Mehrwertsteuerumstellung 2021: So gelingt sie ohne Probleme

Nach der Mehrwertsteuersenkung folgte 2021 die Mehrwertsteuerumstellung auf die alten Steuersätze: Am dem 1. Januar 2021 wurde die Mehrwertsteuer wieder von 16 auf 19 Prozent (Regelsteuersatz) bzw. von 5 auf 7 Prozent (ermäßigter Satz) angehoben. Die wichtigsten Punkte, auf die Sie als Unternehmer bei der Umstellung achten sollten, haben wir in diesem Artikel für Sie zusammengefasst.

Mehrwertsteuerumstellung: Erster Fokus auf IT-Systeme

Als allererstes sollten Sie prüfen, welche Buchhaltungs- und andere Systeme von der Mehrwertsteuerumstellung betroffen sind und wo die neuen Umsatzsteuersätze hinterlegt werden müssen. In Betracht kommen u. a. Hauptbuchhaltung und Nebensysteme, etwa aus dem Vertrieb sowie Kassen.

In der Regel sollte die Hinterlegung von der Buchhaltung selbst vorgenommen werden können. Ist das nicht der Fall, sollte so schnell wie möglich mit dem Hersteller Kontakt aufgenommen werden, damit die Mehrwertsteuerumstellung veranlasst werden kann.

Achtung

In den Lexware Produkten werden die Mehrwertsteuersätze automatisch umgestellt

Ihre Lexware Software berücksichtigt die erhöhten Mehrwertsteuersätze automatisch, sobald Sie ins neue Wirtschaftsjahr wechseln.
 
So haben Sie keinen Aufwand damit und können direkt mit den korrekten Werten weiterarbeiten.
 
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass ein korrektes Weiterarbeiten nur mit der aktuellsten Programm-Version 2021 garantiert wird.

Zweiter Fokus: Identifikation des Zeitpunkts der Leistungsentstehung noch offener Aufträge

In einer Übergangszeit wird es dazu kommen, dass alle vier Mehrwertsteuersätze quasi „nebeneinander“ existieren. Leistungen, die im zweiten Halbjahr 2020 erbracht worden sind, unterliegen weiter den ermäßigten Sätzen von 16 Prozent bzw. 5 Prozent und müssen auch so abgerechnet werden. Entscheidend ist der Zeitpunkt oder Tag der Leistungserbringung. Es gilt weder der Tag der Rechnungsstellung noch der Tag der Zahlung.

Beispiel: Ein Schreiner hat im Dezember einen Schrank für einen Kunden hergestellt und ihn am 30. Dezember 2020 aufgebaut und montiert. Die Rechnung schickt der Schreiner am 4. Januar 2021, der Kunde zahlt am 15. Januar 2021. Damit gilt noch der reduzierte Steuersatz von 16 Prozent, da die Leistung vollständig in 2020 erbracht worden ist.

Modifikation des Beispiels: Liefert der Schreiner den Schrank erst im Januar 2021, gilt die Leistung als im Januar ausgeführt bzw. erbracht und es werden 19 Prozent Mehrwertsteuer fällig.

Dieser oder ähnliche Fälle können u. U. zu Problemen mit Kunden führen, wenn man einen Nettopreis plus Umsatzsteuer vereinbart hat. Denn die Kunden werden darauf bestehen, dass die Leistung noch in 2020 abgeschlossen wird, weil sie vom niedrigeren Mehrwertsteuersatz profitieren wollen. Das gilt zumindest für Privatkunden, für die die Mehrwertsteuer kein durchlaufender Posten ist, sondern ein Kostenfaktor.

Teilleistungen vereinbaren und abrechnen

Um die Situation zu entschärfen, kann überlegt werden, Teilleistungen abzurechnen, wenn diese nicht, wie in einigen Branchen, schon zum täglichen Geschäft gehören. Bezogen auf die Mehrwertsteuerumstellung bedeutet das, dass noch in 2020 erbrachte Teilleistungen dem Mehrwertsteuersatz von 16 Prozent unterliegen und die noch nicht erbrachten Leistungen dem höheren Satz von 19 Prozent.

Wichtig: Unternehmer sollten keine „Gefälligkeitsrechnungen“ ausstellen, indem sie mehr Teilleistungen als tatsächlich erbracht in 2020 abrechnen. Betriebsprüfer schauen in solchen Fällen genau hin, ob die Voraussetzungen tatsächlich erfülltwaren. Sind sie nicht erfüllt und werden dennoch Teilleistungen abgerechnet, bleiben die ausstellenden Unternehmer auf der Differenz zwischen niedrigerem und höherem Steuersatz sitzen. Unter Umständen können Bußgelder o. Ä. hinzukommen.

Um Teilleistungen vom 1. Juli bis 31. Dezember 2020 mit 16 Prozent Umsatzsteuer korrekt abrechnen zu können, müssen insbesondere diese Voraussetzungen erfüllt werden:

  • Bei der Teilleistung muss es sich um einen eindeutig wirtschaftlich abgrenzbaren Teil einer Werklieferung oder Werkleistung handeln.

  • Der Leistungsteil muss, wenn er Teil einer Werklieferung ist, gesondert abgenommen worden sein; ist er Teil einer Werkleistung, muss er voll- oder beendet worden sein.

  • Es muss gesondert vereinbart worden sein, dass für Teile einer Werklieferung oder Werkleistung entsprechende Teilentgelte zu zahlen sind.

  • Das Teilentgelt muss gesondert abgerechnet werden.

Auswirkungen bereits getätigter Anzahlungen und Vorauszahlungen

Bei An- und Vorauszahlungen entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich zum Zeitpunkt des Geldeingangs; für die endgültige Besteuerung aber ist der Zeitpunkt der Leistungsausführung maßgeblich. Wird beispielsweise eine Anzahlung in 2020 mit 16 Prozent besteuert, erfolgt die Leistungserbringung aber erst in 2021, so ist die Anzahlung mit 19 Prozent nachzuversteuern.

Die Korrekturen erfolgen im Rahmen der Voranmeldungen des Zeitraums, in dem die Leistung oder Teilleistung, auf die sich die Anzahlung bezieht, ausgeführt worden ist. Besteuern Unternehmer ihre Umsätze nach vereinnahmten Entgelten, erfolgt die Entlastung oder Nachversteuerung in dem Voranmeldungszeitraum, in dem das restliche Entgelt vereinnahmt wird.

Sonderfall Unternehmen mit Restaurantbetrieb

Handwerksbetriebe, die ihre Produkte auch in einem Restaurant oder in einem Gastbereich zum Verzehr anbieten, etwa Bäckereien oder Metzgereien, müssen außerdem auf folgende Punkte achten:

  • In der Zeit vom 1. Juli 2020 bis 30. Juni 2021 muss nicht mehr unterschieden werden, ob Kunden Speisen vor Ort verzehren oder sie mitnehmen. In diesem Zeitraum fällt generell der ermäßigte Steuersatz an (bis 31. Dezember 2020 5 Prozent, danach 7 Prozent). Es müssen also auch hier Änderungen an Kassen- und Buchhaltungssystemen vorgenommen werden.

  • Wichtig: Diese Regelung gilt nur für den Verkauf von Speisen. Für Getränke muss wie bisher der Regelsteuersatz bei der Umsatzsteuer ausgewiesen werden.

Weitere ausgewählte Sachverhalte

Dauerleistungen

Bei Dauerleistungen, die sich über mehrere Monate erstrecken, muss abgegrenzt werden, ob der Unternehmer Teilleistungen ausführt. Ist das der Fall, z. B. bei Miet- oder Leasingverträgen, entsteht die Umsatzsteuer für Teilleistungen, die bis zum 31. Dezember 2020 ausgeführt worden sind, mit den Steuersätzen von 16 bzw. 5 Prozent. Für Teilleistungen, die in der Zeit ab 1. Januar 2021 ausgeführt werden, gilt wieder der Steuersatz von 19 Prozent bzw. 7 Prozent.
 

Jahreskarten

Jahreskarten, etwa Saisonkarten oder Abonnements, sind Vorauszahlungen für eine einheitliche Leistung. Bei Zahlung zu Beginn des Leistungszeitraums entsteht Umsatzsteuer aufgrund der Vereinnahmung; die Leistung ist erst am Ende der Laufzeit ausgeführt. Die zutreffende Umsatzsteuer entsteht am Ende des jeweiligen Leistungszeitraums.

10er-Karten, z. B. bei Schwimmbädern oder Saunen, stellen Vorauszahlungen für Teilleistungen dar. Bei Zahlung der 10er-Karte entsteht Umsatzsteuer aufgrund der Vereinnahmung; wird eine Leistung nach dem Steuersatzwechsel in Anspruch genommen, erfolgt eine anteilige Entlastung bzw. Nachversteuerung.
 

Umtausch

Beim Umtausch, z. B. einer Hose, wird die ursprüngliche Lieferung rückgängig gemacht. An ihre Stelle tritt eine neue Lieferung. Wird ein vor dem Änderungsstichtag gelieferter Gegenstand nach diesem Stichtag umgetauscht, ist auf die Lieferung des Ersatzgegenstands, der zu diesem Zeitpunkt maßgebliche Steuersatz anzuwenden. Wird also eine Ende 2020 gekaufte Hose in 2021 umgetauscht, fallen 19 Prozent Steuer an.
 

Gutscheine

Bei Gutscheinen muss unterschieden werden, ob es sich um Ein- oder Mehrzweckgutscheine handelt. Für Einzweckgutscheine ist der Zeitpunkt der Ausgabe für den Steuersatz maßgeblich. Bei Mehrzweckgutscheinen kommt es darauf an, wann die Leistung ausgeführt wird, für die der Gutschein eingelöst wird.

Hinweis: Es steht zu erwarten, dass es wie bei der Mehrwertsteuersenkung zu Vereinfachungen kommen wird. Beispielsweise war es möglich, dass der Leistungsempfänger bei Leistungen, die im Juli 2020 erbracht wurden, auch eine mit 19 Prozent bzw. 7 Prozent zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen konnte, wenn der leistende Unternehmer diese Steuer auch beim Finanzamt bezahlt hat.

Hier muss ggf. auch auf kurzfristige Ankündigungen, u. U. unmittelbar vor dem Umstellungstermin, gewartet werden. In der Regel hält die IHK gute Informationen bereit. Zudem gilt das Schreiben des BMWi.

Was passiert, wenn Sie die Mehrwertsteuer versehentlich doch falsch ausweisen?

Sie sollten unbedingt darauf achten, auf Rechnungen den korrekten Mehrwertsteuersatz auszuweisen - also ab Januar 2021 wieder 19 bzw. 7 Prozent. Denn wenn Sie Mehrwertsteuersätze fehlerhaft auf Rechnungen ausweisen, kann dies zu Problemen führen: 

  • Weist ein Unternehmer einen höheren Mehrwertsteuersatz aus, schuldet er auch den Mehrbetrag dem Finanzamt. Der Rechnungsempfänger hingegen darf nur die Steuer abziehen, die gesetzlich korrekt ist.
  • Bei zu niedrigem Ausweis, z. B. 16 Prozent statt 19 Prozent, schuldet der Unternehmer dem Finanzamt dennoch die gesetzlich korrekte Steuer.

Unternehmer sollten also alle Eingangsrechnungen daraufhin prüfen, ob alle Angaben, insbesondere zur Mehrwertsteuer, korrekt sind und sich bei Fehlern mit dem Rechnungssteller abstimmen und für eine zeitnahe Korrektur sorgen.

Tipp

Steuerbetrag kann bei Fehlern geltend gemacht werden

Im Fall eines unrichtigen Steuerausweises kann der Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger und dem Finanzamt geltend gemacht werden. Die fehlerhaften Angaben müssen durch ein Dokument übermittelt werden, das eindeutig auf die betreffende Rechnung bezogen ist, wobei an Form und Inhalt die gleichen Anforderungen wie an Rechnungen gestellt werden. Die Originalrechnung muss nicht zurückgegeben werden.

Wichtig: Die Angaben in der Rechnung sind vom Rechnungsaussteller zu machen. Der Empfänger darf die fehlenden Angaben nicht selbst ergänzen. Dies gilt auch, wenn der Rechnungsaussteller der Änderung zugestimmt hat. Im Zweifel sollten Rechnungsberichtigungen mit dem Steuerberater abgestimmt werden.