Hintergrund:
Gemäß § 18i Abs. 4 SGB IV müssen Änderungen von Betriebsdaten der Betriebsstätten- und Firmendaten unverzüglich an den BNS gemeldet werden. Unverzüglich bedeutet, dass die Änderungsmeldung mit der folgenden Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von 6 Wochen, übermittelt werden muss (s. § 6 DEÜV).
Eine nicht bzw. eine nicht unverzüglich abgegebene Meldung der geänderten Betriebsdaten stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einem Bußgeld bis zu 5.000 EUR geahndet werden kann (§ 111 Abs. 4 i. V. mit Abs. 1 S. 1 Nr. 1a SGB IV).
Meldepflichtige Änderungen
- Betriebsbezeichnung
- Anschrift
- Name des Ansprechpartners
- Kommunikationsdaten des Ansprechpartners
- Betriebsstilllegungen
- Betriebsaufgaben und
- Änderung der Korrespondenzadresse jeweils bezogen auf die Arbeitgeber-Betriebsnummer
Die Meldedaten müssen vom Betriebsnummernservice (BNS) definierten Anforderungen genügen. Das Programm weist Sie auf (formal) unvollständige Eingaben hin.
Nach Verarbeitung der Meldungen werden Ihre Betriebsdaten von dem BNS an die Sozialversicherungsträger weitergeleitet. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass alle an dem Verfahren beteiligten Parteien über den gleichen Datenbestand verfügen.
Im elektronischen Mitteilungsverfahren 'Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD)' sind 4 Arten von Meldungen zu unterscheiden:
Neu nach Installation des Updates April 2024: Für Feuerwehr-Unfallkassen und Berufsgenossenschaften, die nicht am UV-Meldeverfahren teilnehmen, werden Initialmeldungen (Meldegrund 09) zum Versand bereitgestellt.
1. Neu ab Update April 2024: Initialmeldung für Feuerwehr-Unfallkassen (UK) und landwirtschaftliche Berufsgenossenschaften (LBG)
Für jede Betriebsnummer mit einer Unternehmensnummer Ihrer Berufsgenossenschaft muss eine einmalige Betriebsdatenmeldung mit Abgabegrund '09 = Initialmeldung' an den Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit zum Aufbau des Unternehmensbasisdatenregisters gesendet werden (§ 3 Unternehmensbasisdatenregistergesetz).
Vorgehen
2. Bestandsmeldung
Hintergrund
Zur Überprüfung Ihrer Betriebsdaten kann der Betriebsnummernservice Sie zur Abgabe einer Bestandsmeldung auffordern. Sie erhalten per Post einen Auszug mit Ihren Bestandsdaten zur Überprüfung.
Vorgehen
1. Schritt: Abgleich der Firmenstammdaten/Betriebsdaten mit den Bestandsdaten des Betriebsnummernservice
Wenn alle Angaben im Auszug richtig sind und keine Änderung vorgenommen wird, können Sie eine Bestandsmeldung senden. Prüfen Sie auch, ob in den Firmenstammdaten unter 'Bearbeiten-Firma' auf den Seiten 'Allgemein' und 'Betriebsdaten' alle Angaben richtig sind. Die Betriebsdaten müssen dem entsprechen, wie Ihre Firma im Rechtsverkehr auftritt.
Seite 'Allgemein':
- Name und Anschrift der Firma
Seite 'Betriebsdaten':
- Ansprechpartner der Firma
- Ansprechpartner für Entgeltabrechnung
- Abweichende Postanschrift
2. Schritt: Bestandsmeldung bereitstellen
3. Änderungsmeldung
Wenn der Auszug vom Betriebsnummernservice falsche Daten enthält, ändern Sie die Daten in den Firmenstammdaten.
Vorgehen
Hinweise zu den Eingabefeldern:
Gültig ab: Das Änderungsdatum kann höchstens bis zu 3 Monaten in der Zukunft liegen. Der hinterlegte Kalender ist auf 3 Monate begrenzt.
Name der Firma (inkl. Rechtsform):
Hier ist der aktuell in den Firmendaten hinterlegte Firmenname eingetragen. Ggf. ist der Name auf die drei Namensfelder (Zeilen) aufgeteilt. Jedes Feld kann bis zu 30 Zeichen enthalten.
Programmseitig wird geprüft, ob der eingetragene Name der Firma den Anforderungen entspricht. Andernfalls zeigt ein roter Rahmen an, dass eine Änderung erforderlich ist. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf den Feldanfang deuten, erhalten Sie einen Fehlerhinweis.
4. Meldung bei Softwarewechsel
Wenn Sie einen Mandanten übernehmen oder das Abrechnungssystem wechseln, muss eine Meldung mit Abgabegrund '06 = Neuer Dienstleister/Neue Abrechnungssoftware' gesendet werden.
Vorgehen
Dokumentation auf der 'Meldeprüfliste für SV-Meldungen / Betriebsdaten'
Auf der Meldeprüfliste werden Sie darauf hingewiesen, wenn zu sendende Betriebsdaten-Meldungen vorliegen.