Organisieren Sie Ihr E-Mail-Postfach sinnvoll. Wir empfehlen Ihnen, eigene Ordner für archivierungspflichtige Dokumente zu erstellen. Die Anlage einer Ordnerstruktur erspart Ihnen langfristig viel Zeit und Aufwand, da Sie automatisch die richtigen E-Mails archivieren. Nehmen Sie hierfür einen aussagekräftigen Namen, z. B. den Ordner 'Rechnungen'.

Die folgende Anleitung erhalten Sie auch als Video

I. E-Mail-Konto vorbereiten - IMAP-Abruf erlauben

Wenn Sie E-Mails archivieren wollen, müssen Sie in Ihrem E-Mail-Konto den IMAP-Abruf aktivieren.

1. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem Passwort bei Ihrem E-Mail-Anbieter (z. B. T-Online, GMX, web.de, YAHOO!, Freenet, etc.) an.
2. Aktivieren Sie in den 'E-Mail-Einstellungen' den 'IMAP-Abruf'.
   
   Weiterführende Links mit Informationen zu den meist verwendeten Providern finden Sie hier:​
   AOL
   Freenet
   GMX
   Outlook Live
   T-Online Anleitung
   WEB.DE
   YAHOO
   
   Hinweis: Einige E-Mail-Anbieter wie Outlook Live, Hotmail, Gmail (Googlemail), Yahoo bieten die 2-Wege-Authentifizierung an. In diesen Fällen erstellen Sie für die Anmeldung ein App-Kennwort. Weitere Infos finden Sie unter der Anleitung.

II. E-Mail-Konto in​​ Lexware archivierung einbinden

1. Melden Sie sich im Browser bei 'Lexware archivierung (https://archivierung.lexware.de/#login)' mit dem 'Hauptbenutzer' an.
   Hinweis: Nur der Hauptbenutzer hat die Rechte, ein E-Mail-Konto einzubinden und archivierte E-Mails zu sehen.
   
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihren 'Avatar (Konto-Symbol)'.
   
3. Klicken Sie auf 'E-Mail-Archivierung'  und im Anschluss 'Hinzufügen' .
   
4. Neues E-Mail-Konto hinzufügen:
   
5. Tragen Sie die Zugangsdaten Ihres E -Mail-Kontos ein + .
   Hinweis: Für die gängigsten E-Mail-Anbieter werden die weiteren Angaben automatisch ergänzt.
   Wenn die Angaben nicht automatisch ergänzt werden, finden Sie unter 'Hilfe' eine Übersicht der Anbieter und die jeweiligen Einstellungen.
6. Legen Sie im Feld 'Archivieren ab' fest, ab welchem Zeitpunkt Ihre Dokumente archiviert werden sollen.
7. Klicken Sie auf 'Hinzufügen'  und wählen Sie jetzt die zu archivierenden E-Mail-Ordner aus.
   
8. Klicken Sie zum Abschluss auf 'OK' und auf 'Speichern'.
9. Unter 'E-Mail-Archivierung - Verbundene Dienste'  erscheint nun die verbundene E-Mail-Adresse.
   Wenn Sie ein weiteres E-Mail-Konto hinzufügen möchten, klicken Sie auf 'Hinzufügen' .​
   
   
   Hinweis:
   > Ihre E-Mails werden zusammen mit den Dateianhängen in das Archiv kopiert.
   > Dieser Vorgang kann, abhängig vom Volumen, einige Minuten/Stunden dauern.
   > Wenn Sie später noch weitere Ordner derselben E-Mail-Adresse archivieren möchten, klicken Sie auf 'E-Mail-Archivierung - E-Mail-Konto bearbeiten - Ordner konfigurieren'.
   

Wichtig: Wenn Sie das Passwort zu Ihrem E-Mail-Konto aus Sicherheitsgründen ändern, dann muss das neue Passwort auch in Lexware archivierung hinterlegt werden.

III. Ablage der archivierten E-Mails

1. Über die Startseite von Lexware archivierung gelangen Sie jetzt zum E-Mail Archiv.
2. Klicken Sie auf 'Archivierte E-Mails - [E-Mail-Adresse]'. Die archivierten E-Mails werden in den ausgewählten Ordnern angezeigt.
   ​
3. Klicken Sie auf die E-Mail. Die Vorschau öffnet sich.
   Unter der Vorschau werden die E-Mail-Details (Empfangsdatum, Betreff, Absender, Empfänger, E-Mail-Größe) aufgelistet.
   Die Daten der eigentlichen E-Mail und der Anhang werden in einem Dokument angezeigt.

IV. 2-Wege-Authentifizierung

Wenn Sie die 2-Wege Authentifizierung für Ihr Konto bei Google, Yahoo, Outlook live (Hotmail) aktiviert haben, erhalten Sie bei der Eingabe Ihres E-Mail-Passworts für wenige Sekunden die folgende Fehlermeldung angezeigt:

In diesem Fall benötigen Sie ein 'App-Passwort'. Dieses 'App-Passwort' hinterlegen Sie anstelle Ihres E-Mail-Passworts unter 'Passwort (E-Mail-Konto)':

Hier eine Übersicht, wie das Generieren von App-Passwörtern - bei den unterschiedlichen E-Mail Anbietern - geregelt ist:

V. Besonderheiten

1. E-Mails von Host Europe einlesen:
   Für diesen Sachverhalt haben wir extra diese FAQ erstellt - Host Europe - E-Mail Archivierung

2. E-Mails von Office 365 einlesen:
   Füllen Sie die Felder wie folgt aus:
   
3. Interner Mailserver:
   Hinweis: Ein lokaler Abruf von Mails wird nicht unterstützt. Der IMAP-Server muss von außerhalb des Kundennetzwerks erreichbar sein und SSL unterstützen.
4. Gmail-Meldung - 'Kritische Sicherheitswarnung - Anmeldeversuch wurde verhindert':
   Wenn Sie E-Mails einer Gmail-Adresse archivieren und die '2-Wege-Authentifizierung' nicht aktiviert haben, erhalten Sie von Google eine E-Mail 'Kritische Sicherheitswarnung - Anmeldeversuch wurde verhindert'. In dieser E-Mail informiert Sie Google darüber, dass die App nicht Googles Sicherheitsstandard entspricht.
   Um den Google Sicherheitsstandards zu entsprechen, aktivieren Sie die '2-Wege-Authentifizierung' für Ihre Gmail-Adresse.
   Im Anschluss erstellen Sie ein 'App-Passwort'. Gehen Sie hierzu wie im Menüpunkt 'IV. 2-Wege-Authentifizierung' vor.
5. Selbst signierte Zertifikate:
   Selbst signierte Zertifikate werden von der Lexware archivierung nicht unterstützt.
   Die Archivierung unterstützt Zertifikate, die von einer offizielle Stelle, einer CA (Certificate Authority) - also einer vertrauenswürdeinge Instanz - herausgegeben wurde. Mit Hilfe der Zertifikate wird die elektronische Identität von Kommunikationspartnern bescheinigt. In Deutschland existieren gesetzliche Regelungen für das Ausstellen von elektronischen Zertifikaten und Signaturen, siehe (eIDAS-Verordnung).
    

Hinweis:

Wenn Sie den Archivierungsassistenten noch nicht heruntergeladen haben, dann durchlaufen Sie den Installationsprozess.

Eine Anleitung finden Sie hier:
Online-Schulung - Installation des Archivierungsassistenten
FAQ - Installation des Archvierungsassistenten