SEPA-Lastschriftverfahren: Die häufigsten Fragen und Antworten

Was ist das SEPA-Lastschriftverfahren? Welche Vorteile bietet diese Zahlungsmethode? Für viele Freiberufler, selbstständige Handwerker, Einzelhändler und Kleinunternehmer wirft das SEPA-Lastschriftverfahren viele Fragen auf. Hier finden Sie die Antworten auf die wichtigsten Fragen.

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Mann mit Bank-Karte in der Hand sitzt vor seinem Laptop
Alex From The Rock/stock.adobe.com

Was bedeutet SEPA eigentlich?

SEPA ist die Abkürzung für „Single Euro Payments Area“, den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum. Dieser besteht aus 36 europäischen Ländern (den 27 EU-Staaten und der Schweiz, Norwegen, Liechtenstein, Monaco, Island, San Marino, Vatikanstadt, Andorra und Großbritannien). Innerhalb dieser SEPA werden standardisierte Überweisungen, Lastschriften und Kartenzahlungen angeboten - im sogenannten SEPA-Lastschriftverfahren.

Wer kann das SEPA-Lastschriftverfahren nutzen?

Jeder, der am bargeldlosen Geldtransfer über Bankkonten beteiligt ist, nimmt innerhalb des SEPA-Raums am SEPA-Verfahren zur Identifizierung von Bankkonten teil. Damit ist fast jeder Mensch und jedes Unternehmen von SEPA betroffen. Rechnungen für Lieferanten und Dienstleister müssen überwiesen werden, zumindest das Finanzamt hat eine Einzugsermächtigung (z. B. für die Zahlung der Umsatzsteuer) erhalten, die Einzugsermächtigungen der eigenen Kunden müssen auf SEPA-Lastschriftmandate umgestellt werden etc. 

Welche unterschiedlichen SEPA-Lastschriftverfahren gibt es?

Ein Mandat ist die Ermächtigung des Zahlungsempfängers durch den Zahlungspflichtigen, mit einer Lastschrift vereinbarte Beträge abzubuchen. Gleichzeitig wird bei einem SEPA-Lastschriftmandat die Bank des Zahlungspflichtigen ermächtigt, den Lastschriftbetrag an den Empfänger zu bezahlen.

SEPA-Mandate sind im ganzen SEPA-Zahlungsraum einheitlich mit Euro-Beträgen möglich. Das ist ein wesentlicher Vorteil gegenüber früheren Verfahren, die auf Deutschland beschränkt waren.

Es gibt 2 unterschiedliche SEPA-Lastschriftmandate:

1. Das SEPA-Basis-Mandat ist mit dem früheren Lastschrifteinzugsverfahren vergleichbar. Der Zahler erteilt dem Rechnungssteller ein SEPA-Basis-Mandat. Er kann der Lastschrift innerhalb von 8 Wochen widersprechen. Das SEPA-Basis-Mandat verfällt, wenn es 36 Monate lang nicht genutzt wird. Die Vorlagefrist bei der Bank beträgt mindestens 5 Tage bei Einreichung einer Erstlastschrift und 2 Tage bei Einreichung von Folgelastschriften. In der Regel werden noch 1-2 Tage hinzukommen. Erkundigen Sie sich nach den genauen Vorlaufzeiten bei Ihrer Hausbank.

2. Dem SEPA-Firmen-Mandat hingegen kann nach der Ausübung nicht mehr widersprochen werden. Es entspricht damit dem früheren Abbuchungsverfahren einer Firmenkunden-Lastschrift. Der Schuldner muss seine Bank über das bestehende SEPA-Firmenmandat unterrichten. Damit wird sichergestellt, dass keine unautorisierte Abbuchung erfolgt. Die Vorlagefrist bei der Hausbank beträgt mindestens 1 Tag. Auch hier werden in der Regel noch 1-2 Tage hinzukommen. Erkundigen Sie sich nach den genauen Vorlaufzeiten bei Ihrer Hausbank.

Gläubigeridentifikationsnummer und Mandatsreferenznummer

Was ist die Gläubigeridentifikationsnummer?

Für die Nutzung des SEPA-Lastschriftverfahrens ist eine Gläubigeridentifikationsnummer notwendig. Jeder Zahlungsempfänger erhält genau 1 Gläubigeridentifikationsnummer. Diese müssen Sie online bei der Bundesbank beantragen. Die Zuweisung erfolgt in der Regel innerhalb eines Tages per E-Mail. Kosten fallen nicht an.

Was ist die Mandatsreferenznummer?

Die Mandatsreferenz ist eine Kennung, die im Rahmen des SEPA-Lastschriftverfahrens eine eindeutige Zuordnung des Mandats beim Zahlungsempfänger ermöglicht. Sie darf also beim Zahlungsempfänger nicht mehrfach vorkommen. Mandatsreferenzen können 35 Zeichen lang sein und werden vom Zahlungsempfänger vergeben. Die Mandatsreferenz vergibt der Zahlungsempfänger frei. Üblicherweise werden Kundennummern, Vertragsnummern u. Ä. verwendet. Der Wert kann aber auch eine neue, frei erfundene Nummer sein, solange sie eben eindeutig ist.

Was muss ich beachten, wenn ich Rechnungen bezahle?

Bei der Bezahlung von Rechnungen per Banküberweisung können seit 2014 nur noch die Kontoinformationen aus dem SEPA-Lastschriftverfahren verwendet werden. Die Daten dafür müssen vom Rechnungssteller kommen, z. B. auf dem Rechnungsformular, oder durch eine automatische Umstellung aller Kontoinformationen im System.

Welche Vorteile bietet mir das SEPA-Lastschriftverfahren?

Durch das SEPA-Lastschriftverfahren wurde ein einheitlicher Zahlungsraum für Euro-Zahlungen geschaffen, der über den Euro-Raum weit hinausgeht. Dadurch ist das grenzüberschreitende Bezahlen von Euro-Rechnungen einfacher und preiswerter. Das wiederum baute viele Hürden ab, die Verbraucher und kleine Unternehmen früher überwinden mussten, wenn sie im Ausland einkaufen und per Überweisung bezahlen wollten. Unternehmen können also jetzt auch ohne Probleme im Ausland Kunden gewinnen oder selbst im Ausland einkaufen. Der Markt für Ihr Unternehmen ist dank SEPA-Lastschrift und der Erweiterung des Zahlungsraums nun deutlich größer als früher.

EuGH-Urteil: SEPA-Lastschrift für alle EU-Bürger

Der Europäische Gerichtshof hat in seinem Urteil vom 5. September 2019 festgelegt, dass die Zahlung mit einem SEPA-Lastschriftverfahren allen EU-Bürgern erlaubt werden muss. Das heißt, die Möglichkeit Kunden per SEPA-Lastschrift bezahlen zu lassen, darf nicht vom Wohnsitz des Kunden abhängig gemacht werden. So darf ein Unternehmen die Zahlung per SEPA-Lastschrift bspw. nicht nur deutschen, sondern muss dies muss auch österreichischen Kunden ermöglichen. Falls nicht, wird gegen EU-Recht verstoßen. Näheres dazu erfahren Sie in unserem Artikel.