Elektronischer Lohnnachweis: Ablauf und Funktionen im Programm

Der Lohnnachweis ist die Grundlage für den Beitragsbescheid, den Berufsgenossenschaften und Unfallkassen an die Unternehmen versenden. Seit dem Meldejahr 2018 können Arbeitgeber den Lohnnachweis nur noch elektronisch an die gesetzliche Unfallversicherung senden.

Übersicht:

Das elektronische Meldeverfahren ist für alle Arbeitgeber verpflichtend. Wie bisher müssen Arbeitgeber den Lohnnachweis bis zum 16.02. abgeben. Davon ausgenommen sind nur landwirtschaftliche BGs und die Feuerwehrunfallkasse. 

Voraussetzung für den Versand des elektronischen Lohnnachweises ist zunächst der erfolgreiche Abruf und Übernahme der Veranlagungsdaten zur Berufsgenossenschaft in Lexware lohn+gehalt. 
Wir empfehlen Ihnen die von der BG zurückgemeldeten Gefahrtarifstellen (GTS) möglichst zu Beginn des Abrechnungsjahres mit den in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegten Gefahrtarifen zu vergleichen und ggf. zu ändern.

Das Verfahren im Kurzüberblick:

Vorgehen

Kurzüberblick:

Schritte:ProgrammfunktionZeitpunktHinweis:
1. Mitglieds-
    nummer
    + PIN prüfen
    bzw.
    korrigieren.
'Verwaltung Berufsgenossenschaft-aktuelle Firma' - Seite 'Mitgliedschaft'.  

- Die Mitgliedsnummer
  ist z.B. auf dem
  Veranlagungsbescheid
  der BG aufgeführt.

- Die PIN wird Ihnen von
  der BG mitgeteilt.

2. Stammdaten-
    anfrage 
'Extras - meldecenter Sozialversicherung -Sendeassistent'. Anfragen BG-Stammdatendienst'.Ab Abrechnungsmonat Januar. (spätestens Dezember)Einrichtung von Lexware meldecenter in Lexware lohn+gehalt erforderlich.
3. Stammdaten
    abholen und
    Übernahme
    aus der
    Antwortzentrale.
- 'Extras - meldecenter Sozialversicherung -Abholen vom Kommunikations-server'.
- 'Extras-Antwortzentrale -zu übernehmende Stamm-daten'.
Ab Abrechnungsmonat Januar. (spätestens Dezember) 
4. Abgleich der
    Gefahrtarife 
Extras - meldecenter Sozialversicherung - Anfragen BG-Stammdatendienst' Bericht 'Abgleich GTS'.
Bei Abweichung: Korrektur der Mitarbeiterstammdaten- Seite 'Berufsgenossenschaft'.
Ab Abrechnungsmonat Januar. (spätestens Dezember) 
5. Lohnnachweis
    senden.
'Extras - meldecenter Sozialversicherung -Sendeassistent-Meldungen Berufsgenossenschaft'.Im Januar des Folgejahres (nach Installation des Updates Januar), spätestens am 16.02. 


Schritt 1: Mitgliedsnummer und PIN prüfen/korrigieren

Um sicher zu stellen, dass der Lohnnachweis mit den aktuellen Veranlagungsdaten gesendet wird, müssen Sie im Vorfeld die Stammdaten bei der BG abfragen und zwingend in das Programm übernehmen.

Dazu müssen Sie die aktuelle PIN und Mitgliedsnummer zu Ihrer Berufsgenossenschaft im Menü 'Verwaltung Berufsgenossenschaften aktuelle Firma' auf der Seite 'Mitgliedschaft' erfassen. Über die Schaltfläche 'Angaben korrigieren' können Sie vorhandene Angaben ändern.

Beachten Sie: Ob Sie die BG-Stammdaten für das aktuelle Meldejahr bereits abgerufen und übernommen haben, können Sie am 'blauen Infozeichen' neben Ihrer Mitgliedsnummer erkennen. Die nachfolgenden Schritte 2 und 3 sind dann nicht mehr erforderlich.

Lexware lohn+gehalt legt mit dem Wechsel des Abrechnungsjahres automatisch einen neuen (Jahres-)Zeitraum an und übernimmt die PIN und Mitgliedsnummer des Vorjahres.

Prüfen Sie, ob in der 'Verwaltung - Berufsgenossenschaft aktuelle Firma' die gespeicherte Mitgliedsnummer und PIN mit dem aktuellen Veranlagungsbescheid Ihrer Berufsgenossenschaft übereinstimmt. 
Über die Schaltfläche 'Angaben korrigieren' können Sie die Daten bei Bedarf ändern.

Schritt 2: Stammdatenanfrage 

Wenn die Mitgliedsnummer und PIN in den Firmenstammdaten gespeichert sind, wird die Meldung 'Anfrage BG-Stammdatendienst von Lexware lohn+gehalt automatisch zu Beginn des Abrechnungsjahres erzeugt.

Versenden Sie die Anfrage an den BG-Stammdatendienst möglichst zu Beginn des Abrechnungsjahres über das Menü 'Extras - meldecenter Sozialversicherung - Sendeassistent'. 

Schritt 3: Stammdaten (Veranlagungsdaten) abholen und Übernahme aus der Antwortzentrale

1. Holen Sie die Verarbeitungsprotokolle im Menü 'Extras - meldecenter Sozialversicherung - Abholen vom meldecenter' ab.
In der Regel steht die Antwort innerhalb weniger Minuten nach der Stammdatenanfrage zur Verfügung.
Die zurückgemeldeten Veranlagungsdaten der Berufsgenossenschaft stehen danach in der Antwortzentrale zur Übernahme bereit.

2. Übernehmen Sie die Daten aus der Antwortzentrale.
Nach der Übernahme sind die für Ihr Unternehmen maßgeblichen Gefahrtarifstellen unter 'Verwaltung Berufsgenossenschaften aktuelle Firma' aufgeführt.
Die erfolgreiche Übernahme wird für die aktuelle Firma auf der Registerkarte 'Mitgliedschaft' durch dieses Symbol    gekennzeichnet.

Wichtig zu beachten
Wenn Ihre Anfrage an den BG-Stammdatendienst nicht erfolgreich war, sind die von der Annahmestelle zurückgemeldeten Fehler in der Antwortzentrale auf der Seite 'meldecenter Verarbeitungsprotokolle' aufgeführt.  Korrigieren Sie ggf. die Fehlerursache und versenden Sie die Anfrage der BG-Stammdaten erneut. 

Hinweis: Sie sind an die von der BG zurückgemeldeten Daten gebunden. Wenn Sie andere Veranlagungsdaten (Gefahrtarifstellen) erwarten, kontaktieren Sie Ihre Berufsgenossenschaft.

Schritt 4: Abgleich der Gefahrtarife

Nutzen Sie den Bericht 'Abgleich GTS'. Hier sind alle Mitarbeiter aufgeführt, bei denen das Programm Abweichungen zwischen den von der BG zurückgemeldeten und den in den Mitarbeiterstammdaten gespeicherten Gefahrtarifstellen festgestellt hat.

Sie finden den 'GTS Abgleich' unter 'Extras-meldecenter-Anfragen BG-Stammdatendienst'.

Wichtig: Die Korrektur der Gefahrtarifstellen in den Mitarbeiterstammdaten (Seite 'Berufsgenossenschaft') muss im ersten Abrechnungsmonat des Mitarbeiters erfolgen. Aus diesem Grund ist die Funktion in anderen Abrechnungsmonaten inaktiv.

Beispiel 'GTS Abgleich':  

Zusätzlich erhalten Sie im 'Lexware scout' für alle betroffenen Mitarbeiter den Hinweis: 'Sie nutzen eine Gefahrentarifstelle, die nicht von der Berufsgenossenschaft veranlagt wurde'.

Tipp:
Wenn für Ihre Firma mehrere Berufsgenossenschaften zuständig sind, bietet Ihnen die Berufsgenossenschaftsliste (Jahresmeldung) einen schnellen Überblick der Zuordnung zu einer Berufsgenossenschaft und der gespeicherten Gefahrtarifstelle.

Schritt 5: Lohnnachweis senden

Den elektronischen Lohnnachweis erstellt Lexware lohn+gehalt nach dem Jahreswechsel im Januar des Folgejahres.
Voraussetzung ist die Installation des Updates Januar. Das Update steht Ihnen im Rahmen der Aktualitätsgarantie über Lexware Info Service zur Verfügung.

Senden Sie nach der Installation des Updates den Lohnnachweis. Wählen Sie dazu im Sendeassistenten das Verfahren 'Meldungen Berufsgenossenschaft'.

Die im UV-Lohnnachweis enthaltenen Daten sind detailliert auf der 'Beitragsabrechnung Lohnnachweis' aufgeführt. Sie finden den Bericht unter 'Extras-meldecenter-Meldungen Berufsgenossenschaft'.


Wie können Sie prüfen, ob die Anfrage an den BG-Stammdatendienst erfolgreich war und die zurückgemeldeten Daten in Lexware lohn+gehalt hinterlegt sind? Welche Schritte sind für die erfolgreiche Übernahme erforderlich? 


Auflistung der beitrags- und nachweispflichtigen Arbeitsentgelte in der gesetzlichen Unfallversicherung: 

In der gesetzlichen Unfallversicherung sind die Arbeitsentgelte Teil der Berechnungsgrundlagen für den Beitrag (§ 153 SGB VII).
Arbeitsentgelte sind alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, gleichgültig, ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahmen besteht, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form sie geleistet werden und ob sie unmittelbar aus der Beschäftigung oder im Zusammenhang mit ihr erzielt werden (§ 14 Abs. 1 SGB IV).  Doch nicht alle Bruttoarbeitsentgelte sind auch uv-pflichtig. So sind z.B. Entgelte für Zeiten unwiderruflicher Freistellung bis zum Ende der Arbeitsverhältnisses nicht uv-pflichtig.
Im Arbeitsentgeltkatalog der gesetzlichen Unfallversicherung sind die wichtigsten Entgeltarten aufgelistet und die Beitragspflicht in der gesetzlichen Unfallversicherung mit "ja" oder "nein" angegeben.


Weitere Informationsquellen finden Sie hier: 


 


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