Verpflegungsmehraufwand: Das sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber darüber wissen
Ob Arbeitnehmer, Selbstständiger oder Freiberufler – wir werden immer mobiler. Das ist gut fürs Geschäft und liefert wichtige Kontakte sowie regelmäßigen Input von außen. Aber viel unterwegs zu sein kann auch ins Geld gehen. Das wissen gerade Selbstständige sowie kleine bis mittlere Unternehmen mit mobiler Mitarbeiterschaft nur zu gut. Und dies gilt nicht nur für die reinen Transportkosten, sondern auch für die Speisen und Getränke, ganz gleich ob im In- oder Ausland. Reisende können sich nicht wie sonst relativ günstig zu Hause verpflegen, sondern müssen auf das zurückgreifen, was Hotels, Restaurants, Imbisse, teure Flughäfen oder Bahnhöfe anbieten. Aber wer kommt eigentlich für den Verpflegungsmehraufwand auf? Wie können Sie Verpflegungskosten nachweisen? Gibt es zeitliche oder finanzielle Regelungen? Dies und vieles mehr wollen wir im Folgenden detailliert klären.
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Definition
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Die Idee hinter dem Verpflegungsmehraufwand ist folgende: Damit beruflich Vielreisende gegenüber örtlich stärker gebundenen Menschen finanziell nicht im Nachteil sind, werden Mehraufwendungen für die Verpflegung auf Reisen kompensiert.
Eines gleich vorneweg: Die Kosten, die für die Verpflegung unterwegs ob im In- oder Ausland entstehen, werden nicht komplett rückerstattet. Vielmehr handelt es sich hier immer um einen Zuschuss in Form einer Verpflegungskostenpauschale.
Hintergrund der Verpflegungspauschale
Die Verpflegungspauschale, wie sie aktuell gilt, stammt aus dem Jahr 2013. Damals wurde das Gesetz zur Änderung und Vereinfachung der Unternehmensbesteuerung und des steuerlichen Reisekostenrechts verabschiedet.
Tipp
Was sagt die Steuer zum Verpflegungsmehraufwand?
Der Gesetzgeber hat die Absetzbarkeit der Mehraufwendungen für die Verpflegung von Steuerpflichtigen in § 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 2 EStG geregelt:
Wird der Steuerpflichtige vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt tätig, sind die Mehraufwendungen für Verpflegung nach Maßgabe des § 9 Absatz 4a abziehbar.
Was deckt der Verpflegungsmehraufwand ab und was nicht?
Grundsätzlich ist es zu Beginn wichtig zu klären, welche Mahlzeiten für den Verpflegungszuschuss in Frage kommen. Folgendes deckt der Verpflegungsmehraufwand deckt zum Beispiel ab:
- das Frühstück im Hotel
- das Mittagessen bzw. den Imbiss unterwegs
- generell alle Mahlzeiten, die keine Geschäftsessen sind und die Sie mit Bewirtungskostenbelegen nachweisen und abrechnen können.
Was ist mit Übernachtungskosten?
Auch für mehrere Tage sowie Nächte entsteht ein Verpflegungsmehraufwand, für den bestimmte Reisekostenrichtlinien gelten:
- Für Übernachtungen gilt die Übernachtungspauschale.
- Sie beträgt 20 Euro pro Übernachtung bzw. entspricht in der Höhe den tatsächlichen Aufwendungen.
- Diese müssen Sie zum Beispiel anhand der Quittung des Hotels oder Unterkunftsbetriebs belegen werden.
- Auf der Hotelrechnung muss anhand des Anreise- und Abreisetages der genaue Aufenthaltszeitraum erkennbar sein. Mehr zur Übernachtungspauschale erfahren Sie auch hier.
Tipp
Wie werden Übernachtungskosten erstattet?
Unterkunftskosten für Übernachtungen können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten abgezogen werden. Sind Sie selbstständig bzw. Freiberufler, können Sie Ihre Übernachtungskosten auf Reisen komplett als Betriebsausgabe in der Steuererklärung absetzen.
Was gilt für Fahrtkosten und Reisenebenkosten?
Seit 2013 beinhaltet die Verpflegungspauschale nur noch die eigene Versorgung in Form von Mahlzeiten. Für Fahrtkosten und Reisenebenkosten gelten eigene Regelungen.
Fahrtkosten
Fahrtkosten können in Form der Kilometerpauschale geltend gemacht werden. Für PKW gilt ein Pauschalsatz von 0,30 Euro, ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro pro Kilometer. Für alle anderen motorbetriebenen Fahrzeuge wie Motorräder wird ein pauschaler Kilometersatz von 0,20 Euro angesetzt. Die früher übliche Mitnahmeentschädigung gibt es seit 2014 nicht mehr.
Reisenebenkosten
Ihre Reisenebenkosten können Arbeitnehmer sich vom Arbeitgeberkomplett lohnsteuerfrei erstatten lassen.
Eine andere Möglichkeit ist, die kompletten Reisenebenkosten als Werbekosten von der Steuer abzuziehen.
Welche Voraussetzungen gelten für die Verpflegungspauschale?
Damit die Mehrkosten auch eindeutig unter den Verpflegungsmehraufwand fallen, gilt es hierfür einige Bedingungen zu berücksichtigen:
- Voraussetzung #1: Andere Arbeitsstätte: Selbstständige oder Angestellte müssen sich „außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte“ befinden, damit sie die Verpflegungspauschale beanspruchen dürfen. Die erste Tätigkeitsstätte ist in der Regel der übliche Arbeitsplatz.
- Voraussetzung #2: Gute Gründe: Sie müssen plausibel begründen können, weshalb sie ihre Tätigkeit nicht an der ersten Tätigkeitsstätte ausüben, sondern an einen weiteren Tätigkeitsort reisen müssen.
- Voraussetzung #3: Entfernung: Zudem muss eine gewisse Entfernung vorliegen: Die vorübergehende Arbeitsstätte muss so weit vom üblichen Ort entfernt liegen, dass sie sich nicht selbst zu Hause versorgen und im eigenen Bett schlafen können.
- Voraussetzung #4: Mindestdauer: Die Geschäftsreise muss mindestens acht Stunden dauern. Für Dienstreisen mit kürzerer Abwesenheitsdauer können Sie keine Verpflegungspauschale geltend machen.
Wie lässt sich der Verpflegungsmehraufwand abrechnen?
Es gibt zwei Möglichkeiten, um den Verpflegungsmehraufwand in Anspruch zu nehmen:
Rückerstattung über die Reisekostenabrechnung
Als Arbeitnehmer ist es am einfachsten, wenn der Arbeitgeber die Pauschale steuerfrei im Rahmen der Reisekostenabrechnung erstattet. Dabei darf der Arbeitgeber auch mehr Geld als die Pauschale bezahlen – aber nicht mehr als den doppelten Pauschalbetrag.
Für den Mehrbetrag führt der Arbeitgeber eine pauschale Lohnsteuer in Höhe von 25 Prozent ab.
Werbungskosten
Es lässt sich der Aufwand pauschal als Werbungskosten im Rahmen der Einkommensteuererklärung abziehen. Diese Variante ist speziell relevant für Selbstständige. Sie kommen in dem Fall selbst für ihre Verpflegung auf der Geschäftsreise auf. Auf diese Weise erhalten sie einen Teil der Verpflegungskosten erstattet.
Wie werden die Verpflegungsmehraufwendungen kalkuliert?
Wie hoch der Verpflegungsmehraufwand ist, hängt von der Dauer der Reise ab. Dabei gibt es zwei Pauschalen, die zur Berechnung dienen:
- Kleine Spesenpauschale: Bei Geschäftsreisen von mehr als 8 Stunden, aber unter 24 Stunden, kommt die „kleine“ Spesenpauschale zum Tragen. Sie beläuft sich auf 14 Euro.
- Große Spesenpauschale: Ist man 24 Stunden oder länger unterwegs, gilt die „große“ Spesenpauschale. Hier liegt der Tagessatz bei 28 Euro pro 24 Stunden.
Ergeben sich Änderungen im Verpflegungsmehraufwand seit 2024
Mit dem Wachstumschancengesetz, das seit 22. März 2024 in kraft trat, war auch die Anhebung des Verpflegungsmehraufwandes verbunden.
- Der kleine Verpflegungszuschuss von 14 auf 16 Euro.
- Der große Reisekostenausgleich von 28 Euro auf 32 Euro.
Beide Erhöhungen ließen sich mit dem Wachstumschancengesetz nicht durchsetzen, was bedeutet, dass die Verpflegungspauschalen für berufsbedingte Reisen im Inland von 14 Euro bzw. 28 Euro weiterhin gelten.
Info
Praxisbeispiel Spesenpauschalen
Basierend auf diesen beiden Pauschalen lässt sich der Verpflegungsmehraufwand berechnen. Bei einer eintägigen Dienstreise gibt es 28 Euro. Bei einer halbtägigen Dienstreise sind es 14 Euro Reisekostenpauschale.
Gibt es Tagespauschalen bei mehrtägigen Dienstreisen?
Dauert die Auswärtstätigkeit mehrere Tage, heißt es rechnen: Beginnend am Abreisetag und dem Zeitpunkt der Abreise werden die Stunden zusammengerechnet.
Achtung: Die „kleine“ Spesenpauschale gilt erst bei vollen 8 Stunden, die „große“ bei ganzen 24 Stunden!
Wenn mehrere Dienstreisen an einem Tag stattfinden, müssen Sie die einzelnen Zeiträume addieren. Wer insgesamt mindestens 8 Stunden unterwegs ist, kann die kleine Verpflegungspauschale ansetzen.
Häufig gestellte Frage
Kalendertag mit größtem Anteil der Abwesenheit maßgeblich
Dauert die Reise länger als bis 0:00 Uhr, ohne dass eine Übernachtung andernorts stattfindet, ist das Datum des Kalendertages maßgeblich, an dem der größte Teil der Abwesenheit stattfand.
- Beispiel 1: Der Arbeitnehmer startet um 16 Uhr. Um 1 Uhr nachts kehrt er zurück und war entsprechend 9 Stunden unterwegs. Davon 8 Stunden am Abreisetag, für den er somit die Verpflegungspauschale berechnen kann.
- Beispiel 2: Der Arbeitnehmer ist 30 Stunden geschäftlich unterwegs, kann er nur einmalig 24 Stunden beanspruchen, da nicht weitere 8 Stunden, die für die „kleine“ Spesenpauschale notwendig wären, hinzugekommen sind.
Info
Spezialfälle bei Pauschalen
Bei der Berechnung des Verpflegungsmehraufwandes bei der Übernahme von Hotelkosten gibt es zusätzliche Besonderheiten zu beachten:
- Wird das Frühstück vom Arbeitgeber bezahlt oder ist bereits im Zimmerpreis enthalten, müssen 20 % vom Pauschalbetrag des jeweiligen Tags abgezogen werden. Der Betrag kürzt sich somit von 28 Euro auf 22,40 Euro.
- Wird vom Arbeitgeber das Mittag- und Abendessen bezahlt oder sind im Preis der Übernachtung mit dabei, werden 40 % Kürzung des Betrags für den entsprechenden Tag fällig. Die Kostenübernahme reduziert sich in diesem Fall von 28 Euro auf 16,80 Euro.
Gibt es eine Pauschale für Reisekosten bei Auslandsreisen?
Abgesehen von den Konditionen, die zum Verpflegungsmehraufwand im Deutschen Inland gilt, gibt es auch einige Regelungen, die für Firmenreisen ins Ausland gelten:
- Geht die Geschäftsreise ins Ausland, wird der Verpflegungsmehraufwand nach dem gleichen Grundsatz wie im Inland kalkuliert.
- Beachten Sie: Für jedes Land gelten eigene Verpflegungspauschalen.
- Die Verpflegungspauschalen im Ausland erhalten Sie auf der Website des Bundesfinanzministeriums.
Info
Auslandsreise-Tipp für Selbstständige
Als Unternehmer oder Selbstständiger dürfen Sie bei Auslandsreisen keine Pauschbeträge, sondern nur die tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgabe abziehen. Sind im Übernachtungspreis noch weitere Serviceleistungen oder ein Frühstück oder andere Mahlzeiten enthalten, müssen Sie diese Kosten aus der Aufstellung herausrechnen.
