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Konjunkturbedingte Kurzarbeit / Kurzarbeitergeld (KUG) abrechnen

in dieser FAQ haben wir für Sie die Voraussetzungen für die Beantragung von Kurzarbeitergeld sowie das Vorgehen im Programm erläutert.

Aktuelle Hinweise Dezember 2020: 

1. Verlängerung des erhöhten Kurzarbeitergeldes über den 31.12.2020 hinaus bis 31.12.2021 geplant 

Die aufgrund der Corona Pandemie beschlossenen Erhöhungen des Kurzarbeitergeldes sollen nach einem Gesetzesentwurf der Bundesregierung bis Ende des Jahres 2021 verlängert werden. Dies gilt für alle Beschäftigte deren Anspruch auf Kurzarbeitergeld bis zum 31. März 2021 entstanden ist.

Demnach gelten für Arbeitnehmer, die mehr als 4 Monate in Kurzarbeit sind und mindestens 50 % weniger arbeiten, folgende Leistungssätze:

  • Ab dem 4. Monat: 70 % (bzw. 77 % für Haushalte mit Kindern)
  • Ab dem 7. Monat: 80 % (bzw. 87 % für Haushalte mit Kindern)

2. Wichtiger Hinweis zum Lohnsteuer-Jahresausgleich durch den Arbeitgeber

 Wenn ein Mitarbeiter Kurzarbeitergeld erhält, dürfen Sie für diesen Mitarbeiter gem. § 42 b Abs.1 Satz 3 Nr. 4keinen Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen.  


Arbeitsrechtliche Voraussetzungen für die Kurzarbeit

Folgende betriebsinterne Regelungen beziehungsweise Fristen müssen Sie gegebenenfalls beachten:

  • Vereinbarungen mit dem Betriebsrat und gegebenenfalls Ankündigungsfristen, sofern vorhanden
  • Unter Umständen: schriftliche Einzelvereinbarung mit den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern abschließen. Die Vereinbarung muss vom Arbeitnehmer und Arbeitgeber unterschrieben werden.
  • Kurzarbeiterklausel in Arbeitsverträgen
  • Tarifliche Regelungen bei der Einführung von Kurzarbeitergeld

Gesetzliche Voraussetzungen

Voraussetzung für die Erstattung des Kurzarbeitergeldes ist u.a. die rechtzeitige Anzeige des Arbeitsausfalls bei der zuständigen Agentur für Arbeit. Diese muss die Kurzarbeit genehmigen. Sie wird in der Regel dann gewährt, wenn der Arbeitgeber aufgrund wirtschaftlicher Ursachen oder eines unabwendbaren Ereignisses Mitarbeiter entlassen müsste.
 

Wichtig:
Prüfen Sie vor einem Antrag auf Kurzarbeit, ob ihre aktuellen Betriebsdaten korrekt gemeldet sind (z.B. Kommunikationsdaten des Ansprechpartners. Die Betriebsdaten werden ggf. im Antragsverfahren abgeglichen. 
Der Arbeitnehmer erhält das Kurzarbeitergeld zusätzlich zum gekürzten Entgelt. In der Regel wird das Kurzarbeitergeld vom Arbeitgeber ausbezahlt und von der Agentur für Arbeit erstattet.

Fristen:
Die Bundesagentur für Arbeit erstattet das Kurzarbeitergeld frühestens von dem Kalendermonat an, in dem die Anzeige über den Arbeitsausfall eingegangen ist (§ 99 Abs. 2 SGB III). Das gilt auch dann, wenn Kurzarbeit aus einem entschuldbaren Grund nicht rechtzeitig angezeigt wurde. Wenn in Ihrem Betrieb z.B. im Monat Dezember Kurzarbeit abgerechnet werden soll, haben Sie bis zum 31.12. Zeit den Antrag einzureichen.
Ansonsten verlieren Sie den Erstattungsanspruch des Kurzarbeitergeldes für diesen Monat.

Dabei sind die amtlichen Vordrucke zu verwenden. Eine telefonische oder persönlich mündlich abgegebene Anzeige erfüllt die gesetzlich vorgeschriebene Form nicht.

Tipp: Eine gute Übersicht der sonstigen gesetzlichen Voraussetzungen gem. Sozialgesetzbuch (SGB) bietet Ihnen das Merkblatt der Bundesagentur für Arbeit: Kurzarbeitergeld (KUG) - Corona Virus: Informationen für Unternehmen.

Formular und Antrag:

Das Formular, das Sie benötigen, um den Arbeitsausfall anzuzeigen, können Sie im der Downloadcenter der Bundesagentur für Arbeit herunterladen.
Tipp: Selbstverständlich können Sie das Kurzarbeitergeld auch online beantragen: Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite „Kurzarbeitergeld der Bundesagentur für Arbeit". 

Die wegen der Corona Pandemie eingeführten neuen Regeln für das Kurzarbeitergeld gelten rückwirkend bereits ab 1. März 2020.

Beachten Sie die Infos der Bundesagentur für Arbeit.

  • Anspruch auf Kurzarbeitergeld besteht, wenn mindestens 10 Prozent der Beschäftigten einen Arbeitsentgeltausfall von mehr als 10 Prozent haben.
  •  Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer können ebenfalls in Kurzarbeit gehen und haben Anspruch auf Kurzarbeitergeld.
  • Auf den Aufbau negativer Arbeitszeitsalden (wenn dies tarifvertraglich geregelt ist) kann verzichtet werden.
  • Anfallende Sozialversicherungsbeiträge für ausgefallene Arbeitsstunden werden von der Bundesagentur für Arbeit zu 100 Prozent erstattet.
    Die während des Bezugs von Kurzarbeitergeld vom Arbeitgeber allein zu tragenden Sozialversicherungsbeiträge werden vom Programm berechnet und in der 'Anlage zum Leistungsantrag' ausgewiesen.

    Voraussetzung:
    Aktivieren Sie in den Lohndaten des Mitarbeiters unter 'Kurzarbeitergeld-Entgelt' folgende Option(en): 

    Prüfen Sie unabhängig von den genannten Neuerungen die weiteren Voraussetzungen für die Inanspruchnahme für Kurzarbeitergeld.  Diese können Sie auf der Website der Bundesagentur für Arbeit nachlesen. 

Tipp: Sie möchten wissen, wie Sie die Kurzarbeit in Ihrer Lexware Software korrekt und einfach abrechnen? In dieser kostenlosen Online-Produktschulung erfahren Sie im Detail, was Sie tun müssen und welche Besonderheiten zu beachten sind.


Vorgehen im Programm

Kurzübersicht:

Um Kurzarbeit abzurechnen, sind folgende Eingaben im Programm erforderlich:

  1. Firmenstammdaten Seite 'Sonstiges'
    Bejahen Sie in den Firmenstammdaten auf der Seite 'Sonstiges' die Option Kurzarbeit.

    Dadurch wird der Bereich 'Kurzarbeitergeld' in den Lohndaten der Mitarbeiter aktiviert.

  2. Lohnangaben des Mitarbeiters:
    Gekürztes Entgelt bzw. tatsächlich geleistete Stunden erfassen.
    Wichtig: Lexware lohn+gehalt kürzt das in den Lohnangaben vorhandene Entgelt bzw. die Stunden nicht. Deshalb müssen Sie das gekürzte Entgelt bzw.die geleisteten Stunden selbst eingeben.

  3. Bereich Kurzarbeitergeld


    3.1. Seite 'Stunden': Geben Sie die Stunden in der Tabelle ein.
    Diese Angaben, die in die unten aufgeführten Listen und Anträge im Bescheinigungswesen übernommen werden, müssen Sie auch bei Gehaltsempfängern erfassen.

    3.2. Erfassen Sie folgende Angaben auf der Seite 'Entgelt':

    - 'Sollentgelt' (sv-pflichtiges Entgelt das ohne KuG erzielt worden wäre) 
    - 'Istentgelt' (gekürztes Entgelt) 
    Hinweis: Wie Sie das Istentgelt, insbesondere auch für Gehaltsempfänger ermitteln, haben wir im angehängten PDF-Dokument beschrieben. 
    - ggf. 'Zuschuss zum Kurzarbeitergeld'.

    Hinweis zum Soll- und Ist-Entgelt:

    Grundsätzlich ist unter Ist-Entgelt das im Anspruchsmonat tatsächlich erzielte beitragspflichtige Bruttoentgelt zuzüglich aller dem Arbeitnehmer zustehenden beitragspflichtigen Entgeltbestandteile ohne Einmalzahlungen zu verstehen.
    Ob Entgeltbestandteile während der Kurzarbeit in voller Höhe, gekürzt oder evtl. überhaupt nicht fortzuzahlen sind, müssen Sie aufgrund tarifvertraglichen oder arbeitsrechtlichen Vorschriften selbst beurteilen.
    Die Bundesagentur für Arbeit hat in diesem Dokument erläutert, wie das Ist- und Sollentgelt zu berechnen ist. Lesen Sie hierzu unbedingt die Seiten 10ff und beachten Sie auch die Hinweise zu "Teillohnzeiträume" unter 11.1.4.


    In diesem Abschnitt sind z.B. Tatbestände aufgeführt, aufgrund derer das Ist-Entgelt erhöht werden muss.
    Beispiel:


    Aus diesen Gründen kann das Soll- und Ist-Entgelt nicht automatisch vom Programm ermittelt werden.


Wichtiger Hinweis zur Aktualisierung der Lohnabrechnung - z.B. Zuschuss zum Kurzarbeitergeld:  

Damit die Beträge auf der Lohnabrechnung korrekt ausgewiesen werden können, bedarf es einer Neuberechnung durch das Programm. Aus diesem Grund wird die Lohnabrechnung bei geöffneten Lohndaten bzw. geöffneter Jahresübersicht als 'Vorläufig' gekennzeichnet (Wasserzeichen).
Schließen Sie die Lohndaten/Jahresübersicht des Mitarbeiters, damit Ihre Eingaben auf der Lohnabrechnung aktualisiert werden können. 


Beachten Sie: Prüfung des Leistungssatzes erforderlich

  • Lexware lohn+gehalt ermittelt den Leistungssatz auf Grundlage des in den Lohnsteuerabzugsmerkmalen eingetragenen Kinderfreibetrags automatisch. (maßgebend ist hier § 32 EStG). 
  • Wenn die Elterneigenschaft gem. § 32 EStG bejaht werden kann, aber kein Kinderfreibetrag "eingetragen" ist (z.B. bei Steuerklasse 6), können Sie oder der Arbeitnehmer unter Vorlage entsprechender Bescheinigungen den höheren Leistungssatz bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Ändern Sie bei Genehmigung den eingetragenen Leistungssatz von 60% auf 67%. 

    Beachten Sie hierzu die Ausführungen im Merkblatt 8 a der Bundesagentur für Arbeit auf den Seite23 ff. 

Bescheinigungswesen

Im Menü 'Extras- Bescheinigungswesen' können Sie folgende Listen und Anträge ausgeben.
- Kurzarbeitergeld (Kug) - 'Abrech.liste Krankengeld'
- Kurzarbeitergeld (Kug) - 'Anzeige Arbeitsausfall'
- Kurzarbeitergeld (Kug) - 'Leistungsantrag'.
Beachten Sie: Die Formulare können nicht elektronisch aus Lexware lohn+gehalt übermittelt werden. Senden Sie diese per Post oder Fax an die Agentur für Arbeit.


Hinweise zur Buchungsliste:

  • Auszahlung des Kurzarbeitergeldes = Forderung gegenüber der Bundesagentur für Arbeit
    Wenn Sie Kurzarbeit abrechnen, werden Ihnen folgende Sachkonten in der Kontenverwaltung vorgeschlagen:
    SKR03: Konto 1500/ SKR04: Konto 1300 Sonstige Vermögensgegenstände
    Der Arbeitgeber tritt mit dem ausgezahlten Kurzarbeitgeld gegenüber dem Arbeitnehmer in Vorleistung. Die Auszahlung des Kurzarbeitergelds ist erfolgsneutral.
    Bei der Erstattung des Kurzarbeitergelds durch die Bundesagentur für Arbeit wird, sofern die Bundesagentur keine Kürzung vornimmt, das Forderungskonto ausgeglichen.
  • Die Erstattung der SV AG-Anteile durch die Bundesagentur für Arbeit wurde während der Corona-Krise sehr kurzfristig entschieden und ist zudem zeitlich befristet. Aus diesem Grund konnte die automatische Berücksichtigung auf der Buchungsliste nicht im Programm umgesetzt werden.
    Die Erstattung der SV-Beiträge durch die Arbeitsagentur ist als sonstiger betrieblicher Ertrag zu buchen. Erstellen Sie den Buchungssatz abhängig von Ihrer Gewinnermittlungsart (Bilanz/Einnahmen-Überschußrechnung) manuell in Ihrer Finanzbuchhaltung.

 

Kurzarbeit abrechnen.pdf


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