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Unternehmertag
"Rechtssichere Archivierung"
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Die Highlights:

 

Was Sie bei der Archivierung beachten müssen und wie Sie konkret vorgehen

Ob klein, mittelständisch oder groß - jedes Unternehmen ist gesetzlich dazu verpflichtet, geschäftliche Dokumente revisionssicher zu archivieren. Hier erfahren Sie unter anderem, warum eine Speicherung der geschäftlichen Dokumente auf Festplatte oder USB-Stick nicht GoBD-konform ist. Unsere Experten bieten Hilfestellung und Beratung bei der Umsetzung. Nutzen Sie das umfangreiche Wissensangebot und setzen Sie es um! So müssen Sie sich künftig keine Gedanken mehr um das Thema Archivierung machen.

Hier starten Sie mit Ihrem Archiv

Lexware archivierung - die GoBD-konforme Archivierungs-Software für Ihr Unternehmen. Damit erfüllen Sie die Archivierungspflicht für Ihre Dokumente einfach und sicher!

Fachwissen & Praxistipps

Das müssen Sie bei der Archivierung beachten

EXPERTENINTERVIEW
mit Wolfgang Macht
Artikel
Rechtssichere Archivierung
Whitepaper
Die GoBD in der Praxis

So archivieren Sie einfach und korrekt

SOFTWARE

Lexware archivierung – alles GoBD-konform archiviert

Rechtssicher archivieren? Mit Lexware archivierung ein Kinderspiel! Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie die Software 30 Tage kostenlos.

Informieren Sie sich jetzt über die Vorteile.

Das zeichnet Lexware archivierung aus:

archiviert automatisch revisionssicherschnelle Einrichtung, einfache Bedienungmaximale Sicherheit für Ihre Dokumente vor Verlust und Beschädigung praktische Komfortfunktionen wie die Volltextsuche, der mobile Zugriff und vieles mehr

CHECKLISTE

Schritt für Schritt zur rechtssicheren Archivierung

Diese Checkliste zeigt Ihnen, wie Sie Ihre aufbewahrungspflichtigen Dokumente für die Archivierung vorbereiten – u.a. mit Lexware archivierung.

Jetzt runterladen und loslegen. Es lohnt sich!

Die Checkliste zeigt Ihnen Schritt für Schritt: 

  • Wie Sie Ihre Datenquellen und Ihre Ordnerstruktur definieren, damit alles reibungslos funktioniert.
  • Welche Vorbereitungen Sie in Ihrer Lexware Software vornehmen können.
  • Wie einfach Sie Ihre Dokumente mit Lexware archivierung rechtssicher archivieren.

ÜBERSICHT

Aufbewahrungsfristen im Überblick

Diese praktische Übersicht enthält die Fristen für alle aufbewahrungspflichtigen Dokumente. So sehen Sie auf einen Blick, welche Fristen Sie berücksichtigen müssen.

Nutzen Sie diese praktische Hilfe!

Diese Übersicht der Aufbewahrungsfristen:

  • berücksichtigt alle betriebsprüfungsrelevanten Dokumente
  • zeigt Ihnen pro Dokumentenart den vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraum
  • ist sortiert von A bis Z
  • liefert eine wichtige Grundlage für die rechtssichere Archivierung

Exklusive Online-Schulungen

Warum es Lexware archivierung gibt und wer dahinter steckt
Unser Anspruch: Passende Lösungen, damit Sie sich um Ihr Kerngeschäft kümmern können.

Dunja Wolf, Projektleiterin für Lexware archivierung sowie Lexware faktura+auftrag und warenwirtschaft

Unsere Kunden sind hauptsächlich Freiberufler, Selbstständige sowie kleine und mittlere Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen, die maßgeblich zum wirtschaftlichen Erfolg in Deutschland beitragen. Trotzdem stellt der Gesetzgeber diese Unternehmen immer wieder vor neue Herausforderungen. Die Folge: Statt sich voll und ganz aufs Kerngeschäft zu konzentrieren, müssen sich Unternehmen ständig mit neuen Gesetzen und deren Auslegung herumschlagen. Die GoBD – inklusive deren Teilbereich Archivierung – gehören zu diesen komplexen Themen. 

Insbesondere bei der rechtssicheren Archivierung kommt es bei unseren Kunden oft zu Missverständnissen: Muss ich alles elektronisch archivieren? Entspricht die Aufbewahrung auf einer Festplatte oder einem USB-Stick den Vorschriften? Fragen wie diese sorgen immer wieder für Verunsicherung.

Damit unsere Kunden ihre wertvolle Zeit nicht in die Auslegung solcher Sachverhalte stecken müssen, unterstützen wir sie als langjähriger Partner und Experte mit wichtigen Informationen, hilfreichen Tipps, Checklisten und vielem mehr. Außerdem bieten wir unseren Kunden Software-Lösungen an, mit denen komplexe Aufgaben einfach und schnell erledigt werden können. Das ermöglicht es den Unternehmen, sich auf das zu konzentrieren, was für sie und den Wirtschaftsstandort Deutschland so wichtig ist: Die erfolgreiche Führung ihres eigentlichen Geschäfts.


Niclas Hartmann, Produktmanager für Lexware archivierung

Als Produktmanager ist es mir wichtig, unseren Kunden einfache und zielgerichtete Lösungen anzubieten, die ohne viel Schnickschnack perfekt funktionieren. Schnelle Einrichtung, leichte Bedienung und effiziente Arbeitsprozesse sind dabei maßgeblich. Gleichzeitig muss die Lösung rechtlich und technisch absolut zuverlässig sein.

Mit Lexware archivierung gelingt es unseren Kunden, die komplexe Aufgabe der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten einfach zu lösen. So sind unsere Kunden ohne großen Zeitaufwand auf der sicheren Seite. Mehr noch: Sie verfügen über ein Ablagesystem, mit dem sie per Mausklick jedes Dokument in Sekundenschnelle finden. Außerdem sind alle Daten vor dem Zugriff Unbefugter geschützt, denn die Dokumente werden in einem deutschen Rechenzentrum sicher in der Cloud verwahrt. Es macht sehr viel Spaß, Unternehmen mit solchen Lösungen zu unterstützen und damit einen Beitrag zum Geschäftserfolg zu leisten.

Welcher Archivierungs-Typ sind Sie? Finden Sie es heraus.

Klicken Sie auf das jeweilige Bild und erfahren Sie, was Sie beachten müssen!

Der Papier-ist-sicher-Typ

Alles wird ausgedruckt und ordentlich abgeheftet, das reicht doch! Oder?

Beispiel: Eine Rechnung wird in Word, Excel o. Ä. erstellt, abgespeichert und zweimal gedruckt. Ein Ausdruck geht an den Kunden und der andere wird im Ordner abgespeichert.

Ergebnis: Nicht GoBD-konform, weil bereits eine elektronische Ursprungsdatei entstanden ist und genau diese nachweislich unveränderbar gespeichert werden muss. Daher reicht ein im Ordner abgelegter Ausdruck bzw. eine Speicherung auf einer Festplatte, einem USB-Stick etc. hier nicht aus.

Der gechillte Mir-passiert-nix-Typ

So klein wie mein Unternehmen ist, das interessiert nun wirklich keinen! Oder?

Beispiel: Übersetzer Müller ist als Selbstständiger so klein, dass es keinen interessiert, dass die Archivierung nicht korrekt durchgeführt wird. Und falls der Betriebsprüfer doch mal kommt, kann man es mit ihm klären.

Ergebnis: Sobald Gewinneinkünfte entstehen, muss korrekt archiviert werden. Verhandlungen mit dem Betriebsprüfer kann man führen, aber max. über die Höhe der Zuschätzung. Eine Bagatellgrenze existiert nicht, die Anforderungen zur Archivierung sind von jedem Unternehmer in eigener Verantwortung zu erfüllen.

Die digitale Einsteigerin

Die Speicherung auf der Festplatte oder einem USB-Stick ist doch ausreichend. Oder?

Beispiel: Eine Rechnung wird in Word, Excel o. Ä. erstellt, auf einer Festplatte oder USB-Stick gespeichert und als PDF per E-Mail an den Kunden geschickt. 

Ergebnis: Ist ein Dokument einmal gespeichert, darf es nicht mehr geändert werden. Da in der Praxis viele Dokumente erneut bearbeitet werden müssen, ist eine Dokumentation aller Änderungen Pflicht. Werden Dateien auf dem Windows Explorer, auf Festplatten oder USB-Sticks abgelegt, fehlt diese lückenlose Dokumentation der Bearbeitungshistorie. Deshalb entspricht diese Form der Archivierung nicht den GoBD.

Die PDF-Expertin

Alles wird in ein PDF umgewandelt und gespeichert. Korrekt. Oder?

Beispiel: Eine Rechnung wird in Word, Excel o. Ä. erstellt, in ein PDF umgewandelt und dann beispielsweise auf dem PC abgespeichert.

Ergebnis: Dieses Vorgehen ist nicht GoBD-konform, da die Umwandlung ins PDF-Format nicht zur Unveränderbarkeit führt, denn ein PDF kann nachträglich bearbeitet werden. Die GoBD schreiben vor, dass die elektronische Ursprungsdatei unverändert archiviert und Änderungen an einem Dokument dokumentiert werden müssen. Daher ist die Umwandlung in eine PDF-Datei nicht GoBD-konform.

Der digitale Profi

Alle Dokumente werden digital archiviert. Korrekt. Oder?

Beispiel: Alle geschäftlichen Dokumente werden sicher in der Cloud oder elektronisch auf Speichermedien gespeichert.

Ergebnis: Um korrekt zu archivieren, muss u. a. gewährleistet sein, dass die Ursprungsdatei jederzeit wieder herstellbar ist, alle Änderungen an einem Dokument protokolliert werden und das Dokument sicher verwahrt ist. Dies können Festplatte, USB-Stick, Dropbox etc. nicht leisten. Mit einer speziellen Archivierungssoftware (z. B. Lexware archivierung) sind Sie auf der sicheren Seite. 

Lexware archivierung

Die GoBD-konforme Archivierungs-Software für Ihre Dokumente.

Sie haben etwas Besseres zu tun, als sich um GoBD-konforme Archivierung zu kümmern? Verstehen wir. Deshalb gibt es Lexware archivierung!

Damit erfüllen Sie automatisch Ihre Archivierungs-Pflicht.

Sie schützen Ihre Dokumente vor Verlust, Computer-Viren etc.

Sie finden Ihre Dokumente sofort und haben mobilen Zugriff.

shop.lexware.de/lexware-archivierung

 

Entlarven Sie hier die typischen Irrtümer

 Die Auflösung zu den Aussagen finden Sie durch Klick auf den jeweiligen Irrtum.

GoBD-konforme Archivierung ist nur Panikmache und betrifft am Ende doch wieder nur wenige.

 

Das wegweisende BMF Schreiben vom 14.11.2014 gibt den Schutz vor Manipulationen an den digitalen Grundaufzeichnungen vor. Das Thema GoBD ist aber seit 2018 noch brisanter, weil das Finanzamt seit dem 01.01.2018 unangekündigt vor der Tür eines Unternehmens stehen und die Herausgabe von Kassendaten fordern sowie die korrekte Führung und Aufbewahrung prüfen darf.

Die GoBD-Richtlinien und somit die Archivierungspflicht gelten für alle buchführenden Unternehmen – vom selbstständigen Unternehmer über kleine und mittlere Unternehmen bis hin zum Großkonzern.

Ich mache eine EÜR und keine doppelte Buchhaltung.
Archivierung betrifft nur Bilanzierer.

 

Betroffen sind alle Unternehmen, die Gewinneinkünfte erzielen, also alle Groß- und Kleinunternehmen sowie Selbstständige.

Die GoBD gelten sowohl für die Gewinnermittlung mittels Bilanz als auch für die EÜR. (BMF, Schreiben RZ.25 und 115)

Um meine Archivierung kümmert sich mein Steuerberater. Der stellt sicher, dass alles ordnungsgemäß ist.

 

Sie sollten genau prüfen, welche Dokumente Ihr Steuerberater für Sie archiviert. Denn es gibt archivierungspflichtige Dokumente, die dem Steuerberater nicht vorliegen (z. B. Verträge, Angebote, Geschäftskorrespondenz).

Die Verantwortung für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zur Archivierung liegt immer beim Unternehmer, also bei Ihnen.

Die Papierablage erfüllt die gesetzlichen Bestimmungen zur Archivierung.

 

In den meisten Fällen werden Rechnungen oder andere relevante Dokumente am PC mit einer Software erstellt (z. B. Lexware, Word oder Excel) bzw. elektronisch empfangen (z. B. Rechnungen als PDF).

Unter diesen Umständen ist die Papierablage nicht GoBD-konform. Denn laut den GoBD Richtlinien muss jede elektronische Ursprungsdatei archiviert werden.

 

 

Das Speichern der Dokumente auf einem USB-Stick, PC, Server oder einer Festplatte reicht aus.

 

Speichermedien, wie z .B. Festplatte oder ein USB-Stick, können das Verändern, Überschreiben oder Löschen gespeicherter Dokumente nicht verhindern bzw. nicht dokumentieren. Zudem sind sie anfällig für Hackerangriffe, Beschädigung und Verlust.

Diese Form der Speicherung verstößt gegen die GoBD-Archivierungs-Vorschriften "Originalzustand, Unveränderbarkeit, Sicherung vor Verlust".

Bei mir fallen nur wenige Belege pro Monat an, mich betrifft das nicht.

 

Selbst wenn nur 2-3 Rechnungen im Monat erstellt werden, müssen Sie als Unternehmer GoBD-konform archivieren. Die Vorschriften kennen keine Bagatellgrenze.

Sobald Sie Gewinneinkünfte verbuchen, müssen Sie die archivierungspflichtigen Dokumente revisionssicher archivieren.

 

Vorstellung unserer Experten
Wolfgang Macht
Wolfgang Macht

ist seit über 30 Jahren bei verschiedenen Bildungsträgern Dozent für Buchführung und Steuerrecht. Außerdem ist der Diplom-Finanzwirt (FH) seit mehreren Jahren als Betriebsprüfer und Leiter des EDV-Schulungszentrums am Finanzamt Hof tätig.


Bernhard Köstler
Bernhard Köstler

ist seit über 20 Jahren in der Münchner Finanzverwaltung als Betriebsprüfer von Großkonzernen tätig. Der Regierungsrat war früher selbst 5 Jahre als Handwerker tätig. Für Lexware stellt er seine Expertise als Autor von Artikeln und Büchern zur Verfügung.


Sascha Löwer
Sascha Löwer

ist Experte für das Thema revisionssichere Archivierung. Bei der Easy Software AG berät er Unternehmen dabei, wie sie ihre Unterlagen rechtssicher aufbewahren. Er verfügt über jahrelange praktische Erfahrung mit dem Einsatz von GoBD-konformen Archivierungslösungen.


Sonja Haberkorn
Sonja Haberkorn

ist Dipl.-Bw. (BA) und selbstständige Steuerberaterin mit Spezialisierung auf kleine und mittelständische Betriebe. Seit mehr als 20 Jahren ist sie bei Steuerkanzleien tätig. Schon frühzeitig hat sie den rein steuerlichen Blickwinkel erweitert und sich auf die Beratung von Unternehmen spezialisiert.


Dunja Wolf
Dunja Wolf

sorgt als Projektleiterin für Lexware archivierung, dass das Feedback der Kunden in die Weiterentwicklung von Lexware archivierung mit einfließen kann. So ist sichergestellt, dass auch für die Zukunft neben den gesetzlichen Anforderungen auch die Kundenwünsche berücksichtigt werden können.


Niclas Hartmann
Niclas Hartmann

ist verantwortlicher Produktmanager für Lexware archivierung. Er kümmert sich um die kontinuierliche Weiterentwicklung der Software und zeigt Kunden, wie sie ihre Unterlagen mit Lexware archivierung revisionssicher aufbewahren.