Digitalisierungsstrategie: So digitalisieren Sie Ihr Unternehmen erfolgreich

Durch den Einsatz digitaler Technologien können auch Kleinunternehmen Kunden enger an sich binden, zusätzliche neue Geschäftsmodelle verfolgen und neue Kunden gewinnen. Damit einzelne Digitalisierungsmaßnahmen zusammenwirken und nachhaltig erfolgreich sein können, müssen Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie entwickeln und konsequent verfolgen. Hier erfahren Sie, was Sie dabei beachten sollten.

Was ist eine „Digitalisierungsstrategie“?

Da die Digitalisierung in die vorhandenen Strukturen und Abläufe eines Unternehmens eingreift, sind damit Veränderungen verbunden, die alle Unternehmensbereiche erfassen und maßgeblich umgestalten. Es handelt sich dabei nicht um die Einführung punktueller Einzelmaßnahmen, sondern je nach Branche um einen mehr oder weniger komplexen allumfassenden Veränderungsprozess. Damit die digitale Transformation des Unternehmens nach und nach umgesetzt und dabei gezielt gesteuert und überwacht werden kann, ist es notwendig, eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln.

Warum bzw. wann sollte ein Unternehmen eine Digitalisierungsstrategie entwickeln?

Die Digitalisierung schreitet in der Gesellschaft und der Wirtschaft immer weiter voran. Ein gutes Beispiel hierfür bietet der Rechnungsversand. So dürfen Bundesbehörden inzwischen nur noch Rechnungen in elektronischer Form annehmen. Auch immer mehr Unternehmen der freien Wirtschaft steigen auf die E-Rechnung um, da sie deutlich kostengünstiger ist als der klassische Rechnungsversand.

Außerdem steigen die Ansprüche der Kunden, die sich eine möglichst reibungslose und einfache Kommunikation und Auftragsabwicklung von Ihnen wünschen. So gehört es für viele Kunden inzwischen zur Normalität, dass sie Termine im Internet vereinbaren können. Unternehmen, die dies nicht anbieten, haben hier einen klaren Wettbewerbsnachteil.

Die Digitalisierung bietet Ihrem Unternehmen außerdem zahlreiche wirtschaftliche Vorteile. Hier nur ein paar Beispiele:

  1. Indem Sie die Abläufe (z. B. Freigabeverfahren oder das Forderungsmanagement) in Ihrem Unternehmen digitalisieren, werden diese Prozesse beschleunigt und vereinfacht. Außerdem passieren weniger Fehler.
  2. Sie können Ihren Mitarbeitern alle gewünschten Informationen per Knopfdruck verfügbar machen (z. B. die Bestellhistorie ihrer Kunden). Ihre Mitarbeiter können dann von jedem beliebigen Ort aus darauf zugreifen (z. B. im Verkaufsgespräch).
  3. Online-Marketingmaßnahmen wie die eigene Firmenwebsite, E-Mailings oder Facebook und Co. können viel mehr potenzielle Kunden erreichen, als dies über klassisches Marketing (Flyer, Printanzeigen etc.) möglich ist. Darüber hinaus sind sie deutlich kostengünstiger.
  4. Wenn Sie Ihre Dokumente digitalisieren, sparen Sie Papier- und Druckerkosten.

Angesichts dieser und weiterer offensichtlicher Vorteile sowie der steigenden digitalen Ansprüche ihrer (potenziellen) Kunden, sollten sich Unternehmen aller Art und Größe schnellstens mit möglichen Digitalisierungsmaßnahmen vertraut machen und eine langfristig angelegte Digitalisierungsstrategie entwickeln. Je nach Umfang der eigenen technischen Fähigkeiten auch unter Hinzuziehung von externem Sachverstand.

Unternehmen sollten dabei aber von Anfang an planvoll vorgehen statt halbherzig und überstürzt. Voraussetzung dafür ist die Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie.

Tipp

Wir machen Sie fit zum Thema Digitalisierung im Unternehmen!

Corona hat die Digitalisierung in Unternehmen weiter beschleunigt. Damit auch Sie von den Vorteilen der digitalen Transformation profitieren, unterstützen wir Sie mit geballtem Fachwissen und kostenlosen Online-Schulungen. Sie erfahren u. a.:

  • Wie Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren
  • Worauf Sie bei der E-Rechnung achten müssen
  • Wie Sie Ihre Abläufe beschleunigen und Ihre Website optimieren
  • Wie Sie bis zu 50.000 Euro Förderung für Ihr Digitalisierungsprojekt erhalten

Wie geht man konkret bei der Entwicklung der eigenen Digitalisierungsstrategie vor?

Grundlage der Digitalisierungsstrategie sollte eine genaue und umfassende Analyse der Ausgangslage sein:

  • Wie sehen die vorhandenen Prozesse und Abläufe aus?
  • Was davon ist bereits digitalisiert?

Ist die Ausgangslage geklärt, müssen die Potenziale der digitalen Transformation untersucht werden:

  • Was lässt sich zusätzlich oder anders digitalisieren?
  • Welche Prozesse müssen sich ändern, welche neuen oder zusätzlichen Kompetenzen werden benötigt?
  • Welche zusätzlichen Geschäftsmodelle sind möglich?
  • Welche Hard- und Software muss angeschafft oder angemietet werden?

Aus den Potenzialen können nun klare Ziele formuliert werden:

  • Welche Bereiche und Abläufen sollen digitalisiert werden?
  • Welche technischen Voraussetzungen müssen geschaffen werden?
  • Welche Prozesse werden geändert, welche Kompetenzen benötigt, welche neuen Geschäftsmodelle verfolgt?

Sind die Details geklärt, wird eine Digitalisierungsstrategie formuliert, die festlegt, in welcher Reihenfolge und nach welchem Zeitplan die Ziele umgesetzt werden.

Tipp

Informationsquellen und Förderprogramme nutzen

Umfassende Informationen sind unerlässlich: Qualifizierte Auskünfte, Beratungen und Seminare zur Digitalisierung gibt es bei Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern und anderen Branchenvereinigungen.

Wenn es um die Entwicklung der konkreten Digitalisierungsstrategie geht, sollte eine branchenspezifische Unternehmungsberatung hinzugezogen werden. Die Kosten dafür werden über das Förderprogramm unternehmensWert:Mensch plus (uWM plus) zu 80 Prozent vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) übernommen. Die Umsetzung der damit verbundenen Digitalisierungsprojekte wird vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) im Rahmen des Förderprogramms Digital Jetzt mit bis zu maximal 50 Prozent der Investitionskosten gefördert.

Worauf sollte man unbedingt achten?

Es sollte von Anfang an darauf geachtet werden, dass sämtliche Digitalisierungsmaßnahmen aufeinander abgestimmt sind und ineinandergreifen, damit z. B. Informationen nur einmal erfasst und nahtlos auf unterschiedlichste Weise genutzt werden können. Noch entscheidender ist aber, dass die digitale Transformation nicht als rein technisches Problem gesehen und vermittelt wird, sondern als ganzheitliche Maßnahme, die alle Unternehmensabläufe und -prozesse und letztendlich auch die Unternehmenskultur betrifft.

Welche Fehler sollte man vermeiden?

Viele Unternehmen unterschätzen die Bedeutung und die Folgen des digitalen Wandels. Digitalisierungsmaßnahmen werden, wenn überhaupt, nur anlassbezogen und punktuell durchgeführt und haben keinerlei Auswirkungen auf die vorhandenen Prozesse und Strukturen. Dadurch bleiben Chancen ungenutzt und die Maßnahmen eine zusätzliche ständige Belastung.

Unternehmen, die eine Digitalisierungsstrategie entwickelt haben, scheitern bei deren Umsetzung häufig daran, dass diese nicht konsequent genug vorbereitet und begleitet wird. Die Folge ist, dass Mitarbeitern die notwendige digitale Kompetenz fehlt oder sie durch zusätzliche Aufgaben überlastetwerden, weil die Änderung der Anforderungsprofile durch die Digitalisierung nicht angemessen berücksichtigt wird.

Der Transformationsprozess kann nur gelingen, wenn sich alle Mitarbeiter aktiv daran beteiligen: Transparenz, Qualifizierung, Weiterbildung und angemessene Ressourcenplanung sind die Voraussetzungen für den Erfolg.

Erfolgreiche Digitalisierungsstrategien aus dem Handwerk

1. Digitale Warenprozesse einer Bäckerei

Mit seiner umfassenden Digitalisierungsstrategie, die darauf ausgerichtet war, mit maximal möglicher Effizienz zu arbeiten, hat es eine traditionelle bayerische Bäckerei mit gut 90 Mitarbeitern und mehreren Filialen nicht nur geschafft, den Backshops der Discounter Paroli zu bieten, sondern auch Nachwuchsprobleme zu lösen und durch alternative Vertriebswege neue Geschäftsfelder zu erschließen.

Auf Grundlage einer Ist-Analyse des Gesamtunternehmens in den Bereichen Organisation, Kommunikation, Qualitätsmanagement, Filialwesen, Kalkulation, Produktion, Controlling, Verwaltung, Einkauf, Lagerwirtschaft und Versand wurde eine digitale Gesamtstrategie entwickelt, die schrittweise unter Einbeziehung aller Mitarbeiter umgesetzt wurde und fortlaufend weiter angepasst wird.

Dabei wurden digitale Prozesse in der Warenannahme und Wareneingangskontrolle, der Personaleinsatzplanung, der Verkaufs- und Bestelloptimierung und allen möglichen anderen Bereichen eingeführt und aufeinander abgestimmt. Die betriebsinterne Team-Kommunikation erfolgt über ein eigenes Videochatsystem und es gibt E-Learning-Kurse für Mitarbeiter.

Die Prozessoptimierung hat unter anderem dazu geführt, dass 70 Prozent der gesamten Nachtarbeit auf den Tag verlegt werden konnte. Als neues Geschäftsfeld werden bedruckbare Gebäcke für den B2B-Bereich auf einem eigenen Internetsystem angeboten, an das mehr als 3.000 Werbemittelhändler und Agenturen angebunden sind.

2. Messenger-System eines Elektroinstallateurs

Die Digitalisierungsstrategie eines mittelständischen Elektroinstallationsunternehmen mit 85 Mitarbeitern sah unter anderem vor, dass die Team-Kommunikation mit einem eigenen Messenger-System für Mobilgeräte und PCs optimiert werden sollte. Da die Kommunikation per E-Mail oder Telefon viel zu umständlich war, hatten Mitarbeiter von sich aus zuvor WhatsApp für die Kommunikation untereinander und mit Kunden eingesetzt.

Aus Gründen des Datenschutzes und der Datensicherheit hat sich die Firmenleitung gegen WhatsApp entschieden und als Alternative ein eigenes Messenger-System entwickeln lassen, das DSGVO-konform arbeitet, nicht auf vorhandene Kontaktdaten zugreift, interne Dokumente und Anleitungen anzeigt, die Kommunikation protokolliert, auf eigenen Servern läuft und auf Wunsch der Mitarbeiter über eine „Feierabendfunktion“ verfügt. Das Messenger-System war am Ende so erfolgreich, dass es nun unter dem Namen „BiCo“ als eigenständige Lösung anderen Firmen zum Kauf angeboten wird.

Erfolgreiche Digitalisierungsstrategien aus der Dienstleistungsbranche

1. Intelligente Müllcontainer eines Abfallunternehmens

Ein Kölner Abfallunternehmen, das auf die Müllentsorgung von Wohnanlagen mit mehreren Mietparteien spezialisiert ist, hat bei der Entwicklung der Digitalisierungsstrategie als Alleinstellungsmerkmal gewichtsbezogene Abrechnungsmöglichkeiten entdeckt. Diese werden jetzt erstmals angeboten und der Müll wird gewichtsbezogen abgerechnet.

Das funktioniert so: Mieter öffnen den „intelligenten“ Müllcontainer, der mit einem Wägesystem und einer Internetverbindung ausgestattet ist, über eine Smartphone-App. Das Cloudsystem, mit dem die App verbunden ist, registriert das Differenzgewicht und summiert die individuelle Müllmenge zwischen den Leerungen für die monatliche oder jährliche Abrechnung.

Über die App können dem Entsorgungsunternehmen auch Nachrichten und Fotos geschickt werden, sodass Verunreinigungen, Beschädigungen oder Fehlfunktionen direkt gemeldet und unverzüglich beseitigt werden können. Da Sensoren dem Unternehmen die Auslastung der Müllbehälter melden, lässt sich deren Leerung nun wesentlich effektiver planen.

2. Automatisierte Planung und Abrechnung bei einem Taxiunternehmen

Ein großes Münchener Taxiunternehmen hat in den vergangenen 2 Jahren nach und nach seine Buchungs-, Abrechnungs-, Buchhaltungs- und Planungssysteme konsequent digitalisiert und zusammengeführt. Zuvor wurden separate Systeme für die Online-Buchung von Taxen per App oder Internetbrowser und die telefonische Bestellung genutzt. Fahrten wurden individuell von den Fahrern mit dem Unternehmen abgerechnet. Nun erfolgt dies automatisch über ein integriertes System, das gleichzeitig mit der Buchhaltung und einem Einsatzplanungssystem gekoppelt ist.

Der Abrechnungs- und Planungsaufwand konnte dadurch drastisch reduziert werden. Das neue System arbeitet zudem wesentlich zuverlässiger. Es liefert zusätzliche Daten über z. B. Fahrzeugauslastungen und ermöglicht als Ausgleich zur derzeit Corona-bedingt eingeschränkten Personenbeförderung auch die kurzfristige Einplanung des Transports von Arzneimitteln oder Laborproben.