Betriebsdaten: Meldungen an den Betriebsnummern-Service elektronisch versenden

Der Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit möchte die Qualität der übermittelten Betriebsdaten verbessern. Besonderer Wert wird auf den Firmennamen inklusive Rechtsform und die Anschrift des Beschäftigungsbetriebes gelegt.

Hintergrund: 

Gemäß § 18i Abs. 4 SGB IV müssen Änderungen von Betriebsdaten der Betriebsstätten- und Firmendaten unverzüglich an den BNS gemeldet werden. Unverzüglich bedeutet, dass die Änderungsmeldung mit der folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen, übermittelt werden muss (s. § 6 DEÜV).
Eine nicht bzw. eine nicht unverzüglich abgegebene Meldung der geänderten Betriebsdaten stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld bis zu 5.000 EUR geahndet werden kann (§ 111 Abs. 4 i. V. mit Abs. 1 S. 1 Nr. 1a SGB IV).

Meldepflichtige Änderungen

  • Betriebsbezeichnung
  • Anschrift
  • Name des Ansprechpartners
  • Kommunikationsdaten des Ansprechpartners
  • Betriebsstilllegungen
  • Betriebsaufgaben und
  • Änderung der Korrespondenzadresse jeweils bezogen auf die Arbeitgeber-Betriebsnummer

Die Meldedaten müssen vom Betriebsnummernservice (BNS) definierten Anforderungen genügen. Das Programm weist Sie auf (formal) unvollständige Eingaben hin.

Nach Verarbeitung der Meldungen werden Ihre Betriebsdaten von dem BNS an die Sozialversicherungsträger weitergeleitet. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle an dem Verfahren beteiligten Parteien über den gleichen Datenbestand verfügen. 

Im elektronischen Mitteilungsverfahren 'Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD)' sind 4 Arten von Meldungen zu unterscheiden:

  1. Neu ab 2024: Initialmeldung - Abgabegrund 09 = Aktueller Stand der Betriebsdaten inklusive Unternehmensnummer zum Aufbau eines Unternehmensbasisdatenregisters.
  2. Bestandsmeldung - Abgabegrund: 05 = Aktueller Stand Betriebsdaten nach Aufforderung.
    Wichtig: Bestandsmeldungen müssen Sie nur versenden, wenn Sie vom BNS der Agentur für Arbeit dazu aufgefordert werden.
  3. Änderungsmeldung - Abgabegrund: 01 = Änderung Betriebsdaten
  4. Softwarewechsel - Abgabegrund: 06 = Neuer Dienstleister/Neue Abrechnungssoftware

    1. Neu ab 2024: Initialmeldung

    Für jede Betriebsnummer mit einer Unternehmensnummer Ihrer Berufsgenossenschaft muss eine einmalige Betriebsdatenmeldung mit Abgabegrund '09 = Initialmeldung' an den Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit zum Aufbau des Unternehmensbasisdatenregisters gesendet werden (§ 3 Unternehmensbasisdatenregistergesetz).

    Vorgehen

    1. Nach Installation des Updates Januar 2024 erscheint automatisch in allen bestehenden Firmen beim ersten Aufruf des Moduls Lexware lohn+gehalt diese Meldung.
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    2. Bestätigen Sie den Dialog mit Klick auf 'OK'.
    3. Senden Sie die Initialmeldung über das Menü 'Extras - meldecenter Sozialversicherung - Sozialversicherungsmeldungen'.

    2. Bestandsmeldung

    Hintergrund

    Zur Überprüfung Ihrer Betriebsdaten kann der Betriebsnummernservice Sie zur Abgabe einer Bestandsmeldung auffordern. Sie erhalten per Post einen Auszug mit Ihren Bestandsdaten zur Überprüfung.

    Vorgehen

    1. Schritt: Abgleich der Firmenstammdaten/Betriebsdaten mit den Bestandsdaten des Betriebsnummernservice 

    Wenn alle Angaben im Auszug richtig sind und keine Änderung vorgenommen wird, können Sie eine Bestandsmeldung senden. Prüfen Sie auch, ob in den Firmenstammdaten unter 'Bearbeiten-Firma' auf den Seiten 'Allgemein' und 'Betriebsdaten' alle Angaben richtig sind. Die Betriebsdaten müssen dem entsprechen, wie Ihre Firma im Rechtsverkehr auftritt.

    Seite 'Allgemein':

    • Name und Anschrift der Firma

    Seite 'Betriebsdaten':

    • Ansprechpartner der Firma
    • Ansprechpartner für Entgeltabrechnung 
    • Abweichende Postanschrift 

    2. Schritt: Bestandsmeldung bereitstellen

    1. Öffnen Sie über das Menü 'Extras – Betriebsdaten (Gültigkeit und Namen)' die Seite 'Betriebsdaten'.
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    2. Wählen Sie ein 'Gültig ab' Datum sowie die Rechtsform der Firma.
      Die Schaltfläche 'Bestandsmeldung bereitstellen' wird aktiv, sobald Sie das Datum und die Rechtsform ausgewählt haben.
      Hinweise:
      - Die Rechtsform ist eine Pflichtangabe. Wählen Sie die für die Firma geltende Rechtsform aus.

      Wichtig:
      Im Feld 'Name der Firma' muss zusätzlich die Rechtsform eingetragen werden. Wenn Ihre Firma ein Einzelunternehmen ist, tragen Sie in der zweiten Zeile den Namen des Inhabers ein.  
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      Sobald Sie den ‘Name der Firma (inkl. Rechtsform)‘ ändern, z. B. die Aufteilung des Firmennamens, wird die Schaltfläche 'Bestandsdaten senden' inaktiv. Statt der Bestandsmeldung wird eine Änderungsmeldung erstellt.
    3. Wenn keine Änderungen erforderlich sind, d. h. die Daten mit dem Bestand des BNS übereinstimmen, klicken Sie auf 'Bestandsmeldung erstellen'.
    4. Senden Sie die Bestandsmeldung über das Menü 'Extras - meldecenter Sozialversicherung - Sozialversicherungsmeldungen'.

    3. Änderungsmeldung

    Wenn der Auszug vom Betriebsnummernservice falsche Daten enthält, ändern Sie die Daten in den Firmenstammdaten.

    Vorgehen

    1. Öffnen Sie über das Menü 'Bearbeiten – Firma' die Seiten 'Allgemein' bzw. 'Betriebsdaten'.
    2. Prüfen und korrigieren Sie die Daten.
    3. Speichern Sie die Änderungen.
      Sobald der Firmenassistent geschlossen ist, öffnet sich die Seite 'Betriebsdaten (Gültigkeitsdatum und Namen)'.
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    4. Geben Sie das Datum ein, ab dem die Änderung wirksam ist.('Gültig ab')
    5. Wählen Sie die Rechtsform der Firma aus.
    6. Erfassen Sie ggf. Angaben im Feld 'Name in der abweichenden Postanschrift'.

      Wenn die Eingaben den formalen Anforderungen entsprechen, wird dies wie abgebildet gekennzeichnet.   
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    7. Kicken Sie auf 'Speichern', um die Änderungsmeldung zu erstellen.
    8. Senden Sie die Änderungsmeldung über das Menü 'Extras - meldecenter Sozialversicherung - Sozialversicherungsmeldungen'.

    Hinweise zu den Eingabefeldern:

    Gültig ab: Das Änderungsdatum kann höchstens bis zu 3 Monaten in der Zukunft liegen. Der hinterlegte Kalender ist auf 3 Monate begrenzt.
    Name der Firma (inkl. Rechtsform):
    Hier ist der aktuell in den Firmendaten hinterlegte Firmenname eingetragen. Ggf. ist der Name auf die drei Namensfelder (Zeilen) aufgeteilt. Jedes Feld kann bis zu 30 Zeichen enthalten.
    Programmseitig wird geprüft, ob der eingetragene Name der Firma den Anforderungen entspricht. Andernfalls zeigt ein roter Rahmen an, dass eine Änderung erforderlich ist. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Feldanfang deuten, erhalten Sie einen Fehlerhinweis.


    4. Meldung bei Softwarewechsel

    Wenn Sie einen Mandanten übernehmen oder das Abrechnungssystem wechseln, muss eine Meldung mit Abgabegrund '06 = Neuer Dienstleister/Neue Abrechnungssoftware' gesendet werden.

    Vorgehen

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    1. Bei der Neuanlage einer Firma ist zur Erstellung der SV-Meldungen mit Meldegrund 13 im Menü 'Bearbeiten - Firma' auf der Seite 'Softwarewechsel' die Aktivierung der in der Abbildung markierten Option erforderlich.
    2. Geben Sie das Datum ein, ab dem die Änderung wirksam ist.
    3. Wählen Sie die Rechtsform der Firma aus.
    4. Erfassen Sie ggf. Angaben im Feld 'Name in der abweichenden Postanschrift'.
       Wenn die Eingaben den formalen Anforderungen entsprechen, wird dies wie abgebildet gekennzeichnet.
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    5. Kicken Sie auf 'Speichern', um die Betriebsdatenmeldung wegen Softwarewechsel zu erstellen.
    6. Senden Sie die Meldung wg. Softwarewechsel über das Menü 'Extras - meldecenter Sozialversicherung - Sozialversicherungsmeldungen'.

      Dokumentation auf der 'Meldeprüfliste für SV-Meldungen / Betriebsdaten'

      Auf der Meldeprüfliste werden Sie darauf hingewiesen, wenn zu sendende Betriebsdaten-Meldungen vorliegen.
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