Outsourcing
Ab einem bestimmten Zeitpunkt kann es für Unternehmen sinnvoll sein, Aufgaben, Teilbereiche oder ganze Abteilungen auszulagern. Das Outsourcing ermöglicht es Betrieben, den Fokus wieder verstärkt auf die Kernkompetenzen der Firma zu richten. Zudem geht mit dem Outsourcing eine Kosten- und Zeitersparnis einher.
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Zusammenfassung
Outsourcing im Überblick
- Mit Outsourcing ist eine Unternehmensstrategie gemeint, bei der es um das Auslagern bestimmter Aufgaben und Geschäftsprozesse an externe Dienstleister geht. Werden diese nur teilweise ausgelagert, spricht man von Outtasking.
- Sie können fast alle Tätigkeiten in Ihrem Unternehmen auslagern. Von Geschäftsprozessen bis zum Kundendienst ist Outsourcing möglich. Klassische Beispiele sind die Buchhaltung und IT-Abteilung, aber auch das Outsourcing bietet sich für die Produktion oder Konstruktion an.
- Möchten Sie Aufgaben, Prozesse und Abteilungen auslagern, geht das mit vielen Vorteilen einher. Zum einen können Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen fokussieren und zum anderen sparen Sie Zeit und Kosten.
- Sie sollten Leistungen nicht auslagern, wenn Sie in eine gefährliche Abhängigkeit gegenüber Ihrem Dienstleister geraten. Auch Kernkompetenzen und Schlüsseltechnologien sollten Sie aus Sicherheitsgründen nicht outsourcen.
Definition
Was bedeutet Outsourcing?
Der Begriff Outsourcing kommt aus dem Englischen und beinhaltet die beiden Wörter „out“ und „source“. Dies lässt sich mit der Abgabe an externe Quellen bzw. der Nutzung von externen Quellen übersetzen. Die Bedeutung von Outsourcen bezieht sich im Unternehmenskontext auf eine Auslagerung von Aufgaben an externe Dienstleister. Diese können Sie komplett oder teilweise auslagern. Der gegenteilige Vorgang zum Outsourcing wird als Insourcing bezeichnet und meint, dass alle Geschäftsbereiche unternehmensintern abgedeckt und bearbeitet werden.
Einsatzmöglichkeiten von Outsourcing: Wofür sind Outsourcing-Maßnahmen gut?
Grundsätzlich gilt es zu klären, wann Outsourcing sinnvoll ist. Es gibt mehrere Gründe, warum es sich lohnt, bestimmte Prozesse Ihres Unternehmens auszulagern. Zuerst können Sie sich durch die Fremdvergabe von Aufgaben wieder auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und sich beispielsweise der Weiterentwicklung Ihrer Produkte und der Strategie zuwenden. Sie brauchen keine Zeit mehr in die Bewältigung administrativer Tätigkeiten zu stecken. Hier bietet sich ein Outsourcen der Buchhaltung oder die Auslagerung des Backoffice an.
Im nächsten Schritt hilft Ihnen das Outsourcing, Kosten zu sparen. Das funktioniert auf mehreren Wegen und lässt sich am Beispiel des Lager- und Logistik-Outsourcings verdeutlichen:
- Kosten für Logistik sparen: Durch den Aufbau eines externen Lagers bei einem Dienstleister können Sie oftmals auch gleich den Versand Ihrer Produkte dort abwickeln. So sparen Sie sich erneut Kosten für Verpackungsmaterial, Mitarbeiter und Räumlichkeiten, in denen Ihre Produkte versandfertig gemacht werden. Da große Dienstleister viele Kunden betreuen, können diese zu günstigeren Konditionen verpacken und versenden.
- Lagerkosten sparen: Durch den Aufbau eines Lagers direkt bei Ihrem Dienstleister, müssen Sie selbst keine Lagerfläche oder eine neue Infrastruktur errichten und unterhalten. So sparen Sie nicht nur Lagerhaltungskosten und Kosten für den Bau etc., sondern ebenfalls Personalkosten.
Gleichzeitig können sich Ihre Unternehmensleistung bzw. Ihre Produkte durch das Auslagern verbessern. Wenn Sie für die Weiterentwicklung und Produktion Spezialisten beauftragen, erhalten Sie bei Problemen Zugang zu innovativen und optimierten Lösungen.
Würden Sie diese Aufgabenbereiche nicht auslagern, kämen Sie nicht in den Genuss dieser Ressourcen. Zudem können diese Anbieter die Aufgaben schneller und effizienter bearbeiten, sodass Sie Ihre Ziele durch das Outsourcing mit einem Partner in kürzerer Zeit erreichen.
Tipp
Dienstleister flexibel einsetzbar
Nicht zuletzt können Sie das Outsourcing an Dienstleister flexibel planen. Beispielsweise lassen sich saisonal- oder projektbedingte Personalengpässe gut überbrücken. Für zeitlich begrenzte Projekte brauchen Sie keine neuen Mitarbeiter rekrutieren und einarbeiten.
Vor- und Nachteile des Outsourcing
Die genannten Vorteile klingen bereits sehr überzeugend. Wenn Sie Aufgaben auslagern möchten, ergeben sich weitere Vorzüge:
- Abhängigkeit von Fachkräften verringern, höhere Flexibilität: Sie sind nicht auf Arbeitskräfte angewiesen, die Sie in Ihrem Unternehmen anstellen. Expertise findet sich auch in anderen Dienstleistern.
- Höhere Produktivität: Die Dienstleister sind Spezialisten auf ihrem Gebiet. Durch ihr Wissen und die Erfahrung erledigen sie die Arbeit schneller und sorgfältiger.
- Weniger Fixkosten: Im Vergleich zu Mitarbeitern, die Sie Monat für Monat bezahlen müssen, nehmen Sie die Leistungen von externen Partnern nur dann in Anspruch, wenn Sie diese benötigen und Budget vorhanden ist. Hierfür sollten Sie darauf achten, keine langfristigen Verträge abzuschließen.
- Geringere unternehmerischen Risiken: Sollte es zu finanziellen Engpässen kommen, können Sie bei der Zusammenarbeit mit externen Firmen und Dienstleistern Kosten einsparen. Sie brauchen nicht Ihre eigenen Mitarbeiter zu entlassen.
Neben den Vorteilen hat das Outsourcing auch einige Nachteile:
- Sie machen sich zwar weniger abhängig von Fachkräften, aber es entsteht eine Abhängigkeit gegenüber Ihrem Dienstleister.
- Unterschätzen Sie zudem nicht den Aufwand bei der Kommunikation und Koordination. Besonders zu Beginn der Zusammenarbeit sind öfter Absprachen nötig.
- Ein sehr wichtiger Aspekt betrifft die Datensicherheit. Möglicherweise hat Ihr externer Dienstleister Einblicke in interne Informationen. Dadurch besteht ein erhöhtes Risiko der Weitergabe von Betriebsgeheimnissen bzw. Betriebsspionage. Sie sollten in jedem Fall eine Geheimhaltungsvereinbarung treffen, um den Datenschutz zu gewährleisten.
Info
Verantwortung liegt beim Unternehmen
Outsourcing bedeutet nicht, dass Sie die Verantwortung für die Leistungserbringung gegenüber Ihren Kunden an externe Dienstleister übertragen. Am Ende sind Sie als Unternehmen für die Qualität Ihrer Produkte und Dienstleistungen verantwortlich. Wenn Ihr Dienstleister schlechte Arbeit leistet, fällt das auch auf Ihre Firma zurück. Vorallem beim Umgang mit Kunden im Service kann dies äußerst fatal werden.
Info
Aufgaben, die Sie nicht auslagern sollten
Es gibt zwei Tätigkeitsfelder, die Sie nicht auslagern sollten: Kernkompetenzen und Schlüsseltechnologien. Letztere sollten Sie aus Sicherheitsgründen nie an Dritte auslagern.
Arten von Outsourcing: Formen und Beispiele der Auslagerung
Sie können praktisch alle Leistungen Ihres Unternehmens abgeben. Von kleinen Aufgaben bis zu kompletten Prozessen und ganzen Abteilungen ist alles möglich. Bevor Sie in die Planung Ihres Outsourcings gehen, sollten Sie sich die unterschiedlichen Varianten vor Augen halten.
Tipp
Outsourcing vs. Outtasking
Lagern Sie nur einzelne Aufträge aus, ist damit das Outtasking gemeint. Auch Begriffe, wie selektive oder partielles Outsourcing, sind hierfür gebräuchlich. Wenn Sie Prozesse oder ganze Abteilungen auslagern, lässt sich das unter dem Begriff Outsourcing zusammenfassen.
Es gibt unterschiedliche Varianten des Outsourcings, die in einem Unternehmen anfallen können. Die folgende Übersicht zeigt, welche Formen das sind und was Sie sich darunter vorstellen können.
- Business-Process-Outsourcing: Auslagerung von Geschäftsprozessen
- Unternehmensinternes Outsourcing: Auslagerung in Tochterunternehmen
- Knowledge-Process-Outsourcing: Auslagerung von komplexen Prozessen an Spezialisten
- Business Transformation Outsourcing: Die Prozessneuentwicklung von gesamten Unternehmenszweigen wird an externe Dienstleister abgegeben.
- Application Service Providing: Bei dieser Variante geht es meistens um Anwendungsdienstleister. Hierbei stellen externe Unternehmen Softwareapplikationen bereit.
- Offshore-Outsourcing: Auslagerung an meist kostengünstigere Dienstleister im Ausland
- Outservicing: Auslagerung des Kundendienstes
- Online-Outsourcing: Die Auslagerung von Diensten oder Aufgaben, die sich über das Internet durchführen lassen.
Beispiele für Outsourcing
Für Unternehmen bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, Aufgaben und Abteilungen auszulagern. Viele Selbstständige möchten zu Beginn die Buchhaltung outsourcen. Von einem Buchhaltungsbüro können Sie zum Beispiel die Debitoren- bzw. Kreditorenbuchhaltung ausführen lassen.
Möglich ist es auch, diese Tätigkeiten an den Steuerberater abzugeben. Für die Lohnabrechnung ist das Outsourcing ebenso möglich, wie für den Jahresabschluss und die Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben.
Neben dem finanziellen Sektor sind noch weitere Bereiche denkbar, die Sie auslagern können. Die folgende Übersicht gibt Ihnen ein paar Beispiele, in welchen Geschäftsbereichen das Outsourcing möglich ist:
IT-Outsourcing
- Software-Entwicklung
- IT-Sicherheit
- Hosting und Cloudservices
Logistik-Outsourcing
- Produktlagerung
- Kommissionierung
- Abfallentsorgung
- Retourenbearbeitung
- Transport an Kunden
Vertriebs-Outsourcing
- Telefonische Akquise
- Terminservice für Beratungen
- Tele-Sales
Callcenter-Outsourcing
- Reklamationsbearbeitung
- Kundenservice und -beratung
Abgesehen davon gibt es noch weitere Unternehmensprozesse, die outgesourct werden können:
- Marketing
- Eventmanagement
- Personalvermittlung
- Redaktionelle Aufgaben wie Texterstellung von Webseitentexten
- Designaufgaben
Wie funktioniert Outsourcing?
Um bestimmte Aufgaben und Prozesse effizient auslagern zu können, empfiehlt es sich, strukturiert zu agieren. Für ein erfolgreiches Outsourcing ist das richtige Vorgehen erforderlich. Halten Sie sich daher an folgende Schritte:
- Auslagerung planen: Erörtern Sie den Aktuellen Status-quo. Wo können Sie Schwachstellen definieren? Welche Tätigkeiten möchten Sie an Dienstleister abgeben? Darüber müssen Sie sich im Klaren sein, bevor Sie diese anfragen.
- Erwartungen: Klären Sie, was sie sich von der Auslagerung erhoffen. Legen Sie Ziele Fest, die Sie erreichen wollen. Mit Hilfe welcher Parameter wollen Sie den Erfolg messen?
- Budgetkalkulation: Welche finanziellen Mittel haben Sie zur Umsetzung des Outsourcings zur Verfügung? Rechnen Sie sämtliche Kostenpunkte genau durch.
- Angebote einholen: Sind die Aufgaben für das Outsourcing festgelegt, kontaktieren Sie verschiedene Dienstleister. Nach dem Recruiting bewerten Sie die Angebote und fällen dann eine Entscheidung darüber, welchen Sie beauftragen.
- Vertragliches regeln: Definieren Sie in einem Vertrag, welche Konditionen für das Outsourcing sowohl für Ihr Unternehmen als auch für die Dienstleister erforderlich sind. Formulieren Sie ein Dokument, in dem die Arbeitsabläufe, der Umfang, die Dauer und die Kosten des Auslagerns geregelt sind. Im Rahmen der Vertragsbindung sollten zudem der Umgang mit Geschäftsgeheimnissen sowie Datenschutz geklärt sein.
- Briefing: In den ersten Wochen geht es um eine genaue sowie kontrolliere Einarbeitung. Ja deutlicher Sie Projektabläufe vermitteln, Anforderungen erklären und Anfangsschwierigkeiten beseitigen, desto besser wird die Zusammenarbeit laufen.
- Überprüfung der Anforderungen: Nach dem Outsourcing der Aufgaben sollten Sie als Auftraggeber eine regelmäßige Qualitätskontrolle durchführen. Die ausgelagerte Arbeit muss kontinuierlich den Erwartungen Ihres Unternehmens entsprechen.
