: Istentgelt in den Lohndaten ermitteln:

Um die Lohnangaben und damit die (gekürzten) Entgeltbestandteile des Mitarbeiters zu ermitteln, schließen Sie den 'Assistenten Infektionsschutzgesetz' über die Schaltfläche 'Fertigstellen'.
Achten Sie darauf, dass Sie im Assistenten das 'Sollentgelt' und ggf. Feiertage als Arbeitstage eingegeben haben. ( Berechnungsgrundlagen)

1. Öffnen Sie unter 'Lohndaten' z.B das 'Laufendes Arbeitsentgelt', notieren Sie die (gekürzten) Entgeltbestandteile und schließen Sie die Lohndaten wieder.
   
2. Rufen Sie den Assistenten Infektionschutzgesetz erneut auf, indem Sie in der Fehlzeitenübersicht unter der gebuchten Fehlzeit 'Betreuung Kind' auf die Schaltfläche 'IfSG Assistent' klicken.
   

Beachten Sie: Schul- und Kitaferien sind keine Fehltage laut IfSG. Die Erfassung der Fehlzeit darf nicht durch die Ferien verlängert werden. Buchen Sie bei einer Abwesenheit des Mitarbeiters z.B. die Fehlzeit 'bezahlter Urlaub'.

Schritt 3: Bericht Antrag für Arbeitgeber drucken/ Erstattungsantrag online ausfüllen 

Den Erstattungsantrag bei Betreuung eines Kindes müssen Sie online bei der zuständigen Behörde stellen. 

Um Ihnen den Online Antrag zu erleichtern, haben wir für Sie den Bericht 'Antrag für Arbeitgeber' im Menü 'Berichte-Fehlzeiten-Entschädigung bei Schul- und Kitaschließungen' bereit gestellt. Sie müssen online lediglich noch fehlende Angaben ergänzen. 

Wichtig:

Die im Bericht unter '5 Zahlung /Erstattung' vom Programm ermittelten Beträge können u.U. geringfügig vom Erstattungsbetrag der Gesundheitsbehörde abweichen.
Weil die Gesundheitsbehörden den zu erstattenden Betrag selbst berechnen, ist im Online Antrag die Angabe der vom Programm berechneten Entschädigungsleistung nicht vorgesehen. 

Korrektur bereits abgerechneter Monate

Wenn Mitarbeiter aufgrund behördlich angeordneter Schul- und Kitaschließungen Anspruch auf Entschädigungsleistungen haben, müssen Sie nach der Installation des Updates 2 Juli 2020 ggf. bereits abgerechnete Monate korrigieren.

Abrechnungsdaten im Korrekturmodus aufrufen:

1. Öffnen Sie über die Jahresübersicht den Monat,in dem die Abwesenheit aufgrund der Kinderbetreuung beginnt.
2. Wechseln Sie in den Korrekturmodus, indem Sie bei der nachfolgenden Abfrage auf 'korrigieren' klicken.
   
3. Rufen Sie den Bereich 'Fehlzeiten' auf und löschen Sie, sofern vorhanden aufgrund der Kinderbetreuung gebuchte Fehlzeiten. (z.B. die Fehlzeit 'sonstige bezahlte Freistellung').
   Klicken Sie hierzu auf die eingetragene Fehlzeit und anschließend auf die Schaltfläche 'Entfernen'.
4. Führen Sie, wie oben beschrieben die Schritte 1-4 durch. 

Händigen Sie dem Mitarbeiter die korrigierte Abrechnung aus.

Denken Sie daran, dass für ausgeschiedene Mitarbeiter eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen ist.  

Hinweis zu Korrekturen

• Sozialversicherungsbeiträge werden wie gewohnt, auf der aktuellen Beitragsabrechnung oder mit der Restbeitragsschuld im Folgemonat verrechnet.
• Informationn zu Korrekturabrechnungen haben wir in der FAQ 'Korrekturen: Änderungen von Stammdaten und Abrechnungsdaten' beschrieben.
  Weitere Beiträge finden Sie nach Eingabe des Suchbegriffs "Korrekturen" im Online Supoport-Center. 

Kostenlose Sonderhotline

Rufen Sie unsere kostenlose Hotline unter der Telefonnummer 0800 72 34 161 an, wenn für den Mitarbeiter während der Kinderbetreuung auch Kurzarbeit beantragt wurde oder die Kinderbetreuung nicht durchgängig zu buchen ist (z.B. Betreuung durch Großeltern oder andere Personen an einzelnen Tagen). 
Unsere Mitarbeiter helfen Ihnen bei diesen komplexen Fragestellungen gerne weiter.    

Selbstverständlich stehen Ihnen unsere Servicemitarbeiter auch bei allen anderen Fragestellungen rund um das Thema Quarantäne bzw. Schul- und Kita Schließung zur Verfügung.
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir unter dieser Sonderhotline ausschließlich Fragen zur Abrechnung gem. Infektionsschutzgesetz beantworten können.