Video
In unserem 8-minütigen Video zeigen wir Ihnen, wie Sie in Lexware buchhaltung pro Buchungsvorlagen anlegen und nutzen. Um das Video zu starten, klicken Sie hier.
Sie finden alle Informationen auch in der folgenden Anleitung.
Voraussetzungen
Wenn Sie einer Buchungsvorlage einen Belegnummerkreis zuordnen wollen, legen Sie zunächst den Nummernkreis im Menü 'Verwaltung - Belegnummern' an.
Die Belegnummer und die Einstellung 'automatisch hochzählen' werden aus dem Belegnummernkreis übernommen.
Buchungsvorlage anlegen
Beispiel
Die monatliche Miete für das Büro in Höhe von 1.500 EUR wird monatlich zum 01. vom Bankkonto abgebucht.
Für diese regelmäßig wiederkehrende Buchung soll eine Buchungsvorlage mit Serientermin angelegt werden.
- Öffnen Sie das Menü 'Verwaltung - Buchungsvorlagen'.
- Klicken Sie auf 'Neu'.
- Geben Sie die Daten der Buchungsvorlage ein. Wenn Sie für die Buchungsvorlage die Buchungsautomatik einrichten wollen, muss der Buchungssatz vollständig sein.
Beispiel: SKR-03
In der folgenden Tabelle finden Sie Hinweise zu wichtigen Eingabefeldern:Eingabefeld Hinweise Suchnummer Die Suchnummer unterstützt die Auswahl der Buchungsvorlage in der Buchungsmaske. Belegnummer Belegnummernkreise legen Sie im Menü 'Verwaltung - Belegnummern' an. Splitt im Soll- oder Habenkonto Wenn Sie den Buchungsbetrag im Soll oder Haben auf mehrere Konten aufteilen wollen, nutzen Sie die Funktion 'Splitten'. Bei Splittbuchungen ist die Eingabe des Gegenkontos im Basiseintrag erforderlich. Steuer Die Steuerinformation wird aus den Kontoeigenschaften übernommen. Wenn Sie alle Angaben erfasst haben, klicken Sie auf 'Speichern'.
Mit Buchungsvorlage buchen
Voreinstellungen
- Öffnen Sie das Menü 'Extras - Optionen - Buchungsmaske'.
- Sie finden folgende Optionen zur Auswahl der Buchungsvorlagen:
Einstellung Auswirkung in der Buchungsmaske Autovervollständigung im Feld Buchungstext aktivieren Wenn Sie den Buchungstext eingeben, wird automatisch die zugehörige Buchungsvorlage vorgeschlagen. Suchnummer in Buchungsvorlagen berücksichtigen Wenn Sie die Suchnummer eingeben, wird automatisch die zugehörige Buchungsvorlage vorgeschlagen.
Buchungsvorlage auswählen und Angaben übernehmen
In der Buchungsmaske haben Sie verschiedene Möglichkeiten, eine Buchungsvorlage auszuwählen:
- Sie öffnen die Auswahlliste über die Pfeiltaste und markieren die Buchungsvorlage.
- Sie geben im Feld 'Buchungstext' den Buchungstext oder die Suchnummer ein und markieren dann die zugehörige Buchungsvorlage.
Nach dem Markieren der Buchungsvorlage in der Auswahlliste können Sie wählen, welche Angaben aus der Buchungsvorlage übernommen werden sollen. Nutzen Sie dazu die Tastatur:
| Alle Angaben übernehmen | Bestätigen Sie die Auswahl mit der Enter-Taste. |
| Nur den Buchungstext übernehmen | Bestätigen Sie die Auswahl mit der Tabulator-Taste. |
Hinweis: Besonderheiten der Buchungsmaske 'Einnahmen/Ausgaben'
Da in der Buchungsmaske 'Einnahmen/Ausgaben' das Finanzkonto bereits vorbelegt ist, werden nur Buchungsvorlagen angezeigt, die folgende Kriterien erfüllen:
- In der Buchungsvorlage ist nur das Sollkonto oder nur das Habenkonto vorgegeben.
- Wenn das Sollkonto und das Habenkonto angegeben sind, muss eines der Konten das ausgewählte Finanzkonto sein.
- Bei Splittbuchungen muss das Konto im Basiseintrag das ausgewählte Finanzkonto sein.
Automatik einrichten
Sie können Buchungsvorlagen als Aufgabe einrichten und mit einem Serientermin versehen. Die Aufgaben werden im Bereich 'Termine + Aufgaben' angezeigt und können dort ausgeführt werden.
- Markieren Sie die Buchungsvorlage.
- Klicken Sie auf 'Aufgabe'.
- Geben Sie die Daten für die wiederkehrende Buchung ein.
Eingabe Beschreibung Betreff Der Betreff wird im Bereich 'Termine + Aufgaben' angezeigt und als Buchungstext übernommen. Aufgabe zuordnen Wenn Sie mit mehreren Benutzern arbeiten, beachten Sie die Voraussetzungen für das Bearbeiten, Ausführen und Löschen: - Benutzer A legt eine Vorlage an und richtet den Serientyp für Benutzer B ein.
- Benutzer A sieht die Aufgabe in den Terminen und Aufgaben und kann diese Aufgaben ändern und löschen.
- Benutzer B sieht die Aufgabe in den Terminen und Aufgaben kann diese Aufgaben nur ändern.
Serientyp Hier legen Sie folgende Angaben fest: - Serienmuster: Die Abstände, in denen die Aufgabe wiederholt wird.
- Den Beginn und ggf. ein festes Enddatum oder die Anzahl der Wiederholungen.
Status Wenn die Aufgabe noch nicht ausgeführt ist, wird der Status 'Offen' angezeigt.
Wenn die Aufgabe ausgeführt ist, wird der Status 'Erledigt' angezeigt.
Erinnerung Legen Sie fest, wann die Erinnerungsfunktion starten soll. - Speichern Sie die Buchungsvorlage.
Aufgabe ausführen
Bei Fälligkeit wird die Aufgabe im Menü 'Ansicht - Termine und Aufgaben' angezeigt und kann automatisch ausgeführt werden.
Voreinstellungen
Bestimmen Sie, ob die Verbuchung der Aufgaben in den Buchungsstapel oder das Journal erfolgen soll.
- Öffnen Sie das Menü 'Verwaltung - Konfigurationsassistent'.
- Um Aufgaben als Stapelbuchungen zu buchen, setzen Sie den Haken bei 'Buchen ... in den Stapel'.
- Speichern Sie die Einstellung.
Vorgehen
- Schließen Sie alle Buchungsmasken.
- Öffnen Sie das Menü 'Ansicht - Termine+Aufgaben'.
- Im rechten Fensterbereich sind die Aufgaben aufgelistet.
- Öffnen Sie die Aufgabe durch Doppelklick.
- Klicken Sie auf 'Ausführen'.
- Die Aufgabe wird automatisch verbucht.
Wenn nach dem Ausführen einer Aufgabe der nächste Fälligkeitstermin nicht automatisch angezeigt wird, klicken Sie auf 'Ansicht - Aktualisieren'.
Buchungsvorlagen importieren
- Öffnen Sie 'Verwaltung - Buchungsvorlagen'.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Import'.
- Markieren Sie die Firma, aus der Sie die Vorlagen übernehmen wollen.
- Bestätigen Sie die Auswahl mit 'OK'.
- Sie erhalten eine Auflistung aller Buchungsvorlagen der gewählten Firma.
- Selektieren Sie die Vorlagen, indem Sie den Haken im Kontrollkästchen setzen oder entfernen.
- Klicken Sie auf 'Übernehmen'.
Die Buchungsvorlagen werden importiert. - Ergänzen Sie folgende Angaben:
Angabe Hinweise Suchnummer Die Suchnummer wird nicht übernommen, weil beim Import bereits Buchungsvorlagen mit Suchnummern vorhanden sein können. Damit wird sichergestellt, dass Suchnummern nicht doppelt vergeben werden. Steuerautomatik Die Steuerautomatik ist in den Kontoeigenschaften hinterlegt. Wenn die Eigenschaft des Kontos in der Importfirma geändert wurde, stimmen die Angaben in der Buchungsvorlage und dem Konto nicht überein. Deshalb wird der Steuersatz nicht importiert.
Damit der in den Kontoeigenschaften hinterlegte Steuersatz zugeordnet wird, wählen Sie das Konto in der Buchungsvorlage erneut aus.Belegnummernkreis Belegnummerkreise legen Sie im Menü 'Verwaltung - Belegnummern' an.
Ordnen Sie dann den Nummernkreis der Buchungsvorlage zu.
Buchungsvorlagen drucken
Druck- und Exportfunktionen für die Liste der Buchungsvorlagen finden Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste).
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
