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Urlaubspläne erstellen kann so einfach sein

Urlaubsplaner - Lexware Werkzeuge für Unternehmer
  • Praktische Übersichten und Auswertungen für alle Mitarbeiter
  • Automatische Integration von Feiertagen
  • Bis zu 7 verschiedene Abwesenheitstypen verfügbar
  • Nur einmal bezahlen und sofort loslegen - in Excel!

Das kann der Lexware Urlaubsplaner:

Video Tutorial Urlaubsplaner

Schnell und übersichtlich werden alle Abwesenheiten Ihrer Mitarbeiter im Lexware Urlaubsplaner verwaltet. In diesem Video-Tutorial erfahren Sie, wie Sie das Werkzeug am besten für Ihre Mitarbeiter-Urlaubsplanung nutzen und Urlaubspläne schnell und einfach erstellen. 

Integration von Feiertagen

Praktisch ist die automatische Integration aller Feiertage in den Urlaubsplaner. In der Feiertage-Übersicht können Sie alle Feiertage für Ihr Bundesland mit einem Klick in das Excel-Tool integrieren. Der Urlaubsplan ist ganz einfach an das aktuelle Jahr anpassbar, dabei werden die Feiertage-Voreinstellungen mit übernommen.

Lexware Tool Urlaubsplaner
Automatische Integration von Feiertagen
Übersicht Abwesenheiten von Mitarbeitern
Abwesenheiten der Mitarbeiter in der Jahresübersicht
Jahresübersicht pro Mitarbeiter

Die Jahresübersicht pro Mitarbeiter zeigt Ihnen auf einen Blick, wann der Mitarbeiter Ihnen zur Verfügung steht und für welche Tage bereits Urlaub eingereicht wurde. Oberhalb des Urlaubsplans werden für den ausgewählten Mitarbeiter mögliche Resturlaubstage angezeigt.

Auswertung aller Mitarbeiter

In der Auswertung aller Mitarbeiter werden alle eingetragenen Abwesenheiten unterteilt nach Abwesenheitsart übersichtlich dargestellt. Wenn sinnvoll, können Sie in der Excel-Tabelle auch zusätzliche Attribute wie beispielsweise die Personalnummer hinzufügen.

Abwesenheiten der Mitarbeiter
Abwesenheiten aller Mitarbeiter in einer übersichtlichen Excel-Liste

Urlaubsplanung leicht gemacht – mit dem Lexware Urlaubsplaner

Urlaubsplan erstellen: Deshalb ist es wichtig den Überblick zu behalten

Die Urlaubsplanung ist oft ein heikles Thema in der Firma. Denn einerseits will man als Vorgesetzter den Mitarbeitern ihren wohlverdienten Urlaub gönnen, auf der anderen Seite muss man aber sicherstellen, dass es zu keinen Personalengpässen kommt. Schließlich müssen bei Messen oder wichtigen Projekten auch die entsprechenden Mitarbeiter eingeplant werden können.

Vor allem während der Schulferien kommt es häufig vor, dass sich die Urlaubswünsche der Mitarbeiter überschneiden. Denn Mitarbeiter, die schulpflichtige Kinder haben, können nur während dieser Zeit in den Urlaub fahren. Umso wichtiger ist es deshalb, einen Urlaubsplan zu erstellen und dadurch zu jeder Zeit einen guten Überblick darüber zu haben, wer von den Mitarbeitern wann abwesend ist. Auf diese Weise können Sie immer schnell auf die Urlaubswünsche eingehen – ohne das Risiko eines personellen Engpasses.

Urlaubsplanung – Beispiele aus der Praxis

Gerade bei Dienstleistern wie einem Reisebüro oder einem Handwerksbetrieb ist eine gute Urlaubsplanung enorm wichtig. Denn nur, wenn genug Personal zur Verfügung steht, kann man sich angemessen um seine Kunden kümmern und vermeidet zu lange Wartezeiten und Unzufriedenheit. Müssen die Kunden beispielsweise im Reisebüro zu lange warten, kann es sein, dass sie das Geschäft verlassen und zur Konkurrenz gehen. Genauso ist es, wenn die Kunden beim Handwerker zu lange darauf warten müssen, bis der tropfende Wasserhahn repariert ist. Und das kostet den Firmen am Ende bares Geld.

Gleichzeitig sollen die Mitarbeiter aber auch ausreichend Urlaub und Erholung bekommen und sich regelmäßig weiterbilden. Das alles ohne ein entsprechendes Werkzeug zu koordinieren, ist nicht einfach und sehr zeitraubend – außerdem hat man als Vorgesetzter ja eigentlich auch Wichtigeres zu tun.

Mit dem Lexware Urlaubsplaner ist es für das Reisebüro, den Handwerksbetrieb und alle anderen Firmen ein Kinderspiel, den Überblick bei der Urlaubsplanung zu behalten und einen Urlaubsplan zu erstellen. Alle Abwesenheiten der Mitarbeiter werden übersichtlich angezeigt. So ist es ganz leicht, Abwesenheiten zu planen, den Urlaub gerecht zu verteilen und trotzdem immer genug Personal zur Verfügung zu haben, um die Kunden angemessen beraten zu können.

Wie das Excel-Tool im Einzelnen funktioniert zeigen wir Ihnen hier:

So erstellen Sie Urlaubspläne mit dem Lexware Urlaubsplaner

Einfache Erfassung von Abwesenheiten im Excel-Urlaubsplaner

Mit dem Lexware Urlaubsplaner ist es spielend einfach, die Abwesenheiten der Mitarbeiter im Blick zu behalten und einen gerechten Urlaubsplan für alle Mitarbeiter zu erstellen. Das Werkzeug basiert auf Microsoft Excel und ist optimiert für Firmen mit bis zu 100 Mitarbeitern.

Im Urlaubsplaner können zu jedem Mitarbeiter dessen Personalnummer, die Abteilung oder Kostenstelle und sein jährlicher Urlaubsanspruch angelegt werden. Anschließend trägt man ein, an welchen Tagen der Mitarbeiter außer Haus ist – auch halbe Tage können erfasst werden. Um einen optimalen Gesamtüberblick zu bekommen, lassen sich nicht nur Urlaube, sondern alle Abwesenheiten in der Excel-Übersicht anlegen.

Erfasst werden können Abwesenheiten wegen:

  • Urlaub
  • Überstundenabbau (Gleittage)
  • Weiterbildung
  • Krankheit
  • Dienstreise
  • Unbezahltem Urlaub
  • Abwesenheiten aus familiären Gründen

Für jede Art der Abwesenheit kann dabei eine eigene Farbe hinterlegt werden. Dadurch wird der Urlaubsplan noch übersichtlicher und Sie können alle Urlaube perfekt aufeinander abstimmen und planen.

Optimale Urlaubsplanung dank Auswertungen und Übersichten

Für jeden Mitarbeiter gibt es eine eigene Jahresansicht, in der Sie dessen Abwesenheiten auf einen Blick sehen. Auch der Resturlaub wird hier angezeigt. Er wird automatisch in der Excel-Vorlage berechnet. So können Sie direkt eingreifen, wenn Sie sehen, dass ein Mitarbeiter seinen Urlaub nicht nimmt. Damit beugen Sie einer Überarbeitung Ihrer Mitarbeiter vor und verhindern gleichzeitig, dass zu viele Urlaubstage ins Folgejahr mitgeschleppt werden.

In einer weiteren Übersicht werden Ihnen die Abwesenheiten aller Mitarbeiter Ihrer Firma angezeigt – gegliedert nach Art der Abwesenheit. Somit sind Sie jederzeit umfassend über die Abwesenheitszeiten und Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter informiert und vermeiden betriebsbedingte Engpässe von vornherein.

Sehr praktisch dabei ist auch, dass alle Übersichtstabellen aus dem Excel-Tool für den Ausdruck im A4-Format optimiert sind. Wenn Sie möchten, können Sie sich den erstellten Urlaubsplan also auch ausdrucken und so in Ihrem Büro anbringen, dass Sie bei Bedarf immer schnell einen Blick darauf werfen können.

Automatische Integration von Feiertagen in den Excel-Urlaubsplaner

Wenn man Urlaubspläne selbst erstellt, sind Feiertage oft ein Problem. Meistens muss man sie sich irgendwo mühsam zusammensuchen und von Hand eintragen. Nicht so bei diesem Excel-Tool: Denn hier werden die Feiertage bereits mitgeliefert – und zwar für jedes Bundesland. Einfach das entsprechende Bundesland auswählen und schon werden die Feiertage in den Urlaubsplan eingefügt.

Auch die Anpassung an ein neues Jahr ist kinderleicht: Einfach in der Jahresübersicht und bei den Feiertagen die neue Jahreszahl eintragen – und schon werden die Wochenend- und Feiertagsmarkierungen automatisch übernommen.

Laden Sie gleich den Urlaubsplaner herunter und die Personalplanung wird künftig zum Kinderspiel!