Erhaltene Anzahlungen buchen

Konten für erhaltene Anzahlungen

Um die Standardkonten für erhaltene Anzahlungen anzulegen und zu aktualisieren, führen Sie im Menü 'Verwaltung' die Kontenaktualisierung durch. Für die erhaltenen Anzahlungen sind folgende Konten im Kontenplan vorhanden:

Übersicht der Steuerzeiträume

Beachten Sie bei der Buchung die Zeitpunkte von Anzahlung und Rechnung und folgen Sie der passenden Anleitung.

1. Erhaltene Anzahlung buchen

Beispiel mit Umsatzsteuer 19%

• Der Unternehmer erhält vom Kunden eine Anzahlung über 1.190 EUR brutto per Banküberweisung.
• Nach Leistungserstellung wird die gesamte Leistung über 3.570 EUR brutto in der Schlussrechnung aufgeführt.
• Die bis dahin berechnete Anzahlung über 1.190 EUR ist vom Rechnungsbetrag abzusetzen.

Buchungssätze

Sie buchen in vier Schritten:

1. Zahlungseingang der Anzahlung.
   Die fällige Umsatzsteuer wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter Kennzahl '81' ausgewiesen.
2. Buchen der Schlussrechnung über den Gesamtbetrag.
3. Umbuchung der Anzahlung.
   Wichtig: Buchen Sie den Offenen Posten (OP) der Anzahlung aus. Den Restbetrag führen Sie als OP weiter.
4. Zahlungseingang der Restzahlung.
   Buchen Sie den offenen Posten aus.

Erhaltene Anzahlung als Forderung buchen

Wenn Sie Anzahlungen als Zahlungseingang buchen, fehlt die Zuordnung zu einem Debitoren/Kunden. Sie können über die offenen Posten nicht feststellen, welcher Kunde die Anzahlung geleistet hat.
Wenn Sie auch für Anzahlungen die Offene-Posten-Verwaltung nutzen wollen, buchen Sie Anzahlungen als Forderung. Als Gegenkonto für die Forderung buchen Sie auf ein Interimskonto. Legen Sie dafür ein eigenes Interimskonto an.

Interimskonto anlegen

1. Öffnen Sie 'Verwaltung - Kontenverwaltung'.
2. Markieren Sie das Interimskonto 'Durchlaufende Posten'.
3. Klicken Sie auf 'Kopieren'.
4. Tragen Sie eine neue Kontonummer ein, z. B. SKR-03: 1591, SKR-04: 3630.
5. Tragen Sie die Kontobezeichnung ein, z. B. 'Forderung Anzahlung'.
6. Klicken Sie auf 'Weiter' und übernehmen Sie die weiteren Einstellungen unverändert.
7. Beenden Sie den Assistenten über 'Speichern'.

Beispiel

• Sie erfassen eine Anzahlung als Forderung über 11.900 EUR.
• Nach Leistungserstellung buchen Sie die Schlussrechnung über den Gesamtbetrag 35.700 EUR brutto.
• Die Anzahlung über 11.900 ziehen Sie in der Schlussrechnung vom Endbetrag ab.

Buchungssätze

1. Anzahlung als Forderung über Interimskonto.
2. Zahlungseingang der Anzahlung über das Konto 'Erhaltene Anzahlungen'.
   Die fällige Umsatzsteuer wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter Kennzahl 81 ausgewiesen.
3. Ausbuchen der Forderung gegen das Debitorenkonto.
4. Buchen der Schlussrechnung.
5. Umbuchung der Anzahlung mit Ausbuchung des offenen Postens der Anzahlung. Den Restbetrag führen Sie als OP weiter.
6. Zahlungseingang der Restzahlung mit Ausbuchung des offenen Postens.

Hinweis: Abschlagsrechnungen aus Lexware faktura+auftrag oder Lexware warenwirtschaft können nicht an die Buchhaltung übertragen werden. Erfassen Sie Anzahlungen in Lexware buchhaltung.

2. Anzahlung Juli-Dezember 2020, Rechnung ab Januar 2021

Aufgrund der temporären MwSt-Senkung müssen Anzahlungen nach Steuersätzen getrennt gebucht werden. Es ist deshalb wichtig, dass für jeden Steuersatz ein eigenes Anzahlungskonto vorhanden ist und genutzt wird.

Buchungsschritte (Beispiel)

1. Buchen des Zahlungseingangs der Anzahlung im August 2020 zu 16 % Umsatzsteuer.
   Die fällige Umsatzsteuer wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter Kennzahl '36' ausgewiesen.
2. Buchen der Schlussrechnung über den Gesamtbetrag im Februar 2021 zu 19 % Umsatzsteuer.
3. Umbuchung der Anzahlung (16 % Umsatzsteuer).
   Wichtig: Buchen Sie den Offenen Posten (OP) der Anzahlung aus. Den Restbetrag führen Sie als OP weiter.
4. Zahlungseingang der Restzahlung mit 19 % Umsatzsteuer.
   Buchen Sie den offenen Posten aus.

Beachten Sie, dass sich die Buchungssätze bei Sollbesteuerung und Istbesteuerung unterscheiden.

Buchungssätze bei Sollbesteuerung

Buchungssätze bei Istbesteuerung

Video zum Thema
In unserem 5-minütigen Video zeigen wir Ihnen, wie Sie erhaltene Anzahlungen bei Istbesteuerung buchen, wenn die Anzahlung im Steuerzeitraum 01.07.2020 - 31.12.2020 liegt und die Schlussrechnung nach dem 31.12.2020 gebucht wird.

Die Übersicht der Buchungsschritte finden Sie auch in der folgenden Tabelle.

Bei Istbesteuerung buchen Sie die erhaltene Anzahlung über ein Interimskonto um. Nur so kann der offene Posten der Anzahlung ausgebucht werden.

3. Anzahlung vor Juli 2020, Rechnung Juli-Dezember 2020

Buchungsschritte (Beispiel)

1. Buchen des Zahlungseingangs der Anzahlung im Mai 2020 zu 19 % Umsatzsteuer.
   Die fällige Umsatzsteuer wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter Kennzahl '81' ausgewiesen.
2. Buchen der Schlussrechnung über den Gesamtbetrag im August 2020 zu 16 % Umsatzsteuer.
3. Umbuchung der Anzahlung (19 % Umsatzsteuer).
   Wichtig: Buchen Sie den Offenen Posten (OP) der Anzahlung aus. Den Restbetrag führen Sie als OP weiter.
4. Zahlungseingang der Restzahlung mit 16 % Umsatzsteuer.
   Buchen Sie den offenen Posten aus.

Beachten Sie, dass sich die Buchungssätze bei Sollbesteuerung und Istbesteuerung unterscheiden.

Buchungssätze bei Sollbesteuerung

Buchungssätze bei Istbesteuerung

Bei Istbesteuerung buchen Sie die erhaltene Anzahlung über ein Interimskonto um. Nur so kann der offene Posten der Anzahlung ausgebucht werden.

Fehlerhafte Buchungen aufgrund Mehrwertsteuersenkung 01.07. - 31.12.2020

Aufgrund der temporären Mehrwertsteuersenkung vom 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 und der anschließenden erneuten Erhöhung der Mehrwertsteuer seit dem 1. Januar 2021 kann es im Bereich der erhaltenen Anzahlungen zu Unstimmigkeiten hinsichtlich des korrekten Steuerausweises kommen. Daher ist hier momentan besondere Vorsicht geboten. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen nachfolgend Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verfügung, die Sie bei der korrekten Einbuchung dieser Sachverhalte unterstützt.

Wir empfehlen Ihnen, alle offenen Buchungen im Bereich der erhaltenen Anzahlungen genau zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern. Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie die Umsatzsteuererklärung 2020 sollten Sie einer besonders genauen Prüfung unterziehen. Sollten Sie bereits Buchungen getätigt haben, die der von uns empfohlenen Vorgehensweise nicht entsprechen, empfehlen wir Ihnen diese zunächst zu stornieren.

Korrekturbeispiel (SKR-03/SKR-04):

a) Buchung einer erhaltenen Anzahlung im November 2020

b) Einbuchen der Rechnung im Januar 2021

c) Zuordnung der erhaltenen Anzahlung zum Debitor (ohne Ausbuchung des offenen Postens)

d) Ausbuchung des offenen Postens über die Funktion 'Buchen - Offene Posten abgleichen'.
Wichtig: Da in diesem Beispiel Rechnung und erhaltene Anzahlung zu unterschiedlichen Steuersätzen gebucht sind, führt ein Abgleich der beiden Buchungen über die Funktion 'Offene Posten abgleichen' zu einem falschen Steuerausweis in der Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. in der Umsatzsteuererklärung. Um dies zu vermeiden, stornieren Sie die Buchung und erfassen Sie die Buchung neu.

Buchung korrigieren

1. Öffnen Sie 'Ansicht - Journal'.
2. Markieren Sie die in c) genannte Buchung mit der rechten Maustaste.
3. Klicken Sie im Kontextmenü auf 'Stornieren'.
   
4. Beachten Sie die Meldung zur Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung:
   
5. Als Stornierungsdatum wählen Sie den Tag der ursprünglichen Einbuchung.
   
6. Erfassen Sie die Buchung neu anhand der passenden Anleitung zu den jeweiligen Steuerzeiträumen und Besteuerungsarten.