Organisieren Sie Ihr E-Mail-Postfach sinnvoll. Wir empfehlen Ihnen, eigene Ordner für archivierungspflichtige Dokumente zu erstellen. Die Anlage einer Ordnerstruktur erspart Ihnen langfristig viel Zeit und Aufwand, da Sie automatisch die richtigen E-Mails archivieren. Nehmen Sie hierfür einen aussagekräftigen Namen, z. B. den Ordner 'Rechnungen'.

Wichtige Infos vorab:

1. Apple iCloud-Konten (me.com / icloud.com) werden momentan noch nicht von der Lexware archivierung unterstützt.
2. Interner Mailserver: Ein lokaler Abruf von Mails wird nicht unterstützt. Der IMAP-Server muss von außerhalb des Kundennetzwerks erreichbar sein und SSL unterstützen.
3. Zertifikate:
   1. Selbst signierte Zertifikate:Selbst signierte Zertifikate werden von der Lexware archivierung nicht unterstützt.
   2. Abgelaufene Zertifikate werden nicht unterstützt.
   3. Die Archivierung unterstützt Zertifikate, die von einer offizielle Stelle, einer CA (Certificate Authority) herausgegeben wurde. Mit Hilfe der Zertifikate wird die elektronische Identität von Kommunikationspartnern bescheinigt. In Deutschland existieren gesetzliche Regelungen für das Ausstellen von elektronischen Zertifikaten und Signaturen, siehe (eIDAS-Verordnung.
4. Mail-Adressen, bei denen Sie sich mit einem zusätzlichen Benutzernamen anmelden, können nicht archviert werden.

A) Vor der Maileinrichtung

I) IMAP-Abruf erlauben

Wenn Sie E-Mails archivieren wollen, aktivieren Sie in Ihrem E-Mail-Konto ggf. den IMAP-Abruf.

1. Melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und dem Passwort bei Ihrem E-Mail-Anbieter (z. B. T-Online, GMX, web.de, YAHOO!, Freenet, etc.) an.
2. Aktivieren Sie in den 'E-Mail-Einstellungen' den 'IMAP-Abruf'.
   
   Weiterführende Links mit Informationen zu den meist verwendeten Providern finden Sie hier:​
   AOL
   Freenet
   GMX
   Outlook Live
   T-Online Anleitung
   WEB.DE
   YAHOO
   
   Hinweis: Einige E-Mail-Anbieter wie Outlook Live, Hotmail, Gmail (Googlemail), Yahoo bieten die 2-Wege-Authentifizierung an. In diesen Fällen erstellen Sie für die Anmeldung ein 'App-Kennwort'. Weitere Infos finden Sie unter 'II) 2-Wege-Authentifizierung'.

II) Generieren von App-Passwörtern

Hier eine Übersicht, wie das Generieren von App-Passwörtern - bei den unterschiedlichen E-Mail Anbietern - geregelt ist.
Klicken Sie einfach auf den entsprechenden Link, um detailierte Infos zu erhalten.

Gmail, Googlemail:

• Info-Mit App-Passwort anmelden
• App-Passwort erstellen

Outlook live, Hotmail:

• Info-Mit App-Passwort anmelden

Yahoo!:

• Info-Passwort für Apps von Drittanbietern generieren

T-Online:
T-Online verlangt für den Abruf von Mails in einem Mail-Programm oder einer Mail-Applikation ein spezielles Passwort.
Dieses Passwort legen Sie im E-Mail Center von T-Online fest:

1. Rufen Sie dort den Punkt 'Einstellungen - Passwörter' auf.
2. Auf der rechten Seite finden Sie den Menüpunkt 'Passwort für E-Mail-Programme - Nur notwendig für E-Mail-Programme oder Apps anderer Anbieter.
3. Klicken Sie auf den türkis hinterlegten Link 'Passwort für E-Mail-Programm ändern'.
4. Vergeben Sie nun Ihr Passwort und klicken Sie zum Abschluss auf 'Speichern'.

Hier der Schnellaufruf per Link für 'Passwort für E-Mail Programme vergeben'.

III) Spezielle Anleitungen

1. E-Mails von Host Europe einlesen - Host Europe-Anleitung
2. E-Mails von Office 365 einlesen - Office 365 - Anleitung

B) E-Mail-Konto in​​ Lexware archivierung einbinden

E-Mails automatisch archivieren - Video
 

1. Melden Sie sich im Browser bei 'Lexware archivierung (https://archivierung.lexware.de/#login)' mit dem 'Hauptbenutzer' an.
   Hinweis: Nur der Hauptbenutzer hat die Rechte, ein E-Mail-Konto einzubinden und archivierte E-Mails zu sehen.
   
2. Klicken Sie oben rechts auf Ihren 'Avatar (Konto-Symbol)'.
   
3. Klicken Sie auf 'E-Mail-Archivierung'  und im Anschluss 'Hinzufügen' .
   
4. Neues E-Mail-Konto hinzufügen:
   
5. Tragen Sie die Zugangsdaten Ihres E -Mail-Kontos ein + .
   Hinweis: Für die gängigsten E-Mail-Anbieter werden die weiteren Angaben automatisch ergänzt.
   Wenn die Angaben nicht automatisch ergänzt werden, finden Sie unter 'Hilfe' eine Übersicht der Anbieter und die jeweiligen Einstellungen.
6. Legen Sie im Feld 'Archivieren ab' fest, ab welchem Zeitpunkt Ihre Dokumente archiviert werden sollen.
7. Klicken Sie auf 'Hinzufügen'  und wählen Sie jetzt die zu archivierenden E-Mail-Ordner aus.
   
8. Klicken Sie zum Abschluss auf 'OK' und auf 'Speichern'.
9. Unter 'E-Mail-Archivierung - Verbundene Dienste'  erscheint nun die verbundene E-Mail-Adresse.
   Wenn Sie ein weiteres E-Mail-Konto hinzufügen möchten, klicken Sie auf 'Hinzufügen' .​
   
   
   Hinweis:
   > Ihre E-Mails werden zusammen mit den Dateianhängen in das Archiv kopiert.
   > Dieser Vorgang kann, abhängig vom Volumen, einige Minuten/Stunden dauern.
   > Wenn Sie später noch weitere Ordner derselben E-Mail-Adresse archivieren möchten, klicken Sie auf 'E-Mail-Archivierung - E-Mail-Konto bearbeiten - Ordner konfigurieren'.
   

Wichtig: Wenn Sie das Passwort zu Ihrem E-Mail-Konto aus Sicherheitsgründen ändern, dann muss das neue Passwort auch in Lexware archivierung hinterlegt werden.

Weitere interessante FAQs zum Thema Mailarchivierung:

• Mail von Google 'Kritische Sicherheitswarnung-Anmeldeversuch wurde verhindert' | Anleitung
• Meldung 'Ein Fehler ist aufgetreten. Bitte versuchen Sie es zu einem späteren Zeitpunkt erneut' | Anleitung
• Wo werden die archivierten E-Mails angezeigt | Anleitung
• Installation des Archivierungsassistenten - als Anleitung oder Online-Schulung