Organisieren Sie Ihr E-Mail-Postfach sinnvoll. Wir empfehlen Ihnen, eigene Ordner für archivierungspflichtige Dokumente zu erstellen. Die Anlage einer Ordnerstruktur in Ihrem E-Mail-Postfach erspart Ihnen langfristig viel Zeit und Aufwand, da Sie automatisch die richtigen E-Mails archivieren. Nehmen Sie hierfür einen aussagekräftigen Namen, z. B. den Ordner 'Rechnungen'.
Allgemeine Voraussetzungen für die Einrichtung der Mailarchivierung:
- Apple iCloud-Konten (me.com / icloud.com) werden momentan noch nicht von der Lexware archivierung unterstützt.
- Interner Mailserver: Ein lokaler Abruf von Mails wird nicht unterstützt. Der IMAP-Server muss von außerhalb des Kundennetzwerks erreichbar sein und SSL unterstützen.
- Zertifikate:
- Selbst signierte Zertifikate werden von Lexware archivierung nicht unterstützt.
- Abgelaufene Zertifikate werden nicht unterstützt.
- Die Archivierung unterstützt Zertifikate, die von einer offiziellen Stelle, einer CA (Certificate Authority) herausgegeben wurde.
Mit Hilfe der Zertifikate wird die elektronische Identität von Kommunikationspartnern bescheinigt.
In Deutschland existieren gesetzliche Regelungen für das Ausstellen von elektronischen Zertifikaten und Signaturen, siehe (eIDAS-Verordnung).
- Mail-Adressen, bei denen Sie sich mit einem zusätzlichen Benutzernamen anmelden, können nicht archiviert werden.
- Die Mailarchivierung kann nur vom 'Haupt'-Administrator eingerichtet werden.
Als Administrator, der eingeladen wurde, ist die Mailarchivierung nicht möglich.
Spezielle Voraussetzungen - Teil 1: IMAP-Abruf des Mailkontos erlauben
Wenn Sie E-Mails archivieren wollen, aktivieren Sie in Ihrem E-Mail-Konto ggf. den IMAP-Abruf.
Hinweise:
- Eine Besonderheit gibt es bei Gmail. Hier aktivieren Sie in den Gmail-Einstellungen unter Labels die Ordner, die per IMAP angezeigt werden sollen.
- Einige E-Mail-Anbieter wie Outlook Live, Hotmail, Gmail (Googlemail), Yahoo bieten die 2-Wege-Authentifizierung an. In diesen Fällen erstellen Sie für die Anmeldung ein 'App-Kennwort'. Weitere Infos finden Sie in 'Teil 2: Generieren von App-Passwörtern bei E-Mail-Anbietern'.
Spezielle Voraussetzungen - Teil 2: Generieren von App-Passwörtern bei E-Mail-Anbietern
Damit Sie mit externen Anwendungen auf Ihre Mails zugreifen können, verlangen einige Mailanbietern spezielle Passwörter.
Hier eine Übersicht, wie das Generieren von App-Passwörtern geregelt ist.
Anleitung: 'Gmail, Googlemail'
Anleitung: 'Outlook live, Hotmail'
Anleitung: 'Yahoo'
Anleitung: 'Host Europe'
Anleitung: 'Office 365'
T-Online:
Ihr E-Mail-Konto in Lexware archivierung einbinden
E-Mails automatisch archivieren | Video
Schritt-für-Schritt Anleitung:
Wichtig: Wenn Sie das Passwort zu Ihrem E-Mail-Konto aus Sicherheitsgründen ändern, dann muss das neue Passwort auch in Lexware archivierung hinterlegt werden.
E-Mail-Einrichtung Office 365
Die Einrichtung von Office 365 beschreiben wir in einer speziellen FAQ - Office 365 - E-Mail Archivierung - Lexware archivierung
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