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Anforderung an die Rechnungsstellung im Format XRechnung

Die Bundesbehörden stellen im Laufe 2020 nach und nach komplett auf die eRechnung um. Rechnungen in Papierform oder reines PDF werden dann nicht mehr akzeptiert. Das heißt: Alle Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung Rechnungen austauschen, müssen auf eRechnung (XRechnung) umstellen.

Um Belege im Format XRechnung zu versenden, müssen Sie bereits bei der Rechnungsstellung bestimmte Anforderungen erfüllen, da dieses Format entsprechende Pflichtfelder vorsieht. Sind die Pflichtfelder nicht befüllt, wird die XRechnung vom Portal des Bundes abgelehnt. Im Lexware Programm selbst ist bereits eine Prüfung implementiert, die Sie auf fehlende Pflichtfelder hinweist und Ihnen entsprechende Hinweise gibt, sodass Sie die Möglichkeit haben die fehlenden Daten zu ergänzen und danach an den Service, der die XRechnung erzeugt, zu übergeben.

1) Damit die Verteilung der Rechnung an den korrekten Empfänger erfolgen kann, benötigen Sie von Ihrem Auftraggeber die Leitweg-ID. Fordern Sie diese am Besten bei Auftragserteilung bei Ihrem Auftraggeber an.

2) In der nachfolgenden Liste finden Sie die Pflichtfelder, die entweder im Lexware Programm oder aber im Auftrag hinterlegt sein müssen.

xrechnung_pflichtfelder.xlsx

3) Blenden Sie über die Listeneinstellungen die Spalte eRechnung ein. Dort sehen Sie die Info, ob und wie die Rechnung verarbeitet worden ist.

 

Hinweis: 

Um sicherzustellen, dass der Auftrag vom Portal des Bundes entgegengenommen wurde, müssen Sie den Status direkt auf der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) prüfen. Laut Informationen vom Bund gilt Ihre Rechnung als beim Rechnungsempfänger zugestellt, wenn sie bei der ZRE eingegangen ist. Derzeit bietet der Bund-Server an dieser Stelle noch keinen Automatismus an.

Neben der zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE), gibt es ausserdem eine weitere Plattform (OZG-RE - Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform), zukünftig ist mit weiteren Empfängern für XRechnungen zu rechnen.

 


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