In dieser Anleitung erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre E-Mails archivieren.
Organisieren Sie Ihr E-Mail-Postfach sinnvoll. Wir empfehlen Ihnen, eigene Ordner für archivierungspflichtige Dokumente zu erstellen. Die Anlage einer Ordnerstruktur erspart Ihnen langfristig viel Zeit und Aufwand, da Sie automatisch die richtigen E-Mails archivieren. Nehmen Sie hierfür einen aussagekräftigen Namen, z. B. den Ordner 'Rechnungen'.
Die folgende Anleitung erhalten Sie auch als Video
I. E-Mail-Konto vorbereiten - IMAP-Abruf erlauben
Wenn Sie E-Mails archivieren wollen, müssen Sie in Ihrem E-Mail-Konto den IMAP-Abruf aktivieren.
II. E-Mail-Konto in Lexware archivierung einbinden
- Melden Sie sich im Browser bei 'Lexware archivierung (https://archivierung.lexware.de/#login)' mit dem 'Hauptbenutzer' an.
Hinweis: Nur der Hauptbenutzer hat die Rechte, ein E-Mail-Konto einzubinden und archivierte E-Mails zu sehen.
- Klicken Sie oben rechts auf Ihren 'Avatar (Konto-Symbol)'.
- Klicken Sie auf 'E-Mail-Archivierung'
und im Anschluss 'Hinzufügen' 
.
- Neues E-Mail-Konto hinzufügen:
- Tragen Sie die Zugangsdaten Ihres E -Mail-Kontos ein + .
Hinweis: Für die gängigsten E-Mail-Anbieter werden die weiteren Angaben automatisch ergänzt.
Wenn die Angaben nicht automatisch ergänzt werden, finden Sie unter 'Hilfe' eine Übersicht der Anbieter und die jeweiligen Einstellungen. - Legen Sie im Feld 'Archivieren ab'
fest, ab welchem Zeitpunkt Ihre Dokumente archiviert werden sollen. - Klicken Sie auf 'Hinzufügen'
und wählen Sie jetzt die zu archivierenden E-Mail-Ordner aus.
- Klicken Sie zum Abschluss auf 'OK' und auf 'Speichern'.
- Unter 'E-Mail-Archivierung - Verbundene Dienste' erscheint nun die verbundene E-Mail-Adresse.
Wenn Sie ein weiteres E-Mail-Konto hinzufügen möchten, klicken Sie auf 'Hinzufügen'.
Hinweis:
> Ihre E-Mails werden zusammen mit den Dateianhängen in das Archiv kopiert.
> Dieser Vorgang kann, abhängig vom Volumen, einige Minuten/Stunden dauern.
> Wenn Sie später noch weitere Ordner derselben E-Mail-Adresse archivieren möchten, klicken Sie auf 'E-Mail-Archivierung - E-Mail-Konto bearbeiten - Ordner konfigurieren'.
Wichtig: Wenn Sie das Passwort zu Ihrem E-Mail-Konto aus Sicherheitsgründen ändern, dann muss das neue Passwort auch in Lexware archivierung hinterlegt werden.
III. Ablage der archivierten E-Mails
- Über dieStartseite von Lexware archivierung gelangen Sie jetzt zum E-Mail Archiv.
- Klicken Sie auf 'Archivierte E-Mails - [E-Mail-Adresse]'. Die archivierten E-Mails werden in den ausgewählten Ordnern angezeigt.
- Klicken Sie auf die E-Mail. Die Vorschau öffnet sich.
Unter der Vorschau werden die E-Mail-Details (Empfangsdatum, Betreff, Absender, Empfänger, E-Mail-Größe) aufgelistet.
Die Daten der eigentlichen E-Mail und der Anhang werden in einem Dokument angezeigt.
IV. 2-Wege-Authentifizierung
Wenn Sie die 2-Wege Authentifizierung für Ihr Konto bei Google, Yahoo, Outlook live (Hotmail) aktiviert haben, erhalten Sie bei der Eingabe Ihres E-Mail-Passworts für wenige Sekunden die folgende Fehlermeldung angezeigt:
In diesem Fall benötigen Sie ein 'App-Passwort'. Dieses 'App-Passwort' hinterlegen Sie anstelle Ihres E-Mail-Passworts unter 'Passwort (E-Mail-Konto)':
V. Generieren von App-Passwörtern
Hier eine Übersicht, wie das Generieren von App-Passwörtern - bei den unterschiedlichen E-Mail Anbietern - geregelt ist.
Klicken Sie einfach auf den entsprechenden Link, um detailierte Infos zu erhalten.
Gmail, Googlemail:
Outlook live, Hotmail:
Yahoo!:
T-Online:
T-Online verlangt für den Abruf von Mails in einem Mail-Programm oder einer Mail-Applikation ein spezielles Passwort.
Dieses Passwort legen Sie im E-Mail Center von T-Online fest:
Hier der Schnellaufruf per Link für 'Passwort für E-Mail Programme vergeben'.
VI. Besonderheiten
E-Mails von Host Europe einlesen:
Für diesen Sachverhalt haben wir extra diese FAQ erstellt - Host Europe - E-Mail Archivierung- E-Mails von Office 365 einlesen:
Füllen Sie die Felder wie folgt aus:
- Interner Mailserver:
Hinweis: Ein lokaler Abruf von Mails wird nicht unterstützt. Der IMAP-Server muss von außerhalb des Kundennetzwerks erreichbar sein und SSL unterstützen. - Gmail-Meldung - 'Kritische Sicherheitswarnung - Anmeldeversuch wurde verhindert':
Wenn Sie E-Mails einer Gmail-Adresse archivieren und die '2-Wege-Authentifizierung' nicht aktiviert haben, erhalten Sie von Google eine E-Mail 'Kritische Sicherheitswarnung - Anmeldeversuch wurde verhindert'. In dieser E-Mail informiert Sie Google darüber, dass die App nicht Googles Sicherheitsstandard entspricht.
Um den Google Sicherheitsstandards zu entsprechen, aktivieren Sie die '2-Wege-Authentifizierung' für Ihre Gmail-Adresse.
Im Anschluss erstellen Sie ein 'App-Passwort'. Gehen Sie hierzu wie im Menüpunkt 'IV. 2-Wege-Authentifizierung' vor. - Selbst signierte Zertifikate:
Selbst signierte Zertifikate werden von der Lexware archivierung nicht unterstützt.
Die Archivierung unterstützt Zertifikate, die von einer offizielle Stelle, einer CA (Certificate Authority) - also einer vertrauenswürdeinge Instanz - herausgegeben wurde. Mit Hilfe der Zertifikate wird die elektronische Identität von Kommunikationspartnern bescheinigt. In Deutschland existieren gesetzliche Regelungen für das Ausstellen von elektronischen Zertifikaten und Signaturen, siehe (eIDAS-Verordnung).
Hinweis:
Wenn Sie den Archivierungsassistenten noch nicht heruntergeladen haben, dann durchlaufen Sie den Installationsprozess.
Eine Anleitung finden Sie hier:
Online-Schulung - Installation des Archivierungsassistenten
FAQ - Installation des Archvierungsassistenten
