Lexware lohn+gehalt basis/plus: Entschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz (IfSG) bei Kinderbetreuung abrechnen.

Aktueller Hinweis: Änderung des Infektionsschutzgesetzes zum 31.03.2021 

Der Deutsche Bundestag hat mit dem 'Gesetz zur Fortgeltung der die epidemische Lage von nationaler Tragweite betreffenden Regelungen' u. a. Änderungen des § 56 Infektionsschutzgesetz verabschiedet. 
Die wichtigsten Neuerungen können Sie in der Kurzübersicht bzw. in den nachfolgenden Ausführungen nachlesen.

Kurzübersicht der Änderungen des § 56 IfSG zum 31.03.2021 bei Kinderbetreuung:

Neu ab 31.03.2021: Geltungsdauer des § 56 Abs.1 a verlängert:

Die im Jahr 2020 beschlossene Erweiterung des Infektionsschutzgesetzes um § 56 Abs. 1a war ursprünglich bis zum 31. März 2021 befristet.

Die Befristung wurde aufgehoben. § 56 Abs.1a, der Entschädigungsleistungen bei Kinderbetreuung regelt, wurde um Satz 1 erweitert:
"Sofern der Deutsche Bundestag nach § 5 Absatz 1 Satz 1 eine epidemische Lage von nationaler Tragweite festgestellt hat, erhält eine erwerbstätige Person eine Entschädigung in Geld..."

Voraussetzungen:

Ein Entschädigungsanspruch aus dem Infektionsschutzgesetz ergibt sich nur, wenn der Arbeitnehmer keinen anderweitigen Anspruch auf Entgeltfortzahlung hat. 

1. Kein Entgeltfortzahlungsanspruch aus '§ 616 BGB Vorübergehende Verhinderung': 

Wenn ein Arbeitnehmer aufgrund der Kinderbetreuung nicht arbeiten kann, müssen Sie zunächst prüfen, ob dem Arbeitnehmer ein Entgeltfortzahlungsanspruch aus § 616 BGB zusteht:

Hinweise:

• Was unter einer "verhältnismäßig nicht erheblichen Zeit" zu verstehen ist, ist gesetzlich nicht geregelt. Fragen Sie ggf. ihren rechtlichen Berater. 
• Unstrittig ist: Der Anspruch aus § 616 BGB entfällt, wenn während des Corona Lockdowns aufgrund der Schließung von Schulen und Kitas ein mehrwöchiger Betreuungsaufwand entsteht.
• Der Entgeltfortzahlungsanspruch gem. § 616 BGB kann auch aus verschiedenen Gründen ausgeschlossen sein, z. B. durch Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder aufgrund einer betrieblichen Vereinbarung.  

2. Anspruch auf Kinderkrankengeld gem. § 45 Abs. 2 und 3 SGB V bei Kinderbetreuung oder Anspruch auf Entschädigungsleistungen gem. § 56 Abs.1a IfSG?

Wenn kein Lohnfortzahlungsanspruch besteht, der Arbeitnehmer aber grundsätzlich Anspruch auf Krankengeld hat, leistet die Krankenkasse während der Freistellung Kinderkrankengeld. 
Die weiteren Voraussetzungen, Dauer und Höhe dieser Leistung ist in § 45 Abs. 2 und 3 SGB V geregelt.  

Hierbei stellt sich die Frage, welche Anspruchsgrundlage bei Kinderbetreuung Vorrang hat.  

Wahlrecht des Arbeitnehmers:
Nach Ansicht des GKV-Spitzenverbandes hat der Arbeitnehmer ein Wahlrecht. Wenn die in den jeweiligen §§ genannten Voraussetzungen erfüllt sind, kann der Arbeitnehmer entweder Kinderkrankengeld gem. § 45 Abs.2 und 3 SGB V oder Entschädigungsleistungen gem. § 56 Abs.1a IfSG beanspruchen.
Der Arbeitnehmer muss sich entscheiden, welchen Anspruch er geltend machen möchte.  

Beachten Sie auch diese FAQ zu diesem Thema: Dort finden Sie auch eine Gegenüberstellung des 'Kinderkrankengeldes gem. § 45 Abs.2 und 3 SGB V und der 'Entschädigungsleistungen gem. § 56 IfSG'. 

Regelungen des § 56 IfSG:

• "Eine erwerbstätige Person erhält Entschädigung in Geld, wenn,
  Einrichtungen zur Betreuung von Kindern, Schulen oder Einrichtungen für Menschen mit Behinderungen von der zuständigen Behörde zur Verhinderung der Verbreitung von Infektionen oder übertragbaren Krankheiten aufgrund dieses Gesetzes vorübergehend geschlossen werden oder deren Betreten, auch aufgrund einer Absonderung, untersagt wird, oder wenn von der zuständigen Behörde aus Gründen des Infektionsschutzes Schul- oder Betriebsferien angeordnet oder verlängert werden, die Präsenzpflicht in einer Schule aufgehoben oder
  Neu ab 31.03.2021 Erweiterung: "..der Zugang zum Kinderbetreuungsangebot eingeschränkt wird oder eine behördliche Empfehlung vorliegt, vom Besuch einer Einrichtung zur Betreuung von Kindern, einer Schule oder einer Einrichtung für Menschen mit Behinderungen abzusehen".
• Die Entschädigung beträgt 67 Prozent des Nettoeinkommens und ist auf einen monatlichen Höchstbetrag von 2.016 Euro begrenzt..
• Neu ab 31.03.2021- Geltungsdauer der Anspruchsgrundlage:
  "..für die Dauer der vom Deutschen Bundestag nach § 5 Absatz 1 Satz 1 festgestellten epidemischen Lage von nationaler Tragweite unabhängig von der Anzahl der Kinder für längstens zehn Wochen pro Jahr gewährt, für eine erwerbstätige Person, die ihr Kind allein beaufsichtigt, betreut oder pflegt, längstens für 20 Wochen pro Jahr". 
  Beachten Sie: 
  Dieser Zeitraum von 10 bzw. 20 Wochen wird nicht nur pro Kalenderjahr gewährt, sondern für einen Jahreszeitraum. Dieser Jahreszeitraum beginnt mit "Feststellung der epidemischen Lage von nationaler Tragweite".
  Mit Wirkung zum 28. März 2020 hat der Deutsche Bundestag erstmalig eine "epidemische Lage von nationaler Tragweite" von unbestimmter Dauer festgestellt.
  Demnach beginnt der Jahreszeitraum von maximal zehn bzw. zwanzig Wochen ab dem 28. März 2021 erneut. Solange bis vom deutschen Bundestag die "epidemische Lage von nationaler Tragweite" gem. § 5 Absatz 1 Satz 1 IfSG für beendet erklärt bzw. gem. dieser Vorschrift nicht verlängert wird. 
• Wichtig: Auszahlungspflicht durch den Arbeitgeber ab 31.03.2021 für die gesamte Anspruchsdauer:  
  Bisher waren die Arbeitgeber nur für die ersten 6 Wochen zur Auszahlung der Entschädigung verpflichtet. Mit der Neuregelung des § 56 Absatz 5 IfSG müssen Arbeitgeber die Entschädigung aufgrund der Kinderbetreuung für die gesamte Dauer auszahlen.
  Auszug aus § 56 Absatz 5 IfSG " ...hat der Arbeitgeber die Entschädigung nach Absatz 1a für die in Absatz 2 Satz 5 genannte Dauer auszuzahlen".
• Diese Entschädigung bekommt der Arbeitgeber auf Antrag von der zuständigen Behörde erstattet (§ 56 Abs. 5 IfSG).
• Neu ab 31.03.2021: § 56 IfSG Absatz 11:
  "Die Anträge sind innerhalb einer Frist von 2 Jahren (bis 30.03.2021 galt 12 Monate) nach Einstellung der verbotenen Tätigkeit, dem Ende der Absonderung oder nach dem Ende der vorübergehenden Schließung oder der Untersagung des Betretens nach Absatz 1a Satz 1 bei der zuständigen Behörde zu stellen.".

Weitere Informationen rund um den Erstattungsantrag finden Sie im 'Infoportal IfSG'.

Das Bundesministerium für Gesundheit hat eine Zusammenstellung der 'Fragen und Antworten zu den Entschädigungsansprüchen nach § 56 des Infektionsschutzgesetzes (IfSG)' veröffentlicht.

Zuständige Behörde:

In der Regel ist das Gesundheitsamt oder die Landessozialbehörde zuständig. Auf deren Seiten finden Sie auch die Anträge. 
Tipp: 
Die Minijob-Zentrale hat eine Übersicht der zuständigen Behörden bei Verdienstausfall aufgrund Kinderbetreuung veröffentlicht: https://blog.minijob-zentrale.de/corona-verdienstausfall-wegen-kinderbetreuung-finanzielle-hilfe-auch-fuer-minijobber/ 
Diese Zuständigkeiten gelten selbstverständlich nicht nur für Minijobber, sondern auch für alle anderen Arbeitnehmer. 

Wichtiger Hinweis zum Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber 

Wenn ein Mitarbeiter steuerfreie Entschädigungen nach dem Infektionsschutzgesetz erhält, dürfen Sie für diesen Mitarbeiter gem. § 42 b Abs.1 Satz 3 Nr. 4  keinenLohnsteuer-Jahresausgleich durchführen.

Übersicht der Programmfunktionen:

Damit Sie die Entschädigungsleistungen bei Betreuung eines Kindes im Programm abrechnen können, stehen Ihnen folgende Programmfunktionen zur Verfügung:

• Fehlzeit 'Betreuung Kind (IfSG)'
  Hinweis: Für diese Fehlzeit sind Lohnarten zu verwenden, bei denen eine Kürzung hinterlegt ist. Die Fehlzeit kürzt immer nach Arbeitstagen, auch wenn in den verwendeten Lohnarten Dreißigstel oder Kalendertage als Kürzung eingestellt sind.
• Assistent Infektionsschutzgesetz
• Lohnarten:
  -'843 Entschädigung Kinderbetreuung Infektionsschutzgesetz' 
  - '846 Fiktives Entgelt Betreuung Kind (IfSG)': = 80% der Differenz aus Sollentgelt: 3.000 EUR und Istentgelt 1.695,65 EUR.

• Beitragsabrechnung: Die vom Arbeitgeber zu zahlenden Beiträge werden in einem separaten Block unter: 'Beiträge aus Ausfallentgelt IfSG Kinderbetreuung' ausgewiesen. 
  - 'Arbeitsentgelt': 80% der (Brutto-) Differenz zwischen Soll- und Istentgelt. (In unserem Beispiel 1.043.048 EUR) 
  - 'Entschädigung': Durch die Kinderbetreuung ausgefallenes Nettoentgelt i.H.v. 67%. (In unserem Beispiel 486,07 EUR) 
  
• Lohnsteuerbescheinigung: Die Lohnart '843 - Entschädigung Kinderbetreuung Infektionsschutzgesetz' wird in der Zeile 15 der LStB ausgewiesen. 
  Beachten Sie:
  Bei ausgetretenen Mitarbeitern müssen Sie ggf. eine 'korrigierte Lohnsteuersteuerbescheinigung senden und dem Mitarbeiter aushändigen.
• Sozialversicherung: SV-Meldungen: Mit dem 43. Tag der Fehlzeit wird eine Abmeldung mit Meldegrund 30 erstellt.
  Nach Ende der Fehlzeit wird der Mitarbeiter wieder mit Meldegrund 10 angemeldet.
  
  Hinweis: 
  Durch die Abmeldungen wird sozialversicherungsrechtlich das Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beendet, da alle Beiträge von der Behörde übernommen werden. Die SV-Meldung stellt das Ende der sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigung dar. Das Arbeitsverhältnis besteht in diesen Fällen fort.
• Lohnkonto: Die Berechnungsgrundlagen der Entschädigungsleistungen sind auf einer separaten Seite dargestellt.
• Neuer Bericht: 'Entschädigung bei Schul- und Kitaschließungen'.

Vorgehen im Programm

Wichtiger Hinweis - besondere Konstellationen: 
Wenn bei Ihnen eine der folgenden Konstellationen vorliegt, wenden Sie sich an die Anwendungsberatung. In diesen Fällen ist eine gesonderte Vorgehensweise erforderlich, die unsere Servicemitarbeiter mit Ihnen durchführen:

Mitarbeiter hat Anspruch auf Entschädigungsleistungen gem. § 56 Abs1a IfSG (Kinderbetreuung), ist Gehaltsempfänger und

Fall 1: Eine SV-Tage kürzende Fehlzeit wird im gleichen Abrechnungsmonat gebucht.
Diese Fehlzeiten können Sie hieran erkennen

Fall 2: Für den Mitarbeiter wird im gleichen Abrechnungsmonat an anderen Tagen Kurzarbeitergeld abgerechnet.
Hinweis bei Kurzarbeit zu 100 % hat das Kurzarbeitergeld Vorrang gegenüber einer Entschädigung aufgrund Kinderbetreuung nach dem IfSG.

Fall 3: Mitarbeiter erhält aufgrund Krankheit Entgeltfortzahlung.

Die Vorgehensweise, für Mitarbeiter die nicht einer der oben genannten Fallgruppe angehören, haben wir anhand dieses Beispiels beschrieben: 

• Gehalt: 3.000 EUR
• Arbeitzeit: 40 Stunden/ Woche und 5 Arbeitstage
• Ausfallzeit: 06.07.2020 bis 19.07.2020 Schul- und Kitaschließung
• Schulferien/Kitaferien: 20.07.2020 bis 31.07.2020

Schritt 1: Angaben zur Arbeitszeit prüfen und Fehlzeit 'Betreuung Kind (IfSG)' buchen

1. Öffnen Sie die 'Lohndaten' des Mitarbeiters über die 'Jahresübersicht'.
2. Erfassen Sie in den 'Stammdaten' unter 'Arbeitszeit', die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit/Arbeitstage.
3. Rufen Sie den Bereich 'Fehlzeiten' auf.
4. Klicken Sie auf 'Neue Fehlzeit erfassen'.
5. Geben Sie zuerst eine eventuelle Fehlzeit für die Schul- oder Kitaferien ein (z.B. Urlaub).
6. Filtern Sie die Fehlzeiten, indem Sie den Eintrag '14. Arbeitsverhinderung/Freistellung' auswählen.
   
7. Erfassen Sie die Fehlzeit 'Betreuung Kind (IfSG)' nur an Tagen, an denen Anspruch auf die Entschädigung besteht (im folgenden Anspruchstage genannt).
   Der Anspruch ist auf 10 Wochen begrenzt (20 Wochen bei Alleinerziehenden). Bei einer 5-Tage-Arbeitswoche errechnen sich somit maximal 50 Anspruchstage (100 Anspruchstage bei Alleinerziehenden; 3-Tage-Arbeitswoche = max. 30 Anspruchstage etc.).
   Sind die Anspruchstage aufgebraucht und dauert die Betreuung des Kindes aufgrund von Schul-/Kitaschließung weiter an, buchen Sie die Fehlzeit 'Betreuung Kind ohne Entschädigung (IFSG)'. 
   Diese Fehlzeit erzeugt eine Abmeldung (Meldegrund 30) zum ersten Tag der Buchung sowie eine Anmeldung (Meldegrund 10) nach dem Ende der Fehlzeit.
   Die SV-Tage werden um diesen Zeitraum gekürzt.
   Hinweis: Alternativ kann der Arbeitnehmer sein oben genanntes Wahlrecht nutzen und sich für 'Kind krank' entscheiden.
8. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit 'OK'.  
   Anschließend wird Ihnen der 'Assistent Infektionsschutzgesetz (IfSG)' angezeigt. 

Schritt 2: Angaben im 'Assistent Infektionsschutzgesetz (IfSG)' erfassen

Damit Lexware lohn+gehalt das 'ausgefallene pauschalierte Nettoentgelt' und die 'Entschädigung' berechnen kann, sind folgenden Angaben erforderlich:

• Feiertage des Monats
• Sollentgelt
• Istentgelt

1. Kennzeichnen Sie die 'Feiertage des Monats', wenn der Mitarbeiter ohne Kinderbetreuung an diesen Tagen tatsächlich gearbeitet hätte.
   Hinweis: Diese Feiertage werden als Arbeitstage bei der Entgeltkürzung berücksichtigt. 
   
2. Erfassen Sie das Sollentgelt des Mitarbeiters. Beachten Sie hierbei die Vorgaben des § 4 EntgFG.
3. Erfassen Sie das Istentgelt des Mitarbeiters.
   Ergebnis: Lexware lohn+gehalt berechnet das 'ausgefallene pauschalierte Nettoentgelt' gem. § 106 SGB 3 und die zu zahlende 'Entschädigung'.
   Hinweis: Die Entschädigung beträgt bei der Fehlzeit 'Betreuung Kind' 67% des 'ausgefallenen pauschalierten Nettoentgelts'.
   
4. Schließen Sie den Assistenten mit 'Fertigstellen'.

Hinweise und Tipps zur Ermittlung des Istentgelts:

• Das Istentgelt (gekürztes Entgelt) des Mitarbeiters können Sie in den Lohnangaben des Mitarbeiters einsehen. (siehe Vorgehensweise unter 'Zwischenschritt').
• Lexware lohn+gehalt errechnet das anteilige Entgelt anhand der erfassten Arbeitzeit/Arbeitstage und der gebuchten Fehlzeit. 
• Das anteilige Entgelt ist bei Zahlung von Entschädigungsleistungen nach Arbeitstagen zu berechnen.
  In unserem Beispiel:
  3.000 EUR / 23 Arbeitstage des Monats (Juli 2020) x 13 Arbeitstage (anwesend) = 1.695,65 EUR. 
• Berücksichtigen Sie bei der Ermittlung des Istentgelts auch die Entgeltbestandteile, die aufgrund vertraglicher Vereinbarungen nicht zu kürzen sind (z.B. VWL). 

Zwischenschritt: Istentgelt in den Lohndaten ermitteln:

1. Schließen Sie den 'Assistenten Infektionsschutzgesetz' über die Schaltfläche 'Fertigstellen'. 
2. Öffnen Sie die Jahresübersicht des Mitarbeiters.
3. Öffnen Sie unter 'Lohndaten' z.B das 'Laufendes Arbeitsentgelt', notieren Sie die (gekürzten) Entgeltbestandteile sowie die aufgrund vertraglicher Vereinbarungen nicht zu kürzenden Entgeltbestandteile (z.B. VWL) und schließen Sie die Lohndaten wieder.
   
   
   Hinweis:
   Das Programm berechnet den gekürzten Betrag nur bei Lohnarten, bei denen eine Kürzungsart angegeben ist. Die Kürzungsart ist im Menü 'Verwaltung-Lohnarten' hinterlegt.
   Unabhängig von der hinterlegten Kürzungsart, anteilige Entgelt bei Zahlung von Entschädigungsleistungen immer nach Arbeitstagen berechnet.
   Dies berücksichtigt Lexware lohn+gehalt automatisch. Die Änderung der hinterlegten Kürzungsart in den Lohnarten ist nicht erforderlich.
      
4. Rufen Sie den Assistenten Infektionsschutzgesetz erneut auf, indem Sie in der Fehlzeitenübersicht unter der gebuchten Fehlzeit 'Betreuung Kind' auf die Schaltfläche 'IfSG Assistent' klicken.
   
5. Erfassen Sie das ermittelte Istentgelt. 

Beachten Sie: Schul- und Kitaferien sind keine Fehltage laut IfSG. Die Erfassung der Fehlzeit darf nicht durch die Ferien verlängert werden. Buchen Sie bei einer Abwesenheit des Mitarbeiters z.B. die Fehlzeit 'bezahlter Urlaub'.

Schritt 3: Bericht Antrag für Arbeitgeber drucken/ Erstattungsantrag online ausfüllen 

Den Erstattungsantrag bei Betreuung eines Kindes müssen Sie online bei der zuständigen Behörde stellen. 

Um Ihnen den Online Antrag zu erleichtern, haben wir für Sie den Bericht 'Antrag für Arbeitgeber' im Menü 'Berichte-Fehlzeiten-Entschädigung bei Schul- und Kitaschließungen' bereitgestellt. Sie müssen online lediglich noch fehlende Angaben ergänzen. 

Wichtig:

Die im Bericht unter '5 Zahlung /Erstattung' vom Programm ermittelten Beträge können u.U. geringfügig vom Erstattungsbetrag der Gesundheitsbehörde abweichen.
Weil die Gesundheitsbehörden den zu erstattenden Betrag selbst berechnen, ist im Online Antrag die Angabe der vom Programm berechneten Entschädigungsleistung nicht vorgesehen. 

Schritt 4: Abgleich der abgerechneten Entschädigungsleistung mit der von den Behörden gezahlten Entschädigung

Weil die Entschädigung steuer- und sv-frei ist, muss die in der Lohnart '843 Entschädigung Kinderbetreuung Infektionsschutzgesetz' abgerechnete Entschädigungsleistung mit der von der Behörde gezahlten Entschädigungsleistung übereinstimmen.  
Gleichen Sie deshalb die gezahlten Beträge ab. 
Damit Sie eventuelle Differenzen korrekt abrechnen können, steht ihnen die Lohnart '848 Korrektur Entschädigung IfSG' zur Verfügung.

Nur durch diese Lohnart ist gewährleistet, dass 

• der auszugleichende Betrag in Zeile 15 der Lohnsteuerbescheinigung berücksichtigt wird und
• die Lohnabrechnung (steuer- und sv-freie Bezüge) korrekt ist.

Gehen Sie bei Abweichungen wie nachfolgend beschrieben vor:

Einblenden der Korrektur Lohnart Entschädigung in der Lohnartenansicht

Die Lohnart ''0848 Korrektur Entschädigung IfSG' müssen Sie, falls noch nicht vorhanden, zunächst in den Lohndaten unter 'Laufendes Arbeitsentgelt' einblenden.

1. Öffnen Sie in den Lohnangaben das 'Laufende Arbeitsentgelt'.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Lohnarten ein/ausblenden'.
3. Markieren Sie in der Listeneinstellung 'Nicht ausgewählt' die Lohnart '0848 Korrektur Entschädigung IfSG'.
4. Blenden Sie über 'Hinzufügen' die neue Lohnart ein.
   
   Hinweis:
   Die neue Lohnart wird automatisch am Ende der Lohnartenauswahl gelistet.
   Sie haben die Möglichkeit, die Position der Lohnart beliebig zu verändern.
   

Korrektur abgerechneter Monate

1. Öffnen Sie die Jahresübersicht des Mitarbeiters und wählen Sie den zu korrigierenden Monat aus.
2. Wechseln Sie in den Korrekturmodus, indem Sie bei der nachfolgenden Abfrage auf 'korrigieren' klicken.
   
3. Erfassen Sie in der Lohnart '0848 Korrektur Entschädigung IfSG' den Unterschiedsbetrag.
   Hinweis: Den Ausgleich einer zu viel gezahlten Entschädigung müssen Sie in der Lohnart mit negativen Vorzeichen erfassen.
4. Rufen Sie die aktuelle Lohnabrechnung auf.
   Unter 'Netto-Bezüge/Abzüge' ist der Korrekturbetrag des berichtigten Monats aufgeführt.

Händigen Sie dem Mitarbeiter die korrigierte Abrechnung aus.

Denken Sie daran, dass für ausgeschiedene Mitarbeiter eine korrigierte Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen ist.  

Hinweis zu Korrekturen

• Sozialversicherungsbeiträge werden wie gewohnt, auf der aktuellen Beitragsabrechnung oder mit der Restbeitragsschuld im Folgemonat verrechnet.
• Weitere Informationen zu Korrekturabrechnungen finden Sie in der FAQ 'Korrekturen: Änderungen von Stammdaten und Abrechnungsdaten' bzw. nach Eingabe des Suchbegriffs 'Korrekturen' im Online Support-Center.