Homeoffice als Arbeitsplatz einrichten: Darauf müssen Arbeitgeber achten
Homeoffice ist seit der Corona-Pandemie in der Arbeitswelt zu großen Teilen etabliert. Auch wenn es keine Homeoffice-Pflicht gibt, gewinnt die Möglichkeit, einen Arbeitsplatz im Homeoffice zu nutzen, immer mehr an Bedeutung. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann dies einen entscheidenden Unterschied bei der Mitarbeiterbindung machen. Doch wie können Sie Ihren Mitarbeitern Homeoffice ermöglichen und was müssen Sie als Arbeitgeber dabei beachten?
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Definition
Definition: Was bedeutet Homeoffice?
Unter dem Begriff „Homeoffice“ verstehen viele Menschen ein privates Büro. Es gibt zwar keine gesetzliche Definition, aber der Duden definiert Homeoffice beispielsweise als Arbeitsplatz im privaten Wohnraum.
Das Konzept des Homeoffice ist dem der Telearbeit sehr ähnlich. Es handelt sich hierbei um eine flexible Arbeitsform, bei welcher Mitarbeiter teilweise oder vollständig ihren Beruf in einem privaten Umfeld bzw. außerhalb der betrieblichen Räumlichkeiten ausführen können.
Der Name „Telearbeit“ leitet sich davon ab, dass die Arbeit mithilfe von Telekommunikation wie dem Internet oder Telefon geleistet werden kann. Deshalb ist Homeoffice auch nicht in jedem Job möglich.
Welche neuen Herausforderungen ergeben sich durch die Möglichkeit zum Homeoffice-Arbeitsplatz?
Seit dem Höhepunkt der Corona-Pandemie und der damit einhergehenden Homeoffice-Pflicht ist das Arbeiten im Homeoffice für viele Mitarbeiter zur Normalität geworden. Auch nachdem die Pflicht, im Homeoffice zu arbeiten, aufgehoben wurde, wissen Mitarbeiter den Arbeitsplatz zu Hause noch immer zu schätzen. Für Arbeitgeber ist es wichtig zu gewährleisten, dass allen Mitarbeitern am Homeoffice-Arbeitsplatz die notwendige Software sowie Hardware, beispielsweise in Form eines Laptops, zur Verfügung steht, damit sie Ihre Aufgaben genauso gut erledigen können, als wären sie im Büro.
Außerdem darf nicht die Devise gelten: Aus den Augen, aus dem Sinn. Bleiben Sie mit den Mitarbeitern im Homeoffice genauso in Kontakt wie mit Mitarbeitern im Büro. Ermöglichen Sie zudem den Austausch Ihrer Mitarbeiter untereinander, zum Beispiel durch regelmäßige Video-Konferenzen oder Teamchats. Denn regelmäßiger persönlicher Austausch stärkt das Teamgefühl und sorgt für Transparenz.
Die Vor- und Nachteile von Homeoffice-Arbeitsplätzen im Überblick
Ein Homeoffice-Arbeitsplatz bietet genauso viele Vor- wie Nachteile, sowohl für die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber. Es ist daher nicht besser oder schlechter als die traditionelle Arbeit in den Betriebsräumen, sondern stellt eine sinnvolle Alternative dar:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Zeitersparnis für Arbeitnehmer, da lange Arbeitswege entfallen | Kommunikation und Informationsfluss gestaltet sich schwieriger |
| Höhere Flexibilität, z. B. bei der Wahl des Arbeitsplatzes; auch Arbeit aus dem Ausland möglich | Selbstdisziplin notwendig |
| Bei richtiger Umsetzung, bessere Work-Life-Balance möglich | Durch mehr Überstunden kann die Work-Life-Balance leiden |
| Weniger Arbeitsausfälle bei fehlender Kinderbetreuung | Mehr Ablenkung durch Kinderbetreuung |
| Eigene Wohlfühlatmosphäre | Soziale Kontakte zu Mitarbeitern fehlen, Isolation möglich |
| Fixkosten für den Arbeitgeber sinken, z. B. keine Kosten für ein stationäres Office | Keine klare Trennung von Beruf und Privatleben |
Checkliste für eine erfolgreiche und produktive Arbeit im Homeoffice
Damit Ihre Mitarbeiter alle Vorteile eines Homeoffice-Arbeitsplatzes effizient nutzen können, geben Sie Ihnen eine Checkliste an die Hand. Wir haben für Sie eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zusammengestellt, auf die Sie Ihre Mitarbeiter hinweisen können. Das hilft ihnen, ihre Arbeit erfolgreich im Homeoffice zu erledigen:
- Feste Arbeitszeiten etablieren: Das sorgt für Struktur und hilft Ihren Mitarbeitern, ihre Arbeitszeiten einzuhalten und regelmäßige Pausen zu machen. So können sie besser von der Arbeit abschalten, um neue Energie zu tanken.
- Am Schreibtisch arbeiten: Um Produktivität und z. B. Schlafhygiene nicht negativ zu beeinflussen, sollten Ihre Mitarbeiter an ihrem Schreibtisch im Homeoffice arbeiten. Das hilft auch dabei, Arbeit und Privates in den eigenen Räumlichkeiten nicht zu sehr zu vermischen.
- Gute Lichtverhältnisse: Arbeitnehmer sollten bei der Wahl ihres Homeoffice-Arbeitsplatzes auf eine angenehme Beleuchtung achten oder Tageslicht nutzen.
- To-do-Listen: Um strukturiert arbeiten zu können, kann es Ihren Mitarbeitern helfen, To-do-Listen zu erstellen.
- Regelmäßig trinken: Gerne wird das Trinken mal vergessen, wenn man in die Arbeit vertieft ist. Raten Sie Ihren Mitarbeitern deshalb, sich ausreichend Wasser bereitzustellen, und zwar so, dass sie einen Blick darauf haben, damit sie es nicht vergessen. Auch Apps, die an regelmäßiges Trinken erinnern, können unterstützen.
- Regelmäßige Pausen: Damit Ihre Mitarbeiter gut durch den Arbeitstag kommen, sind regelmäßige Pausen wichtig. Halten Sie sie dazu an, diese wahrzunehmen, und sich dabei bewusst Zeit für Mahlzeiten oder einen kurzen Spaziergang um den Block zu nehmen.
- Dehnübungen: Vor allem bei sitzenden Tätigkeiten ist es wichtig, dass Mitarbeiter regelmäßig aufstehen, um ihre Wirbelsäule zu entlasten. Regelmäßige Dehn- oder Rückenübungen helfen, fit zu bleiben.
Homeoffice-Arbeitsplatz für einen leichteren Start als Gründer
Je nach Branche sollte abgewogen werden, inwiefern die Heimarbeit und das Einrichten einer geeigneten Arbeitsumgebung, also eines Heimbüros, sinnvoll sind und, ob die Vorteile des Homeoffice die Nachteile überwiegen. Doch gerade für Gründer bietet das Arbeiten im Homeoffice viele Chancen und spart vor allem zu Beginn der Selbstständigkeit Kosten.
Ein Homeoffice-Arbeitsplatz kann weder angeordnet noch eingefordert werden
So attraktiv Homeoffice für Sie als Arbeitgeber und Ihre Beschäftigten sein kann, müssen Sie jedoch immer die rechtlichen Rahmenbedingungen beachten. Der allererste Punkt dabei ist, dass Sie als Arbeitgeber das Homeoffice als Arbeitsplatz nicht einfach anordnen können. In Deutschland und Österreich gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf Homeoffice. Das gilt aber genauso für Ihre Beschäftigten: Selbst während Corona hatte kein Arbeitnehmer das Recht auf Homeoffice.
Wo ein Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung erbringen muss, richtet sich allein nach dem Arbeitsvertrag. Ist dort kein Homeoffice vorgesehen, gilt die Betriebsstätte als zentraler Arbeitsort. Andererseits aber ist das Arbeiten im Homeoffice aufgrund einer einvernehmlichen Vereinbarung zwischen Ihnen als Arbeitgeber und Ihren Beschäftigten jederzeit möglich.
Welche Rechte und Pflichten haben Arbeitgeber und Arbeitnehmer beim Homeoffice-Arbeitsplatz?
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten lassen, empfiehlt es sich, eine Zusatzvereinbarung zum regulären Vertrag aufzusetzen, welche das Arbeiten im Homeoffice klar definiert. Diesen sollten Sie sich von Ihren Mitarbeitern unterschreiben lassen. In dieser legen Sie zusätzliche Details zum Homeoffice fest, wie:
- Ausstattung
- Zugangsrecht
- Arbeitszeit
- Arbeitszeitaufzeichnung bzw. Zeiterfassung
Außerdem sollte eine Datenschutzklausel in der Vereinbarung enthalten sein. Gibt es in Ihrem Unternehmen einen Betriebsrat, sollte ergänzend auch eine entsprechende Betriebsvereinbarung für das Homeoffice getroffen werden.
Arbeitszeit und Arbeitsplatz im Homeoffice
Beim Homeoffice als Arbeitsplatz gelten grundsätzlich die gleichen Arbeitszeiten wie sonst auch, also Ihre im Arbeitsvertrag festgehaltenen Stunden gemäß dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Allerdings können und sollten Sie flexible Regelungen vereinbaren, die Ihren Beschäftigten die Möglichkeit geben, um beispielsweise familiäre Ausnahmesituationen besser bewältigen zu können. Denkbar wären Vorgaben wie z. B. bestimmte Zeitfenster oder eine Kernzeit, in der Ihre Beschäftigten arbeiten und erreichbar sind, ansonsten aber ihre Arbeitszeit frei einteilen können.
Ein etwas heikler Punkt ist, dass Sie auch bei Homeoffice-Tätigkeit Ihren Pflichten als Arbeitgeber, die sich aus dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) ergeben, nachkommen müssen. Das bedeutet, dass Sie zum einen für einen eingerichteten Arbeitsplatz im Homeoffice sorgen müssen (Soft- und Hardware inkl. Büroausstattung), zum anderen müssen Sie eine Gefährdungsbeurteilung der Gesundheit Ihrer Beschäftigten vornehmen. Um dies tun zu können, benötigen Sie für den Arbeitsschutz ein Zugangsrecht zum Heimarbeitsplatz, das Sie sich über die Zusatzvereinbarung geben lassen sollten. Besuchen dürfen Sie Ihre Beschäftigten aber natürlich nicht unangemeldet. Solche Mitarbeiterkontrollen dürfen Sie nur nach vorheriger Ankündigung ausführen.
Homeoffice im Ausland: Was Arbeitgeber wissen müssen
Haben Sie einen weiteren Firmenstandort im Ausland, in welchem Ihre Mitarbeiter im Homeoffice tätig sein möchten, sollte es keine Probleme geben. Ist dies nicht der Fall, unterscheidet man grundsätzlich, ob es sich um einen dauerhaften Arbeitsplatz im Ausland handelt oder um einen zeitlich begrenzten.
Im ersteren Fall ist der Aufwand deutlich größer, ansonsten greift die 183-Tage-Regelung. Wie beim Homeoffice in Deutschland gibt es keinen allgemeinen Anspruch darauf, im Ausland arbeiten zu dürfen. Daher müssen Sie solchen Bitten nicht nachgeben.
Homeoffice als Arbeitsplatz: Versicherungsschutz
Ihre Beschäftigten sind während der Arbeit am Homeoffice-Arbeitsplatz über die gesetzliche Unfallversicherung sowie die Berufsgenossenschaft abgesichert. Allerdings war in der Praxis die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit oft nur schwer zu treffen.
Ehemals galt folgende Regelung:
Ist ein Beschäftigter in einen Unfall verwickelt und bricht sich das Bein, weil er im Flur ausgerutscht ist, kommt es darauf an, ob er auf dem Weg zum Drucker (dienstlich) oder zur Toilette (im Homeoffice privat) war. Handelt es sich um eine private Tätigkeit, griffen im Homeoffice die privaten Versicherungen des Beschäftigten.
Seit dem 18.06.2021 gelten folgende Regeln:
Der Gesetzgeber erweiterte den Unfallversicherungsschutz bei Tätigkeiten am Homeoffice-Arbeitsplatz. Neu ist, dass nicht nur sogenannte Betriebswege (z. B. der Gang zum Drucker in einem anderen Raum), sondern auch Wege im eigenen Haushalt zur Nahrungsaufnahme oder der Toilettengang versichert sind. Darüber hinaus wurde der Unfallversicherungsschutz auf Wege ausgedehnt, die Ihre Beschäftigten zur Betreuung ihrer Kinder außer Haus zurücklegen.
Homeoffice als Arbeitsplatz: Ausstattungskosten
Normalerweise müssen Sie als Arbeitgeber für sämtliche Aufwendungen und Kosten aufkommen, die für die Ausstattung sowie Nutzung des Homeoffice-Arbeitsplatzes (Möbel, Material und Geräte) entstehen. Dabei ist der Arbeitgeber ebenso dafür verantwortlich, den Homeoffice-Arbeitsplatz ergonomisch zu gestalten – beispielsweise mit höhenverstellbaren Tischen oder Drehstuhl. Arbeitet Ihr Mitarbeiter dauerhaft im Homeoffice und hat keinen festen Arbeitsplatz im Büro, entsteht durch den Homeoffice-Arbeitsplatz eine wesentliche Einschränkung in der Nutzung der Räumlichkeiten des Arbeitnehmers, so kann es sein, dass Arbeitgeber anteilig z. B. Miete übernehmen müssen. Bei steigenden Aufwendungen für Strom, Internet oder Telefon müssen Arbeitnehmer i. d. R. die gestiegenen Kosten nachweisen. Dann muss der Arbeitgeber sich auch hier beteiligen. Außerdem haften Sie in einem Versicherungsfall. Die Voraussetzung dafür ist, dass das Arbeitsmittel nicht vorsätzlich beschädigt wurde. Abweichende Regelungen sollten Sie in der Homeoffice-Zusatzvereinbarung zum Arbeitsvertrag schriftlich vereinbaren.
Info
Praxistipp: Homeoffice-Arbeitsplatz steuerlich geltend machen
Ihre Beschäftigten können ihren häuslichen Arbeitsplatz bzw. das Homeoffice normalerweise nur in den wenigsten Fällen steuerlich absetzen. Voraussetzung ist, dass kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht und das Heimbüro ein eigens eingerichtetes Arbeitszimmer ist, das zu 90 % für das Homeoffice genutzt wird. Weiterhin dürfen die Kosten für Miete, Strom und Heizung anteilig und abhängig von der gesamten Wohnfläche steuerlich geltend gemacht werden. Von dieser Regelung können auch Selbstständige Gebrauch machen.
Zusätzlich dürfen Ihre Mitarbeiter seit 2020 Werbungskosten aufgrund der neuen Pauschale für Homeoffice-Arbeitsplätze in der Steuer geltend machen, wenn sie ihr Homeoffice nicht in einem Arbeitszimmer eingerichtet haben, sondern beispielsweise im Wohnzimmer arbeiten.
Wichtig: Ab dem Steuerjahr 2023 liegt die Homeoffice-Pauschale bei bis zu 1.260 Euro für maximal 210 Tage im Jahr.
Datenschutz am Homeoffice-Arbeitsplatz
Datenschutz am Homeoffice-Arbeitsplatz ist ein wichtiges Thema, weshalb Sie vorhandene Verordnungen berücksichtigen müssen. Ihre Beschäftigten arbeiten schließlich auch hier mit betrieblichen Daten und tauschen diese über die Kommunikationsmittel mit Ihnen sowie anderen Mitarbeitern aus. Dies muss auf möglichst sichere Weise geschehen. Als Arbeitgeber müssen Sie dabei gewährleisten, dass der Datenschutz, den die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) fordert, am Homeoffice-Arbeitsplatz vorhanden ist. Zudem darf es nicht zu einer Vermengung von betrieblichen und privaten Daten bzw. Informationen kommen. Im Zweifelsfall haften Sie, nicht Ihre Beschäftigten, sofern diese nicht grob fahrlässig gehandelt haben. Unabhängig davon sollten Sie für Schutzvorkehrungen für den Datenverkehr treffen sowie Ihre Mitarbeiter dafür sensibilisieren, dass:
- es zu keiner Vermengung von betrieblichen und privaten Daten kommt
- keine Privatgeräte eingesetzt werden
- Familienmitglieder keinen Zugriff auf Unternehmensdaten haben dürfen
Jeder Mitarbeiter sollte zudem wissen, dass WhatsApp und Facebook nicht für die interne betriebliche Kommunikation genutzt werden sollten.
In 6 Schritten zum Homeoffice-Arbeitsplatz für Ihre Mitarbeiter
Für das Homeoffice gelten gewisse Anforderungen. Doch wie gehen Sie am besten vor, wenn Sie Ihren Mitarbeitern kurzfristig die Möglichkeit zum Homeoffice einräumen möchten? Um möglichst schnell startklar zu sein, empfehlen sich die folgenden 6 Schritte für den Einstieg:
1. Selbst einrichten oder externen Dienstleister beauftragen?
Bevor Sie mit der Einrichtung der nötigen Infrastruktur (Hardware und Software) für die Arbeit im Homeoffice beginnen, sollten Sie sich überlegen, ob Sie oder evtl. Mitarbeiter in Ihrem Betrieb das nötige technische Wissen dafür besitzen. Lautet die Antwort auf diese Frage „Nein“ oder Sie sind sich nicht sicher, empfiehlt es sich, einen externen IT-Dienstleister mit ins Boot zu holen. Dieser kann Sie umfassend beraten.
2. Firmen-Notebooks mit VPN-Verbindung
Stellen Sie Ihren Mitarbeitern Firmen-Notebooks mit allen Programmen zur Verfügung, die sie zum Arbeiten benötigen. Am Homeoffice-Arbeitsplatz sollten Arbeitnehmer nicht mit ihrem privaten PC arbeiten. Sorgen Sie dafür, dass sich die betrieblichen Notebooks über eine VPN-Verbindung mit dem Unternehmensnetzwerk verbinden können. Dies lässt sich bei den meisten Routern einfach realisieren. Konkrete Anleitungen hierfür finden sich im Internet.
3. Netzwerklaufwerk für Daten
Lassen Sie ein Netzwerklaufwerk einrichten, das für Ihre Mitarbeiter freigegeben wird. Sie schaffen dadurch eine sichere Plattform zum Speichern und Laden von Daten. Durch zusätzliche Freigaben im Firmennetzwerk können Sie Ihren Mitarbeitern weitere Ressourcen zur Verfügung stellen.
4. Rufumleitung einrichten
Lassen Sie für Ihren Homeoffice-Arbeitsplatz eine einfache Rufumleitung vom Diensttelefon auf das Privattelefon (Festnetz oder Smartphone) Ihrer Beschäftigten einrichten, um dessen telefonische Erreichbarkeit zu garantieren.
5. Videokonferenzsysteme für die Zusammenarbeit
Mit Videokonferenzsystemen wie Zoom oder Microsoft Teams können Ihre Mitarbeiter mit den anderen Teilnehmern im Firmennetzwerk telefonieren, virtuelle Termine abhalten und Daten austauschen.
6. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeiter
Damit Ihre Mitarbeiter in der Lage sind, effektiv an Ihrem Arbeitsplatz im Homeoffice zu arbeiten, sollten Sie sie entsprechend im Umgang mit der Technik schulen. Hierbei helfen auch Checklisten, die während der Arbeit im Homeoffice abgehakt werden können oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen, in denen die technischen Grundlagen zusammengefasst sind, z. B.:
- „Wie verbinde ich mich mit dem Firmennetzwerk?“
- „Wie organisiere ich eine Videokonferenz mit meinen Kollegen?“
- „Wie sende ich eine verschlüsselte E-Mail?“
Außerdem sollten die Mitarbeiter wissen, an wen sie sich bei technischen Problemen wenden können.
Holen Sie sich finanzielle Unterstützung vom Staat!
Speziell aufgrund der Corona-Krise wurde das Förderprogramm „go-digital“ des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie angepasst. Im Rahmen der Förderung werden 50 Prozent der Beratungskosten für die Einführung digitaler Lösungen wie zum Beispiel für das Homeoffice übernommen. Seit der Corona-Krise zählt hierzu nun auch ausdrücklich die Einrichtung des Homeoffice durch den Arbeitgeber.
Tipp: Praktische Tools für den Homeoffice-Arbeitsplatz
- Funktionen: Digitale Meetings, chatten, telefonieren, Video-Calls, im Team zusammenarbeiten, Dokumente teilen
- Funktionen: Fernzugriff auf andere Bildschirme, digitale Meetings
- Funktionen: Digitale Meetings, chatten, telefonieren, Video-Calls, in Teams zusammenarbeiten
- Freeware ist zeitlich unbegrenzt und erlaubt Besprechungen für bis zu 100 Teilnehmer; Unterstützung bei der Einrichtung durch Cisco-Partner
- Funktionen: Webinare, E-Learning, Videokonferenzen, digitale Meetings
