Hintergrund
Sofern Sie Ihre eigene Absenderadresse beim Versand von eRechnungen verwenden, müssen Sie unter Umständen SPF Einträge setzen, ansonsten kann es zu Fehlern bei der Übermittlung kommen. Anti-Spam-Systeme lehnen E-Mails ab oder klassifizieren sie als Spam, wenn der sendende Server im SPF-Datensatz nicht autorisiert wurde:
Für Ihre E-Mail Adresse ist ein Sender Policy Framework (SPF) Record aktiviert.
Ob Sie handeln müssen, können Sie im Programm wie folgt prüfen:
Rufen Sie einen Auftrag über das Kontextmenü (Rechtsklick - 'Als eRechnung verarbeiten/ Status aktualisieren') auf.
Sofern Sie die Option „Absender als sichtbare Versenderadresse verwenden.“ (bei XRechnung ist dies Pflicht!) gesetzt ist, sollten Sie die SPF-Einträge prüfen und wie nachfolgend beschrieben korrigieren bzw. neu eintragen.
Bitte deaktivieren Sie die Option „Absender als sichtbare Versenderadresse verwenden“ in Ihren Einstellungen der eRechnung:
SPF Einträge setzen
Wichtige Information (für die IT Abteilung): Für eine korrekte Funktion im Bezug auf SPF ist Zugriff auf die DNS-Zonen-Konfiguration der Domain nötig, die Sie als Absenderdomain setzen möchten. Um die SPF-Konfiguration vorzunehmen, autorisieren Sie den Server in Ihren SPF Einstellungen mit folgendem Eintrag:
include:_spf-e.cegedim.fr include:_spf-i.cegedim.fr
Bitte beachten Sie dass nicht alle E-Mail Provider SPF-Einstellungen zulassen. (z.B. T-online, Gmail..). Konfigurationen an den SPF Einstellungen können unter Umständen erst nach bis zu 24 Stunden wirksam werden. Wenden Sie sich bei Problemen beim SPF Eintrag an Ihre IT oder den jeweiligen Provider.
Wichtig: Sofern eine E-Rechnung aufgrund von Problemen im Bezug auf SPF nicht verarbeitet werden kann haben Sie die Möglichkeit die Verarbeitung des Belegs abzubrechen und die Konfiguration der SPF Einträge vorzunehmen. Danach können Sie die Belege erneut verarbeiten. Beachten Sie, dass es teilweise bis zu 24 Stunden dauern kann, bis die neuen Einträge greifen.
Bitte beachten: Ist die Option „Absender als sichtbare Versenderadresse verwenden“ nicht gesetzt, wird die eRechnung mit der folgenden Absender-Adresse versendet:
noreply@erechnung.haufe-lexware.com.
Hinweis: da es sich um eine noreply-E-Mail Adresse handelt, empfehlen wir, zusätzlich zur Empfängeradresse auch Ihre eigene E-Mail Adresse (in CC) zu setzen, damit Sie eine Kopie bekommen. So haben Sie einen weiteren Nachweis der Übermittlung.
Wichtiger Hinweis: Wenn Sie einen DMARC Eintrag gesetzt haben oder setzen möchten, lesen Sie dazu bitte unsere FAQ zur Einrichtung von Domain Keys Identified Mail (DKIM) für den Versand von E-Rechnungen (ZUGFeRD/ XRechnung), da zuerst DKIM korrekt eingerichtet werden muss.
