Weshalb Kleinunternehmer Rechnungen lieber korrekt erstellen sollten
Während es für die meisten Konzerne keine allzu große Rolle spielt, wenn einmal ein paar Kunden in Zahlungsverzug sind, sieht dies bei Kleinunternehmern oft ganz anders aus. Sie haben in der Regel keinen großen finanziellen Spielraum und sind deshalb häufig auf einen raschen Zahlungseingang angewiesen.
Umso wichtiger ist es deshalb für Kleinunternehmer, dass sie ihre Rechnungen für das Kleingewerbe möglichst zeitnah und vor allem fehlerfrei, am besten nach Vorlage, schreiben. Denn nur so kommt es zu keinen Verzögerungen bei der Zahlung ihrer Kunden.
Ein weiterer Grund für eine korrekte Rechnungsstellung nach Muster: Wenn du einen Fehler bei einer Pflichtangabe in der Rechnung machst, verlierst du unter Umständen das Recht auf den Vorsteuerabzug (§ 15 Abs. 1 i. V. m. § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz - UStG).
Fehlerhafte Rechnungen darfst du zwar korrigieren, allerdings kostet das wiederum wichtige Zeit, die dir an anderer Stelle fehlt. Deshalb sollten Kleinunternehmer bei Rechnungen immer genau darauf achten, diese korrekt zu erstellen. So vermeidest du eine Menge Aufwand und Kosten. Wenn du als Kleinunternehmer deine Rechnung ohne Umsatzsteuer erstellen möchtest, kannst du auch ganz einfach auf entsprechende Vorlagen zurückgreifen oder – besser noch – eine Rechnungssoftware wie Lexware Office einsetzen, die dir rechtliche Sicherheit liefert.
Definition
Wer gilt als Kleinunternehmer?
Wer als Kleinunternehmer eingeordnet wird, ist in § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Für Kleinunternehmer gilt die Kleinunternehmerregelung, die sie von der Ausweisung der Umsatzsteuer auf Rechnungen befreit. Sie greift gemäß Paragraph 19 für kleinere Unternehmen, die eine bestimmte Umsatzgrenze nicht überschreiten.
Video: Rechnungen richtig erstellen
Tipp 1: Die Rechnung für Kleinunternehmer richtig übermitteln
Rechnungen kannst du als Kleinunternehmer in Papierform, per Fax und auch elektronisch versenden. Seit 2011 sind alle Übermittlungsformen umsatzsteuerrechtlich gleichgestellt. Egal, welchen Übermittlungsweg du wählst, alle geschriebenen Rechnungen deines Kleingewerbes werden umsatzsteuerlich nur dann anerkannt, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:
- Die Rechnung ist echt (s.u.).
- Der Rechnungsinhalt ist unversehrt, das heißt er ist offenkundig nicht geändert worden.
- Die Rechnung muss lesbar sein.
Tipp 2: Bei der Rechnungsstellung keine Pflichtangaben vergessen
Allgemeine Pflichtangaben einer Rechnung
Wenn du als Kleinunternehmer ein Produkt verkaufen oder eine Leistung erbringst, musst du innerhalb Deutschlands spätestens nach 6 Monaten deine Faktura darüber stellen. Der Leistungsmonat wird nicht mitgerechnet. Wenn du beispielsweise im Januar das Bad eines Kunden sanierst, musst du ihm spätestens im Juli die Rechnung schicken.
Wenn du als Unternehmer eine Rechnung für dein Kleingewerbe schreibst, solltest du dabei folgende Angaben machen:
- Name und vollständige Anschrift des Rechnungsstellers
- Name und vollständige Anschrift des Rechnungsempfängers
- deine vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder deine vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), wenn keine Steuerbefreiung vorliegt
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung beziehungsweise Leistung
- Netto-Entgelt und gegebenenfalls die im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (Nachlass, Skonto)
- Anzuwendender Umsatzsteuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (wenn keine Steuerbefreiung vorliegt)
- Bei Steuerbefreiung: einen Hinweis auf die Steuerbefreiung (siehe Punkt 3)
Wer unsicher ist, kann online auf Muster für Rechnungen im Kleingewerbe zurückgreifen. Entsprechende Musterrechnungen kannst du als Kleinunternehmer einfach herunterladen und ausfüllen (s. u.).
Tipp
Bankverbindung nicht vergessen
Auf deiner Rechnung solltest du außerdem deine Bankverbindung und das Zahlungsziel angeben, damit deine Kunden auch die Rechnung auch schnell bezahlen können. Im Idealfall nutzt du ein Geschäftskonto für Kleinunternehmer, das mit deiner Buchhaltungssoftware verknüpft ist und dir so noch mehr Arbeit abnimmt.
Tipp 3: Regelungen für Kleinunternehmer bei der Rechnung beachten
Für Kleinunternehmer und Gründer, die geringe Umsätze erzielen, gibt es einige Erleichterungen bei der Rechnungsstellung. Nach der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung zählst du als Kleinunternehmer, wenn der Umsatz (inkl. Umsatzsteuer):
- im Vorjahr nicht größer als 25.000 Euro (bis 2019: 17.500 Euro) war und
- im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigen wird
Existiert, beispielsweise bei Gründern, kein Umsatz aus dem Vorjahr, wird der Umsatz des laufenden Jahres geschätzt und im Betriebseröffnungsbogen vom Finanzamt erfasst.
Wenn du unterhalb dieser Grenzen liegst, bist du von der Umsatzsteuer befreit und wirst wie ein Verbraucher behandelt. Der Status als Kleinunternehmer wird jedes Jahr vom Finanzamt aufs Neue geprüft.
Sobald du die Grenzen überschreitest, bist du als Unternehmer umsatzsteuerpflichtig. Als Kleinunternehmer musst du hingegen keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, sofern du folgende Punkte bei deiner Kleinunternehmerrechnung beachtest:
- Du weist in der Rechnung für Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer aus.
- Du weist in deinem Rechnungstext auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung hin (Beispiel einer Hinweis-Formulierung für Kleinunternehmer: "Im ausgewiesenen Betrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten“ oder du wählst auf der Rechnung einen Satz wie „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“).
- Du gibst keine Steuer-Identifikationsnummer in der Rechnung an.
Wichtig: Die Regelung für Kleinunternehmer ist eine Option und muss nicht angewandt werden. Du kannst auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und stattdessen monatlich bzw. bei geringem Umsatz i.d.R. vierteljährlich eine Umsatzsteuererklärung abgeben.
Beachte aber: Entscheidest du dich gegen die Anwendung der Kleinunternehmerregelung, bist du 5 Jahre lang an deine Entscheidung gebunden und musst Umsatzsteuer abführen. Erst danach kannst du wieder einen Antrag auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung stellen. Dabei solltest du jedoch beachten, dass du, wenn du als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit bist, im Gegenzug natürlich auch keine Vorsteuer für eigene Investitionen etc. geltend machen kannst. Es ist daher sorgfältig zu überlegen, welche Option gewählt wird.
Tipp 4: Sonderregelung bei Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU kennen
Rechnung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land
Zwischen den EU-Staaten gelangen gewerblich gelieferte Waren zunächst unversteuert über die Staatsgrenzen. Die Umsatzsteuer wird erst im Bestimmungsland fällig. Bist du als Kleinunternehmer derjenige, der Waren ins Ausland liefert, muss in diesem Fall deine Rechnung neben den oben genannten allgemeinen Rechnungsangaben zusätzlich folgende Voraussetzungen erfüllen:
- Es liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor (Beteiligung zweier EU-Staaten).
- Du gibst deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die USt-IdNr. des Rechnungsempfängers an. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz: USt-IdNr.) kannst du auch als Kleinunternehmer kostenlos beim deutschen Bundeszentralamt für Steuern beantragen. Sie beweist deinem Geschäftspartner, dass du tatsächlich als Unternehmer agierst.
- Du weist in der Musterrechnung für Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer aus, sondern nur den Nettobetrag, da dein Kunde die Umsatzsteuer in seinem Land abführt. Dieser Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld auf den Rechnungsempfänger muss ausdrücklich die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ enthalten. Die Finanzverwaltung akzeptiert inzwischen aber auch die Verwendung des englischen Begriffes "Reverse-Charge".
Wichtig: Umsätze mit Geschäftspartnern in anderen EU-Ländern werden bei der Ermittlung der Kleinunternehmer-Umsatzgrenzen nicht berücksichtigt.
Rechnung von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Land
Rechnet hingegen ein im Euroraum ansässiges Unternehmen gegenüber dir – einem in Deutschland ansässigen Kleinunternehmer – eine Lieferung oder Leistung ab, muss es die Rechnung nach den Vorschriften seines eigenen EU-Mitgliedstaates stellen. Du hast dann auch keinen Anspruch auf eine Rechnung in deiner Landes- oder Unternehmenssprache.
In der Regel erhältst du als Kleinunternehmer die ausländische Rechnung dann aber auch ohne Ausweis der Umsatzsteuer und musst den deutschen Umsatzsteuersatz selbst auf den Rechnungsbetrag aufschlagen und die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Denn: Die Kleinunternehmerregelung greift bei Umsätzen mit Geschäftspartnern/Kunden in anderen EU-Ländern nicht.
Im Klartext: Du unterliegst in solchen Fällen auch als Kleinunternehmer der Erwerbsbesteuerung und musst für Zeiträume, in denen du unter Angabe deiner USt-IdNr. aus anderen EU-Ländern Waren oder Dienstleistungen bezogen hast, unaufgefordert Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Ein Voranmeldezeitraum ist dabei grundsätzlich das Quartal. Wenn du dich unsicher damit fühlst, bitte einfach das Finanzamt um Hilfe.
Hinweis: Bei Gutschriften gelten Sonderregelungen.
Tipp 5: Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen berücksichtigen
Alle Eingangsrechnungen, die du als Unternehmer erhältst, musst du im Original 10 Jahre lang aufbewahren. Von jeder Ausgangsrechnung musst du eine Kopie anfertigen und diese ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahren. Du solltest daher getrennte Ordner für Ein- und Ausgangsrechnungen anlegen und die Rechnungen nach Monaten und Jahren sortieren. Dasselbe gilt auch für Buchungs- und andere Papierbelege.
Achtung
Für 10 Jahre elektronisch archiviert
E-Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden, und zwar in dem Format, in dem sie eingegangen sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt auch hier zehn Jahre. Die Rechnungen für Kleinunternehmer müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein. Der Datenträger darf keine nachträgliche Veränderung zulassen. Die Speicherung auf Festplatte, USB-Stick und Co. ist damit also nicht revisionssicher.
Eine einfache Online-Lösung für die revisionssichere Archivierung bietet Lexware an: Mit dem Rechnungsprogramm Lexware archivierung für Kleinunternehmer werden elektronische Rechnungen schnell erfasst und sicher archiviert - professionell und GoBD-konform.
Beispiel aus der Praxis: Kleinunternehmer stellt Rechnung mit unberechtigtem Umsatzsteuerausweis
Fall: Herr Schwarz stellt als Kleinunternehmer eine Rechnung über 1.000 Euro zuzüglich 19 % Umsatzsteuer.
Folge: Die Rechnung enthält zwar die Mindestangaben, aber Herr Schwarz hätte als Kleinunternehmer eine solche Rechnung gar nicht ausstellen dürfen. Es handelt sich deshalb um einen unberechtigten Steuerausweis. Da er die Umsatzsteuer angibt, muss er den Betrag von 190 Euro an das Finanzamt zahlen – sogar dann, wenn der Rechnungsempfänger nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
Lösung: Herr Schwarz muss die unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer nicht ans Finanzamt zahlen, wenn er die Rechnung berichtigt.
Tipp
Vorlage für Kleinunternehmer: Rechnung ohne Umsatzsteuer
Rechnungserstellung leicht gemacht: Mit der Lexware Rechnungsvorlage kannst du als Kleinunternehmer zeitsparend und bequem Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellen. Dank bereits enthaltenen Pflichtangaben auf der Rechnungsvorlagebist du als Kleinunternehmer beim Schreiben deiner Rechnungen stets auf der sicheren Seite.
