Erhaltene Anzahlungen buchen

Sie buchen erhaltene Anzahlungen zum Zeitpunkt des Zuflusses auf das Konto 'Erhaltene Anzahlungen'. Den Umsatz weisen Sie im Zeitraum der Vereinnahmung in der Umsatzsteuer-Voranmeldung aus.

Konten für erhaltene Anzahlungen

Um die Standardkonten für erhaltene Anzahlungen anzulegen und zu aktualisieren, führen Sie im Menü 'Verwaltung' die Kontenaktualisierung durch. Für die erhaltenen Anzahlungen sind folgende Konten im Kontenplan vorhanden:

Erhaltene AnzahlungenKonto SKR-03Konto SKR-04
5 % Umsatzsteuer17123261
7 % Umsatzsteuer17113260
16 % Umsatzsteuer17173270
19 % Umsatzsteuer17183272

 


Übersicht der Steuerzeiträume

Beachten Sie bei der Buchung die Zeitpunkte von Anzahlung und Rechnung und folgen Sie der passenden Anleitung.

Steuerzeitraum von Anzahlung und RechnungAbschnitt
Anzahlung und Rechnung vor 01.07.2020
oder
Anzahlung und Rechnung nach 31.12.2020
1. Erhaltene Anzahlung buchen
Anzahlung 01.07.2020 - 31.12.2020
Rechnung ab 01.01.2021
2. Anzahlung Juli-Dezember 2020, Rechnung ab Januar 2021
Anzahlung vor 01.07.2020
Rechnung 01.07.2020 - 31.12.2020
3. Anzahlung vor Juli 2020, Rechnung Juli-Dezember 2020

 


1. Erhaltene Anzahlung buchen

Beispiel mit Umsatzsteuer 19%

  • Der Unternehmer erhält vom Kunden eine Anzahlung über 1.190 EUR brutto per Banküberweisung.
  • Nach Leistungserstellung wird die gesamte Leistung über 3.570 EUR brutto in der Schlussrechnung aufgeführt.
  • Die bis dahin berechnete Anzahlung über 1.190 EUR ist vom Rechnungsbetrag abzusetzen.

Buchungssätze

Sie buchen in vier Schritten:

  1. Zahlungseingang der Anzahlung.
    Die fällige Umsatzsteuer wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter Kennzahl '81' ausgewiesen.
  2. Buchen der Schlussrechnung über den Gesamtbetrag.
  3. Umbuchung der Anzahlung.
    Wichtig: Buchen Sie den Offenen Posten (OP) der Anzahlung aus. Den Restbetrag führen Sie als OP weiter.
  4. Zahlungseingang der Restzahlung.
    Buchen Sie den offenen Posten aus.
Buchungssätze SKR-03 / SKR-04
SchrittSollkontoHabenkontoBetrag
1. Anzahlung1200 / 1800 Bank1718 / 3272 Erh. Anzahlungen 19%1.190
2. SchlussrechnungDebitor8400 / 4400 Erlöse 19 % USt.3.570
3.Umbuchung Anzahlung
Wichtig: mit Ausbuchung des OP
1718 / 3272
Erhaltene Anzahlungen 19%
Debitor1.190
4. Zahlungseingang Restzahlung1200 / 1800 BankDebitor2.380

 

Ausweis in den Auswertungen
BilanzBei der Gewinnermittlungsart 'Betriebsvermögensvergleich' weisen Sie erhaltene Anzahlungen bei Zahlungseingang als Verbindlichkeit aus. Das Standardkonto 'Erhaltene Anzahlungen' ist der Bilanz Passiva zugeordnet:
'D. Verbindlichkeiten / 3. erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen'.
Anlage EÜRBei der Gewinnermittlungsart 'Einnahmenüberschussrechnung' sind erhaltene Anzahlungen bei Zahlungseingang eine erfolgswirksame Einnahme. Der Ausweis erfolgt unter den umsatzsteuerpflichtigen Betriebseinnahmen.

Umsatzsteuer-Voranmeldung

Die umsatzsteuerliche Behandlung und Buchung ist bei Sollbesteuerung und Istbesteuerung gleich. Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem das Entgelt vereinnahmt worden ist (§ 13 Abs.1 UStG).

 

Erhaltene Anzahlung als Forderung buchen

Wenn Sie Anzahlungen als Zahlungseingang buchen, fehlt die Zuordnung zu einem Debitoren/Kunden. Sie können über die offenen Posten nicht feststellen, welcher Kunde die Anzahlung geleistet hat.
Wenn Sie auch für Anzahlungen die Offene-Posten-Verwaltung nutzen wollen, buchen Sie Anzahlungen als Forderung. Als Gegenkonto für die Forderung buchen Sie auf ein Interimskonto. Legen Sie dafür ein eigenes Interimskonto an.

 

Interimskonto anlegen

  1. Öffnen Sie 'Verwaltung - Kontenverwaltung'.
  2. Markieren Sie das Interimskonto 'Durchlaufende Posten'.
  3. Klicken Sie auf 'Kopieren'.
  4. Tragen Sie eine neue Kontonummer ein, z. B. SKR-03: 1591, SKR-04: 3630.
  5. Tragen Sie die Kontobezeichnung ein, z. B. 'Forderung Anzahlung'.
  6. Klicken Sie auf 'Weiter' und übernehmen Sie die weiteren Einstellungen unverändert.
  7. Beenden Sie den Assistenten über 'Speichern'.

 

Beispiel

  • Sie erfassen eine Anzahlung als Forderung über 11.900 EUR.
  • Nach Leistungserstellung buchen Sie die Schlussrechnung über den Gesamtbetrag 35.700 EUR brutto.
  • Die Anzahlung über 11.900 ziehen Sie in der Schlussrechnung vom Endbetrag ab.

 

Buchungssätze

  1. Anzahlung als Forderung über Interimskonto.
  2. Zahlungseingang der Anzahlung über das Konto 'Erhaltene Anzahlungen'.
    Die fällige Umsatzsteuer wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter Kennzahl 81 ausgewiesen.
  3. Ausbuchen der Forderung gegen das Debitorenkonto.
  4. Buchen der Schlussrechnung.
  5. Umbuchung der Anzahlung mit Ausbuchung des offenen Postens der Anzahlung. Den Restbetrag führen Sie als OP weiter.
  6. Zahlungseingang der Restzahlung mit Ausbuchung des offenen Postens.
Buchungssätze SKR-03 / SKR-04
BuchungsschrittSollkontoHabenkontoBetrag
1. Anzahlung als Forderung10000 Debitor1591 / 3631 Forderung Anzahlung11.900
2. Zahlungseingang Anzahlung1200 / 1800 Bank1718 / 3272 Erh. Anzahlungen 19%11.900
3. Ausbuchung Forderung1591 / 3631 Forderung Anzahlung10000 Debitor11.900
4. Schlussrechnung10000 Debitor8400 / 4400 Erlöse 19 % USt35.700
5. Umbuchung Anzahlung1718 / 3272 Erh. Anzahlungen 19%10000 Debitor11.900
6. Zahlungseingang Restzahlung1200 / 1800 Bank10000 Debitor23.800

Hinweis: Abschlagsrechnungen aus Lexware faktura+auftrag oder Lexware warenwirtschaft können nicht an die Buchhaltung übertragen werden. Erfassen Sie Anzahlungen in Lexware buchhaltung.

 


2. Anzahlung Juli-Dezember 2020, Rechnung ab Januar 2021

Aufgrund der temporären MwSt-Senkung müssen Anzahlungen nach Steuersätzen getrennt gebucht werden. Es ist deshalb wichtig, dass für jeden Steuersatz ein eigenes Anzahlungskonto vorhanden ist und genutzt wird.

Buchungsschritte (Beispiel)

  1. Buchen des Zahlungseingangs der Anzahlung im August 2020 zu 16 % Umsatzsteuer.
    Die fällige Umsatzsteuer wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter Kennzahl '36' ausgewiesen.
  2. Buchen der Schlussrechnung über den Gesamtbetrag im Februar 2021 zu 19 % Umsatzsteuer.
  3. Umbuchung der Anzahlung (16 % Umsatzsteuer).
    Wichtig: Buchen Sie den Offenen Posten (OP) der Anzahlung aus. Den Restbetrag führen Sie als OP weiter.
  4. Zahlungseingang der Restzahlung mit 19 % Umsatzsteuer.
    Buchen Sie den offenen Posten aus.

Beachten Sie, dass sich die Buchungssätze bei Sollbesteuerung und Istbesteuerung unterscheiden.

Buchungssätze bei Sollbesteuerung

SchrittSollkontoHabenkontoBetragUSt-VA
1. Anzahlung mit 16% USt.1200 / 1800 Bank1717 / 3270
Erh. Anzahlungen 16%
116.000+16.000
2. Schlussrechnung mit 19% USt.Debitor8400 / 4400
Erlöse 19 % USt.
595.000+95.000
3.Umbuchung Anzahlung
Wichtig: mit Ausbuchung des OP
1717 / 3270
Erhaltene Anzahlungen 16%            
Debitor116.000-16.000
4. Zahlungseingang Restzahlung1200 / 1800 BankDebitor

479.000

0

 

Buchungssätze bei Istbesteuerung

Video zum Thema
In unserem 5-minütigen Video zeigen wir Ihnen, wie Sie erhaltene Anzahlungen bei Istbesteuerung buchen, wenn die Anzahlung im Steuerzeitraum 01.07.2020 - 31.12.2020 liegt und die Schlussrechnung nach dem 31.12.2020 gebucht wird.



Die Übersicht der Buchungsschritte finden Sie auch in der folgenden Tabelle.

Bei Istbesteuerung buchen Sie die erhaltene Anzahlung über ein Interimskonto um. Nur so kann der offene Posten der Anzahlung ausgebucht werden.

SchrittSollkontoHabenkontoBetragUSt-VA
1. Anzahlung mit 16% USt.1200 / 1800 Bank1717 / 3270
Erh. Anzahlungen 16%
116.000+16.000
2. Schlussrechnung mit 19% USt.Debitor8400 / 4400
Erlöse 19 % USt.
595.0000
3. Umbuchung Anzahlung
über Interimskonto
 
1717 / 3270
Erhaltene Anzahlungen 16%            
Interimskonto116.000-16.000
4. Umbuchung
Wichtig: mit Ausbuchung des OP
InterimskontoDebitor116.000+18.520,82
5. Zahlungseingang Restzahlung1200 / 1800 BankDebitor

479.000

+76.478,99

 

 


3. Anzahlung vor Juli 2020, Rechnung Juli-Dezember 2020

    Buchungsschritte (Beispiel)

    1. Buchen des Zahlungseingangs der Anzahlung im Mai 2020 zu 19 % Umsatzsteuer.
      Die fällige Umsatzsteuer wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter Kennzahl '81' ausgewiesen.
    2. Buchen der Schlussrechnung über den Gesamtbetrag im August 2020 zu 16 % Umsatzsteuer.
    3. Umbuchung der Anzahlung (19 % Umsatzsteuer).
      Wichtig: Buchen Sie den Offenen Posten (OP) der Anzahlung aus. Den Restbetrag führen Sie als OP weiter.
    4. Zahlungseingang der Restzahlung mit 16 % Umsatzsteuer.
      Buchen Sie den offenen Posten aus.

    Beachten Sie, dass sich die Buchungssätze bei Sollbesteuerung und Istbesteuerung unterscheiden.

    Buchungssätze bei Sollbesteuerung

    SchrittSollkontoHabenkontoBetrag
    1. Anzahlung1200 / 1800 Bank1718 / 3272
    Erh. Anzahlungen 19%
    119.000
    2. SchlussrechnungDebitor8400 / 4400
    Erlöse 16 % USt.
    580.000
    3.Umbuchung Anzahlung
    Wichtig: mit Ausbuchung des OP
    1718 / 3272
    Erhaltene Anzahlungen 19%            
    Debitor119.000
    4. Zahlungseingang Restzahlung1200 / 1800 BankDebitor

    461.000

     

    Buchungssätze bei Istbesteuerung

    Bei Istbesteuerung buchen Sie die erhaltene Anzahlung über ein Interimskonto um. Nur so kann der offene Posten der Anzahlung ausgebucht werden.

    SchrittSollkontoHabenkontoBetrag
    1. Anzahlung1200 / 1800 Bank1718 / 3272
    Erh. Anzahlungen 19%
    119.000
    2. SchlussrechnungDebitor8400 / 4400
    Erlöse 16 % USt.
    580.000
    3. Umbuchung Anzahlung
    über Interimskonto
     
    1718 / 3272
    Erhaltene Anzahlungen 19%            
    Interimskonto119.000
    4. Umbuchung
    Wichtig: mit Ausbuchung des OP
    InterimskontoDebitor119.000
    5. Zahlungseingang Restzahlung1200 / 1800 BankDebitor

    461.000

     


    Fehlerhafte Buchungen aufgrund Mehrwertsteuersenkung 01.07. - 31.12.2020

    Aufgrund der temporären Mehrwertsteuersenkung vom 1. Juli 2020 bis zum 31. Dezember 2020 und der anschließenden erneuten Erhöhung der Mehrwertsteuer seit dem 1. Januar 2021 kann es im Bereich der erhaltenen Anzahlungen zu Unstimmigkeiten hinsichtlich des korrekten Steuerausweises kommen. Daher ist hier momentan besondere Vorsicht geboten. Aus diesem Grund stellen wir Ihnen nachfolgend Schritt-für-Schritt-Anleitungen zur Verfügung, die Sie bei der korrekten Einbuchung dieser Sachverhalte unterstützt.

    Wir empfehlen Ihnen, alle offenen Buchungen im Bereich der erhaltenen Anzahlungen genau zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern. Auch die Umsatzsteuer-Voranmeldungen sowie die Umsatzsteuererklärung 2020 sollten Sie einer besonders genauen Prüfung unterziehen. Sollten Sie bereits Buchungen getätigt haben, die der von uns empfohlenen Vorgehensweise nicht entsprechen, empfehlen wir Ihnen diese zunächst zu stornieren.

    Korrekturbeispiel (SKR-03/SKR-04):

    a) Buchung einer erhaltenen Anzahlung im November 2020

    Sollkonto SKR-03 / SKR-04Habenkonto SKR-03 / SKR-04Betrag 
    1200 / 1800 Bank1717 / 3270 Erhaltene Anzahlungen 16 %116.000


    b) Einbuchen der Rechnung im Januar 2021

    Sollkonto SKR-03 / SKR-04Habenkonto SKR-03 / SKR-04Betrag 
    Debitor8400 / 4400 Erlöse 19%595.000


    c) Zuordnung der erhaltenen Anzahlung zum Debitor (ohne Ausbuchung des offenen Postens)

    Sollkonto SKR-03 / SKR-04Habenkonto SKR-03 / SKR-04Betrag 
    1717 / 3270 Erhaltene Anzahlungen 16 %Debitor116.000


    d) Ausbuchung des offenen Postens über die Funktion 'Buchen - Offene Posten abgleichen'.
    Wichtig
    : Da in diesem Beispiel Rechnung und erhaltene Anzahlung zu unterschiedlichen Steuersätzen gebucht sind, führt ein Abgleich der beiden Buchungen über die Funktion 'Offene Posten abgleichen' zu einem falschen Steuerausweis in der Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. in der Umsatzsteuererklärung. Um dies zu vermeiden, stornieren Sie die Buchung und erfassen Sie die Buchung neu.

    Buchung korrigieren

    1. Öffnen Sie 'Ansicht - Journal'.
    2. Markieren Sie die in c) genannte Buchung mit der rechten Maustaste.
    3. Klicken Sie im Kontextmenü auf 'Stornieren'.
    4. Beachten Sie die Meldung zur Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung:
    5. Als Stornierungsdatum wählen Sie den Tag der ursprünglichen Einbuchung.
    6. Erfassen Sie die Buchung neu anhand der passenden Anleitung zu den jeweiligen Steuerzeiträumen und Besteuerungsarten.