Elektronische Betriebsprüfung (euBP): Das kommt auf Unternehmen zu

Alle vier Jahre meldet sich die Betriebsprüfung der Rentenversicherung zur Überprüfung der Sozialversicherungsbeiträge bei Arbeitgebern an. Dieses Verfahren soll durch die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) vereinfacht werden. Ab dem 1. Januar 2023 wird die euBP jetzt Pflicht. Was es damit auf sich hat und wie Sie sich davon befreien lassen können, erfahren Sie hier.

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Mann tippt auf einem Laptop, dessen Ordnerstruktur im Vordergrund grafisch dargestellt ist
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Was bedeutet elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)?

Die elektronisch unterstützte Betrienbsprüfung (kurz euBP) wird bereits seit dem Jahr 2014 bei Betriebsprüfungen der Rentenversicherung eingesetzt. Dabei übermitteln die Arbeitgeber dem Prüfer der Rentenversicherung die Daten der Entgeltabrechnung in elektronischer Form.

Die Teilnahme an der elektronischen Übermittlung der Entgeltdaten war bislang freiwillig. Ab dem 1.1.2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung jedoch grundsätzlich verpflichtend.

Tipp

Antrag auf Befreiung von der euBP

Die Betonung bei der grundsätzlichen Verpflichtung zur euBP liegt hier auf dem Wörtchen „grundsätzlich“. Denn auf Antrag verzichten die Betriebsprüfer der Rentenversicherung auf die elektronische Übermittlung der Daten der Entgeltabrechnung. Die Befreiung gilt längstens bis Ende 2026.

Erfüllt ein Arbeitgeber die Voraussetzungen für die euBP zum 1.1.2023 nicht, beispielsweise weil er kein elektronisches Entgeltabrechnungsprogramm nutzt oder weil kein Geld für ein Software-Update vorhanden ist, kann ein Antrag auf Befreiung zur euBP gestellt werden. Der Antrag ist formlos, sollte aber frühzeitig vor dem 1.1.2023 an die Betriebsprüfungsstelle der Rentenversicherung übermittelt werden.

Warum wird die euBP verpflichtend eingeführt?

Die euBP wird deshalb zum 1.1.2023 grundsätzlich verpflichtend eingeführt, weil sich dadurch die Prüfungsdauer verkürzt und die Prüfung vor Ort im Unternehmen oder beim Steuerberater des Arbeitgebers vermieden oder verkürzt werden soll. Hintergrund: Die elektronisch übermittelten Daten der Entgeltabrechnung werden mit einer speziellen Prüfsoftware der Rentenversicherung auf Plausibilität überprüft und analysiert. Ergeben sich keine Beanstandungen und keine weiteren Nachfragen an den Arbeitgeber, kann die Prüfung abgeschlossen werden.

Info

Keine verpflichtende Übermittlung der Unterlagen der Finanzbuchhaltung

Zwar müssen ab 1.1.2023 grundsätzlich die Daten der Entgeltabrechnung in elektronischer Form an den Prüfer der Rentenversicherung übermittelt werden. Es besteht jedoch keine Pflicht zur elektronischen Übermittlung der Daten der Finanzbuchhaltung. Diese Daten können nach wie vor in Papierform vorgelegt werden.

Was passiert bei einer euBP?

Bei einer euBP passiert im Endeffekt nichts anderes als bei einer herkömmlichen Betriebsprüfung. Nur eben, dass die Daten der Entgeltabrechnung ab 1.1.2023 nicht in Papierform eingesehen, sondern in elektronischer Form überprüft werden. Die Analyse der elektronisch übermittelten Daten dürfte durch die euBP natürlich deutlich schneller erfolgen. Dadurch verkürzt sich die Prüfungsdauer erheblich.

Was die Datenschutzregelungen der euBP betrifft, gilt Folgendes: Die im Rahmen der Betriebsprüfung angeforderten elektronischen Daten der Entgeltabrechnung werden nur für die Betriebsprüfung verwendet. Die Rentenversicherung stellt dem Arbeitgeber eine elektronische Annahmebestätigung aus. Nach Abschluss der Betriebsprüfung werden die Daten automatisch gelöscht. Auch über diesen Löschungsvorgang erhält der Arbeitgeber eine elektronische Quittung.

Ersetzt die euBP die Prüfung vor Ort?

Eine Frage, die sich viele Arbeitgeber stellen, ist die Frage, ob durch die euBP die Prüfung vor Ort beim Arbeitgeber oder beim Steuerberater damit endlich wegfällt? Die Antwort lautet: Nein, nicht zwingend. Unter Umständen kann die Prüfung vor Ort gänzlich entfallen, wenn sich aus den elektronisch übermittelten Daten keine weiteren Prüfungspunkte und Fragen ergeben. Doch gerade bei komplizierten Gehaltsvereinbarungen und bei zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern vereinbarten sozialversicherungsfreien Entgelten wird sich durch die euBP eine Prüfung vor Ort nicht vermeiden lassen.

Was müssen Unternehmen für die euBP tun?

Wer keinen Antrag auf Befreiung zur euBP – bis längstens 31.12.2026 – stellt, muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit der Betriebsprüfer der deutschen Rentenversicherung die elektronisch übermittelten Lohndaten analysieren kann.

Die Personal-, Abrechnungs- und Meldedaten, die der Betriebsprüfer zu seiner digitalen Analyse benötigt, müssen in genormten Datensätzen an die Rentenversicherung übermittelt werden.

Info

Mit Ihrem Lexware-Programm ist die Teilnahme an der euBP einfach möglich

Mit Ihrem Lexware-Programm können Sie die Daten Ihrer Entgeltabrechnung ganz einfach digital an die Rentenversicherung übermitteln. Alles, was Sie dazu wissen müssen, erfahren Sie in folgendem Beitrag.

Worauf müssen Unternehmen bei der digitalen Übermittlung von Dokumenten achten?

Damit der Prüfer der Rentenversicherung die übermittelten Daten in eine spezielle Prüfsoftware einlesen kann und keine Rückfragen kommen, müssen Arbeitgeber folgende Besonderheiten beachten:

  • Jedes Dokument muss in einer eigenen Datei abgespeichert werden. Mehrere Dokumente zur Entgeltabrechnung dürfen also nicht in einer einzigen Datei zusammengefasst und übermittelt werden.
  • Der Arbeitgeber muss gewährleisten, dass der Aufruf und die Darstellung der digitalen Daten orts- und systemunabhängig erfolgen kann.
  • Die erlaubten Formate zur Übermittlung der digitalen Daten zur Entgeltabrechnung im Rahmen der euBP sind eingeschränkt. Zulässig sind folgende Formate: PDF, JPEG, BMP, PNG und TIFF. Die Datensätze der Krankenkassen dürfen dagegen nur in dem von der Krankenkasse übermittelten Format übermittelt werden.
  • Der Dateiname darf maximal 64 Zeichen betragen und folgende Zeichen sind nicht erlaubt: Leerzeichen, Punkt, Komma, ß, Umlaute und Sonderzeichen.

Info

Das gilt bei der euBP für PDF-Daten

Inlinesignaturen, Transfervermerke und Formularfelder dürfen in die PDF-Datei eingebunden werden. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass die PDF-Datei danach nicht mehr veränderbar ist.

Welche Unterlagen müssen im Rahmen der euBP an die Rentenversicherung übermittelt werden?

Grundsätzlich sind bereits seit 1.1.2022 verpflichtend folgende Unterlagen im Rahmen der Entgeltabrechnung in elektronischer Form zu führen und deshalb ab 1.1.2023 im Zusammenhang mit der euBP digital zu übermitteln:

  • Unterlagen zur Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers,
  • Unterlagen zu erstattenden Meldungen,
  • Unterlagen zum versicherungsrechtlichen Status,
  • Unterlagen im Rahmen einer Arbeitnehmerentsendung sowie
  • Unterlagen zur Krankenkassenzugehörigkeit.

Wie bereits erwähnt, müssen die Unterlagen der Finanzbuchhaltung ab dem 1.1.2023 nicht digital übermittelt werden. Es kann allerdings durchaus Sinn machen, diese ebenfalls freiwillig digital zu übermitteln. Und zwar mit dem Hintergrund, dass eine Prüfung vor Ort beim Arbeitgeber bzw. beim Steuerberater nicht mehr notwendig ist, wenn dem Betriebsprüfer alle notwendigen Daten zur Prüfung zur Verfügung stehen.

Tipp

Befreiung von der Verpflichtung zur elektronischen Führung der Entgeltabrechnungsdaten

Auch bezüglich der Verpflichtung zur elektronischen Führung der Entgeltabrechnungsdaten ab 1.1.2022 kann ein formloser Antrag auf Befreiung gestellt werden. Stimmt die Rentenversicherung zu, gilt diese Verpflichtung erstmals ab 1.1.2027.

Was ist eine Vorlageprüfung?

Bei Kleinbetrieben verzichtet der Betriebsprüfer der Rentenversicherung auf Antrag auf eine Prüfung vor Ort beim Arbeitgeber. Die Prüfung erfolgt in diesem Fall stets in den Räumlichkeiten der Rentenversicherung. Das gilt selbst dann, wenn die Entgelt- und Finanzbuchhaltungsunterlagen in Papierform eingereicht werden. Als klein gilt ein Betrieb, wenn weniger als 20 Mitarbeiter angestellt sind.

Für Kleinbetriebe bestehen also keine zwingenden Gründe, ab 1.1.2023 die Daten der Entgeltabrechnung im Rahmen der euBP digital zu übermitteln, wenn trotz Übermittlung in Papierform eine Prüfung im Unternehmen ausscheidet. Hier kann ein Antrag auf Verschiebung der Verpflichtung zur euBP bis Ende 2026 sinnvoll sein.